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社内文書を電子化して保管したい

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文書管理システムとは?

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特にISO文書の管理が必要な企業にとって、文書管理システムはその運用の要となります。ISO文書は規格に基づく厳格な管理が求められるため、文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ISOの要件を満たすための版管理やライフサイクル管理機能を持つ製品もあります。文書管理システムを導入することで、ISO文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限を整理し、規格に準拠した管理が可能となります。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、特にISO文書を扱う場合は、法的要件を満たす文書管理システムの方が適しています。FitGapの文書管理システム診断を活用することで、ISO文書管理に適したシステムを簡単に見つけることができます。

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ISO文書対応の文書管理システム(シェア上位)

DocuWorks
DocuWorks
富士フイルムビジネスイノベーション社が提供する文書管理システム「DocuWorks」は、紙文書と電子文書を一元的に扱えるドキュメントハンドリングソフトウェアです。スキャンした紙資料やPDF、Officeファイルなど様々な形式の文書をデジタルデスク上で束ねたり、仕分けしたり、付箋を貼ってメモを書き込むなど、まるで紙の書類を扱うような感覚で管理できます。電子印鑑による決裁や注釈の追加機能も備え、紙を使わないペーパーレス業務フローを推進します。文書はフォルダで整理し、全文検索で必要な資料を即座に見つけ出せるため、情報共有や過去資料の参照がスムーズです。クラウドサービスとの連携やモバイル対応により、オフィス内外問わずドキュメントにアクセスでき、テレワーク環境でも威力を発揮します。日本国内で数十万ライセンス以上の導入実績があり、中小企業から大企業、官公庁まで幅広い組織で活用されています。長年の信頼と安定性を誇るソフトウェアで、紙と電子のハイブリッドな文書管理を実現し、業務効率化と情報共有の促進に貢献します。
コスト
月額357
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中2
事業規模
中小企業 23
中堅企業 29
大企業 48
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額30,000
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
102サービス中3
事業規模
中小企業 19
中堅企業 36
大企業 45
メリット・注意点
仕様・機能
日鉄ソリューションズ株式会社が提供する電子契約システムです。電子契約サービス市場における売上シェアNo.1を誇るパイオニア的存在で、見積から発注・請求まで企業間取引の全工程をデジタル化できるのが特長です。契約書の印紙税や郵送コスト削減、発注業務の効率化、コンプライアンス強化など多方面に効果を発揮します。累計契約書登録数は3,000万件を突破しており、大規模な取引にも耐えうる安定性と実績があります。黎明期の2000年代から提供されており、製造業や金融業など多数の大企業で採用されています。カスタマイズ性も高く、企業ごとの運用に合わせたワークフロー構築やシステム連携が可能です。導入支援メニューも充実しており、基幹システムとの密接な連携運用も実現できます。社外との契約手続きを包括的に電子化したい場合に適したサービスです。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中22
事業規模
中小企業 13
中堅企業 27
大企業 60
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,881
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中44
事業規模
中小企業 0
中堅企業 14
大企業 86
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。300人以下の中小企業向けに設計されており、クラウドサービスまたは自社サーバーに導入して利用できるため、企業の方針に合わせた運用が可能です。スケジュール、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど社内情報共有に必要な機能を一通り備えており、簡単に使えるのが特徴です。直感的な操作性と手頃な価格により、専任IT担当がいない企業でもスムーズに導入・定着できます。国産ならではのきめ細かなサポートも提供されているため、初めてグループウェアを導入する小規模組織から本格的に業務効率化を図りたい中堅企業まで幅広く適しています。中小企業向けグループウェアの定番として20年以上の提供実績があり、現在も国内で広く活用されています。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中55
事業規模
中小企業 0
中堅企業 25
大企業 75
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー~という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。
コスト
月額360
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額770
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
J-MOTTOは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するクラウド型グループウェアです。1ユーザーあたり月額220円(税込)という低コストで、スケジュール管理、設備予約、掲示板、ワークフロー申請、勤怠管理など全26種類にも及ぶ機能を標準提供します。自社サーバーや専用ソフトの用意が不要で、初期費用もゼロのため、グループウェアを手軽に導入したい企業に最適です。スマートフォンやタブレットからも直感的に操作できる見やすい画面デザインで、ITに詳しくない方でも安心して利用できます。約20年以上にわたり中堅・中小企業を中心に4,000社以上で導入された実績があり、安定したサービス運用と丁寧なサポート体制も魅力です。まずは小規模チームからグループウェアを試してみたい場合にもピッタリの入門サービスと言えます。
コスト
月額110
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 100
中堅企業 0
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
Google LLCが提供するオフィススイートです。GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドといったクラウドオフィスツールでリアルタイム共同編集が可能で、ファイルはGoogleドライブに一元管理されます。ウェブブラウザさえあればどこからでも利用でき、メールやファイル共有、オンライン会議(Google Meet)も一つのプラットフォーム上でシームレスに連携します。専用アプリやブラウザ経由でパソコンはもちろんスマートフォンからも快適に利用でき、リモートワークや外出先からの業務にも適しています。システム管理の負担が小さく初期コストを抑えて導入できるため、スタートアップや中小企業に特に人気ですが、近年では大企業での全社導入も増えています。柔軟な働き方を支えるクラウド環境として、幅広い規模の組織で活用されています。
コスト
月額748
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
日本マイクロソフト株式会社が提供するオフィススイートです。WordやExcel、PowerPointといったお馴染みのオフィスアプリに加え、メール(Outlook)やオンライン会議(Teams)、クラウドストレージ(OneDrive)などビジネスに必要な機能を統合提供しています。クラウドサービスとデスクトップアプリが連携し、社内外問わずどこからでも作業できる環境を実現します。WindowsだけでなくMacやスマートフォンからも利用でき、社外や移動中でも高い生産性を維持できます。多くの企業で標準ツールとして採用されており、高度なセキュリティ管理機能も備えるため、機密性の高い業務でも安心です。個人事業主や小規模チーム向けから数万ユーザーのエンタープライズ向けまでプランが揃っており、組織の規模を問わず利用できます。
コスト
月額989
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能

文書管理システムとは?

更新:2024年10月30日

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特にISO文書の管理が必要な企業にとって、文書管理システムはその運用の要となります。ISO文書は規格に基づく厳格な管理が求められるため、文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ISOの要件を満たすための版管理やライフサイクル管理機能を持つ製品もあります。文書管理システムを導入することで、ISO文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限を整理し、規格に準拠した管理が可能となります。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、特にISO文書を扱う場合は、法的要件を満たす文書管理システムの方が適しています。FitGapの文書管理システム診断を活用することで、ISO文書管理に適したシステムを簡単に見つけることができます。

pros

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムによって、ISO文書の格納場所が整理され、必要な文書を迅速に検索できるため、業務の生産性向上が期待できます。これにより、監査や内部チェック時に迅速に対応できるようになります。

内部統制、情報セキュリティの強化

ISO文書は企業の品質管理や環境管理に関わる重要な情報を含んでいます。文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限でき、文書の機密性と可用性を高めます。タイムスタンプ機能や版管理機能により、文書の情報の完全性が保たれ、ISOの要求するトレーサビリティも確保できます。

ペーパレス化

文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、ISO文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。これにより、環境負荷が低減し、ISO14001の要件にも貢献します。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

ISO文書を管理するためには、文書管理システムに合わせて運用ルールを整備する必要があります。特に、ISO規格に準拠した文書管理プロセスを明確にすることが重要です。管理対象のドキュメントを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生する恐れがあります。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

文書管理システムには、ISO文書など機密性の高い文書が保管されます。そのため、運営会社のセキュリティ体制は特に重要です。情報セキュリティ規格(例えばISO/IEC 27001)の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などを確認し、ISOの要件に合致するか確認しましょう。

able

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文書管理システムの選び方

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムは、ISO文書を含む汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプがあります。ISO文書の管理には、規格に基づく厳格な管理が必要なため、汎用タイプが適しています。

2

書類の登録機能から選ぶ

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために以下の機能を備えている製品があります。ISO文書の効率的な管理には、以下の機能を確認しましょう。 複合機からの自動登録 特定のフォルダからの自動登録 書類の自動仕分け

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の検索や内容把握を簡単にするために以下の機能を備えています。ISO文書の管理には、以下の機能が役立ちます。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知

4

書類の期限管理機能から選ぶ

文書管理システムは、ISO文書の期限を管理するために以下の機能を備えています。特にISO規格に準拠した期限管理が求められる場合に重要です。 アラート設定 自動破棄 自動更新

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

文書管理システムは、ISO文書を含む機密性の高い情報を取り扱うため、以下の機能は特に重要です。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対応 これらの機能を備えた製品を選ぶことで、ISO文書の適切な管理が実現できます。文書管理システム診断を活用して、自社の要件に適した製品を見つけましょう

able

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