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文書管理システム(シェア上位)

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C4th
C4th
株式会社EDUCOMが提供する教育業界(EdTech)向けシステムです。EDUCOMマネージャーC4thは公立小中学校の校務を効率化する統合プラットフォームで、全国1万校以上の導入実績を持つ国内No.1の校務支援システムです。出欠や成績の管理、通知表の作成、教職員間の情報共有など学校運営に必要な機能を幅広く網羅しています。クラウドまたはオンプレミスで提供され、セキュリティと信頼性を重視した設計で教育現場のニーズに応えます。自治体単位での導入にも適しており、小規模な学校から大規模な教育委員会まで、組織の規模に応じて柔軟に活用できます。教育現場のDXを推進する代表的なサービスであり、教職員の事務負担を軽減して生徒指導や授業準備により多くの時間を充てられるよう支援します。
コスト
要問合せ
無料プラン
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IT導入補助金
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無料トライアル
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事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
インフォコム株式会社が提供する電子契約システムです。社内外の契約書類や取引証憑を統制されたクラウド環境で一元管理できる文書管理型のサービスで、契約書管理の効率化と内部統制強化を両立します。柔軟なアクセス権限設定や更新期限のアラート機能、全文検索などを備え、契約書の管理業務を強力にサポートします。クラウドサインやGMOサインなど他の電子署名サービスと連携し、契約締結から保管までワンストップで完結するシームレスな運用が可能です。AIによる契約情報の自動抽出・入力補助機能も搭載しており、契約台帳の整備や過去文書の有効活用にも役立ちます。文書管理システムとして10年以上の開発実績があり、官公庁や大手企業にも多数導入されています。紙文書から電子契約まで包括的に扱えるため、社内の契約管理を抜本的に効率化します。大量の契約書を扱う企業や契約書管理の精度向上を目指す企業に選ばれています。
コスト
月額22,000
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
Working Folderは、富士フイルムビジネスイノベーションが提供するクラウド型のオンラインストレージサービスです。インターネットを通じて取引先や社内メンバーとの文書授受やファイル共有を安全に行うことができます。操作はドラッグ&ドロップで簡単にファイルのアップロード・ダウンロードが可能で、複合機やスマートフォンからもアクセスできるため、場所を選ばずに業務を進めることができます。自社でサーバーを構築する必要がなく手軽に導入できるため、システム管理者がいない中小企業でも運用しやすいという特徴があります。厳格な権限設定機能やメール通知機能を備えており、セキュリティの確保と業務効率の向上を図ることができます。さらに、電子帳簿保存法対応オプションなどの上位機能も用意されているため、制度対応が必要な企業でも活用できるサービスとなっています。
コスト
月額117
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
MOT文書管理は、株式会社バルテックが提供する文書管理システムで、契約書・請求書・領収書などの各種資料をクラウド上に保存することができます。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を低コストで実現し、アップロードした請求書の適格請求書発行事業者番号をOCRで自動読み取りして国税庁システムと照合する機能を搭載しています。これにより手作業の負担を軽減し、法令遵守の効率化を図ることが可能です。月額5,000円からの利用料金設定により、中小企業でも導入しやすい価格体系となっています。社内電話システム「MOT/PBX」やFAX受信データとの連携機能も備えており、バックオフィス業務のDXを総合的にサポートします。自社でのスキャン作業が困難な紙書類については、BPOプランにより電子化代行サービスも提供され、書類管理の完全なデジタル化を支援します。特に経理部門の業務効率化を求める中堅・中小企業に適したサービスで、充実したサポート体制により初回導入時もスムーズな運用開始が期待できます。
コスト
月額5,000
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
Dropbox社が提供するオンラインストレージサービスで、シンプルで使いやすいインターフェースと高い信頼性を特徴としています。クラウドストレージの草分け的存在として世界中で利用されており、PCやスマートフォンなど複数デバイス間でのファイル同期が自動で行われるため、常に最新のファイルにアクセスできます。オフラインで編集したファイルも復帰時に自動アップロードされるため、場所を問わず作業が可能です。フォルダやファイルごとに共有リンクを発行して社内外で安全に共有でき、コメント機能でのフィードバックやOfficeファイルのオンライン共同編集など、チームでのコラボレーションを支援する機能を備えています。また、バージョン履歴や削除ファイルの復元機能も提供されており、データ管理において安心して利用できます。ビジネス向けプランでは管理者による権限管理や監査ログなど企業向け機能が強化されており、個人利用から大企業まで幅広い規模のユーザーに対応しています。
コスト
月額2,400
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
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IT導入補助金
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無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
富士通株式会社が提供する自治体向け文書管理システムです。行政文書の作成(起案)から施行・保存・廃棄まで、公文書管理法に準拠して一元管理できます。電子決裁や電子メール、複合機との連携によりペーパーレス化と意思決定の迅速化を実現し、保管スペースも削減します。直感的に操作でき、最低限の入力で起案が完了するため、ユーザーの負担が少なく運用可能です。蓄積された文書はキーワード検索や履歴管理が可能で、必要な情報をスムーズに活用できます。統計データを活用した業務分析機能も備え、利用状況の可視化や業務改善にも寄与します。さらに、財務システムや旅費管理、公文書館・情報公開システムなどと連携し、庁内業務全体の効率化を実現します。自治体・公共機関など大規模組織での利用に適しており、公文書を厳正に管理したい場合に最適なシステムです。
コスト
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無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
富士フイルムビジネスイノベーションが提供するドキュメント管理システム「DocuShare」は、文書の電子化やワークフロー自動化を効率化する企業向けプラットフォームです。直感的なHTML5ベースのインターフェースでドラッグ&ドロップ操作が可能。スキャナや複合機、スマートデバイスから紙・電子文書を容易に取り込めます。ルーティングルールや自動ワークフロー設定で会計・法務等のバックオフィス業務を効率化し、強力な全文検索とメタデータ管理で必要な情報を迅速に見つけられます。アクセス権と監査ログによりセキュアに文書共有でき、ニーズに応じてオンプレミス/プライベートクラウドで柔軟に導入可能です。大企業から中堅企業まで幅広い組織で導入実績があり、契約書や報告書、マニュアルの共有保管、業務プロセスのデジタル化に適しています。高い拡張性と安定性で運用でき、海外拠点を含むグローバル展開にも対応しています。豊富なAPIや連携機能により、自社システムとの統合やカスタマイズも容易です。
コスト
要問合せ
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
PROCENTER/Cは、NECソリューションイノベータ株式会社が提供する文書管理システムです。文書管理と情報共有の機能を備え、企業間や部門間でセキュアに情報を一元管理できるプラットフォームとして位置づけられています。文書のライフサイクル管理、アクセス権限設定、承認ワークフローなど、企業運営に必要な機能を搭載しており、機密情報を含む大量の文書を扱う大企業での利用を想定した設計となっています。クラウドサービスの提供により、電子帳簿保存法の要件にも対応し、最新のビジネス環境や法改正への対応も図られています。また、強固なセキュリティ機能により、自宅や出張先からでも社内文書への安全なアクセスが可能で、テレワーク環境での情報共有基盤としての活用も期待されます。NECグループの技術力を活かして開発された製品として、多くの企業での導入実績を有しています。
コスト
月額1,000
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能

文書管理システムとは?

文書管理システムとは、企業や組織が保有する書類を効率的に整理・保管・検索できる仕組みです。契約書、請求書、議事録、稟議書など、日々発生するさまざまな書類をデジタルで一元管理します。紙の書類をデータ化して保存できるだけでなく、必要な書類を素早く探し出せる検索機能も備えています。 文書管理システムを使うことで、書類の作成から承認、保管、廃棄までの流れを管理できます。アクセス権限を設定して、閲覧や編集できる人を限定することも可能です。また、書類の変更履歴を記録できるため、誰がいつ何を変更したのかを追跡できます。 近年では、テレワークの普及により、オフィス以外の場所からも書類にアクセスする必要性が高まっています。文書管理システムを導入すれば、インターネット環境があればどこからでも必要な書類を確認できます。法律で定められた書類の保管期間を管理する機能もあり、コンプライアンス対応にも役立ちます。

1

書類の検索に時間がかかる

必要な書類を探すために、ファイリングキャビネットや書棚を何度も確認する作業が発生します。営業部門が過去の契約書を探す場合、どの棚のどのファイルに保管されているかを思い出すだけでも時間がかかります。書類のファイル名や保管場所が統一されていないと、探す時間がさらに長くなります。結果として、本来の業務に集中できない時間が増えてしまいます。

2

保管スペースの確保が困難

年々増え続ける書類の保管場所を確保することが大きな負担になります。オフィスの限られたスペースに書類を保管し続けると、執務スペースが圧迫されてしまいます。別途、倉庫を借りて保管する場合は、賃料などの費用が継続的に発生します。加えて、書類を取りに行く移動時間も必要になります。

3

書類の紛失や破損のリスク

紙の書類は、誤って捨ててしまったり、どこかに置き忘れたりするリスクがあります。重要な契約書が見つからず、取引先との関係に支障をきたすケースも考えられます。水漏れや火災などの災害によって、書類が使えなくなる可能性もあります。一度失われた書類を復元することは非常に困難です。

4

バージョン管理の混乱

同じ書類の複数のバージョンが存在すると、どれが最新版かわからなくなります。複数の担当者が同時に編集作業を行うと、変更内容が反映されない場合があります。古いバージョンの書類を誤って使用してしまい、業務上のミスにつながることもあります。メールで書類をやり取りする際も、どのファイルが最終版なのか混乱が生じやすくなります。

5

アクセス権限の管理が不十分

書類を見られる人や編集できる人を適切に管理することが難しい状況があります。機密情報を含む書類が、本来閲覧すべきでない担当者の目に触れる危険性があります。退職した社員がアクセスできる状態が続いてしまうケースも発生します。情報漏洩のリスクを減らすためには、適切なアクセス管理が必要不可欠です。

6

法令で定められた保管期間の管理が煩雑

書類の種類によって、法律で保管しなければならない期間が異なります。税務関係の書類は7年間、労働関係の書類は3年間など、それぞれ異なる期間を把握する必要があります。保管期間を過ぎた書類をいつ廃棄すればよいのか判断することも手間がかかります。誤って必要な書類を廃棄してしまうと、法令違反になる可能性もあります。

7

複数拠点での書類共有が困難

本社と支店、または異なる部署間で書類を共有する際に時間がかかります。書類を郵送やファクシミリで送る場合、到着までに数日かかることがあります。同じ書類を複数の拠点で保管すると、保管コストが増加します。リアルタイムで情報を共有できないため、意思決定のスピードが遅くなります。

8

書類の承認プロセスに時間がかかる

稟議書や契約書の承認を得るために、書類を関係者に順番に回す必要があります。承認者が出張中や休暇中の場合、承認プロセスが止まってしまいます。承認状況が見えないため、いま誰が確認しているのかを電話やメールで確認する手間が発生します。承認が完了するまでに数週間かかることも珍しくありません。

9

文書管理業務における課題

文書管理業務には、書類の検索に時間がかかる、保管スペースの確保が困難などの課題があります。この段落では、文書管理業務を行う際に多くの企業が直面する具体的な業務課題を紹介します。
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文書管理システムの機能

文書管理システムの機能には、書類の保管、検索、共有などがあります。この段落では、文書管理業務を効率化するために文書管理システムが提供する具体的な機能を紹介します。

1

書類の一元管理機能

書類の一元管理機能は、さまざまな種類の書類を1つの場所にまとめて保管できる機能です。契約書、請求書、稟議書、議事録など、部門や用途が異なる書類をすべて同じシステムで管理できます。紙の書類をスキャンしてデータ化したものも、パソコンで作成した電子ファイルも、一緒に保管できます。書類がバラバラの場所に保管されている状況を解消し、必要な書類を探す場所を1つに絞れます。複数の保管場所を確認する手間がなくなり、業務効率が向上します。

2

高度な検索機能

高度な検索機能は、保管されている大量の書類の中から必要なものを素早く見つけ出せる機能です。書類のタイトルだけでなく、作成日、更新日、作成者、タグなど、さまざまな条件を組み合わせて検索できます。全文検索機能を使えば、書類の中身に記載されている単語やフレーズからも検索が可能です。たとえば、特定の取引先名が含まれる契約書をすべて抽出する場合に役立ちます。検索結果は一覧で表示され、プレビュー機能で内容を確認してから開けます。

3

アクセス権限管理機能

アクセス権限管理機能は、書類を閲覧したり編集したりできる人を制限する機能です。部門や役職、プロジェクトチームごとに、アクセスできる書類の範囲を細かく設定できます。機密情報を含む書類は特定の役職者だけが閲覧できるようにしたり、編集は特定の担当者だけに許可したりできます。具体的には、人事部の給与情報は人事部の管理職だけがアクセスできるように設定できます。権限設定により、情報漏洩のリスクを低減し、適切な情報管理体制を構築できます。

4

バージョン管理機能

バージョン管理機能は、書類の変更履歴を自動的に記録し、過去のバージョンを保存する機能です。誰がいつどの部分を変更したのかを詳細に追跡でき、変更前と変更後の内容を比較できます。誤って書類を上書きしてしまった場合でも、以前のバージョンに戻せます。複数の担当者が同じ書類を編集する際も、最新版がどれなのかを明確に把握できます。契約書の修正履歴を残しておくことで、交渉の経緯を確認する場面でも活用できます。

5

ワークフロー機能

ワークフロー機能は、書類の承認プロセスを自動化し、承認状況を可視化する機能です。稟議書や経費申請書を作成すると、あらかじめ設定したルートに従って自動的に承認者に通知が届きます。承認者は通知を受け取ったら、システム上で承認または差し戻しの操作を行います。承認が完了すると自動的に次の承認者に回り、すべての承認が終わると申請者に通知されます。現在どの段階にあるのか、誰が承認待ちなのかをリアルタイムで確認できるため、進捗管理が容易になります。

6

全文検索機能

全文検索機能は、書類の中身に記載されているすべての文字を検索対象にできる機能です。ファイル名やタグだけでなく、書類の本文に含まれる単語やフレーズから検索できます。契約書の中から特定の条項を含むものを探したり、議事録から特定のキーワードが議論された会議を探したりできます。スキャンした紙の書類でも、文字認識技術を使って検索対象にできる製品もあります。膨大な書類の中から特定の情報を含むものを効率的に探し出せます。

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セキュリティ機能

セキュリティ機能は、書類を不正なアクセスや漏洩から守るための機能です。ログイン時の本人確認には、パスワードに加えて2段階認証を設定できます。書類へのアクセス履歴を詳細に記録し、誰がいつどの書類を閲覧したのかを追跡できます。重要な書類には暗号化を施し、万が一データが流出しても内容を読み取れないようにできます。また、書類のダウンロードや印刷を制限することで、情報の持ち出しを防げます。

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モバイル対応機能

モバイル対応機能は、スマートフォンやタブレット端末から書類にアクセスできる機能です。外出先や移動中でも、必要な書類を確認したり、承認操作を行ったりできます。営業担当者が顧客先で過去の契約書を確認する場面や、経営層が出張中に稟議書を承認する場面で活用できます。画面サイズに合わせて表示を自動調整する機能も備えており、小さな画面でも見やすく表示されます。オフィスにいなくても業務を進められる環境を実現できます。
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文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入するメリットには、書類の検索時間の短縮、業務効率の向上などがあります。この段落では、文書管理システムの導入によって企業が得られる具体的なメリットを紹介します。

書類の検索時間を短縮できる

文書管理システムを導入すると、必要な書類を素早く見つけ出せるようになります。キーワードや作成日、担当者名などの条件を指定して検索すれば、数秒で目的の書類を表示できます。ファイリングキャビネットを何度も開け閉めして探す作業が不要になります。営業部門が過去の契約書を探す場合でも、取引先名を入力するだけで該当する書類がすぐに見つかります。探す時間が減ることで、本来の業務に集中できる時間が増えます。

保管スペースを削減できる

紙の書類をデータ化して保管することで、物理的な保管スペースが不要になります。オフィスの書棚やファイリングキャビネットを減らせるため、執務スペースを広く使えます。別途倉庫を借りて保管している場合は、賃料などの費用を削減できます。加えて、書類を取りに行く移動時間も削減されます。限られたオフィススペースを有効活用できるようになります。

書類の紛失や破損を防げる

書類をデータ化してシステムで管理することで、紛失や破損のリスクを大幅に減らせます。誤って書類を捨ててしまったり、どこかに置き忘れたりする心配がなくなります。水漏れや火災などの災害が発生しても、データは安全に保管されています。バックアップ機能を使えば、万が一データが消失しても復元できます。重要な書類を確実に守る体制を整えられます。

バージョン管理が容易になる

書類の変更履歴を自動的に記録できるため、どれが最新版かを明確に把握できます。複数の担当者が同時に編集作業を行っても、変更内容がきちんと反映されます。誤って古いバージョンを使ってしまうミスを防げます。過去のバージョンを確認したい場合も、履歴から簡単に呼び出せます。書類の正確性を保ちながら、安心して編集作業を進められます。

情報セキュリティを強化できる

アクセス権限を設定することで、書類を見られる人や編集できる人を制限できます。機密情報を含む書類は、特定の役職者だけがアクセスできるように設定できます。退職した社員のアクセス権限を即座に削除できるため、情報漏洩のリスクを減らせます。アクセス履歴を記録することで、誰がいつ閲覧したのかを追跡できます。適切な情報管理体制を構築し、コンプライアンスを強化できます。

リモートワークに対応できる

インターネット環境があれば、どこからでも書類にアクセスできるようになります。自宅やサテライトオフィスで働く従業員も、オフィスにいるときと同じように書類を確認できます。外出先から契約書を確認したり、移動中に稟議書を承認したりする作業も可能になります。場所を問わず業務を進められる環境を実現できます。働き方の柔軟性が高まり、従業員の満足度向上にもつながります。

承認プロセスを効率化できる

ワークフロー機能を使えば、稟議書や申請書の承認を自動的に進められます。書類を紙で回覧する必要がなくなり、承認者が不在でプロセスが止まる状況を防げます。承認状況をリアルタイムで確認できるため、いま誰が確認しているのかを逐一確認する手間が不要になります。承認にかかる時間が短縮され、意思決定のスピードが上がります。ビジネスチャンスを逃さず、迅速に対応できる体制を整えられます。

法令遵守を支援できる

書類の保管期間を管理する機能により、法律で定められた期間を守れます。税務関係の書類は7年間、労働関係の書類は3年間など、書類ごとの保管期間を設定できます。保管期間が過ぎた書類を自動的に通知する機能もあり、適切なタイミングで廃棄できます。誤って必要な書類を廃棄してしまうリスクを減らせます。監査対応もスムーズに行えるようになり、コンプライアンス体制を強化できます。
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文書管理システムを導入する際の注意点

文書管理システムを導入する際には、既存業務との整合性、従業員の習熟度などの注意点があります。この段落では、文書管理システムの導入を成功させるために気をつけるべき具体的な注意点を紹介します。

既存業務との整合性を確認する

文書管理システムを導入する前に、現在の業務フローとの適合性を十分に確認する必要があります。書類の作成から承認、保管までの流れがシステムで実現できるかを検証します。既存のシステムとデータ連携が必要な場合、連携方法が確立できるかも重要です。業務フローを大きく変更する必要がある場合、従業員の負担が増える可能性があります。導入前に十分な検討を行わないと、かえって業務効率が低下する恐れがあります。

従業員の習熟に時間がかかる

新しいシステムを使いこなすまでには、一定の学習期間が必要です。特にパソコン操作に慣れていない従業員にとっては、操作方法を覚えることが負担になります。導入直後は、問い合わせが集中して業務が滞る可能性があります。操作マニュアルの整備や研修の実施が不十分だと、システムが定着しない場合があります。従業員がシステムを使わず、従来の方法に戻ってしまうリスクもあります。

データ移行に手間がかかる

既存の書類をシステムに取り込む作業には、多くの時間と労力が必要です。紙の書類をスキャンしてデータ化する場合、枚数が多いと作業が長期間に及びます。電子ファイルとして保管されている書類も、ファイル形式の変換や整理が必要になる場合があります。データの入力ミスや重複が発生する可能性もあり、品質管理に注意が必要です。移行作業の計画が不十分だと、導入が遅れる原因になります。

初期費用や運用費用が発生する

文書管理システムの導入には、初期費用だけでなく継続的な運用費用もかかります。クラウド型の場合、月額利用料が発生し、利用者数や保管容量に応じて費用が増加します。オンプレミス型の場合、サーバー機器の購入費用や保守費用が必要です。加えて、従業員への研修費用やデータ移行の作業費用も考慮しなければなりません。費用対効果を事前に検討しないと、予算を超過するリスクがあります。

セキュリティ対策が不可欠

書類をデータ化して管理することで、情報漏洩のリスクが変化します。不正アクセスやサイバー攻撃への対策を講じる必要があります。クラウド型の場合、提供会社のセキュリティ体制が自社の要求水準を満たしているか確認が必要です。アクセス権限の設定が適切でないと、本来閲覧すべきでない人が機密情報を見られる可能性があります。セキュリティ対策が不十分だと、重大な情報漏洩事故につながる恐れがあります。

システム障害への備えが必要

システムが停止すると、書類にアクセスできなくなり業務が止まります。クラウド型の場合、インターネット接続に問題があるとシステムを利用できません。提供会社のサーバーに障害が発生した場合も、復旧まで待つ必要があります。オンプレミス型の場合でも、サーバー機器の故障やメンテナンスで利用できない時間が発生します。バックアップ体制や障害時の対応手順を事前に整えておく必要があります。

法的要件への対応を確認する

業種や書類の種類によっては、法律で保管方法が定められている場合があります。電子化した書類が法的に有効と認められるかを確認する必要があります。電子帳簿保存法など、関連する法律の要件を満たす機能があるかを確認します。監査や訴訟の際に、電子化した書類を証拠として提出できるかも重要です。法的要件を満たさないシステムを導入すると、後から対応に追われる可能性があります。

長期的な運用計画を立てる

文書管理システムは導入して終わりではなく、継続的な運用が必要です。書類の量が増えるにつれて、保管容量の拡張が必要になる場合があります。システムのバージョンアップや機能追加にも対応しなければなりません。従業員の入退社に伴い、アクセス権限の変更作業も発生します。運用担当者の確保や、マニュアルの更新なども継続的に行う必要があります。
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文書管理システムの選び方

文書管理システムの選び方には、自社の業務に必要な機能、予算などがあります。この段落では、文書管理システムを選ぶ際に検討すべき具体的なポイントを紹介します。

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自社の業務に必要な機能を明確にする

文書管理システムを選ぶ際は、自社の業務で本当に必要な機能を見極めることが重要です。契約書の管理が中心なのか、稟議書の承認フローが重要なのかによって、求められる機能が異なります。一例として、複数拠点で書類を共有する必要がある企業では、リモートアクセス機能が不可欠です。機能が多すぎると操作が複雑になり、従業員が使いこなせない可能性があります。必要な機能を洗い出し、優先順位をつけて検討することが大切です。

2

提供形態を検討する

クラウド型とオンプレミス型のどちらが自社に適しているかを判断する必要があります。初期費用を抑えて迅速に導入したい場合は、クラウド型が向いています。機密情報を厳格に管理したい場合や、既存システムとの連携が重要な場合は、オンプレミス型を検討します。実際に、テレワークを推進している企業では、場所を問わずアクセスできるクラウド型が適しています。企業の方針や予算、セキュリティ要件を総合的に考慮して選ぶことが重要です。

3

デザインと操作性を確認する

システムのデザインが直感的で、操作しやすいかを確認することが大切です。複雑な操作が必要なシステムは、従業員の習熟に時間がかかります。具体的には、書類のアップロードや検索が簡単な手順で行えるかを試してみます。パソコン操作に不慣れな従業員でも使いこなせるかどうかが重要です。無料トライアル期間を活用して、実際に操作してみることをおすすめします。

4

既存システムとの連携を確認する

既に使用している業務システムとデータ連携ができるかを確認する必要があります。会計システムや顧客管理システムと連携することで、業務効率がさらに向上します。たとえば、会計システムから請求書を自動的に取り込める機能があると便利です。連携方法が複雑だったり、追加費用が高額だったりする場合は注意が必要です。既存システムとの相性を事前に確認することで、導入後のトラブルを防げます。

5

セキュリティ機能を確認する

書類を守るためのセキュリティ機能が十分に備わっているかを確認します。アクセス権限を細かく設定できるか、ログイン時の本人確認方法は適切かを検証します。一例として、2段階認証やアクセス履歴の記録機能があると安心です。クラウド型の場合、データの暗号化やバックアップ体制も確認が必要です。自社のセキュリティポリシーを満たすシステムを選ぶことが重要です。

6

サポート体制を確認する

導入後のサポート体制が充実しているかを確認することが大切です。操作方法がわからないときに、すぐに問い合わせできる窓口があるかを確認します。実際に、電話やメールでのサポート対応時間、返信までの時間を事前に確認します。マニュアルや操作ガイドが充実しているかも重要なポイントです。サポート体制が不十分だと、問題が発生したときに業務が停滞する可能性があります。

7

費用対効果を検討する

初期費用と運用費用を含めた総コストを算出し、導入によって得られる効果と比較します。書類の検索時間の短縮や保管スペースの削減など、具体的な効果を見積もります。具体的には、現在の書類管理にかかっている人件費や保管費用を洗い出します。クラウド型の場合、利用者数や保管容量によって月額費用が変動するため、将来的なコストも考慮します。投資に見合う効果が得られるかを慎重に判断することが重要です。

8

導入実績と評判を確認する

同じ業種や規模の企業での導入実績があるかを確認することが有効です。導入事例を参考にすることで、自社でも同様の効果が期待できるか判断できます。一例として、提供会社のWebサイトや資料で導入事例を確認します。口コミやレビューサイトで、実際の利用者の評価を調べることも参考になります。実績が豊富で評判の良いシステムを選ぶことで、導入後の安心感が高まります。
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