オンプレミス型の文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年10月30日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特にオンプレミス型の文書管理システムは、自社のサーバーにソフトウェアをインストールする形態であり、クラウド型に比べてデータの物理的な管理が容易です。オンプレミスの文書管理システムには、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要があり、明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向にあり、特にオンプレミスでは自社の方針に合わせたカスタマイズが可能です。ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向があります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきか、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
オンプレミス型の文書管理システムにより、文書の格納場所が整理され、文書の検索機能を活用することで必要な文書を素早く探し出せます。これにより、業務の生産性向上が期待できます。特にオンプレミス環境は自社サーバー内のデータにアクセスするため、ネットワークの外部依存が低くなります。
内部統制、情報セキュリティの強化
オンプレミス型文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。オンプレミス環境では、データが外部に出るリスクが少ないため、情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。
ペーパレス化
オンプレミス型の文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。オンプレミス環境では、自社の設備を最大限に活用することでコスト効率を高めることができます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
オンプレミス型文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。運用ルールは、詳細になるほど初期設定の工数や利用者の負担は多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。特にオンプレミスの場合、システムのカスタマイズが可能なため、管理対象のドキュメントを事前に決めておくことで、不要なデータ容量や管理コストを抑えることができます。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
オンプレミス型文書管理システムでは、データは自社のサーバーに保管されるため、システム運営会社のセキュリティ体制だけでなく、自社のセキュリティ体制も重要となります。文書管理システム内のファイルの漏洩は、取引先からの信用、社会的信用を失う可能性があり、経営に致命的なダメージを与える恐れがあります。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
オンプレミス型文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれます。契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えています。
2
書類の登録機能から選ぶ
オンプレミス型文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い企業におすすめです。 ・特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。文書データでの取り扱いが多い企業におすすめです。 ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている企業におすすめです。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
オンプレミス型文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
オンプレミス型文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。書類の期限を管理する機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・アラート設定：期限が近づいている書類を通知します。 ・自動破棄：会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 ・自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
オンプレミス型文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対応 オンプレミス型文書管理システムは、自社のセキュリティポリシーに合わせた柔軟な設定が可能であり、情報漏洩リスクを最小限に抑えることができます
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