文書管理システムの比較表を作成！おすすめや選び方も解説

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株式会社LegalForceが提供する電子契約システムです。LegalForceキャビネは、AI契約レビューサービスで培った法務知見を活かし、契約書の作成から管理まで法務部門の業務を総合的に支援します。中堅・大手企業の法務部門をメインターゲットとし、契約書の自動レビュー機能により、リスクの見落としを防ぎます。既存の紙の契約書もAI-OCRで電子化でき、過去の契約資産も一元管理可能です。契約書データベース機能により、類似契約の検索や条文の再利用が容易になり、契約書作成の効率が大幅に向上します。法改正情報の自動アップデート機能により、常に最新の法規制に準拠した契約書作成が可能です。法務業務のDXを推進する企業にとって、業務効率化とリスク管理の両立を実現する強力なツールとなります。

TOKIUMが提供するクラウド型電子帳簿保存サービス「TOKIUM電子帳簿保存」は、改正電子帳簿保存法の要件を満たしつつ証憑管理の業務効率化を支援します。国税関係書類（請求書、領収書、契約書、見積書など）を電子化して一元管理でき、JIIMA認証取得済みのタイムスタンプや検索機能で法令に完全対応しています。受領代行やAI-OCRプランによる自動入力により紙書類や手入力の手間を削減し、必要な書類をすぐに閲覧可能です。アカウント数・データ容量に制限がなく、コストを抑えてスモールスタートできる点も魅力です。中堅・大規模企業の経理部門を中心に導入実績が多く、関係書類を形式問わずまとめて保存・活用できるため、ペーパーレス推進や社内監査の負担軽減に貢献します。また、経費精算・請求書管理などTOKIUMシリーズとの連携で入力作業をさらに自動化可能。スマートフォンからの書類アップロードにも対応し、外出先でも簡単に証憑を保存できます。月額1万円から導入可能な料金体系で、段階的に運用範囲を拡大できるため、会計部門の規模に応じて無駄なく導入できます。

株式会社ドリーム・アーツが提供するクラウド型ワークフローシステムです。大企業の高度な業務要件に応えるため設計されており、ノーコード/ローコード環境で多数の申請フォームやデータベースを構築できます。細かな条件分岐や複数承認者が絡む複雑な決裁フローにも対応できる高い柔軟性が特徴で、大企業特有の承認プロセスを無理なくデジタル化します。数万名規模での導入実績もあり、SaaS型ワークフロー市場でシェアNo.1を獲得するなど高い評価を得ています。業種を問わず大規模組織の業務効率化と内部統制強化に貢献するソリューションです。単なる申請・承認に留まらず、Webデータベース機能を活用して社内の情報管理や帳票の電子化まで包括的に支援できる点も特長です。大規模ユーザー企業での成功事例も多く、企業グループ全体の申請基盤として高い評価を得ています。

株式会社ダイレクトクラウドが提供する文書管理システムです。DirectCloudは高セキュリティのクラウドストレージをベースに、ファイル共有、版管理、アクセス権限設定などの機能を備えた総合的な文書管理プラットフォームです。ユーザー数無制限プランがあり、全社導入しやすい料金体系が特徴です。社内外とのファイル共有を安全に行いたい中小企業から大企業まで幅広く対応し、特に複数部門での文書共有や取引先とのやり取りが多い企業に適しています。直感的な操作性と充実した管理機能により、ITリテラシーが様々な従業員でも使いやすく、情報漏洩対策を重視する企業の文書管理ニーズに応えます。多層的なセキュリティ対策とSSL暗号化通信により、機密文書も安心して保管・共有できます。ワークフローや承認機能も搭載し、文書の作成から承認、保管まで一元化された業務効率化を実現します。

ファイルフォース株式会社が提供するオンラインストレージです。Fileforceは純国産クラウドストレージサービスで、ファイルサーバーのような使い勝手をクラウド上で実現できる点が特徴です。Windowsエクスプローラーから直接アクセス可能なFileforce Driveにより、従来のファイル操作感覚のまま利用でき、ドラッグ&ドロップやコピー&ペーストなどの慣れ親しんだ操作で直感的にファイル管理が行えます。20以上の細かい権限設定により、フォルダ単位での閲覧・編集・削除権限を詳細に制御し、セキュアなファイル管理を実現します。開発から運用、データ保管まで全て国内で完結しており、Active Directory連携や豊富な外部システム連携により既存環境への統合が容易で、移行時の負担を最小限に抑えます。中小企業から大企業まで対応し、特にファイルサーバーのクラウド移行を検討している企業や、セキュリティを重視する企業、国産ソリューションを求める企業に最適で、従来の運用を変えることなくクラウドの利便性を享受できます。アカウント数無制限プランも提供し、コスト効率的な運用が可能です。

株式会社OSKが提供するグループウェアです。eValue V 2nd Editionは大企業向けに設計されたオンプレミス型システムとして、高度なセキュリティ要件に対応し、企業の機密情報を安全に管理できます。ポータル機能、ワークフロー、文書管理、スケジュール管理など包括的な機能を1つのプラットフォームで提供し、従業員数千名規模の組織でも安定稼働を実現します。金融機関や官公庁など、特に厳格なセキュリティ基準が求められる業界での導入実績が豊富で、長年にわたって培われた信頼性があります。既存の基幹システムやActive Directoryとの連携に優れ、企業の複雑なIT環境にも柔軟に対応できるため、導入時のシステム構築がスムーズです。多言語対応やアクセシビリティにも配慮されており、グローバル展開している企業や多様な従業員を抱える組織に適しています。長期的な運用を前提とした安定性と拡張性を重視する大規模企業に最適なソリューションです。

富士通株式会社が提供する技術文書管理システムです。製造業をはじめとする現場のニーズから生まれ、CADデータを含むあらゆるファイル形式の文書を効率的に一元管理できます。シンプルで使いやすい操作性により利用者の習熟負担が小さく、短期間で運用を開始可能です。大量のデータからでも高速な全文検索で目的の情報を迅速に見つけ出せ、蓄積されたナレッジの有効活用を支援します。文書の更新履歴が自動記録されるため、利用者はファイル名やフォルダ構成を意識する必要がなく、常に最新情報を共有できます。アクセス権限や操作ログ管理などセキュリティ機能も充実しており、自社の知的財産や機密・個人情報を安全かつ確実に守ります。あらゆる業種・規模の企業で効果を発揮し、特に技術資料や設計図面の管理を強化したい企業に適したシステムです。

株式会社invoxが提供する文書管理システムです。月額1980円（税別）から利用可能で、基本的な電子保管ニーズに対応します。契約期間の縛りがなく、1ヶ月から利用でき、無料トライアルも提供されています。電子帳簿保存、受取請求書、発行請求書、経費精算のシリーズ展開により、電子帳簿保存法対応の書類を一元管理できます。

Box Inc.が提供するオンラインストレージです。Boxは世界トップクラスのシェアを持つエンタープライズ向けクラウドストレージで、高度なセキュリティ機能と無制限の容量利用が特徴です。7段階の詳細なアクセス権限設定により、部門や役職に応じた柔軟な権限管理が可能で、SSO・MFA対応、AIを活用した不正アクセス検知などの強固なセキュリティ機能を提供します。1,400以上のアプリケーションとの連携が可能で、業務効率化を支援します。Office365やGoogleスプレッドシートとの統合によりオンライン編集・共同編集も実現でき、リアルタイムでの協働作業が行えます。モバイルアプリによりどこからでもアクセス可能で、外出先でも業務継続できます。個人から大企業、政府機関まで幅広く利用されており、特に機密性の高いデータを扱う企業や、グローバルでの情報共有が必要な大企業、厳格なコンプライアンス要件がある組織に適しており、エンタープライズレベルのコンテンツ管理とコラボレーション機能を求める企業におすすめです。

株式会社ＮＩコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー～という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。