中国語対応の文書管理システム

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Microsoft 365は、米国Microsoft社が提供するクラウド型文書管理システムです。世界中の企業で広く活用されており、中小企業から大企業まで、規模を問わず導入いただけます。日本語はもちろん多言語に対応し、中国語環境でも問題なくご利用できるため、海外展開している企業や多国籍チームでの業務にも最適です。 おなじみのWordやExcelといったOfficeアプリケーションと連携したOneDrive・SharePointのクラウドストレージを活用することで、文書の作成から共有、管理まで、すべてを一つのプラットフォームで完結できます。探している資料も強力な検索機能でスピーディに見つけ出せるので、時間のロスがありません。 特に便利なのが、リアルタイムでの共同編集機能です。遠く離れたチームメンバーとも同じ文書を同時に編集でき、バージョン管理も自動で行われるため、「どれが最新版？」といった混乱もなくなります。パソコンからでもスマートフォンからでも安全にアクセスできるため、テレワークや外出先での作業もスムーズです。 Microsoft Teamsとの連携により、チャットしながら資料を共有したり、SharePoint上に社内ポータルを作成して情報共有の拠点にしたりと、コミュニケーションも活性化します。クラウドサービスなので最新機能が自動で追加され、セキュリティも万全。社内文書のデジタル化と効率的な共同作業を安心して実現できます。

DocuWorksは、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理ソフトウェアです。旧富士ゼロックス時代の1998年の発売から20年以上にわたって、国内の企業や官公庁で愛用され続けている信頼性の高いシステムです。 最大の特長は、紙の文書と電子文書をまるでデスクの上で扱うかのように一元管理できることです。複合機との連携により、手元の紙資料もワンタッチで電子化でき、すべての文書を同じ環境で管理できます。電子印鑑を押したり付箋を貼ったりと、まさに紙で作業しているような感覚で操作できるため、デジタル化に不慣れな方でも抵抗なく使い始められます。 文書の整理や閲覧は「DocuWorks Desk」と呼ばれる仮想デスク上で行います。実際のデスクトップのように文書を並べたり重ねたりでき、視覚的に分かりやすい管理が可能です。OCR機能も搭載されており、スキャンした文書の中身まで文字検索できるので、膨大な資料の中からお目当ての情報をすぐに見つけ出せます。また、日本語や英語はもちろん、中国語にも対応しているため、グローバル企業での文書管理にも威力を発揮します。これらの豊富な機能により、オフィスのペーパーレス化と業務効率化を力強くサポートしています。

楽々Document Plusは、住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。2023年2月時点で800社を超える導入実績を誇り、多くの大企業から信頼を得ています。クラウド版とオンプレミス版の両方を用意しているため、お客様の組織規模やIT環境に合わせて最適な形で導入していただけます。 契約書、社内規程、ISO関連文書など、企業で扱うあらゆる文書を一箇所にまとめて管理でき、バラバラになりがちな文書管理の悩みを解決します。文書の作成から保管、最終的な廃棄まで、文書のライフサイクル全体をしっかりと管理できるので、内部統制の強化にも役立ちます。 ISO文書管理や電子帳簿保存法といった法規制への対応機能も充実しており、標準で搭載されているワークフロー機能を使えば、これまで紙で行っていた承認作業も電子化できます。自然文での検索が可能な高性能検索機能により、膨大な文書の中から目的の資料をすばやく見つけることができ、スキャンした紙書類からでも効率的に情報を探し出せます。 複合機から直接スキャンした文書を自動で登録する機能もあるため、紙資料のデジタル化も簡単です。細かなアクセス権限の設定や文書のバージョン管理にも対応しており、機密性の高い文書も安全に扱えます。インターフェースは中国語（簡体字）にも対応しているため、海外展開している企業でもスムーズにご利用いただけます。

活文 Contents Lifecycle Managerは、株式会社日立ソリューションズが提供する文書管理システムです。20年を超える開発の歴史を持ち、大手企業から官公庁まで幅広い組織で活用されている信頼性の高いシステムです。日本語・英語に加えて中国語にも対応しているため、海外拠点を持つ企業や多国籍チームでもスムーズに運用できます。 このシステムの特長は、文書の作成から最終的な廃棄まで、すべてのプロセスを一貫して管理できる点にあります。契約書、業務マニュアル、設計図面といった様々な種類の文書を一箇所で整理し、電子帳簿保存法をはじめとする法令要件もしっかりクリアしています。 「必要な資料がすぐに見つからない」という悩みも、簡易検索から全文検索まで充実した検索機能で解決します。さらに、フォルダーや文書ごとに詳細なアクセス権限を設定でき、PDF文書の印刷制限やコピー防止機能など、セキュリティ面も万全です。これにより、機密文書も安心して共有・保管できます。 モバイル対応により外出先からでも文書を確認でき、企業のペーパーレス化を強力に後押しします。情報資産を最大限活用したい企業にとって、心強いパートナーとなるでしょう。

Garoonは、サイボウズ株式会社が提供するエンタープライズ向け文書管理機能付きグループウェアです。大きな組織や世界規模で事業を展開する企業での活用を想定して作られており、日本語・英語・中国語（簡体字・繁体字）という4つの言語で利用できます。 このシステムでは、社内ポータルとしてスケジュール管理や掲示板、申請・承認の流れと連動させながら、文書共有フォルダ（キャビネット）を使って組織全体の知識やノウハウを1つの場所にまとめることができます。チームやプロジェクトごとにフォルダを作り、誰がアクセスできるかを細かく設定することで、必要な人だけが安全にファイルを共有できる仕組みになっています。 また、全文検索機能が備わっているため、膨大な資料の中から必要な情報をスピーディに見つけ出すことができ、「あの資料はどこにあったかな？」と探し回る時間を大幅に短縮できます。時差への対応やスマートフォン・タブレットでの利用も可能で、海外の拠点スタッフとも情報をスムーズに共有しながら協力して作業を進められます。特に中国語対応により、中華圏の拠点との連携も言語の壁を感じることなく行えます。画面の操作もシンプルで分かりやすく、ITに詳しくない方でも迷わず使えるのが魅力です。

invoiceAgent 文書管理は、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する文書管理システムです。このシステムの最大の魅力は、他システムから出力された書類ファイルを自動で取り込んで仕分けてくれることです。これまで社内のあちこちに保管されていた請求書や契約書なども、まとめて一箇所で管理できるようになります。 特に便利なのが、受け取った請求書が適格請求書（インボイス）に該当するかどうかを自動で判定してくれる機能です。2023年に始まったインボイス制度への対応で頭を悩ませている企業も多いと思いますが、この機能があれば業務の手間を大きく減らせるでしょう。 また、OCR機能も搭載しているため、紙の書類をスキャンするだけで文字情報をデータ化し、後から検索したり分類したりすることも可能です。対応言語も豊富で、日本語や英語はもちろん、中国語（簡体字・繁体字）、タイ語、韓国語にも対応しています。特に中国語への対応は、中国との取引が多い企業にとって大きなメリットとなるはずです。 中堅企業から大企業まで幅広く利用されており、電子帳簿保存法への対応や他システムとの連携も可能な、総合的な文書管理ソリューションといえるでしょう。

SmartDBは、株式会社ドリーム・アーツが提供する大企業向け業務デジタル化クラウドです。社内で飛び交う申請書や報告書といった業務文書を電子化し、一箇所で管理できる文書管理機能とワークフロー機能を搭載しています。最大の特徴は、プログラミングの知識がなくても現場の担当者が業務アプリやフォームを自由に作成・カスタマイズできるノーコード開発への対応です。 大企業特有の複雑な承認ルートや、部門ごとの細かな権限設定もしっかりカバー。組織や役職に応じて閲覧できる文書を制限したり、文書内の特定項目だけアクセス権限を設定することも可能です。日本語・英語・中国語の3言語に対応しているため、海外拠点を持つグローバル企業でも安心してご利用いただけます。 セキュリティ面では高い安全性を確保し、機密データも安全に取り扱えます。Active Directoryをはじめとする既存の社内システムとの認証連携もスムーズです。1,000名を超える大企業から官公庁まで豊富な導入実績を誇り、組織全体のペーパーレス化と業務効率化を力強くサポートします。

Box（ボックス）は、米国Box社が提供するクラウド型コンテンツ管理プラットフォームです。すでに世界中で10万社を超える企業が導入しており、規模を問わず中小企業から大企業まで活用されています。日本語や英語はもちろん、中国語を含む多言語環境に対応しているため、海外展開している企業や多国籍チームでの利用にも適しています。 ビジネス向けプランなら保存容量に制限がないので、動画や設計図といった大容量ファイルを頻繁に扱う会社でも、容量を気にせず安心して使えます。Microsoft 365やGoogle Workspace、Slack、Oktaをはじめとした1,500を超える外部アプリと連携できるのも魅力で、今お使いの業務ツールとスムーズに組み合わせることができます。 セキュリティ面では、アップロードしたファイルが自動で暗号化されるほか、怪しいコンテンツを検知する機能も搭載されています。フォルダ単位でのアクセス権限設定やファイルのバージョン管理もしっかりしているので、社内メンバーはもちろん、外部パートナーとも安全にファイルをやり取りできます。グローバルな情報共有の基盤として、多くの企業のデジタル資産管理を支えているサービスです。

Working Folder（ワーキングフォルダー）は、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供するクラウド型文書保存・共有サービスです。最大の魅力は、お手持ちの複合機との連携がスムーズなこと。紙の資料をスキャンすればそのままクラウドへ送られますし、逆にクラウド内のファイルを複合機から直接印刷することもできます。日本語や英語はもちろん、繁体字中国語、韓国語、タイ語、ベトナム語にも対応しているため、海外展開している企業や外国人スタッフがいる職場でも安心してお使いいただけます。特に中国語対応により、中華圏でのビジネス展開時の文書管理もスムーズに行えます。操作はブラウザや専用アプリから簡単に行え、社外の方とファイルを共有する際も、パスワードや期限付きリンクでしっかりセキュリティを確保できます。テレワークやモバイルワークが当たり前になった今、場所を選ばずアクセスできるのも大きな利点です。中小企業から大企業の部署単位まで、規模を問わず導入しやすく、国内の信頼できるデータセンターで運用されているので、大切な機密文書も安全に管理できます。

QuickBinder（クイックバインダー）は、NECネクサソリューションズ株式会社が提供する文書管理システムです。Web統合基盤「intra-mart」上で動作するため、お客様の複雑な業務運用に合わせて文書管理を柔軟にカスタマイズすることができます。契約書や図面、社内規程、社内報といった多様な文書を一つの場所で管理でき、属性項目を自由に設定することで、お客様独自の分類方法や検索方法を実現できます。承認ワークフロー（intra-martワークフロー）との連携も強力で、稟議書や決裁書が最終承認された後、自動的に文書保存庫へ登録される仕組みも構築可能です。数十万件を超える大量の文書であっても高速で検索でき、フォルダのツリー表示、属性による絞り込み検索、全文検索など、様々な方法で目的の文書を見つけられます。検索結果はサムネイル画像で表示されるので、中身を確認しながら直感的に文書を選択できます。文書のバージョン管理や関連文書同士のリンク付け、保存期限の自動管理、新着文書のお知らせ機能など、実務で必要な機能が豊富に用意されています。操作履歴もしっかり記録されるため、監査への対応も安心です。標準で日本語・英語に対応し、オプションで中国語にも対応できるため、海外展開している企業でもご利用いただけます。中堅企業から大企業まで、それぞれの業務に最適化した文書管理基盤として幅広く活用されています。