スキャン文書の自動ocr処理機能対応の文書管理システム

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文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。特にスキャン文書の自動OCR処理機能を重視する場合、汎用タイプの中でもこの機能を備えた製品を選ぶことが重要です。

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。スキャン文書の自動OCR処理機能を搭載したシステムなら、これらの書類も自動的にテキストデータ化されます。 ・特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。スキャン文書の自動OCR処理機能を備えたシステムなら、これらのファイルも自動的にテキストデータ化されます。 ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。スキャン文書の自動OCR処理機能があれば、紙文書の内容も正確に識別し、仕分けることが容易です。

文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。特にスキャン文書の自動OCR処理機能を備えたシステムなら、紙文書も簡単に検索や閲覧が可能です。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。スキャン文書の自動OCR処理機能を備えたシステムなら、紙文書の期限管理も容易です。 ・アラート設定：期限が近づいている書類を通知します。 ・自動破棄：会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 ・自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。