DocuShare
- カバー範囲
- 機能
- 連携
- サポート
- 低コスト
目次
DocuShareとは
強み
注意点
連携
プラン
代替サービス
サービス基本情報
運営サービス一覧
DocuShareとは
富士フイルムビジネスイノベーションが提供するドキュメント管理システム「DocuShare」は、文書の電子化やワークフロー自動化を効率化する企業向けプラットフォームです。直感的なHTML5ベースのインターフェースでドラッグ＆ドロップ操作が可能。スキャナや複合機、スマートデバイスから紙・電子文書を容易に取り込めます。ルーティングルールや自動ワークフロー設定で会計・法務等のバックオフィス業務を効率化し、強力な全文検索とメタデータ管理で必要な情報を迅速に見つけられます。アクセス権と監査ログによりセキュアに文書共有でき、ニーズに応じてオンプレミス/プライベートクラウドで柔軟に導入可能です。大企業から中堅企業まで幅広い組織で導入実績があり、契約書や報告書、マニュアルの共有保管、業務プロセスのデジタル化に適しています。高い拡張性と安定性で運用でき、海外拠点を含むグローバル展開にも対応しています。豊富なAPIや連携機能により、自社システムとの統合やカスタマイズも容易です。
強み
簡単導入できる使い勝手の良いDMS
Xerox DocuShareはブラウザベースで動作し、専門知識がなくてもすぐ利用開始できる手軽さがあります。インストール型ソフトのような複雑さがなく、中堅企業でも短期間で文書管理環境を立ち上げられます。ユーザーフレンドリーな設計で現場に浸透しやすく、IT部門の負担をかけずに運用できます。
簡単導入できる使い勝手の良いDMS
Xerox DocuShareはブラウザベースで動作し、専門知識がなくてもすぐ利用開始できる手軽さがあります。インストール型ソフトのような複雑さがなく、中堅企業でも短期間で文書管理環境を立ち上げられます。ユーザーフレンドリーな設計で現場に浸透しやすく、IT部門の負担をかけずに運用できます。
オフィス文書からスキャン資料まで一元管理
Officeファイルはもちろん、紙をスキャンしたPDFや画像など様々な資料を一箇所で管理できます。フォルダ階層による整理と全文検索機能により、蓄積された社内文書や図版から目的の情報を素早く探し出せます。社内の情報資産を部署横断で共有しやすくし、情報のサイロ化を防ぎます。
オフィス文書からスキャン資料まで一元管理
Officeファイルはもちろん、紙をスキャンしたPDFや画像など様々な資料を一箇所で管理できます。フォルダ階層による整理と全文検索機能により、蓄積された社内文書や図版から目的の情報を素早く探し出せます。社内の情報資産を部署横断で共有しやすくし、情報のサイロ化を防ぎます。
ワークフロー連携とドラッグ登録で業務効率化
文書の承認フローを設定して回覧・決裁を電子化でき、紙での稟議に比べて決裁リードタイムを短縮できます。ドラッグ＆ドロップでファイルを直接アップロード可能など現場目線の機能が充実しており、日常業務でストレスなく利用できます。複合機スキャンデータの自動取り込みにも対応しており、紙運用からデジタル運用への移行をスムーズにします。
ワークフロー連携とドラッグ登録で業務効率化
文書の承認フローを設定して回覧・決裁を電子化でき、紙での稟議に比べて決裁リードタイムを短縮できます。ドラッグ＆ドロップでファイルを直接アップロード可能など現場目線の機能が充実しており、日常業務でストレスなく利用できます。複合機スキャンデータの自動取り込みにも対応しており、紙運用からデジタル運用への移行をスムーズにします。
注意点
インターフェースが古め
DocuShareは登場から年数が経っているため、ユーザーインターフェースや操作性が昨今の最新システムに比べると古風です。直感的なドラッグ&ドロップ操作やモダンなUIデザインではなく、利用者は最初に操作方法を習得する必要があります。UIの洗練度という面で、より新しいクラウドサービスなどに比べ相対的に見劣りします。
インターフェースが古め
DocuShareは登場から年数が経っているため、ユーザーインターフェースや操作性が昨今の最新システムに比べると古風です。直感的なドラッグ&ドロップ操作やモダンなUIデザインではなく、利用者は最初に操作方法を習得する必要があります。UIの洗練度という面で、より新しいクラウドサービスなどに比べ相対的に見劣りします。
システム連携が限定的
標準ではXeroxの複合機や社内ファイルサーバーとの連携を想定した機能が中心で、他の業務システムとの高度なデータ統合は得意ではありません。例えば他のデータベースやERPと直接つなぐ仕組みはなく、必要に応じてカスタムのスクリプトや追加ソフトで対応することになります。他システムとのスムーズな統合という観点では、他のプラットフォームに比べ相対的な弱点となります。
システム連携が限定的
標準ではXeroxの複合機や社内ファイルサーバーとの連携を想定した機能が中心で、他の業務システムとの高度なデータ統合は得意ではありません。例えば他のデータベースやERPと直接つなぐ仕組みはなく、必要に応じてカスタムのスクリプトや追加ソフトで対応することになります。他システムとのスムーズな統合という観点では、他のプラットフォームに比べ相対的な弱点となります。
クラウド活用への対応に難
基本はオンプレミス向けの製品であり、クラウド上でのフルマネージドサービス提供は積極的ではありません。クラウド環境で使う場合も自社でサーバーを立てて運用管理する必要があり、利用開始までの手間がかかります。昨今のクラウドネイティブな文書管理サービスに比べて、手軽さやリモートアクセス対応の面で相対的にハンディキャップがあります。
クラウド活用への対応に難
基本はオンプレミス向けの製品であり、クラウド上でのフルマネージドサービス提供は積極的ではありません。クラウド環境で使う場合も自社でサーバーを立てて運用管理する必要があり、利用開始までの手間がかかります。昨今のクラウドネイティブな文書管理サービスに比べて、手軽さやリモートアクセス対応の面で相対的にハンディキャップがあります。
連携
統合パートナー
提供ベンダー間ですでに連携されており、ユーザーは簡易な設定のみで連携して使用することが可能です。
DocuShareのプラン
自社に合うプランを見極めましょう。DocuShareには1つのプランがあります。
DocuShareとよく比較されるサービス
DocuShareとよく比較される製品を紹介！DocuShareはオンラインストレージ、文書管理システムの製品です。DocuShareとよく比較されるメジャー製品は、Microsoft OneDrive、box、Google Driveです。これらの製品のカテゴリ、できること、できないことを比較しています。
Microsoft OneDrive
日本マイクロソフト株式会社が提供するオンラインストレージです。Microsoft OneDriveは、個人用ファイルや仕事用の共有ファイルを安全に保存し、どのデバイスからでもアクセスできるクラウドストレージサービスです。リアルタイムでのファイル共有や共同作業を可能にするとともに、高度なセキュリティ機能を備え、誤操作や悪意の攻撃からファイルを保護します。また、Microsoft 365と統合されており、最新のOfficeアプリケーションにも対応しています。同社はOneDriveの他にもMicrosoft TeamsやMicrosoft 365など多岐にわたる製品を提供しています。
DocuShareと共通するカテゴリ
オンラインストレージ
文書管理システム
DocuShareと比べて...
できること
既存の書類に変更が加わった場合の自動通知
指定フォルダからの自動アップロード
ゴミ箱内のファイルの削除
できないこと
検索条件の保存
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box
DocuShareと共通するカテゴリ
オンラインストレージ
文書管理システム
DocuShareと比べて...
できること
既存の書類に変更が加わった場合の自動通知
指定フォルダからの自動アップロード
ファイルのゴミ箱への移動
できないこと
複合機からの自動アップロード
Google Drive
Google LLCが提供するオンラインストレージです。さまざまなデバイスからアクセス可能で、ファイルのアップロードや管理、オフィスファイルの編集と保存が可能です。また、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用してファイルの作成や編集が行えます。同社はGoogle サイトやGoogle Workspaceなど多岐にわたる製品を提供しています。
DocuShareと共通するカテゴリ
オンラインストレージ
文書管理システム
DocuShareと比べて...
できること
ゴミ箱内のファイルの削除
できないこと
文書管理専用システム
検索条件の保存
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