文書管理システムの比較表を作成！おすすめや選び方も解説

質問に答えるだけでぴったりのサービスを無料診断

NECソリューションイノベータ株式会社が提供する文書管理システムです、クラウド上でのファイル共有、全文検索、アクセス履歴管理に加え、大量帳票や画像ファイルの効率的な保管・参照が可能。OCR機能で紙文書を自動でデジタル化し、版管理やAIによる文書分類で必要な情報を迅速に検索できます。厳格なアクセス権限設定や暗号化、ISO27017準拠のセキュリティで情報漏洩リスクを低減。JIIMA認証による電子帳簿保存法対応のほか、ワークフロー連携やAPI／SSO対応でERPや会計システムとシームレスに統合でき、中小企業から大企業までスケーラブルに導入可能。ダッシュボードやレポート機能で文書管理状況を可視化し、運用管理コストを削減します。バージョン管理や監査トレイルで文書履歴を完全に追跡でき、スマートデバイス対応で外出先からも利用可能。ユーザーコミュニティや定期トレーニング、導入コンサルティングにより運用定着を強力に支援します。

QuickBinderは株式会社クレオが提供する業務最適化型文書管理システムで、情報一元管理の運用性向上をコンセプトとしています。オンラインストレージ機能に加え、全文検索や承認ワークフロー、高度なアクセス制御といった豊富な機能を搭載し、内部統制の強化とセキュアな情報共有の両立を図っています。Javaベースのワークフローエンジンにより複雑な業務プロセスにも対応可能で、属性管理やカスタマイズ性の高さから多様な業務分野での効率化を支援します。複数キャビネットによる部門別運用やモバイル対応など、直感的な操作性も特徴の一つです。社内報や規程の管理から契約書、図面管理まで幅広い用途で活用されており、中規模以上の企業での導入実績を持ちます。国内クラウドでの展開と充実したサポート体制により、大規模運用においても安定した利用環境を提供しています。

Documal SaaSは、株式会社富士通四国インフォテックが提供する文書管理システムです。文書の作成から承認、廃棄に至るまでのライフサイクルをワークフローで自動化し、社内の様々な文書を一元管理することができます。全社規模での運用から部署単位、個人利用まで幅広い管理ニーズに対応しており、規程やマニュアル、契約書、技術文書など多様な用途での活用が可能です。プライベートSaaSとパブリックSaaSの両方に対応しているため、専有環境を必要とする大企業からコスト効率を重視する中小企業まで、それぞれの要件に応じた導入が期待できます。電子取引データ保存に関するJIIMA認証を取得しており、法令遵守の観点からも一定の信頼性を有しています。クラウド型サービスのため社内でのサーバー管理が不要となり、データは国内の堅牢なデータセンターで毎日バックアップされるなど、運用負荷の軽減とリスク対策に配慮された設計となっています。

Chat&Messengerは、株式会社Chat&Messengerが提供するグループウェアで、チームの予定管理、掲示板、タスク管理、ファイル共有、ワークフローを統合した業務基盤として機能します。直感的なユーザーインターフェースとPC・スマートフォン対応により、現場での導入がスムーズに進みやすく、従来のメールや表計算中心の業務運用からの移行をサポートします。国産ソリューションとしてのノウハウを活かし、チャット、会議、スケジュール機能を一体化することで、会議運営と情報共有を同時に効率化できる点が特徴です。小規模チームから導入を開始し、権限設定やグループ構成を調整しながら数十名から数百名規模まで段階的に拡張することが可能です。通知やリマインド機能により業務の抜け漏れを防止し、ポータル機能で社内情報の参照先を集約できます。連絡や調整の可視化から始めて、申請業務や文書管理、ナレッジの蓄積まで活用範囲を広げたい組織に適しています。セキュリティ面ではSSO、アクセス権限管理、監査ログ、IP制限などに対応し、リモートワークや複数拠点での安全な運用を支援します。

文書デザイナーは、株式会社ユニオンシンクが提供する文書管理システムです。社内文書の電子化により一元管理を実現し、従来の紙での運用で生じていた情報共有や更新漏れといった課題の解消を図ります。最新版の自動管理機能や文書同士のリンク機能、全文検索など、文書管理に特化した機能を搭載しており、内部統制や品質管理が求められる現場での活用が期待できます。文書体系図の自動生成により文書間の関係性を可視化し、手作業による負担や管理ミスの軽減に寄与します。申請・承認フローを標準装備し、版改訂の証跡も保持できるため、監査対応にも対応しています。オプションとして文書の改ざん防止機能や発行管理機能の追加も可能で、セキュリティ面での配慮もなされています。クラウド版も提供されており、テレワーク環境での利用にも対応した柔軟性を持ち、製造業や自治体など様々な業種・規模の組織での導入実績があります。導入から運用まで充実したサポート体制が整備されています。

株式会社野村総合研究所が提供する医薬業界向け文書管理クラウドサービスです。ER/ES指針や21 CFR Part 11といったGxP規制に対応し、高いセキュリティと堅牢な運用基盤によって文書の改ざん防止と長期保管を実現します。医薬品や医療機器の研究・開発・製造に必要な機能を網羅し、品質保証やコンプライアンス業務を強力に支援して現場の運用負担を大幅に軽減します。バージョン管理や配布・教育履歴、監査証跡などもクラウド上で一元管理でき、各種規制要件を満たした運用が可能です。利用に必要なのはインターネットブラウザのみで、専用システムの構築は不要です。豊富なテンプレートが用意されており、スムーズかつ短期間での導入も可能です。特に医薬・医療分野で厳格な文書管理が求められる中堅～大手企業に最適なサービスです。

DocuWareは株式会社PFUが提供する文書管理システムで、企業内のドキュメントと業務プロセスを統合管理し、ワークフローの自動化や外部システム連携を通じてDX推進の基盤となるサービスです。OCRや電子承認、他システムとの連携機能を標準搭載したオールインワンのクラウドプラットフォームとして設計されており、紙書類のスキャン取り込みから電子データ化、検索まで一連の業務に対応しています。紙文書のスキャナー取込みに加え、メールやモバイルアプリからの文書登録にも対応し、社内外の様々な情報を一元管理・共有することが可能です。CRMやERP、Microsoft 365などの既存システムとも柔軟に連携でき、部門を超えた情報活用と業務効率化をサポートします。世界100か国・17,000社以上での導入実績があり、日本語を含む多言語に対応していることから、海外拠点を持つ大企業から国内中堅企業まで幅広い規模・業種での活用が見られます。

鉄飛テクノロジーが提供するFileBlogは、ファイルサーバー専用の文書管理・検索システムです。Windowsエクスプローラに似た直感的なユーザーインターフェースを採用しており、全文検索機能を搭載しています。PCやスマートフォン、タブレットといった様々なデバイスからアクセスでき、Git連携によるバージョン管理やタグ管理機能を備えています。また、カンバンボードを活用した簡易ワークフロー機能により、効率的なファイル共有が可能です。オンプレミス環境とクラウド環境の両方に対応しており、大量データの長期管理やアクセス負荷に対応できる設計となっています。セキュリティ面では、Active Directory連携やアクセス権設定、監査ログ機能を提供しており、高いセキュリティ要件が求められる中堅・大企業や官公庁などの組織での導入に適したソリューションです。

楽々CDMは、株式会社大塚商会が提供する文書管理システムです。プロジェクトの開始から完了、さらに長期保存まで全ての文書管理を支援し、社内外のプロジェクト関係者間でのドキュメント共有・管理を効率化します。社内サーバー上のファイルとクラウドストレージ内のデータを一元的に管理でき、Windowsエクスプローラーに近い操作感により現場への定着を図れる点が特長となっています。フォルダ構成やアクセス権限の設定を通じてプロジェクトごとの整理・保管が可能で、完了後の書類も期限に応じて長期保管できる仕組みを備えています。建設業や製造業など多数の関係者が参画するプロジェクトでの図面・契約書類の管理に適しており、中堅以上の企業における文書管理効率化に活用されています。大塚商会の業種特化ソリューションとして、現場のニーズに応じた使いやすさを重視した設計となっています。

株式会社デジタルマトリックスが提供する文書管理システムです。大手企業から中小企業、金融機関や官公庁まで、1000社以上の導入実績があります。文書の一元管理、強力な全文検索、承認ワークフロー、版管理、アクセス権限設定など豊富な機能を備え、誰がいつ何をしたかが一目でわかるログ管理機能も有しています。オプション製品も多彩で、ニーズに合わせて機能を拡張できる高い柔軟性を持ちます。エクスプローラに似た使いやすい画面でスピーディーに操作でき、添付ファイルの内容を含めた全文検索にも対応します。オンプレミス版に加えてクラウドSaaS版も提供されており、サーバーの用意なしで利用を開始することも可能です。これらにより社内の情報共有を促進し、業務効率化に貢献します。高い拡張性とセキュリティを両立しており、幅広い規模の企業で文書管理基盤として活用できるシステムです。