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LegalForceキャビネ
LegalForceキャビネ
株式会社LegalForceが提供する電子契約システムです。LegalForceキャビネは、AI契約レビューサービスで培った法務知見を活かし、契約書の作成から管理まで法務部門の業務を総合的に支援します。中堅・大手企業の法務部門をメインターゲットとし、契約書の自動レビュー機能により、リスクの見落としを防ぎます。既存の紙の契約書もAI-OCRで電子化でき、過去の契約資産も一元管理可能です。契約書データベース機能により、類似契約の検索や条文の再利用が容易になり、契約書作成の効率が大幅に向上します。法改正情報の自動アップデート機能により、常に最新の法規制に準拠した契約書作成が可能です。法務業務のDXを推進する企業にとって、業務効率化とリスク管理の両立を実現する強力なツールとなります。
コスト
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無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
TOKIUMが提供するクラウド型電子帳簿保存サービス「TOKIUM電子帳簿保存」は、改正電子帳簿保存法の要件を満たしつつ証憑管理の業務効率化を支援します。国税関係書類(請求書、領収書、契約書、見積書など)を電子化して一元管理でき、JIIMA認証取得済みのタイムスタンプや検索機能で法令に完全対応しています。受領代行やAI-OCRプランによる自動入力により紙書類や手入力の手間を削減し、必要な書類をすぐに閲覧可能です。アカウント数・データ容量に制限がなく、コストを抑えてスモールスタートできる点も魅力です。中堅・大規模企業の経理部門を中心に導入実績が多く、関係書類を形式問わずまとめて保存・活用できるため、ペーパーレス推進や社内監査の負担軽減に貢献します。また、経費精算・請求書管理などTOKIUMシリーズとの連携で入力作業をさらに自動化可能。スマートフォンからの書類アップロードにも対応し、外出先でも簡単に証憑を保存できます。月額1万円から導入可能な料金体系で、段階的に運用範囲を拡大できるため、会計部門の規模に応じて無駄なく導入できます。
コスト
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ドリーム・アーツが提供するクラウド型ワークフローシステムです。大企業の高度な業務要件に応えるため設計されており、ノーコード/ローコード環境で多数の申請フォームやデータベースを構築できます。細かな条件分岐や複数承認者が絡む複雑な決裁フローにも対応できる高い柔軟性が特徴で、大企業特有の承認プロセスを無理なくデジタル化します。数万名規模での導入実績もあり、SaaS型ワークフロー市場でシェアNo.1を獲得するなど高い評価を得ています。業種を問わず大規模組織の業務効率化と内部統制強化に貢献するソリューションです。単なる申請・承認に留まらず、Webデータベース機能を活用して社内の情報管理や帳票の電子化まで包括的に支援できる点も特長です。大規模ユーザー企業での成功事例も多く、企業グループ全体の申請基盤として高い評価を得ています。
コスト
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無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ダイレクトクラウドが提供する文書管理システムです。DirectCloudは高セキュリティのクラウドストレージをベースに、ファイル共有、版管理、アクセス権限設定などの機能を備えた総合的な文書管理プラットフォームです。ユーザー数無制限プランがあり、全社導入しやすい料金体系が特徴です。社内外とのファイル共有を安全に行いたい中小企業から大企業まで幅広く対応し、特に複数部門での文書共有や取引先とのやり取りが多い企業に適しています。直感的な操作性と充実した管理機能により、ITリテラシーが様々な従業員でも使いやすく、情報漏洩対策を重視する企業の文書管理ニーズに応えます。多層的なセキュリティ対策とSSL暗号化通信により、機密文書も安心して保管・共有できます。ワークフローや承認機能も搭載し、文書の作成から承認、保管まで一元化された業務効率化を実現します。
コスト
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無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
ファイルフォース株式会社が提供するオンラインストレージです。Fileforceは純国産クラウドストレージサービスで、ファイルサーバーのような使い勝手をクラウド上で実現できる点が特徴です。Windowsエクスプローラーから直接アクセス可能なFileforce Driveにより、従来のファイル操作感覚のまま利用でき、ドラッグ&ドロップやコピー&ペーストなどの慣れ親しんだ操作で直感的にファイル管理が行えます。20以上の細かい権限設定により、フォルダ単位での閲覧・編集・削除権限を詳細に制御し、セキュアなファイル管理を実現します。開発から運用、データ保管まで全て国内で完結しており、Active Directory連携や豊富な外部システム連携により既存環境への統合が容易で、移行時の負担を最小限に抑えます。中小企業から大企業まで対応し、特にファイルサーバーのクラウド移行を検討している企業や、セキュリティを重視する企業、国産ソリューションを求める企業に最適で、従来の運用を変えることなくクラウドの利便性を享受できます。アカウント数無制限プランも提供し、コスト効率的な運用が可能です。
コスト
月額1,089
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社OSKが提供するグループウェアです。eValue V 2nd Editionは大企業向けに設計されたオンプレミス型システムとして、高度なセキュリティ要件に対応し、企業の機密情報を安全に管理できます。ポータル機能、ワークフロー、文書管理、スケジュール管理など包括的な機能を1つのプラットフォームで提供し、従業員数千名規模の組織でも安定稼働を実現します。金融機関や官公庁など、特に厳格なセキュリティ基準が求められる業界での導入実績が豊富で、長年にわたって培われた信頼性があります。既存の基幹システムやActive Directoryとの連携に優れ、企業の複雑なIT環境にも柔軟に対応できるため、導入時のシステム構築がスムーズです。多言語対応やアクセシビリティにも配慮されており、グローバル展開している企業や多様な従業員を抱える組織に適しています。長期的な運用を前提とした安定性と拡張性を重視する大規模企業に最適なソリューションです。
コスト
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IT導入補助金
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無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
富士通株式会社が提供する技術文書管理システムです。製造業をはじめとする現場のニーズから生まれ、CADデータを含むあらゆるファイル形式の文書を効率的に一元管理できます。シンプルで使いやすい操作性により利用者の習熟負担が小さく、短期間で運用を開始可能です。大量のデータからでも高速な全文検索で目的の情報を迅速に見つけ出せ、蓄積されたナレッジの有効活用を支援します。文書の更新履歴が自動記録されるため、利用者はファイル名やフォルダ構成を意識する必要がなく、常に最新情報を共有できます。アクセス権限や操作ログ管理などセキュリティ機能も充実しており、自社の知的財産や機密・個人情報を安全かつ確実に守ります。あらゆる業種・規模の企業で効果を発揮し、特に技術資料や設計図面の管理を強化したい企業に適したシステムです。
コスト
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無料プラン
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IT導入補助金
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無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社invoxが提供する文書管理システムです。月額1980円(税別)から利用可能で、基本的な電子保管ニーズに対応します。契約期間の縛りがなく、1ヶ月から利用でき、無料トライアルも提供されています。電子帳簿保存、受取請求書、発行請求書、経費精算のシリーズ展開により、電子帳簿保存法対応の書類を一元管理できます。
コスト
月額2,178
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
Box Inc.が提供するオンラインストレージです。Boxは世界トップクラスのシェアを持つエンタープライズ向けクラウドストレージで、高度なセキュリティ機能と無制限の容量利用が特徴です。7段階の詳細なアクセス権限設定により、部門や役職に応じた柔軟な権限管理が可能で、SSO・MFA対応、AIを活用した不正アクセス検知などの強固なセキュリティ機能を提供します。1,400以上のアプリケーションとの連携が可能で、業務効率化を支援します。Office365やGoogleスプレッドシートとの統合によりオンライン編集・共同編集も実現でき、リアルタイムでの協働作業が行えます。モバイルアプリによりどこからでもアクセス可能で、外出先でも業務継続できます。個人から大企業、政府機関まで幅広く利用されており、特に機密性の高いデータを扱う企業や、グローバルでの情報共有が必要な大企業、厳格なコンプライアンス要件がある組織に適しており、エンタープライズレベルのコンテンツ管理とコラボレーション機能を求める企業におすすめです。
コスト
月額1,881
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー~という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。
コスト
月額360
無料プラン
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IT導入補助金
無料トライアル
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
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文書管理システムとは?

文書管理システムとは、企業や組織が保有する書類を効率的に整理・保管・検索できる仕組みです。契約書、請求書、議事録、稟議書など、日々発生するさまざまな書類をデジタルで一元管理します。紙の書類をデータ化して保存できるだけでなく、必要な書類を素早く探し出せる検索機能も備えています。 文書管理システムを使うことで、書類の作成から承認、保管、廃棄までの流れを管理できます。アクセス権限を設定して、閲覧や編集できる人を限定することも可能です。また、書類の変更履歴を記録できるため、誰がいつ何を変更したのかを追跡できます。 近年では、テレワークの普及により、オフィス以外の場所からも書類にアクセスする必要性が高まっています。文書管理システムを導入すれば、インターネット環境があればどこからでも必要な書類を確認できます。法律で定められた書類の保管期間を管理する機能もあり、コンプライアンス対応にも役立ちます。

1

書類の検索に時間がかかる

必要な書類を探すために、ファイリングキャビネットや書棚を何度も確認する作業が発生します。営業部門が過去の契約書を探す場合、どの棚のどのファイルに保管されているかを思い出すだけでも時間がかかります。書類のファイル名や保管場所が統一されていないと、探す時間がさらに長くなります。結果として、本来の業務に集中できない時間が増えてしまいます。

2

保管スペースの確保が困難

年々増え続ける書類の保管場所を確保することが大きな負担になります。オフィスの限られたスペースに書類を保管し続けると、執務スペースが圧迫されてしまいます。別途、倉庫を借りて保管する場合は、賃料などの費用が継続的に発生します。加えて、書類を取りに行く移動時間も必要になります。

3

書類の紛失や破損のリスク

紙の書類は、誤って捨ててしまったり、どこかに置き忘れたりするリスクがあります。重要な契約書が見つからず、取引先との関係に支障をきたすケースも考えられます。水漏れや火災などの災害によって、書類が使えなくなる可能性もあります。一度失われた書類を復元することは非常に困難です。

4

バージョン管理の混乱

同じ書類の複数のバージョンが存在すると、どれが最新版かわからなくなります。複数の担当者が同時に編集作業を行うと、変更内容が反映されない場合があります。古いバージョンの書類を誤って使用してしまい、業務上のミスにつながることもあります。メールで書類をやり取りする際も、どのファイルが最終版なのか混乱が生じやすくなります。

5

アクセス権限の管理が不十分

書類を見られる人や編集できる人を適切に管理することが難しい状況があります。機密情報を含む書類が、本来閲覧すべきでない担当者の目に触れる危険性があります。退職した社員がアクセスできる状態が続いてしまうケースも発生します。情報漏洩のリスクを減らすためには、適切なアクセス管理が必要不可欠です。

6

法令で定められた保管期間の管理が煩雑

書類の種類によって、法律で保管しなければならない期間が異なります。税務関係の書類は7年間、労働関係の書類は3年間など、それぞれ異なる期間を把握する必要があります。保管期間を過ぎた書類をいつ廃棄すればよいのか判断することも手間がかかります。誤って必要な書類を廃棄してしまうと、法令違反になる可能性もあります。

7

複数拠点での書類共有が困難

本社と支店、または異なる部署間で書類を共有する際に時間がかかります。書類を郵送やファクシミリで送る場合、到着までに数日かかることがあります。同じ書類を複数の拠点で保管すると、保管コストが増加します。リアルタイムで情報を共有できないため、意思決定のスピードが遅くなります。

8

書類の承認プロセスに時間がかかる

稟議書や契約書の承認を得るために、書類を関係者に順番に回す必要があります。承認者が出張中や休暇中の場合、承認プロセスが止まってしまいます。承認状況が見えないため、いま誰が確認しているのかを電話やメールで確認する手間が発生します。承認が完了するまでに数週間かかることも珍しくありません。

9

文書管理業務における課題

文書管理業務には、書類の検索に時間がかかる、保管スペースの確保が困難などの課題があります。この段落では、文書管理業務を行う際に多くの企業が直面する具体的な業務課題を紹介します。
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文書管理システムの機能

文書管理システムの機能には、書類の保管、検索、共有などがあります。この段落では、文書管理業務を効率化するために文書管理システムが提供する具体的な機能を紹介します。

1

書類の一元管理機能

書類の一元管理機能は、さまざまな種類の書類を1つの場所にまとめて保管できる機能です。契約書、請求書、稟議書、議事録など、部門や用途が異なる書類をすべて同じシステムで管理できます。紙の書類をスキャンしてデータ化したものも、パソコンで作成した電子ファイルも、一緒に保管できます。書類がバラバラの場所に保管されている状況を解消し、必要な書類を探す場所を1つに絞れます。複数の保管場所を確認する手間がなくなり、業務効率が向上します。

2

高度な検索機能

高度な検索機能は、保管されている大量の書類の中から必要なものを素早く見つけ出せる機能です。書類のタイトルだけでなく、作成日、更新日、作成者、タグなど、さまざまな条件を組み合わせて検索できます。全文検索機能を使えば、書類の中身に記載されている単語やフレーズからも検索が可能です。たとえば、特定の取引先名が含まれる契約書をすべて抽出する場合に役立ちます。検索結果は一覧で表示され、プレビュー機能で内容を確認してから開けます。

3

アクセス権限管理機能

アクセス権限管理機能は、書類を閲覧したり編集したりできる人を制限する機能です。部門や役職、プロジェクトチームごとに、アクセスできる書類の範囲を細かく設定できます。機密情報を含む書類は特定の役職者だけが閲覧できるようにしたり、編集は特定の担当者だけに許可したりできます。具体的には、人事部の給与情報は人事部の管理職だけがアクセスできるように設定できます。権限設定により、情報漏洩のリスクを低減し、適切な情報管理体制を構築できます。

4

バージョン管理機能

バージョン管理機能は、書類の変更履歴を自動的に記録し、過去のバージョンを保存する機能です。誰がいつどの部分を変更したのかを詳細に追跡でき、変更前と変更後の内容を比較できます。誤って書類を上書きしてしまった場合でも、以前のバージョンに戻せます。複数の担当者が同じ書類を編集する際も、最新版がどれなのかを明確に把握できます。契約書の修正履歴を残しておくことで、交渉の経緯を確認する場面でも活用できます。

5

ワークフロー機能

ワークフロー機能は、書類の承認プロセスを自動化し、承認状況を可視化する機能です。稟議書や経費申請書を作成すると、あらかじめ設定したルートに従って自動的に承認者に通知が届きます。承認者は通知を受け取ったら、システム上で承認または差し戻しの操作を行います。承認が完了すると自動的に次の承認者に回り、すべての承認が終わると申請者に通知されます。現在どの段階にあるのか、誰が承認待ちなのかをリアルタイムで確認できるため、進捗管理が容易になります。

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全文検索機能

全文検索機能は、書類の中身に記載されているすべての文字を検索対象にできる機能です。ファイル名やタグだけでなく、書類の本文に含まれる単語やフレーズから検索できます。契約書の中から特定の条項を含むものを探したり、議事録から特定のキーワードが議論された会議を探したりできます。スキャンした紙の書類でも、文字認識技術を使って検索対象にできる製品もあります。膨大な書類の中から特定の情報を含むものを効率的に探し出せます。

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セキュリティ機能

セキュリティ機能は、書類を不正なアクセスや漏洩から守るための機能です。ログイン時の本人確認には、パスワードに加えて2段階認証を設定できます。書類へのアクセス履歴を詳細に記録し、誰がいつどの書類を閲覧したのかを追跡できます。重要な書類には暗号化を施し、万が一データが流出しても内容を読み取れないようにできます。また、書類のダウンロードや印刷を制限することで、情報の持ち出しを防げます。

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モバイル対応機能

モバイル対応機能は、スマートフォンやタブレット端末から書類にアクセスできる機能です。外出先や移動中でも、必要な書類を確認したり、承認操作を行ったりできます。営業担当者が顧客先で過去の契約書を確認する場面や、経営層が出張中に稟議書を承認する場面で活用できます。画面サイズに合わせて表示を自動調整する機能も備えており、小さな画面でも見やすく表示されます。オフィスにいなくても業務を進められる環境を実現できます。
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文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入するメリットには、書類の検索時間の短縮、業務効率の向上などがあります。この段落では、文書管理システムの導入によって企業が得られる具体的なメリットを紹介します。

書類の検索時間を短縮できる

文書管理システムを導入すると、必要な書類を素早く見つけ出せるようになります。キーワードや作成日、担当者名などの条件を指定して検索すれば、数秒で目的の書類を表示できます。ファイリングキャビネットを何度も開け閉めして探す作業が不要になります。営業部門が過去の契約書を探す場合でも、取引先名を入力するだけで該当する書類がすぐに見つかります。探す時間が減ることで、本来の業務に集中できる時間が増えます。

保管スペースを削減できる

紙の書類をデータ化して保管することで、物理的な保管スペースが不要になります。オフィスの書棚やファイリングキャビネットを減らせるため、執務スペースを広く使えます。別途倉庫を借りて保管している場合は、賃料などの費用を削減できます。加えて、書類を取りに行く移動時間も削減されます。限られたオフィススペースを有効活用できるようになります。

書類の紛失や破損を防げる

書類をデータ化してシステムで管理することで、紛失や破損のリスクを大幅に減らせます。誤って書類を捨ててしまったり、どこかに置き忘れたりする心配がなくなります。水漏れや火災などの災害が発生しても、データは安全に保管されています。バックアップ機能を使えば、万が一データが消失しても復元できます。重要な書類を確実に守る体制を整えられます。

バージョン管理が容易になる

書類の変更履歴を自動的に記録できるため、どれが最新版かを明確に把握できます。複数の担当者が同時に編集作業を行っても、変更内容がきちんと反映されます。誤って古いバージョンを使ってしまうミスを防げます。過去のバージョンを確認したい場合も、履歴から簡単に呼び出せます。書類の正確性を保ちながら、安心して編集作業を進められます。

情報セキュリティを強化できる

アクセス権限を設定することで、書類を見られる人や編集できる人を制限できます。機密情報を含む書類は、特定の役職者だけがアクセスできるように設定できます。退職した社員のアクセス権限を即座に削除できるため、情報漏洩のリスクを減らせます。アクセス履歴を記録することで、誰がいつ閲覧したのかを追跡できます。適切な情報管理体制を構築し、コンプライアンスを強化できます。

リモートワークに対応できる

インターネット環境があれば、どこからでも書類にアクセスできるようになります。自宅やサテライトオフィスで働く従業員も、オフィスにいるときと同じように書類を確認できます。外出先から契約書を確認したり、移動中に稟議書を承認したりする作業も可能になります。場所を問わず業務を進められる環境を実現できます。働き方の柔軟性が高まり、従業員の満足度向上にもつながります。

承認プロセスを効率化できる

ワークフロー機能を使えば、稟議書や申請書の承認を自動的に進められます。書類を紙で回覧する必要がなくなり、承認者が不在でプロセスが止まる状況を防げます。承認状況をリアルタイムで確認できるため、いま誰が確認しているのかを逐一確認する手間が不要になります。承認にかかる時間が短縮され、意思決定のスピードが上がります。ビジネスチャンスを逃さず、迅速に対応できる体制を整えられます。

法令遵守を支援できる

書類の保管期間を管理する機能により、法律で定められた期間を守れます。税務関係の書類は7年間、労働関係の書類は3年間など、書類ごとの保管期間を設定できます。保管期間が過ぎた書類を自動的に通知する機能もあり、適切なタイミングで廃棄できます。誤って必要な書類を廃棄してしまうリスクを減らせます。監査対応もスムーズに行えるようになり、コンプライアンス体制を強化できます。
cons

文書管理システムを導入する際の注意点

文書管理システムを導入する際には、既存業務との整合性、従業員の習熟度などの注意点があります。この段落では、文書管理システムの導入を成功させるために気をつけるべき具体的な注意点を紹介します。

既存業務との整合性を確認する

文書管理システムを導入する前に、現在の業務フローとの適合性を十分に確認する必要があります。書類の作成から承認、保管までの流れがシステムで実現できるかを検証します。既存のシステムとデータ連携が必要な場合、連携方法が確立できるかも重要です。業務フローを大きく変更する必要がある場合、従業員の負担が増える可能性があります。導入前に十分な検討を行わないと、かえって業務効率が低下する恐れがあります。

従業員の習熟に時間がかかる

新しいシステムを使いこなすまでには、一定の学習期間が必要です。特にパソコン操作に慣れていない従業員にとっては、操作方法を覚えることが負担になります。導入直後は、問い合わせが集中して業務が滞る可能性があります。操作マニュアルの整備や研修の実施が不十分だと、システムが定着しない場合があります。従業員がシステムを使わず、従来の方法に戻ってしまうリスクもあります。

データ移行に手間がかかる

既存の書類をシステムに取り込む作業には、多くの時間と労力が必要です。紙の書類をスキャンしてデータ化する場合、枚数が多いと作業が長期間に及びます。電子ファイルとして保管されている書類も、ファイル形式の変換や整理が必要になる場合があります。データの入力ミスや重複が発生する可能性もあり、品質管理に注意が必要です。移行作業の計画が不十分だと、導入が遅れる原因になります。

初期費用や運用費用が発生する

文書管理システムの導入には、初期費用だけでなく継続的な運用費用もかかります。クラウド型の場合、月額利用料が発生し、利用者数や保管容量に応じて費用が増加します。オンプレミス型の場合、サーバー機器の購入費用や保守費用が必要です。加えて、従業員への研修費用やデータ移行の作業費用も考慮しなければなりません。費用対効果を事前に検討しないと、予算を超過するリスクがあります。

セキュリティ対策が不可欠

書類をデータ化して管理することで、情報漏洩のリスクが変化します。不正アクセスやサイバー攻撃への対策を講じる必要があります。クラウド型の場合、提供会社のセキュリティ体制が自社の要求水準を満たしているか確認が必要です。アクセス権限の設定が適切でないと、本来閲覧すべきでない人が機密情報を見られる可能性があります。セキュリティ対策が不十分だと、重大な情報漏洩事故につながる恐れがあります。

システム障害への備えが必要

システムが停止すると、書類にアクセスできなくなり業務が止まります。クラウド型の場合、インターネット接続に問題があるとシステムを利用できません。提供会社のサーバーに障害が発生した場合も、復旧まで待つ必要があります。オンプレミス型の場合でも、サーバー機器の故障やメンテナンスで利用できない時間が発生します。バックアップ体制や障害時の対応手順を事前に整えておく必要があります。

法的要件への対応を確認する

業種や書類の種類によっては、法律で保管方法が定められている場合があります。電子化した書類が法的に有効と認められるかを確認する必要があります。電子帳簿保存法など、関連する法律の要件を満たす機能があるかを確認します。監査や訴訟の際に、電子化した書類を証拠として提出できるかも重要です。法的要件を満たさないシステムを導入すると、後から対応に追われる可能性があります。

長期的な運用計画を立てる

文書管理システムは導入して終わりではなく、継続的な運用が必要です。書類の量が増えるにつれて、保管容量の拡張が必要になる場合があります。システムのバージョンアップや機能追加にも対応しなければなりません。従業員の入退社に伴い、アクセス権限の変更作業も発生します。運用担当者の確保や、マニュアルの更新なども継続的に行う必要があります。
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文書管理システムの選び方

文書管理システムの選び方には、自社の業務に必要な機能、予算などがあります。この段落では、文書管理システムを選ぶ際に検討すべき具体的なポイントを紹介します。

1

自社の業務に必要な機能を明確にする

文書管理システムを選ぶ際は、自社の業務で本当に必要な機能を見極めることが重要です。契約書の管理が中心なのか、稟議書の承認フローが重要なのかによって、求められる機能が異なります。一例として、複数拠点で書類を共有する必要がある企業では、リモートアクセス機能が不可欠です。機能が多すぎると操作が複雑になり、従業員が使いこなせない可能性があります。必要な機能を洗い出し、優先順位をつけて検討することが大切です。

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提供形態を検討する

クラウド型とオンプレミス型のどちらが自社に適しているかを判断する必要があります。初期費用を抑えて迅速に導入したい場合は、クラウド型が向いています。機密情報を厳格に管理したい場合や、既存システムとの連携が重要な場合は、オンプレミス型を検討します。実際に、テレワークを推進している企業では、場所を問わずアクセスできるクラウド型が適しています。企業の方針や予算、セキュリティ要件を総合的に考慮して選ぶことが重要です。

3

デザインと操作性を確認する

システムのデザインが直感的で、操作しやすいかを確認することが大切です。複雑な操作が必要なシステムは、従業員の習熟に時間がかかります。具体的には、書類のアップロードや検索が簡単な手順で行えるかを試してみます。パソコン操作に不慣れな従業員でも使いこなせるかどうかが重要です。無料トライアル期間を活用して、実際に操作してみることをおすすめします。

4

既存システムとの連携を確認する

既に使用している業務システムとデータ連携ができるかを確認する必要があります。会計システムや顧客管理システムと連携することで、業務効率がさらに向上します。たとえば、会計システムから請求書を自動的に取り込める機能があると便利です。連携方法が複雑だったり、追加費用が高額だったりする場合は注意が必要です。既存システムとの相性を事前に確認することで、導入後のトラブルを防げます。

5

セキュリティ機能を確認する

書類を守るためのセキュリティ機能が十分に備わっているかを確認します。アクセス権限を細かく設定できるか、ログイン時の本人確認方法は適切かを検証します。一例として、2段階認証やアクセス履歴の記録機能があると安心です。クラウド型の場合、データの暗号化やバックアップ体制も確認が必要です。自社のセキュリティポリシーを満たすシステムを選ぶことが重要です。

6

サポート体制を確認する

導入後のサポート体制が充実しているかを確認することが大切です。操作方法がわからないときに、すぐに問い合わせできる窓口があるかを確認します。実際に、電話やメールでのサポート対応時間、返信までの時間を事前に確認します。マニュアルや操作ガイドが充実しているかも重要なポイントです。サポート体制が不十分だと、問題が発生したときに業務が停滞する可能性があります。

7

費用対効果を検討する

初期費用と運用費用を含めた総コストを算出し、導入によって得られる効果と比較します。書類の検索時間の短縮や保管スペースの削減など、具体的な効果を見積もります。具体的には、現在の書類管理にかかっている人件費や保管費用を洗い出します。クラウド型の場合、利用者数や保管容量によって月額費用が変動するため、将来的なコストも考慮します。投資に見合う効果が得られるかを慎重に判断することが重要です。

8

導入実績と評判を確認する

同じ業種や規模の企業での導入実績があるかを確認することが有効です。導入事例を参考にすることで、自社でも同様の効果が期待できるか判断できます。一例として、提供会社のWebサイトや資料で導入事例を確認します。口コミやレビューサイトで、実際の利用者の評価を調べることも参考になります。実績が豊富で評判の良いシステムを選ぶことで、導入後の安心感が高まります。
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