スマホ（iPhone / Android）で使える文書管理システム

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クラウドサインSCANは弁護士ドットコム社が提供する紙契約書の電子化・管理サービスです。手元にある紙の契約書をまとめて送るだけで、面倒なスキャン作業からOCR入力、クラウドサインへのアップロードまで、すべて代行してもらえます。電子化された契約書はクラウドサイン上でまとめて管理でき、契約締結日や更新日、担当部署といった様々な項目で素早く検索できるようになります。 特に便利なのは、契約の更新時期が近づくと自動で通知してくれるアラート機能です。これまで見落としがちだった契約期限もしっかり把握でき、契約管理の手間を大幅に削減できます。クラウドサインは既に国内250万社以上で活用されており、規模を問わず多くの企業に選ばれている実績があります。 すべての契約データはクラウド上で安全に保管されるため、外出先でもスマホから必要な契約書をすぐに確認できます。紙の契約書の山から目当ての書類を探す時間とは、もうお別れです。

DirectCloudはダイレクトクラウド社が提供するクラウド型ストレージ/文書管理システムです。 大容量ファイルの共有をもっと簡単に、もっと安全にしたい——そんな要望に応えるのがDirectCloudです。社内のメンバーはもちろん、取引先やパートナーとも、セキュアなオンライン環境で重要なファイルをやり取りできます。通信には256ビットSSL暗号化を採用し、さらにウイルススキャン機能でファイルの安全性もチェック。管理者は細かなアクセス権限を設定できるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。 利用プランはユーザー数に制限がないのが特徴で、従業員数名の小さな会社から大企業まで、幅広い規模の組織で活用されています。実際に100万人を超えるユーザーが利用している実績もあり、信頼性は折り紙付きです。パソコンのウェブブラウザからはもちろん、スマホ専用アプリにも対応しているので、外出先や移動中でも必要なファイルにすぐアクセス可能。リモートワークが当たり前になった今の時代にぴったりのサービスです。

Fileforceはファイルフォース社が提供するクラウド型ファイル管理・文書管理システムです。普段Windowsで使っているエクスプローラーのような画面構成なので、初めての方でも迷わず操作できます。大容量ファイルの共有やオンライン編集も、クリック一つで簡単に行えるのが特徴です。開発から運用まですべて国内で手がけており、通信やデータは完全暗号化、さらに多要素認証にも対応するなど、セキュリティ面でも安心してお使いいただけます。ユーザー数無制限のプランを用意しているため、全社規模での導入もスムーズです。近年問題となっているランサムウェア対策や、法改正に伴う電子帳簿保存への対応機能も搭載し、企業のあらゆる文書管理を一箇所で完結できます。もちろんスマホからのアクセスにも対応しているため、外出先でも必要な資料をすぐに確認・共有可能です。社内サーバーとの連携、細かなアクセス権限設定、操作履歴の管理など、企業運営に欠かせない機能も網羅しています。

invox電子帳簿保存はinvox社が提供するクラウド型文書管理システムです。電子帳簿保存法に完全対応しており、請求書や領収書などの国税関係書類、電子取引データを簡単に電子保存できます。取引日や金額、取引先といった重要な項目は自動でデータ化されるので、手作業での入力は不要です。すでに30,000社を超える企業で導入されており、多くの現場で活用されています。クラウドベースなので、オフィスだけでなくリモートワーク環境でも利用でき、スマホからのアクセスにも対応しているため、外出先でも書類の確認や管理が行えます。操作方法も簡単で、指定されたフォルダにファイルを保存するだけで自動的に取り込まれる仕組みです。これにより、日々の運用負荷を大幅に軽減しながら、コストも抑えた効率的な文書管理を実現します。さらに、アクセス履歴の自動記録機能など、しっかりとしたセキュリティ対策も整備されているので、法令遵守の観点でも安心してご利用いただけます。

BoxはBox社が提供するクラウド型のコンテンツ管理プラットフォームです。ファイルの検索や整理、共有、共同編集といった作業を、セキュリティがしっかりした一つのシステムで完結できるため、日々の業務がグッと効率的になります。 特に便利なのが、電子署名を無制限で利用できることや、面倒な作業を自動化してくれるワークフロー機能があること。実際にFortune500企業の68%が導入していることからも、その信頼性の高さがうかがえます。 スマホ対応についても抜群で、専用のモバイルアプリを使えば、スマートフォンやタブレットからいつでもどこでもファイルを確認したり、チームメンバーと共有したりできます。外出先や在宅ワーク中でも、オフィスにいるときと変わらない使い勝手を実現しているんです。 さらに驚くのが、SalesforceやOffice 365、Slackをはじめとする1500以上の業務アプリと連携できること。この柔軟性により、組織全体でスムーズなコンテンツコラボレーションが可能になり、チーム力を最大限に引き出せます。

Working Folderは富士フイルムビジネスイノベーション社が提供するクラウドサービスです。オフィスの書類をインターネット上で安全に共有・管理できるので、外出先や出張先など、どこにいても必要な文書にアクセスできて便利です。文書のバージョンを自動で管理してくれたり、書類の中身を検索できたり、「この人は見てもOK、この人はNG」といったアクセス権限の設定もできるため、会社での利用にぴったりです。チームのメンバーが同じ文書を同時に編集したり、上司の承認を得るためのワークフローを組んだりすることも可能です。また、DocuWorksバインダーと連携させることで、これまで紙で管理していた文書をデジタル化する作業もスムーズに進められます。専用のモバイルアプリがあるので、スマホからでも手軽に文書を確認でき、在宅勤務やテレワークの際も効率よく仕事を進められるのが大きな魅力です。

DropboxはDropbox社が提供するクラウド型の文書管理・共有システムです。 パソコンに保存されたフォルダやファイルを自動的にクラウド上に保存し、チームメンバーや取引先の方々と簡単に共有することができます。容量を気にせず大きなファイルも保存でき、ファイルを更新するたびに過去のバージョンも自動で保管されるため、「前の状態に戻したい」という時も安心です。 特に便利なのが、専用のスマホアプリです。電車での移動中や外出先でも、必要な資料をすぐに確認したり、同僚にファイルを送ったりできます。また、会議で配られた資料や領収書をその場でスマホのカメラでスキャンして、すぐにDropboxに保存することも可能です。 さらに、Dropbox Paperという機能を使えば、複数の人で同時に文書を編集したり、コメントを書き込んでフィードバックを送り合ったりと、まるで同じ部屋で作業しているような感覚で協力できます。小さな会社から大企業まで、多くの組織で愛用されており、セキュリティ対策もしっかりしているので、大切なデータも安全に管理できます。

DocuWareはリコージャパンが提供するクラウド/オンプレ型の文書管理システムです。日々の業務で生まれる膨大な書類を整理整頓し、一箇所にまとめて管理できます。面倒な承認作業も自動化でき、既にお使いの業務システムとも連携させることで、紙ベースの作業をデジタルに置き換えていけます。 実績も申し分なく、世界中で1万9000社を超える企業が導入し、65万人以上の方々に愛用されています。また、電子帳簿保存法やスキャナ保存法といった法的要件もしっかりクリアしているため、安心してご利用いただけます。 特に注目したいのが使いやすさです。直感的に操作できる画面設計になっているので、ITに不慣れな方でもすぐに慣れることができます。さらに、専用のモバイルアプリを使えば、スマホからでも書類の確認や承認作業が可能。外出先や在宅勤務中でも、重要な業務を滞らせることなく進められるのが大きな魅力です。

FileBlogは鉄飛テクノロジー社が提供する文書管理システムです。Windowsファイルサーバーにあるファイルを、プロジェクトごとに整理して使いやすくするWebアプリケーションです。普段お使いのエクスプローラーと同じような感覚で操作でき、欲しいファイルを素早く見つけられる全文検索機能や、ファイルの属性から絞り込める検索機能が搭載されています。 ファイルの中身をその場で確認できるプレビュー機能や、複数のファイルをまとめてアップロード・ダウンロードできる機能も用意されているため、日々の業務がスムーズに進みます。今お使いのファイルサーバーをそのまま活かせるので、新たにデータを移し替える手間もかかりません。 フォルダごとに閲覧できる人を設定したり、階層的にファイルを管理したりと、セキュリティ面でも安心です。さらに専用のモバイルアプリが用意されており、スマホからでも外出先で必要な資料にアクセスできるのも便利なポイントです。

楽々CDMは大塚商会が提供するクラウド型文書管理システムです。これまでバラバラに管理していた複数のサーバーやクラウドストレージ上のデータを、プロジェクトごとにまとめて整理できるため、必要な資料をすぐに見つけられるようになります。特に建設業や製造業では、BIMデータや設計図面などの大容量ファイルを頻繁に扱いますが、楽々CDMなら業界特有のニーズに応じた検索機能や閲覧機能が豊富に用意されています。 また、既存の業務システムとの連携もスムーズで、電子帳簿や紙の書類をスキャンした画像データも、OCR機能によって文字検索が可能です。外出先でもスマホから資料を確認できるため、現場作業中に図面をチェックしたり、急な打ち合わせで必要な書類をその場で探したりといった使い方もできます。文書管理の煩わしさから解放され、本来の業務により集中できる環境を実現します。