文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。このシステムは文書を保管するだけでなく、スキャン文書の自動OCR処理機能を備えている場合があります。これにより、紙文書をスキャンして電子化する際、自動的にテキストデータに変換され、検索や編集が容易になります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。また、ナレッジマネジメントツールと類似していますが、法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する点が異なります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
スキャン文書の自動ocr処理機能対応の文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2025年05月13日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。このシステムは文書を保管するだけでなく、スキャン文書の自動OCR処理機能を備えている場合があります。これにより、紙文書をスキャンして電子化する際、自動的にテキストデータに変換され、検索や編集が容易になります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。また、ナレッジマネジメントツールと類似していますが、法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する点が異なります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、スキャン文書の自動OCR処理機能がある場合、紙文書をスキャンするだけでテキストデータに変換されるため、文書の検索が非常に容易になります。これにより、必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、スキャン文書の自動OCR処理機能により、紙文書の内容も電子データとして管理できるため、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができます。これにより、文書の機密性、可用性が高まり、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。文書管理システムを導入することで情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、スキャン文書の自動OCR処理機能を活用することで、紙文書も効率的に電子化できます。これにより、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、スキャン文書の自動OCR処理機能を活用するためにも、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。運用ルールは詳細になるほど、初期設定の工数や利用者の負担が多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。特に、管理対象のドキュメントを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生するおそれがあります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、特にスキャン文書の自動OCR処理機能を利用する場合、そのデータがどのように取り扱われるかが重要です。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。特にスキャン文書の自動OCR処理機能を重視する場合、汎用タイプの中でもこの機能を備えた製品を選ぶことが重要です。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。スキャン文書の自動OCR処理機能を搭載したシステムなら、これらの書類も自動的にテキストデータ化されます。 ・特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。スキャン文書の自動OCR処理機能を備えたシステムなら、これらのファイルも自動的にテキストデータ化されます。 ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。スキャン文書の自動OCR処理機能があれば、紙文書の内容も正確に識別し、仕分けることが容易です。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。特にスキャン文書の自動OCR処理機能を備えたシステムなら、紙文書も簡単に検索や閲覧が可能です。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。スキャン文書の自動OCR処理機能を備えたシステムなら、紙文書の期限管理も容易です。 ・アラート設定：期限が近づいている書類を通知します。 ・自動破棄：会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 ・自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。スキャン文書の自動OCR処理機能がある場合でも、これらのセキュリティ要件を満たすことが重要です。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対
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