デザイン制作会社やクリエイティブ業界では、Macを標準的な業務端末として採用している企業が多く見られます。デザイナーやクリエイターがMacで作成したデザインデータや提案書、顧客とのやり取りに関する文書を一元管理する必要があります。Macの操作環境に合わせた文書管理システムを導入すれば、日常的に使用している端末から直接文書にアクセスでき、作業の流れを中断することなく情報を確認できます。クリエイティブ制作の過程で発生する大量のファイルや資料を、Mac上で効率よく整理し検索できる環境が整います。

社内でMacとWindowsなどの異なる端末を混在して使用している企業にも適しています。部署によって使用する端末が異なる場合、どの端末からでも同じように文書にアクセスできる環境が求められます。Mac対応の文書管理システムを導入すれば、営業部門がWindowsを使い、企画部門がMacを使っていても、同じ文書管理の仕組みで業務を進められます。端末の違いによって文書の共有や検索に支障が出ることを防ぎ、組織全体での情報共有をスムーズに進められます。

リモートワークを積極的に取り入れている企業では、自宅のMacから会社の文書にアクセスする機会が増えています。従業員が各自の端末から安全に文書を閲覧し、編集や共有を行える環境が必要です。Mac対応の文書管理システムを導入すれば、オフィスにいる時と同じように自宅のMacから文書を扱えます。通勤時間を削減しながらも、必要な資料や契約書にすぐアクセスできる環境を整えられます。

Web型の文書管理システムは、インターネットに接続されたMacのブラウザからアクセスして利用するタイプです。システムの提供事業者が管理するサーバー上に文書を保管し、ユーザーはブラウザを通じて文書の登録や検索を行います。Macに専用のソフトウェアをインストールする必要がなく、Safari（サファリ：Macの標準ブラウザ）やChrome（クローム：多くの端末で利用されるブラウザ）から手軽に利用できます。また、Macだけでなくスマートフォンやタブレット端末からも同じように文書にアクセスできるため、外出先での文書確認にも対応できます。

インストール型の文書管理システムは、Mac本体に専用のソフトウェアをインストールして利用するタイプです。Mac専用に開発されたソフトウェアをインストールすることで、Macの操作環境に最適化された機能を利用できます。文書の保管場所は社内のサーバーや外部のデータ保管サービスを選択できます。一方で、ソフトウェアのバージョン更新が必要になった際には、各Macで更新作業を行う必要があります。Macに特化した操作方法やデザインを求める企業に適したタイプといえます。

ハイブリッド型の文書管理システムは、Web型とインストール型の両方の特徴を持つタイプです。基本的な文書の閲覧や検索はブラウザから行い、高度な編集作業や大量の文書登録はMacにインストールした専用ソフトウェアから行います。状況に応じて使い分けることで、利便性と機能性の両立を図れます。さらに、外出先ではブラウザから文書を確認し、オフィスではMacの専用ソフトウェアで詳細な作業を進めるといった柔軟な使い方が可能です。業務の内容に合わせて最適な方法を選択できる点が特徴です。

大容量ファイル対応型の文書管理システムは、動画や高解像度の画像など大きなサイズのファイルを扱うことに特化したタイプです。デザイン業界や映像制作の現場では、1つのファイルが数ギガバイト（GB：データ量の単位）を超えることも珍しくありません。Mac上で作成した大容量のファイルをスムーズにアップロードし、必要な時に素早くダウンロードできる仕組みが整っています。加えて、ファイルのプレビュー機能により、ダウンロードする前に内容を確認できるため、作業の効率化につながります。

現状、日本企業での生成AI活用はメール作成や文書評価など限定的だが、海外では文書管理システムにAI検索・分類機能が組み込まれている。Keypoint IntelligenceはAIが文書の内容や文脈で自動分類するようになると指摘。AIエージェントは文書の内容を把握し複数データを統合することで、より高度な情報収集を可能にしている。さらに、ChatGPTはSharePoint/OneDrive内のファイルにも回答できるようになり、Mac向け文書管理アプリDEVONthink 4もChatGPT等と連携し文書要約や自然言語検索機能を提供している。

生成AIの進化により文書の要約・生成が強化されている。Notion AIではスタイルを指定して文書を生成・編集でき、長文PDFから要点を抽出したり画像内容を説明したりする機能が追加された。Mac向けDEVONthink 4でもファイル選択で要約を生成できる。企業向けにはBox Doc Genが契約書や報告書をテンプレートから自動生成し、Apple IntelligenceはMailやNotesなど全ての入力欄で文章校正・要約機能を提供する。また、高度な自然言語処理の発展で文書の多言語翻訳も可能になっている。

AIチャット型インターフェースも普及しつつある。Notion AIはGPT-4やClaudeとの対話でドキュメント検索・編集が可能で、回答をページに直接反映できる。AppleはmacOSでSiriを強化し、画面上どこからでもテキスト/音声入力に対応、対話の前後関係を維持して回答するようになった。例えばMacではデスクトップ上のどこからでもSiriが起動でき、連続的な自然言語入力ができるようになっている。

クラウド連携の強化でワークフロー自動化が進む。Notion AIはGoogle Docs/Sheets/SlidesやSlackとの統合で組織内データを横断検索でき、Box Doc Genは契約書・報告書の大量生成を支援する。さらにAIとRPAの組み合わせにより、請求書処理など定型業務自動化が進んでいる。