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文書管理システムとは？

更新：2024年10月30日

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特にISO文書の管理が必要な企業にとって、文書管理システムはその運用の要となります。ISO文書は規格に基づく厳格な管理が求められるため、文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ISOの要件を満たすための版管理やライフサイクル管理機能を持つ製品もあります。文書管理システムを導入することで、ISO文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限を整理し、規格に準拠した管理が可能となります。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、特にISO文書を扱う場合は、法的要件を満たす文書管理システムの方が適しています。FitGapの文書管理システム診断を活用することで、ISO文書管理に適したシステムを簡単に見つけることができます。

pros

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムによって、ISO文書の格納場所が整理され、必要な文書を迅速に検索できるため、業務の生産性向上が期待できます。これにより、監査や内部チェック時に迅速に対応できるようになります。

内部統制、情報セキュリティの強化

ISO文書は企業の品質管理や環境管理に関わる重要な情報を含んでいます。文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限でき、文書の機密性と可用性を高めます。タイムスタンプ機能や版管理機能により、文書の情報の完全性が保たれ、ISOの要求するトレーサビリティも確保できます。

ペーパレス化

文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、ISO文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。これにより、環境負荷が低減し、ISO14001の要件にも貢献します。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

ISO文書を管理するためには、文書管理システムに合わせて運用ルールを整備する必要があります。特に、ISO規格に準拠した文書管理プロセスを明確にすることが重要です。管理対象のドキュメントを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生する恐れがあります。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

文書管理システムには、ISO文書など機密性の高い文書が保管されます。そのため、運営会社のセキュリティ体制は特に重要です。情報セキュリティ規格（例えばISO/IEC 27001）の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などを確認し、ISOの要件に合致するか確認しましょう。

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eye

文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムは、ISO文書を含む汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプがあります。ISO文書の管理には、規格に基づく厳格な管理が必要なため、汎用タイプが適しています。

2

書類の登録機能から選ぶ

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために以下の機能を備えている製品があります。ISO文書の効率的な管理には、以下の機能を確認しましょう。 複合機からの自動登録 特定のフォルダからの自動登録 書類の自動仕分け

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の検索や内容把握を簡単にするために以下の機能を備えています。ISO文書の管理には、以下の機能が役立ちます。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知

4

書類の期限管理機能から選ぶ

文書管理システムは、ISO文書の期限を管理するために以下の機能を備えています。特にISO規格に準拠した期限管理が求められる場合に重要です。 アラート設定 自動破棄 自動更新

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

文書管理システムは、ISO文書を含む機密性の高い情報を取り扱うため、以下の機能は特に重要です。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対応 これらの機能を備えた製品を選ぶことで、ISO文書の適切な管理が実現できます。文書管理システム診断を活用して、自社の要件に適した製品を見つけましょう

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