中小企業向けの文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年10月30日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。中小企業においては、限られたリソースで効率的に文書を管理することが求められるため、文書管理システムの導入は大いに役立ちます。文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することで、業務効率が向上し、経営の合理化にもつながります。 似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあります。ナレッジを共有するためには文書を保管する必要があるため、明確な線引は難しいですが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向にあります。一方、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視します。中小企業がどちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、FitGapの文書管理システム診断で簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、中小企業の業務の生産性向上が期待できます。小規模なチームでも効率的に文書を管理できるのが大きな利点です。
内部統制、情報セキュリティの強化
中小企業においても情報セキュリティの強化は重要です。文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高まります。タイムスタンプ機能や版管理機能により、文書の情報の完全性を保つことができます。結果として、内部統制の強化に寄与します。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。中小企業にとっては、オフィススペースの効率的な利用やコスト削減にもつながります。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。中小企業の場合、運用ルールを詳細に設定しすぎると初期設定の工数が増え、現場負担が大きくなる恐れがあります。そのため、適度なバランスを保った運用ルールを策定することが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。中小企業にとっては、情報セキュリティ規格の取得状況や、データの保管場所、バックアップの状況などをしっかり確認することが必要です。これにより、取引先や社会からの信用を維持することができます。
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文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。中小企業が契約書の管理に特化したタイプを選ぶ場合、契約期限の管理や改竄防止機能などが備わっていることが重要です。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために以下の機能を備えている製品があります。 **複合機からの自動登録** 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができるため、紙の文書が多い中小企業におすすめです。 **特定のフォルダからの自動登録** 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。電子文書が多い中小企業に適しています。 **書類の自動仕分け** 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている企業におすすめです。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容把握を簡単にするために以下の機能を備えています。中小企業にとって、検索機能が充実していることは業務効率化に直結します。 **全文検索** **サムネイル表示** **ランキング表示** **検索条件に合う文書の自動通知**
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の期限を管理する以下の機能を備えています。中小企業がこれらの機能を活用することで、契約管理や法定文書の管理が効率化されます。 **アラート設定**：期限が近づいている書類を通知します。 **自動破棄**：会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。 **自動更新**：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。中小企業でもこれらの要件を満たす製品を選ぶことが、情報漏洩のリスクを最小限に抑える鍵となります。 **閲覧、編集、ダウンロードの制限** **印刷の制限** **削除権限** **パスワード設定** **透かし文字の表示** **ログ管理** **タイムスタンプ** **電子帳簿保存法対応** 中小企業が文書管理システムを選ぶ際には、これらのポイントを考慮し、自社のニーズに最適な製品を選定することが重要です
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