スマホ（iPhone / Android）で使える文書管理システム（シェア上位）
DropboxはDropbox社が提供するクラウド型の文書管理・共有システムです。
パソコンに保存されたフォルダやファイルを自動的にクラウド上に保存し、チームメンバーや取引先の方々と簡単に共有することができます。容量を気にせず大きなファイルも保存でき、ファイルを更新するたびに過去のバージョンも自動で保管されるため、「前の状態に戻したい」という時も安心です。
特に便利なのが、専用のスマホアプリです。電車での移動中や外出先でも、必要な資料をすぐに確認したり、同僚にファイルを送ったりできます。また、会議で配られた資料や領収書をその場でスマホのカメラでスキャンして、すぐにDropboxに保存することも可能です。
さらに、Dropbox Paperという機能を使えば、複数の人で同時に文書を編集したり、コメントを書き込んでフィードバックを送り合ったりと、まるで同じ部屋で作業しているような感覚で協力できます。小さな会社から大企業まで、多くの組織で愛用されており、セキュリティ対策もしっかりしているので、大切なデータも安全に管理できます。
コスト
月額￥1,050～
無料プラン
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IT導入補助金
×
無料トライアル
〇
シェア
事業規模
ー
メリット・注意点
仕様・機能
スマートフォン対応の文書管理システムとは？
文書管理システムとは、企業や組織が作成する契約書、請求書、稟議書などの文書を電子的に保存し、整理や検索ができるようにする仕組みです。
スマートフォンに対応した文書管理システムでは、外出先や移動中でも手元の端末から文書の確認や承認作業を行えます。営業担当者が顧客先で契約書を確認したり、管理職が出張中に稟議書を承認したりといった使い方が可能です。画面の大きさに合わせて文書が見やすく表示され、指先での操作に最適化されています。場所や時間を選ばずに文書へアクセスできるため、業務のスピードアップにつながります。
スマートフォン対応の文書管理システムの機能
スマートフォンでできる文書管理の機能には、文書の閲覧や検索、承認作業などがあります。この段落では、スマートフォンならではの操作性を活かした具体的な機能を紹介します。
1
文書の閲覧と拡大表示
スマートフォンから保存されている文書を開いて内容を確認できます。画面が小さくても、指先でピンチ操作をすることで必要な部分を拡大して読めます。縦向きと横向きの画面回転にも対応しており、文書の種類に応じて見やすい表示方法を選べます。PDFや画像ファイル、テキストファイルなど、さまざまな形式の文書を表示できます。スクロール操作も滑らかで、長い文書でもストレスなく閲覧できます。外出先での資料確認や、移動中の文書チェックに活用できます。
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文書の検索とフィルタリング
キーワードを入力して必要な文書を素早く探し出せます。文書のタイトルだけでなく、文書内の本文からも検索できるため、欲しい情報に直接たどり着けます。作成日や更新日、文書の種類などの条件を組み合わせて絞り込み検索も可能です。音声入力機能を使えば、キーボードでの入力が難しい状況でも検索キーワードを入力できます。検索結果は見やすく一覧表示され、目的の文書を選択して開けます。大量の文書が保存されていても、必要な情報にすぐアクセスできます。
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承認作業と電子署名
稟議書や経費精算書などの承認依頼がスマートフォンに通知され、内容を確認して承認または差し戻しの判断ができます。承認ボタンをタップするだけで簡単に処理でき、複雑な操作は必要ありません。承認時にコメントを追加する機能もあり、指示事項や修正依頼を記入できます。生体認証機能を使った電子署名により、本人確認を厳格に行えます。承認履歴が自動的に記録されるため、後から誰がいつ承認したか確認できます。外出中や会議中でも承認作業を行えるため、業務の停滞を防げます。
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文書のアップロードと作成
スマートフォンで撮影した写真や、受信したメールの添付ファイルを文書管理システムにアップロードできます。現場で撮影した工事の進捗写真や、顧客から受け取った資料をその場で保存できます。テキスト入力画面から新規文書を作成する機能もあり、報告書や議事録を外出先で作成できます。音声入力を活用すれば、話した内容が自動的に文字に変換され文書として保存されます。テンプレート機能を使えば、定型的な報告書を素早く作成できます。作成した文書は即座にシステムに保存され、他のメンバーと共有できます。
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共有とコメント機能
特定の文書を他のメンバーと共有する設定をスマートフォンから行えます。共有相手を選択して権限を設定すれば、閲覧のみ許可するか編集も可能にするか決められます。共有された文書にコメントを付ける機能もあり、意見交換や質疑応答がスマートフォン上で完結します。チームメンバー全員が同じ文書を見ながら、リアルタイムでコメントのやり取りができます。重要な部分にマーカーを引いたり、注釈を追加したりする操作も可能です。会議前の資料共有や、プロジェクトの進捗確認に便利な機能です。
6
通知機能とアラート
文書の更新や承認依頼があった際に、スマートフォンにプッシュ通知が届きます。重要な文書の期限が近づいた時にもアラートが表示され、対応漏れを防げます。通知をタップすれば該当の文書に直接アクセスでき、すぐに内容を確認できます。通知の種類や頻度は自分で設定できるため、必要な情報だけを受け取れます。メールやメッセージアプリと連携して、文書管理システムの通知を受け取ることも可能です。外出中でも重要な情報を見逃さず、迅速な対応ができます。
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オフライン閲覧機能
事前に文書をスマートフォンにダウンロードしておけば、インターネット接続がない環境でも閲覧できます。飛行機内や地下、通信環境が不安定な場所でも業務を継続できます。オフラインでも閲覧した文書の履歴は記録され、オンラインに戻った時に自動的に同期されます。重要な会議の資料を事前にダウンロードしておけば、通信トラブルを心配せず安心して利用できます。ダウンロードする文書の範囲や数は自分で選択でき、スマートフォンの容量に合わせて調整できます。セキュリティ設定により、オフラインでの利用期限を設けることも可能です。
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バックアップと同期機能
スマートフォンで作成や編集した文書は、自動的にクラウドや社内サーバーにバックアップされます。端末の紛失や故障が発生しても、文書データは安全に保管されています。複数のスマートフォンやタブレット、パソコンを使い分けている場合でも、常に最新の文書が同期されます。会社のスマートフォンで編集した文書を、帰宅後に自宅のパソコンから続きを作業できます。同期のタイミングは手動と自動を選べ、通信量を節約したい時は手動同期に切り替えられます。バックアップの履歴も保存されるため、過去の版に戻すことも可能です。
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スマートフォン対応の文書管理システムを導入するメリット
スマートフォン対応の文書管理システムを導入するメリットには、場所を選ばない業務遂行や承認作業の迅速化などがあります。この段落では、スマートフォン対応ならではの具体的な導入メリットを紹介します。
場所を問わない業務遂行
スマートフォン対応の文書管理システムでは、オフィスにいなくても文書の確認や処理ができます。営業担当者が顧客先で契約書を確認したり、管理職が出張先で報告書をチェックしたりできます。通勤電車の中や待ち時間など、わずかな空き時間も業務に活用できます。自宅や外出先からでも文書にアクセスできるため、緊急時の対応も素早く行えます。働く場所の制約がなくなり、柔軟な働き方を実現できます。地方や海外にいるメンバーとも、同じ文書を共有して協働作業が進められます。
承認業務のスピード向上
承認が必要な文書をスマートフォンで即座に確認し、その場で承認処理ができます。承認者が席を外していても業務が滞らず、決裁までの時間を短縮できます。プッシュ通知により承認依頼を見逃すことがなく、対応の遅れを防げます。複数段階の承認フローがある場合でも、各承認者がスマートフォンから処理すればスムーズに進行します。緊急の案件にも素早く対応でき、ビジネスチャンスを逃しません。承認作業のために会社に戻る必要がなくなり、時間の無駄を削減できます。
ペーパーレス化の推進
紙の文書をスマートフォンで撮影してデータ化できるため、紙の使用量を削減できます。保管スペースが不要になり、オフィスの空間を有効活用できます。印刷コストや郵送費用も削減され、経費の節約につながります。文書の紛失や破損のリスクがなくなり、重要な情報を安全に保管できます。過去の文書も電子データとして保存されているため、必要な時にすぐに検索して見つけられます。環境への配慮も実現でき、企業の社会的責任を果たせます。
情報共有の円滑化
スマートフォンから文書を共有すれば、チームメンバー全員が最新の情報にアクセスできます。会議資料を事前に共有しておけば、参加者は移動中にスマートフォンで内容を確認できます。プロジェクトの進捗状況を文書で共有すれば、メンバー全員が現状を把握できます。コメント機能を使ってスマートフォン上で意見交換ができ、わざわざ会議を開く必要が減ります。情報の伝達ミスや漏れが減り、業務の品質が向上します。離れた場所にいるメンバーとも、リアルタイムで情報を共有できます。
セキュリティの強化
スマートフォンの生体認証機能を活用すれば、パスワードだけよりも厳格な本人確認ができます。端末の紛失時には遠隔操作でデータを消去できる機能があり、情報漏洩を防げます。アクセス履歴が自動的に記録されるため、誰がいつどの文書を閲覧したか追跡できます。重要な文書には暗号化を施して保存でき、不正アクセスから守れます。社外からのアクセスにも厳格な認証を設けられるため、安心して利用できます。紙の文書と違って、持ち出しや複製を制限する設定も可能です。
業務の効率化と生産性向上
文書の検索時間が大幅に短縮され、必要な情報に素早くアクセスできます。移動時間や待ち時間を有効活用できるため、1日の業務時間を効率的に使えます。定型的な報告書はテンプレートを使ってスマートフォンから素早く作成できます。音声入力機能を活用すれば、キーボード入力よりも速く文書を作成できます。承認待ちの時間が減り、業務全体のスピードが向上します。結果として、同じ時間でより多くの業務をこなせるようになり、生産性が向上します。
企業においてスマートフォン対応の文書管理システムを導入する際の注意点
企業においてスマートフォン対応の文書管理システムを導入する際には、画面サイズの制約やセキュリティ対策などの注意点があります。この段落では、導入前に確認すべき具体的な注意点を紹介します。
画面サイズによる制約
スマートフォンの画面はパソコンと比べて小さいため、複雑な文書や大きな図表は見づらくなります。細かい文字が多い契約書や、詳細な設計図などは拡大操作を繰り返す必要があり、作業効率が落ちる可能性があります。複数の文書を同時に表示して比較する作業も、画面サイズの制約から困難です。表計算ソフトで作成した大規模なデータは、スマートフォンでは全体像を把握しにくくなります。利用する文書の種類や内容によっては、スマートフォンでの操作に限界があることを理解しておく必要があります。
通信環境への依存
スマートフォンでの文書管理はインターネット接続に依存するため、通信環境が不安定な場所では利用できません。地下や山間部、建物の奥など、電波が届きにくい場所では文書の読み込みに時間がかかります。大容量の文書をダウンロードする際には、通信量が多くなり契約プランの上限に達する恐れがあります。海外で利用する場合は、高額なローミング料金が発生する可能性があります。オフライン機能を備えたシステムを選ぶか、事前に必要な文書をダウンロードしておく運用が必要です。
セキュリティリスクの管理
スマートフォンは持ち運びが容易な分、紛失や盗難のリスクが高くなります。端末に保存された文書データが第三者に閲覧される危険性があります。公共の場所で文書を閲覧する際に、周囲の人に画面を見られる可能性もあります。個人所有のスマートフォンを業務に使う場合、私的利用との境界が曖昧になりセキュリティ管理が難しくなります。不正なアプリケーションをインストールすることで、文書データが漏洩するリスクも存在します。端末管理の仕組みやセキュリティポリシーを明確にし、従業員への教育を徹底する必要があります。
操作性と使いやすさの確認
スマートフォンの操作に慣れていない従業員にとって、新しいシステムの習得に時間がかかります。指先での細かい操作が必要な機能は、高齢の従業員や指が大きい利用者には使いづらい場合があります。音声入力機能は便利ですが、周囲に人がいる環境では利用しにくいという制約があります。スマートフォンの機種やOSのバージョンによって、画面の表示や操作方法が異なる場合があります。すべての従業員が同じように使えるか、導入前に操作性を十分に確認する必要があります。
コストと運用体制の整備
スマートフォン対応の文書管理システムを導入するには、初期費用や月額利用料が発生します。従業員全員分のスマートフォンを支給する場合、端末代金や通信費用が大きな負担になります。システムの保守管理や、トラブル発生時のサポート体制を整える必要があります。従業員がシステムを使いこなせるよう、研修や教育の機会を設ける費用と時間も必要です。既存の業務システムとの連携が必要な場合、カスタマイズ費用が追加で発生する可能性があります。導入後の運用ルールやマニュアルを整備し、継続的にメンテナンスする体制を構築する必要があります。
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スマートフォン対応の文書管理システムの選び方
スマートフォン向けの文書管理システムの選び方には、操作性の確認やセキュリティ機能の充実度などがあります。この段落では、企業が自社に最適なシステムを選ぶための具体的な選び方について紹介します。
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スマートフォンでの操作性と使いやすさ
スマートフォンの小さな画面でも文書が見やすく、直感的に操作できるかを確認する必要があります。実際にスマートフォンで試用してみて、文書の拡大縮小やスクロール操作がスムーズか確かめましょう。ボタンの配置やメニューの構成が、指先での操作に最適化されているかも重要です。多くの従業員が問題なく使えるよう、操作方法がわかりやすいシステムを選ぶべきです。トライアル期間を活用して、さまざまな年齢層や役職の従業員に試してもらうことをおすすめします。
2
セキュリティ機能の充実度
文書管理システムには機密情報が保存されるため、十分なセキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。生体認証や2段階認証など、厳格な本人確認機能があるシステムが望ましいです。端末紛失時のリモートデータ消去機能や、アクセス履歴の記録機能も重要です。暗号化技術が採用されているか、データの保存場所は安全かといった点も確認が必要です。自社のセキュリティポリシーに合致したシステムを選び、従業員への教育も併せて実施しましょう。
3
対応するファイル形式と機能の範囲
自社で扱う文書のファイル形式に対応しているか確認する必要があります。PDFや画像ファイルだけでなく、ワープロソフトや表計算ソフトのファイルも扱えるかチェックしましょう。文書の閲覧だけでなく、編集や承認作業もスマートフォンから行えるかも重要です。一例として、外出が多い営業部門では、顧客先で契約書を編集できる機能が求められます。自社の業務フローに必要な機能が揃っているか、導入前に十分に確認しましょう。
4
既存システムとの連携性
現在使用している業務システムや、グループウェアとの連携ができるか確認しましょう。具体的には、会計システムや顧客管理システムと文書データを共有できると便利です。メールやカレンダーと連携して、承認依頼の通知を受け取れる機能も有用です。既存システムとの連携がスムーズであれば、導入後の業務フローの変更を最小限に抑えられます。システム同士の連携に追加費用が発生しないか、カスタマイズの可能性についても事前に確認しておきましょう。
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コストと料金体系の明確さ
初期費用だけでなく、月額利用料や保守費用などの継続的なコストを把握しておく必要があります。利用人数や保存容量によって料金が変動するシステムでは、将来的な増員や文書量の増加を見込んで計算しましょう。実際に使用する機能に対して適正な価格かどうか、他社のシステムと比較検討することが大切です。無料トライアル期間があれば活用し、実際の使用感を確かめてから契約を判断しましょう。隠れた費用がないか、契約条件を細かく確認することも忘れないでください。
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