オンプレミス型の文書管理システム

質問に答えるだけでぴったりのサービスを無料診断

自社内のサーバーに全ての文書データを保存するため、重要な契約書や機密文書の保管場所を完全に把握できます。金融機関においては顧客の個人情報を含む契約書類を自社の管理下に置くことで、厳格な情報管理要件を満たすことが可能です。データの物理的な所在が明確であるため、監査時の説明責任も果たしやすくなります。

社内の閉じられたネットワーク環境でシステムを運用することで、外部からの不正アクセスリスクを大幅に軽減できます。製造業では設計図面や技術仕様書などの企業秘密を含む文書を、インターネットに接続されていない環境で管理することが一般的です。ファイアウォール（外部からの不正侵入を防ぐ仕組み）や社内認証システムと組み合わせることで、多層的なセキュリティ対策を構築できます。

重要な文書データが社外に出ることなく、完全に社内で管理されるため情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。法律事務所では依頼者の個人情報や訴訟関連資料を外部のクラウドサービスに保存することなく、自社内で厳重に管理する必要があります。USBメモリ（データを持ち運ぶ小型記憶装置）の使用制限や印刷ログの管理機能と併用することで、より厳格な情報管理体制を実現できます。

企業固有のセキュリティ要件に応じて、アクセス権限やデータ暗号化（情報を第三者に読み取れない形に変換すること）のレベルを自由に設定できます。官公庁や研究機関では、機密レベルに応じた細かなアクセス制御や特定の暗号化方式の適用が求められることがあります。外部サービスの制約を受けることなく、組織の方針に完全に合致したセキュリティ対策を実装することが可能です。

企業内部のネットワーク環境に限定してシステムを構築することで、外部の脅威から文書データを保護し、安全性の高い運用環境を確保できます。建設業においては、建築図面や施工計画書などの重要な技術文書を社内ネットワークでのみアクセス可能な環境に配置することで、競合他社による情報の不正取得を防いでいます。VPN接続（安全な通信回線を構築する技術）を活用することで、在宅勤務時でも安全に社内の文書にアクセスする仕組みを構築できます。

オンプレミス環境では、企業の具体的な業務要件に合わせてシステムの機能や操作性を細かく調整でき、既存の業務フローとの親和性を高めた独自の文書管理環境を構築できます。

各企業の文書承認プロセスや保管ルールに完全に適合したシステム設計が可能になります。医療機関では患者のカルテや検査結果の保管期間が法的に定められているため、自動的に保管期間を管理し、期限到来時にアラートを発信する機能を独自に構築できます。部門ごとに異なる承認ルートや文書分類方法についても、現在の業務手順を変更することなくシステムに反映させることができます。

会計システムや人事システムなど、すでに稼働している社内システムとの連携を自由に設計できます。商社では受発注システムと連携して、注文書や納期回答書などの商取引文書を自動的に文書管理システムに登録する仕組みを構築することが可能です。API連携（異なるシステム同士が情報をやり取りする仕組み）やデータベース連携を活用して、人手を介さない自動化された文書管理フローを実現できます。

組織の意思決定プロセスに合わせて、複数段階の承認フローや条件分岐を含む複雑な承認ルートを設定できます。大学では研究費申請書類について、研究分野や金額に応じて異なる承認者を設定し、自動的に適切なルートで承認プロセスを進める仕組みを構築しています。承認者の不在時の代理承認機能や、緊急時の承認フロー短縮機能なども、組織の実情に合わせて柔軟に設計することが可能です。

業界固有の法規制や社内規程に対応した機能を後から追加できます。薬品製造業では、製造記録や品質管理文書について21 CFR Part 11（電子記録の信頼性に関する規制）への対応が必要になるため、電子署名機能や改ざん検知機能を独自に実装できます。法改正に伴う要件変更についても、外部サービスの対応を待つことなく、自社のスケジュールで機能追加を行うことができます。

企業特有の文書分類方法や検索項目を自由に設定し、業務に最適化された文書管理環境を構築できます。不動産業では物件種別、所在地、契約状況などの独自の分類項目を設定して、営業担当者が直感的に必要な契約書類を検索できる仕組みを作ることができます。既存の文書管理ルールを変更することなく、現在の業務手順に完全に適合したシステム運用が実現します。

オンプレミス型システムでは初期投資後の継続的な利用料金が発生せず、長期的な視点で運用コストを抑制しながら、外部サービスの変更に左右されない安定した文書管理環境を維持できます。

システム導入後は基本的に月額利用料が発生しないため、長期間の利用において総コストを大幅に抑制できます。従業員数300名の製造業では、5年間の運用を想定した場合、月額課金型のクラウドサービスと比較して数百万円のコスト削減効果を期待できることがあります。電気代やメンテナンス費用などの運用コストは発生しますが、利用期間が長くなるほど1年あたりのコストは低下していきます。

追加ユーザーごとの課金が発生しないため、組織の成長に合わせてユーザー数を自由に増やすことができます。成長段階にあるIT企業では、新入社員の入社や事業拡大に伴う人員増加の際に、追加の利用料金を気にすることなくシステムのアカウントを発行できます。部門の統廃合や組織変更の際も、ユーザー数の変動による追加コストを考慮する必要がなく、柔軟な運用が可能です。

クラウドサービス事業者のサービス終了や突然の仕様変更の影響を受けることなく、安定した文書管理業務を継続できます。過去には複数のクラウドサービスがサービス終了を発表し、利用企業が短期間でのデータ移行を余儀なくされた事例があります。自社運用であれば、こうした外部要因による業務中断リスクを完全に回避し、長期的な文書保管要件にも確実に対応できます。

システムのメンテナンスや更新作業を自社の業務スケジュールに合わせて実施できます。決算期など繁忙期を避けてメンテナンス作業を計画したり、夜間や休日の業務影響が少ない時間帯に作業を実施したりすることが可能です。クラウドサービスでは事業者の都合でメンテナンスが実施されるため、重要な業務タイミングでシステムが利用できなくなるリスクがあります。

サーバーやストレージ機器などのハードウェア資産は、減価償却（資産の価値を年数に応じて費用計上すること）により会計上の資産価値を持ちます。税務上の優遇措置を受けられる場合もあり、設備投資としての意味を持ちます。適切な保守管理により、導入から5年以上の長期間にわたって安定した性能を維持することができ、投資に対する十分な価値を得ることが可能です。

オンプレミス型システムの導入では、専門的な技術知識を持つ人材の確保や災害対策の準備など、事前に検討すべき技術的課題があり、これらに対する適切な準備が成功の鍵となります。

システムの構築から運用、保守まで一貫して対応できる技術者の確保が必要になります。サーバー管理やネットワーク設定、データベース運用などの専門知識を持つ人材を社内に配置するか、外部の技術者との継続的な契約を検討する必要があります。中小企業では専任の技術者を置くことが難しい場合もあるため、システム導入会社による保守サポート契約や、複数企業での技術者シェアリングなどの方法を検討することが重要です。

地震や火災などの自然災害に備えて、データのバックアップ体制と復旧手順を事前に整備する必要があります。本社とは別の場所にバックアップサーバーを設置したり、定期的にデータを外部媒体に保存したりする対策が求められます。東日本大震災では多くの企業がデータ消失の被害を受けたため、現在では遠隔地でのデータ保管や、クラウドサービスとの併用によるリスク分散が重要視されています。

将来的な文書量の増加や利用者数の拡大に対応できるよう、拡張可能な設計での導入が重要です。ストレージ容量の追加やサーバー性能の向上に柔軟に対応できるよう、拡張スロット（機器を追加するための接続部分）に余裕を持った機器選定が必要になります。3年後、5年後の事業規模を想定して、段階的な設備投資計画を立てることで、将来の拡張コストを抑制できます。

電子帳簿保存法の改正など、文書管理に関する法規制の変更に自社で対応できる体制を整える必要があります。法改正の情報を定期的に収集し、システムの設定変更や機能追加を迅速に実施できる技術者を確保することが重要です。外部委託に依存している場合、法改正対応に時間がかかったり、追加費用が発生したりするリスクがあるため、可能な限り内製化を進めることが推奨されます。