文書管理システムの比較表を作成！おすすめや選び方も解説

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ウイングアーク1st株式会社が提供する文書管理システムです。invoiceAgent 文書管理は、請求書を中心とした各種帳票の電子化・保存・管理を一元的に行えるプラットフォームです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応し、紙と電子の請求書を統合管理できます。OCR機能により紙の請求書を自動でデジタル化し、AI技術を活用して請求書の内容を自動読み取りします。自動仕訳機能や承認ワークフロー機能により、経理業務の大幅な効率化を実現します。複数部署での同時処理や進捗状況の可視化により、処理遅延を防止し業務品質を向上させます。中堅・大手企業向けに設計されており、月間数千枚以上の請求書を処理する企業や、複雑な承認フローを持つ組織に特に適しています。セキュリティ面でも万全で、クラウド環境での安全な文書保管を提供します。既存の基幹システムとの連携性も高く、ERPと組み合わせて包括的な文書管理体制を構築したい企業に向いているサービスです。

Google LLCが提供するオフィススイートです。GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドといったクラウドオフィスツールでリアルタイム共同編集が可能で、ファイルはGoogleドライブに一元管理されます。ウェブブラウザさえあればどこからでも利用でき、メールやファイル共有、オンライン会議（Google Meet）も一つのプラットフォーム上でシームレスに連携します。専用アプリやブラウザ経由でパソコンはもちろんスマートフォンからも快適に利用でき、リモートワークや外出先からの業務にも適しています。システム管理の負担が小さく初期コストを抑えて導入できるため、スタートアップや中小企業に特に人気ですが、近年では大企業での全社導入も増えています。柔軟な働き方を支えるクラウド環境として、幅広い規模の組織で活用されています。

StarOfficeは、日本電気株式会社（NEC）が提供する国産グループウェアです。36年以上にわたる開発の歴史と5,000社以上の導入実績を誇り、老舗ならではの信頼性と充実した機能を兼ね備えています。メール、スケジュール、ファイル共有、ワークフローなど企業内コミュニケーションに必要な機能を網羅しつつ、利用頻度の高い操作は直感的に行える洗練されたUIで日々の業務を支援します。社内外からのサイバー攻撃対策や情報漏えい・誤送信防止策などセキュリティ面も徹底しており、重要な社内情報を安心して扱うことができます。万全のサポート体制と安定したシステム運用で定評があり、業務に不可欠な基盤として長年選ばれ続けています。大企業や官公庁を中心に幅広い組織で活用されており、堅牢性とサポート品質を重視する企業に最適なグループウェアと言えます。

シヤチハタ株式会社が提供する電子契約システムです。Shachihata Cloudは、印鑑メーカーとして培った信頼と実績を基盤に、電子印鑑技術を活用した独自のサービスを展開しています。中小企業から大手企業まで、従来の押印文化を重視する日本企業のニーズに応えた設計となっており、直感的な操作画面と充実したサポート体制により、導入時の負担を最小限に抑えています。電子印鑑と電子署名を組み合わせることで、視覚的にも分かりやすく、従来の紙の契約に慣れた担当者でも違和感なく移行できる仕組みを実現しています。既存の承認フローをそのまま電子化できるため、業務プロセスの大幅な変更が不要で、スムーズな導入が可能です。印影の管理機能により、組織内での印鑑使用権限を細かく制御でき、内部統制の強化にも貢献します。日本の商習慣に最適化されたサービスとして、段階的な電子化を進めたい企業に最適な選択肢となります。