営業担当者が顧客先を頻繁に訪問する企業では、スマートフォン対応の文書管理システムが大きな効果を発揮します。顧客との商談中に過去の見積書や提案書をその場で確認できるため、会社に戻る時間を削減できます。また、顧客から急な資料請求があった際にも、スマートフォンで文書を検索して即座に対応できます。移動中の電車内やカフェでも文書の閲覧や編集が可能なため、限られた時間を有効活用できます。

稟議書や経費精算書など、承認が必要な文書を多く扱う組織に最適です。承認者が会議中や外出中でもスマートフォンから承認作業を行えるため、決裁の遅延を防げます。通知機能により承認依頼を即座に把握でき、指先のタップ操作だけで承認や差し戻しの判断ができます。紙の書類を回覧する必要がなくなり、承認者の所在地に関わらず業務が進行します。複数段階の承認が必要な場合でも、各担当者がスマートフォンで対応できるため全体の処理速度が向上します。

本社と支店、または国内外に複数の事業所を持つ企業では、スマートフォン対応の文書管理システムが拠点間の情報共有を円滑にします。各拠点の担当者がスマートフォンから同じ文書にアクセスできるため、情報の一元管理が実現します。地方の支店長が本社の会議資料を移動中に確認したり、海外拠点の責任者が時差を気にせず文書を閲覧したりできます。拠点ごとに異なる文書管理方法を統一でき、全社的な業務の標準化にもつながります。

工事現場や店舗、倉庫などで作業を行う従業員が多い業種に向いています。作業報告書や点検記録をスマートフォンから直接入力できるため、紙の記録用紙を持ち運ぶ必要がありません。現場で撮影した写真をスマートフォンから文書に添付して保存できるため、状況の記録が容易になります。手袋をしたままでも操作しやすい画面設計により、作業を中断せずに文書管理が行えます。オフィスに戻ってから転記する手間が省け、記録のタイムラグも解消されます。

クラウド型は、インターネット経由で文書管理システムを利用する形態です。スマートフォンからいつでもどこでもアクセスでき、システムの導入や保守管理が容易です。サーバーの設置や維持が不要なため、初期投資を抑えられます。自動的にシステムの更新が行われるため、常に最新の機能を利用できます。複数のスマートフォンやタブレット、パソコンから同時にアクセスしても安定して動作します。データはクラウド上に保存されるため、端末の紛失や故障時でも文書が失われる心配がありません。

オンプレミス型は、企業の自社サーバーに文書管理システムを構築する形態です。スマートフォンからは社内ネットワークまたは専用の接続方法を通じてアクセスします。機密性の高い文書を扱う企業や、外部ネットワークへの接続に制限がある組織に適しています。自社の管理下でシステムを運用するため、独自のセキュリティ対策を実施できます。既存の社内システムとの連携がしやすく、業務フローに合わせたカスタマイズも可能です。通信環境が不安定な場所でも、社内ネットワーク内であれば安定した利用ができます。

専用アプリケーション型は、スマートフォンに専用のアプリをインストールして利用する形態です。スマートフォンの操作性に最適化された画面設計により、快適な操作が可能です。オフライン状態でも一部の機能が使えるため、通信環境が不安定な場所でも業務を継続できます。スマートフォンのカメラや位置情報、生体認証などの機能と連携しやすい特徴があります。プッシュ通知により、承認依頼や更新情報を即座に受け取れます。一度インストールすれば起動が早く、頻繁に文書管理システムを利用する場合に便利です。

ブラウザ型は、スマートフォンのWebブラウザからアクセスして利用する形態です。アプリのインストールが不要なため、スマートフォンの容量を消費しません。アップデートもブラウザを通じて自動的に反映されるため、利用者が更新作業を行う必要がありません。さまざまな機種やOSに対応しやすく、スマートフォンの機種変更時にも設定が簡単です。一時的に文書を確認する必要がある利用者にとって、手軽にアクセスできる利点があります。ただし、通信環境がない場所では利用できない制約があります。

閲覧特化型は、文書の表示と検索に機能を絞った形態です。スマートフォンの小さな画面でも文書が読みやすいように、自動的にレイアウトが調整されます。PDFや画像ファイルを拡大縮小する操作がスムーズで、指先でのピンチ操作に対応しています。文書の編集権限がない従業員でも、必要な情報を素早く確認できます。シンプルな機能構成のため、システム操作に慣れていない利用者でも迷わず使えます。承認者が外出先で文書内容を確認する用途に最適です。

編集対応型は、スマートフォンから文書の作成や修正が可能な形態です。移動中や外出先でも文書の加筆や訂正ができるため、業務の効率化につながります。音声入力機能を活用すれば、キーボード入力が難しい状況でも文書作成が可能です。複数人での共同編集に対応しており、チームメンバーが同時に文書を更新できます。変更履歴が自動的に記録されるため、誰がいつ何を編集したか追跡できます。承認コメントの追記や、文書への注釈付けもスマートフォンから行えます。

AIの自然言語処理と機械学習により、スマホ上でも全文検索や分類精度が飛躍的に向上しています。ShareFileブログによれば、AIは文書の文脈を学習し検索精度を高め、回答精度の高い結果を返すよう進化しています。さらに生成AIの応用で長文から要点を抽出し要約できるようになり、Boxのモバイル版でも重要箇所をハイライトした要約機能が提供されています。Box AIはスマホから自然言語で質問すると関連ドキュメントを即座に分析し回答を返せるため、外出先での情報収集が効率化しています。国内でも住友電工情報の「楽々Document Plus」などが生成AI連携による検索強化をアピールし始めています。

モバイルでは生成AIを使った文書要約・作成支援が進展しています。たとえばBox AI for Mobileは長文文書から重要ポイントを自動抽出して要約し、その要約を含むメッセージ下書きまで生成できます。またASUSのAIスマホ（Zenfone 12 Ultra）では、端末内に保存したPDF文書を対象にAIで要点をまとめる機能が実装されており、ネット接続なしでも高速要約が可能です。これらにより、外出先で会議資料やレポートを簡単に確認・編集できるようになりつつあります。

スマホ上の文書管理には会話型AIも導入されています。Box AIでは、スマホアプリで自然言語の質問（例：「契約書の主要な条項は？」）を投げかけると、保存済みドキュメントを読み込んで簡潔な回答を返すことができます。同様に、M-Filesが提供するAIアシスタント「Aino」は、複数の文書を横断して要約や問い合わせの回答を生成し、複雑な質問にも対応します。これにより、スマホからでもFAQ感覚で文書検索・参照が行えるようになり、業務の直感的な支援が可能になります。

生成AIエージェントは文書処理の自動化も変革します。マッキンゼーは「チャットボット型ツールから、複数ステップの業務ワークフローを自律実行するエージェント型へ進化中」と報告しています。例えばUiPathではIDP（Intelligent Document Processing）と呼ばれる技術により、AIエージェントが企業文書を高速かつ正確に解析・処理できる基盤を整えています。将来的には、スマホアプリからの承認依頼やデータ登録など、複数ステップにわたる文書ワークフローをAIエージェントが自動で回す仕組みが現実味を帯びてきています。