DocuShare

オンラインストレージ

文書管理システム

日本製

言語：

端末・OS：

Windows

,Mac

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DocuShareとは

富士フイルムビジネスイノベーションが提供するドキュメント管理システム「DocuShare」は、文書の電子化やワークフロー自動化を効率化する企業向けプラットフォームです。直感的なHTML5ベースのインターフェースでドラッグ＆ドロップ操作が可能。スキャナや複合機、スマートデバイスから紙・電子文書を容易に取り込めます。ルーティングルールや自動ワークフロー設定で会計・法務等のバックオフィス業務を効率化し、強力な全文検索とメタデータ管理で必要な情報を迅速に見つけられます。アクセス権と監査ログによりセキュアに文書共有でき、ニーズに応じてオンプレミス/プライベートクラウドで柔軟に導入可能です。大企業から中堅企業まで幅広い組織で導入実績があり、契約書や報告書、マニュアルの共有保管、業務プロセスのデジタル化に適しています。高い拡張性と安定性で運用でき、海外拠点を含むグローバル展開にも対応しています。豊富なAPIや連携機能により、自社システムとの統合やカスタマイズも容易です。

強み

簡単導入できる使い勝手の良いDMS

Xerox DocuShareはブラウザベースで動作し、専門知識がなくてもすぐ利用開始できる手軽さがあります。インストール型ソフトのような複雑さがなく、中堅企業でも短期間で文書管理環境を立ち上げられます。ユーザーフレンドリーな設計で現場に浸透しやすく、IT部門の負担をかけずに運用できます。

オフィス文書からスキャン資料まで一元管理

Officeファイルはもちろん、紙をスキャンしたPDFや画像など様々な資料を一箇所で管理できます。フォルダ階層による整理と全文検索機能により、蓄積された社内文書や図版から目的の情報を素早く探し出せます。社内の情報資産を部署横断で共有しやすくし、情報のサイロ化を防ぎます。

ワークフロー連携とドラッグ登録で業務効率化

文書の承認フローを設定して回覧・決裁を電子化でき、紙での稟議に比べて決裁リードタイムを短縮できます。ドラッグ＆ドロップでファイルを直接アップロード可能など現場目線の機能が充実しており、日常業務でストレスなく利用できます。複合機スキャンデータの自動取り込みにも対応しており、紙運用からデジタル運用への移行をスムーズにします。

注意点

インターフェースが古め

DocuShareは登場から年数が経っているため、ユーザーインターフェースや操作性が昨今の最新システムに比べると古風です。直感的なドラッグ&ドロップ操作やモダンなUIデザインではなく、利用者は最初に操作方法を習得する必要があります。UIの洗練度という面で、より新しいクラウドサービスなどに比べ相対的に見劣りします。

システム連携が限定的

標準ではXeroxの複合機や社内ファイルサーバーとの連携を想定した機能が中心で、他の業務システムとの高度なデータ統合は得意ではありません。例えば他のデータベースやERPと直接つなぐ仕組みはなく、必要に応じてカスタムのスクリプトや追加ソフトで対応することになります。他システムとのスムーズな統合という観点では、他のプラットフォームに比べ相対的な弱点となります。

クラウド活用への対応に難

基本はオンプレミス向けの製品であり、クラウド上でのフルマネージドサービス提供は積極的ではありません。クラウド環境で使う場合も自社でサーバーを立てて運用管理する必要があり、利用開始までの手間がかかります。昨今のクラウドネイティブな文書管理サービスに比べて、手軽さやリモートアクセス対応の面で相対的にハンディキャップがあります。