スキャン文書の自動ocr処理機能対応の文書管理システム

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Fileforceはファイルフォース株式会社が提供する国産クラウドストレージ型の文書管理システムです。ユーザー数に制限がなく、初期費用もかからないため気軽に始められます。普段使い慣れた社内ファイルサーバーと同じような感覚でフォルダを操作できる一方で、企業が求める厳しいセキュリティ基準もしっかりと満たしています。 注目したいのが、新しく搭載されたAI機能「SmartFolder」です。請求書などの文書をアップロードすると、AI-OCRが取引日や金額、取引先といった重要な情報を自動で読み取ってくれます。これにより電子帳簿保存法で求められる属性情報が自動的に付与され、面倒な手作業から解放されます。スキャン文書の自動OCR処理機能にも対応しているため、紙の文書もデジタル化して効率的に管理できます。 「IntelliSearch」という全文検索機能を使えば、膨大なファイルの中からお目当ての文書をあっという間に探し出せます。さらにランサムウェア対策やタイムスタンプ連携など、セキュリティ面も万全です。Windowsエクスプローラーから直接クラウド上のファイルにアクセスできるため、新しい操作を覚える必要もありません。すでに中小企業から大企業まで23,000社以上が導入しており、安全で効率的な文書管理を実現しています。

eValue V 2nd Edition ドキュメント管理は株式会社ＯＳＫが提供する文書管理システムです。ワークフローやスケジューラとしっかり連携したグループウェアになっており、散らばりがちな社内文書をひとつにまとめて管理・共有できるため、業務効率が大幅に向上します。 特に便利なのが、オフィスにある複合機と直接つながるスキャン機能です。紙の文書をその場でスキャンして取り込めるだけでなく、スキャン文書の自動OCR処理機能にも対応しているので、文字データとして検索可能な状態で保存されます。さらにAI-OCRオプションを使えば、領収書や請求書の日付・金額といった重要な情報を自動で読み取って登録してくれるため、手入力の手間がほとんどかかりません。 もちろんセキュリティ面も万全で、高度な検索機能に加えて厳格なアクセス制御や印刷・持ち出し制限といった機能が揃っています。スマートフォンからも使えるので、外出先からでも申請や承認作業が行えて便利です。中小企業から大企業まで豊富な導入実績があり、特に中堅企業では業務効率化と内部統制の強化に大きく貢献しています。

invox電子帳簿保存は株式会社invoxが提供する文書管理クラウドサービスです。改正電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存要件にしっかり対応しており、領収書や請求書、契約書といった国税関係書類をまとめて電子化・管理できます。特に注目すべきは高精度AI-OCR技術で、書類をアップロードするだけで取引年月日や金額、取引先といった重要な情報を99.9%という驚異的な精度で自動読み取りしてくれます。このスキャン文書の自動OCR処理機能により、これまで人の手で行っていたデータ入力の手間が大幅に省け、入力ミスの心配もなくなります。また、PFU製ドキュメントスキャナーとの連携機能も魅力的で、紙の書類をスキャンすれば自動でクラウドにアップロードされ、すぐにデータ化されるという便利さです。タイムスタンプ付与などの法定要件もきちんとクリアしているため、安心してペーパーレス化に取り組めます。パナソニックグループをはじめ、規模を問わず多くの企業で実際に活用されている実績があります。

box（ボックス）は株式会社Box Japanが提供するクラウドコンテンツ管理システムです。企業のファイル管理を一元化し、安全な保管から共有、共同編集まですべて1つのプラットフォームで行えるため、社内外のチームワークが格段にスムーズになります。特に注目すべきは、AIを使った自動OCR処理機能です。スキャンした紙の文書をアップロードするだけで、画像やPDF内のテキストを自動で読み取り、検索できるようにしてくれます。これまで探すのに時間がかかっていた過去の資料も、キーワード検索ですぐに見つけられるようになるのは本当に便利です。もちろん、フォルダ整理やアクセス権限の設定、ファイルのバージョン管理といった基本機能も充実しており、大企業の複雑な要求にもしっかり対応しています。Box RelayやBox Shieldなどの追加機能により、承認作業の自動化や高度なセキュリティ対策も実現可能です。ISO27001やSOC2といった厳格な国際認証も取得しているため、金融機関をはじめとする多くの企業で安心して利用されており、世界11万社以上、国内でも規模を問わず幅広い企業から信頼を得ているソリューションです。

株式会社NIコンサルティングが提供する文書管理システムです。文書共有管理、ワークフロー、経費精算、支払管理といった豊富な機能をグループウェア型で利用できるのが特徴です。 特に注目したいのが、複合機でスキャンした書類を直接システムに取り込める機能です。スキャン文書の自動OCR処理機能にも対応しており、紙の文書を電子化する際の手間を大幅に削減できます。また、電子帳簿保存法に対応したストレージで安全に保存できるため、法的要件もクリアできます。 日常業務では、高機能なワークフローや社内SNS、スケジュール管理機能が標準で使えるほか、無料のスマートフォン専用アプリを使えば外出先からもスムーズにアクセスできます。海外展開している企業でも安心の言語切替・タイムゾーン対応機能を備え、SalesforceをはじめとするCRM/SFAシステムとの連携実績も豊富です。 クラウド版なら1名月額360円からという手頃な価格設定で、中小企業から大企業まで幅広く導入できる、コストパフォーマンスに優れた多機能システムです。

MyQuickはインフォコム株式会社が提供する文書管理システムです。契約書や社内文書など、企業にとって重要な書類を長期間にわたって効率よく管理できるよう設計されており、数多くの企業で実績を積み重ねてきました。システムの特長として、探したい文書を瞬時に見つけられる高速全文検索機能、誰がどの文書にアクセスできるかを細かく設定できる権限管理、そして更新期限が近づくと自動でお知らせするアラート機能などを搭載しています。 特に注目すべきは、スキャン文書の自動OCR処理機能への対応です。紙の文書をスキャンしてPDFにしたファイルでも、OCR技術により文字情報を自動で読み取り、全文検索の対象に含めることができます。これによって、ファイル名だけでなく文書の中身から目的の資料を探し出せるようになります。 さらに、ChatGPTとの連携機能も備えており、定型化されていない文書でも、AIが自動で必要な項目を判断して入力をサポートしてくれるため、手作業の負担を大幅に軽減できます。電子契約で締結した文書の自動取り込みや、JIIMA認証を取得した電子帳簿保存法への対応も完備しています。クラウド版とオンプレミス版から選択でき、既存システムとの連携カスタマイズにも柔軟に対応。約850社という豊富な導入実績があり、中堅企業から大企業まで幅広くご利用いただいている信頼性の高い文書管理ソリューションです。

Sansan株式会社が提供する請求書受領業務に特化したクラウドサービスです。紙の請求書からPDFまで、どんな形式でも一つのシステムで受け取れるため、バラバラだった請求書管理をすっきり整理できます。特に注目すべきは、スキャン文書の自動OCR処理機能への対応です。AIとOCR技術が連携することで、手書きの文字や複雑なレイアウトの請求書でも99.9%という高い精度でデータ化してくれます。これまで経理担当者が手作業で行っていた数字の入力作業が劇的に楽になり、ミスも減らせるでしょう。抽出したデータはCSV形式で出力できるので、普段お使いの会計システムとの連携もスムーズです。電子帳簿保存法やインボイス制度といった複雑な法律にも標準で対応しており、法改正があっても自動でアップデートされるため安心です。請求書の量が多い中堅企業から大企業まで、支払い申請・承認・仕訳といった一連の流れを効率化できる頼もしいパートナーです。

MOT文書管理は株式会社バルテックが提供するクラウド型文書管理システムです。契約書や見積書、請求書、領収書といった日常業務で扱う書類を、月額5千円からの手頃な価格で電子保存し、電子帳簿保存法にもしっかり対応できます。特に便利なのが、書類をアップロードするだけでOCR機能が働き、画像から日付や金額などの重要な情報を自動で読み取って各項目に入力してくれること。スキャンした文書も同様にOCR処理が自動で行われるため、これまで手作業で行っていた面倒な入力作業から解放されます。 さらに、受け取った紙の書類のスキャンから原本の保管・処分まで代行してくれるBPOプランもあり、社内のペーパーワーク業務を丸ごと任せることも可能です。また、同社の電話・FAXシステム「MOT/TEL」と連携すれば、FAXで届いた請求書を自動で電子化して保存するなど、データ入力の自動化もさらに進みます。中小企業から店舗経営まで幅広く活用でき、コストを抑えながらも文書管理の効率化をしっかり実現してくれるシステムです。

LegalOn Cloudは株式会社LegalOn Technologiesが提供するAI法務プラットフォームです。契約書の作成から審査、締結、そして管理まで、法務に関わるすべての業務をひとつのシステムで完結できます。従来の「LegalForce」と「LegalForceキャビネ」を統合して生まれた次世代型のサービスで、AIが各段階で実用的なサポートを提供してくれます。 特に契約審査では、自然言語処理AIが契約書の内容を詳細に分析し、リスクのある条項や不備を見つけ出して具体的な修正案を提示します。これにより審査作業が格段にスピードアップし、見落としも大幅に減らせます。紙の契約書についても、スキャン文書の自動OCR処理機能に対応しているため、過去の契約書もデジタル化して一元管理が可能です。 さらに豊富な契約書のひな形や実務解説が用意されており、法務の専門知識を社内で共有しやすい仕組みも整っています。契約締結後の管理面では、AIが契約書を自動分類して保管し、更新期限の管理や必要な契約書の検索もスムーズに行えるため、重要な更新を見逃す心配がありません。最新の大規模言語モデル技術を活用したこのシステムは、特に法務部門を持つ大企業において、業務の効率化と品質向上を同時に実現できる強力なツールです。

IPKNOWLEDGE 文書管理は富士通株式会社が提供する公文書管理向けの文書管理システムです。行政文書の作成から保存、公開、そして廃棄に至るまでの全工程を電子化し、公文書管理法に基づいた適切な運用をサポートしています。文書の分類や保存期間の設定、所在管理といった基本機能はもちろん、文書が発生してから最終的に処分されるまでの全履歴を一箇所で管理できるため、文書の追跡が簡単に行えます。電子決裁システムや電子メール、複合機との連携も可能で、紙文書をスキャンして取り込む際には自動OCR処理機能により文字認識を行い、効率的なペーパーレス化を実現します。また、高性能な検索機能を搭載しているので、膨大な文書の中から必要な情報をすぐに見つけ出すことができ、住民への情報公開や行政の透明性向上にも役立ちます。実際に渋谷区では本システムの導入により100％電子決裁を達成するなど、全国の自治体や官公庁で着実に導入が広がっています。自治体をはじめ、公共機関や大規模組織での文書管理に最適なソリューションといえるでしょう。