文書管理システムを導入するメリットには、書類の検索時間の短縮、業務効率の向上などがあります。この段落では、文書管理システムの導入によって企業が得られる具体的なメリットを紹介します。
書類の検索時間を短縮できる
文書管理システムを導入すると、必要な書類を素早く見つけ出せるようになります。キーワードや作成日、担当者名などの条件を指定して検索すれば、数秒で目的の書類を表示できます。ファイリングキャビネットを何度も開け閉めして探す作業が不要になります。営業部門が過去の契約書を探す場合でも、取引先名を入力するだけで該当する書類がすぐに見つかります。探す時間が減ることで、本来の業務に集中できる時間が増えます。
保管スペースを削減できる
紙の書類をデータ化して保管することで、物理的な保管スペースが不要になります。オフィスの書棚やファイリングキャビネットを減らせるため、執務スペースを広く使えます。別途倉庫を借りて保管している場合は、賃料などの費用を削減できます。加えて、書類を取りに行く移動時間も削減されます。限られたオフィススペースを有効活用できるようになります。
書類の紛失や破損を防げる
書類をデータ化してシステムで管理することで、紛失や破損のリスクを大幅に減らせます。誤って書類を捨ててしまったり、どこかに置き忘れたりする心配がなくなります。水漏れや火災などの災害が発生しても、データは安全に保管されています。バックアップ機能を使えば、万が一データが消失しても復元できます。重要な書類を確実に守る体制を整えられます。
バージョン管理が容易になる
書類の変更履歴を自動的に記録できるため、どれが最新版かを明確に把握できます。複数の担当者が同時に編集作業を行っても、変更内容がきちんと反映されます。誤って古いバージョンを使ってしまうミスを防げます。過去のバージョンを確認したい場合も、履歴から簡単に呼び出せます。書類の正確性を保ちながら、安心して編集作業を進められます。
情報セキュリティを強化できる
アクセス権限を設定することで、書類を見られる人や編集できる人を制限できます。機密情報を含む書類は、特定の役職者だけがアクセスできるように設定できます。退職した社員のアクセス権限を即座に削除できるため、情報漏洩のリスクを減らせます。アクセス履歴を記録することで、誰がいつ閲覧したのかを追跡できます。適切な情報管理体制を構築し、コンプライアンスを強化できます。
リモートワークに対応できる
インターネット環境があれば、どこからでも書類にアクセスできるようになります。自宅やサテライトオフィスで働く従業員も、オフィスにいるときと同じように書類を確認できます。外出先から契約書を確認したり、移動中に稟議書を承認したりする作業も可能になります。場所を問わず業務を進められる環境を実現できます。働き方の柔軟性が高まり、従業員の満足度向上にもつながります。
承認プロセスを効率化できる
ワークフロー機能を使えば、稟議書や申請書の承認を自動的に進められます。書類を紙で回覧する必要がなくなり、承認者が不在でプロセスが止まる状況を防げます。承認状況をリアルタイムで確認できるため、いま誰が確認しているのかを逐一確認する手間が不要になります。承認にかかる時間が短縮され、意思決定のスピードが上がります。ビジネスチャンスを逃さず、迅速に対応できる体制を整えられます。
法令遵守を支援できる
書類の保管期間を管理する機能により、法律で定められた期間を守れます。税務関係の書類は7年間、労働関係の書類は3年間など、書類ごとの保管期間を設定できます。保管期間が過ぎた書類を自動的に通知する機能もあり、適切なタイミングで廃棄できます。誤って必要な書類を廃棄してしまうリスクを減らせます。監査対応もスムーズに行えるようになり、コンプライアンス体制を強化できます。
文書管理システムを導入する際には、既存業務との整合性、従業員の習熟度などの注意点があります。この段落では、文書管理システムの導入を成功させるために気をつけるべき具体的な注意点を紹介します。
既存業務との整合性を確認する
文書管理システムを導入する前に、現在の業務フローとの適合性を十分に確認する必要があります。書類の作成から承認、保管までの流れがシステムで実現できるかを検証します。既存のシステムとデータ連携が必要な場合、連携方法が確立できるかも重要です。業務フローを大きく変更する必要がある場合、従業員の負担が増える可能性があります。導入前に十分な検討を行わないと、かえって業務効率が低下する恐れがあります。
従業員の習熟に時間がかかる
新しいシステムを使いこなすまでには、一定の学習期間が必要です。特にパソコン操作に慣れていない従業員にとっては、操作方法を覚えることが負担になります。導入直後は、問い合わせが集中して業務が滞る可能性があります。操作マニュアルの整備や研修の実施が不十分だと、システムが定着しない場合があります。従業員がシステムを使わず、従来の方法に戻ってしまうリスクもあります。
データ移行に手間がかかる
既存の書類をシステムに取り込む作業には、多くの時間と労力が必要です。紙の書類をスキャンしてデータ化する場合、枚数が多いと作業が長期間に及びます。電子ファイルとして保管されている書類も、ファイル形式の変換や整理が必要になる場合があります。データの入力ミスや重複が発生する可能性もあり、品質管理に注意が必要です。移行作業の計画が不十分だと、導入が遅れる原因になります。
初期費用や運用費用が発生する
文書管理システムの導入には、初期費用だけでなく継続的な運用費用もかかります。クラウド型の場合、月額利用料が発生し、利用者数や保管容量に応じて費用が増加します。オンプレミス型の場合、サーバー機器の購入費用や保守費用が必要です。加えて、従業員への研修費用やデータ移行の作業費用も考慮しなければなりません。費用対効果を事前に検討しないと、予算を超過するリスクがあります。
セキュリティ対策が不可欠
書類をデータ化して管理することで、情報漏洩のリスクが変化します。不正アクセスやサイバー攻撃への対策を講じる必要があります。クラウド型の場合、提供会社のセキュリティ体制が自社の要求水準を満たしているか確認が必要です。アクセス権限の設定が適切でないと、本来閲覧すべきでない人が機密情報を見られる可能性があります。セキュリティ対策が不十分だと、重大な情報漏洩事故につながる恐れがあります。
システム障害への備えが必要
システムが停止すると、書類にアクセスできなくなり業務が止まります。クラウド型の場合、インターネット接続に問題があるとシステムを利用できません。提供会社のサーバーに障害が発生した場合も、復旧まで待つ必要があります。オンプレミス型の場合でも、サーバー機器の故障やメンテナンスで利用できない時間が発生します。バックアップ体制や障害時の対応手順を事前に整えておく必要があります。
法的要件への対応を確認する
業種や書類の種類によっては、法律で保管方法が定められている場合があります。電子化した書類が法的に有効と認められるかを確認する必要があります。電子帳簿保存法など、関連する法律の要件を満たす機能があるかを確認します。監査や訴訟の際に、電子化した書類を証拠として提出できるかも重要です。法的要件を満たさないシステムを導入すると、後から対応に追われる可能性があります。
長期的な運用計画を立てる
文書管理システムは導入して終わりではなく、継続的な運用が必要です。書類の量が増えるにつれて、保管容量の拡張が必要になる場合があります。システムのバージョンアップや機能追加にも対応しなければなりません。従業員の入退社に伴い、アクセス権限の変更作業も発生します。運用担当者の確保や、マニュアルの更新なども継続的に行う必要があります。