文書管理システムの比較表を作成！おすすめや選び方も解説

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スマートブックキーパーは、システムデザイン開発株式会社が提供する電子帳簿保存法に準拠したクラウド型文書管理システムです。保存したい書類をドラッグ＆ドロップでアップロードするだけで、簡単にデータ保存が可能となっています。電子帳票のファイル名ルールを設定することで、自動仕分け・管理機能を活用でき、現在利用中の販売管理・会計システムから出力される帳票データの保管にも対応しています。初期費用0円、月額5,000円からの料金体系により、中小企業でも導入しやすい価格設定となっており、専門知識を必要とせず短期間での法令対応が期待できます。既存システムとのデータ連携機能も備えているため、紙の証憑類を含むあらゆる経理書類の電子化をサポートします。2024年の電子取引データ保存義務化への対応サービスとして、低コストで電子保存の導入を検討している中小企業向けのソリューションとなっています。

電子取引Saveは、アンテナハウス株式会社が提供する電子帳簿保存法の電子取引データ保存要件に対応したオンプレミス型文書管理システムです。フォルダにファイルを保存するような直感的な操作で電子取引データをデジタル保存でき、複雑な手順を覚える必要がありません。PDF解析による自動入力機能を搭載しており、取引先名や日付、金額などの項目データを素早く抽出・登録することで、手入力による作業負荷とミスの削減に寄与します。PC1台の小規模環境から複数拠点でのサーバー運用まで対応しているため、事業規模や既存のIT環境に応じて柔軟な導入形態を選択できます。ミニマムコストでの導入が可能な設計により、大規模なIT投資が困難な中小企業でも利用しやすく、インストールするだけで運用を開始できる手軽さも備えています。2024年の電子取引データ保存義務化への対応を、低コストで実現したい企業にとって有用な選択肢となる製品です。

リコージャパン株式会社が提供する文書管理システムです。既に多くの企業や団体で採用されており、複合機や様々な業務アプリと連携して紙文書の電子化から保存・検索・共有まで一貫して効率的に行えます。文書登録はドラッグ＆ドロップの簡単操作で容易に行え、検索結果はサムネイル表示されるため直感的に目的のファイルにアクセスできます。WordやPDFは専用ビューアで閲覧・編集でき、編集時には自動で版管理され履歴が残ります。複数文書の一括印刷や社内通知機能も備え、スムーズな情報共有を実現します。また、電子帳簿保存法に対応した改ざんチェック機能を搭載しており、法令遵守も安心です。低コストなWebブラウザ版と高機能な専用ソフト版が提供され、ニーズや規模に応じて選択可能なため、中小企業から大企業まで幅広く活用できます。