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あなたにおすすめ

社内文書を電子化して保管したい

契約書を保管したい

文書管理システムとは?

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特にオンプレミス型の文書管理システムは、自社のサーバーにソフトウェアをインストールする形態であり、クラウド型に比べてデータの物理的な管理が容易です。オンプレミスの文書管理システムには、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要があり、明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向にあり、特にオンプレミスでは自社の方針に合わせたカスタマイズが可能です。ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向があります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきか、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。

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オンプレミス型の文書管理システム(シェア上位)

DocuWorks
DocuWorks
富士フイルムビジネスイノベーション社が提供する文書管理システム「DocuWorks」は、紙文書と電子文書を一元的に扱えるドキュメントハンドリングソフトウェアです。スキャンした紙資料やPDF、Officeファイルなど様々な形式の文書をデジタルデスク上で束ねたり、仕分けしたり、付箋を貼ってメモを書き込むなど、まるで紙の書類を扱うような感覚で管理できます。電子印鑑による決裁や注釈の追加機能も備え、紙を使わないペーパーレス業務フローを推進します。文書はフォルダで整理し、全文検索で必要な資料を即座に見つけ出せるため、情報共有や過去資料の参照がスムーズです。クラウドサービスとの連携やモバイル対応により、オフィス内外問わずドキュメントにアクセスでき、テレワーク環境でも威力を発揮します。日本国内で数十万ライセンス以上の導入実績があり、中小企業から大企業、官公庁まで幅広い組織で活用されています。長年の信頼と安定性を誇るソフトウェアで、紙と電子のハイブリッドな文書管理を実現し、業務効率化と情報共有の促進に貢献します。
コスト
月額357
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中2
事業規模
中小企業 23
中堅企業 29
大企業 48
メリット・注意点
仕様・機能
富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。すでに多数の企業で採用されており、大量の文書や図面を効率的に管理し、関連するタスク情報まで一元化してコラボレーションを促進します。アクセス権限の細かな設定やバージョン管理、高精度な検索機能を備え、必要な情報を迅速に検索・共有可能です。タイムスタンプ機能も搭載しており、電子帳簿保存法やスキャナ保存要件に対応したJIIMA認証取得のコンプライアンス環境を実現します。また、複合機でスキャンした紙文書にもタイムスタンプを付与して電子化・保管でき、紙資料のデジタル管理も安心です。実際の現場知見をもとに開発された使いやすいUIを採用し、導入企業の業務効率化に貢献します。信頼性が高く、特に法令遵守が求められる中堅~大企業に適したシステムです。
コスト
月額3,000
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
102サービス中6
事業規模
中小企業 24
中堅企業 32
大企業 44
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
102サービス中8
事業規模
中小企業 17
中堅企業 34
大企業 49
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中10
事業規模
中小企業 23
中堅企業 45
大企業 32
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
102サービス中14
事業規模
中小企業 23
中堅企業 37
大企業 40
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中16
事業規模
中小企業 25
中堅企業 27
大企業 48
メリット・注意点
仕様・機能
StarOfficeは、日本電気株式会社(NEC)が提供する国産グループウェアです。36年以上にわたる開発の歴史と5,000社以上の導入実績を誇り、老舗ならではの信頼性と充実した機能を兼ね備えています。メール、スケジュール、ファイル共有、ワークフローなど企業内コミュニケーションに必要な機能を網羅しつつ、利用頻度の高い操作は直感的に行える洗練されたUIで日々の業務を支援します。社内外からのサイバー攻撃対策や情報漏えい・誤送信防止策などセキュリティ面も徹底しており、重要な社内情報を安心して扱うことができます。万全のサポート体制と安定したシステム運用で定評があり、業務に不可欠な基盤として長年選ばれ続けています。大企業や官公庁を中心に幅広い組織で活用されており、堅牢性とサポート品質を重視する企業に最適なグループウェアと言えます。
コスト
月額12,650
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中23
事業規模
中小企業 10
中堅企業 30
大企業 60
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中23
事業規模
中小企業 20
中堅企業 35
大企業 45
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額2,750
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
102サービス中44
事業規模
中小企業 0
中堅企業 42
大企業 58
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー~という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。
コスト
月額360
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能

文書管理システムとは?

更新:2024年11月27日

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特にオンプレミス型の文書管理システムは、自社のサーバーにソフトウェアをインストールする形態であり、クラウド型に比べてデータの物理的な管理が容易です。オンプレミスの文書管理システムには、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要があり、明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向にあり、特にオンプレミスでは自社の方針に合わせたカスタマイズが可能です。ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向があります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきか、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。

pros

導入メリット

検索性の向上

オンプレミス型の文書管理システムにより、文書の格納場所が整理され、文書の検索機能を活用することで必要な文書を素早く探し出せます。これにより、業務の生産性向上が期待できます。特にオンプレミス環境は自社サーバー内のデータにアクセスするため、ネットワークの外部依存が低くなります。

内部統制、情報セキュリティの強化

オンプレミス型文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。オンプレミス環境では、データが外部に出るリスクが少ないため、情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。

ペーパレス化

オンプレミス型の文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。オンプレミス環境では、自社の設備を最大限に活用することでコスト効率を高めることができます。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

オンプレミス型文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。運用ルールは、詳細になるほど初期設定の工数や利用者の負担は多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。特にオンプレミスの場合、システムのカスタマイズが可能なため、管理対象のドキュメントを事前に決めておくことで、不要なデータ容量や管理コストを抑えることができます。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

オンプレミス型文書管理システムでは、データは自社のサーバーに保管されるため、システム運営会社のセキュリティ体制だけでなく、自社のセキュリティ体制も重要となります。文書管理システム内のファイルの漏洩は、取引先からの信用、社会的信用を失う可能性があり、経営に致命的なダメージを与える恐れがあります。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。

able

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文書管理システムの選び方

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

オンプレミス型文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれます。契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えています。

2

書類の登録機能から選ぶ

オンプレミス型文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い企業におすすめです。 ・特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。文書データでの取り扱いが多い企業におすすめです。 ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている企業におすすめです。

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

オンプレミス型文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知

4

書類の期限管理機能から選ぶ

オンプレミス型文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。書類の期限を管理する機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・アラート設定:期限が近づいている書類を通知します。 ・自動破棄:会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 ・自動更新:契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

オンプレミス型文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対応 オンプレミス型文書管理システムは、自社のセキュリティポリシーに合わせた柔軟な設定が可能であり、情報漏洩リスクを最小限に抑えることができます

able

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