文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。 「文書管理システム シェア」と検索している方は、市場でのシェアや競合製品の状況を把握することが重要です。どの製品が多くの企業に採用されているか、どのベンダーが業界で強いポジションを持っているかを理解することで、信頼性や将来性のある製品を選ぶ手助けになります。シェアの大きい製品は通常、機能が豊富で、サポート体制も整っており、アップデートも頻繁に行われる傾向があります。 似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向があります。一方、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
文書管理システムの市場調査とシェアTOP製品を解説！（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年03月22日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。 「文書管理システム シェア」と検索している方は、市場でのシェアや競合製品の状況を把握することが重要です。どの製品が多くの企業に採用されているか、どのベンダーが業界で強いポジションを持っているかを理解することで、信頼性や将来性のある製品を選ぶ手助けになります。シェアの大きい製品は通常、機能が豊富で、サポート体制も整っており、アップデートも頻繁に行われる傾向があります。 似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向があります。一方、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。シェアの高い製品は検索機能も高性能であることが多く、実際のユーザー評価やレビューを確認することが有効です。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。シェアの高い製品は、セキュリティ機能が充実している場合が多いので、選定時にはその点も確認しましょう。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。市場シェアの高い製品は、この点でも多くの企業に貢献していることが期待できます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。シェアの高い製品は、多くの企業で導入されているため、運用ノウハウやベストプラクティスも豊富です。これにより、運用ルールの整備がスムーズに行える可能性があります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。シェアの高い製品は、通常、セキュリティ体制がしっかりしているため、安心して利用できます。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況を確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。シェアの高い製品は、どちらのタイプでも豊富な機能を提供しています。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。シェアの高い製品は、登録機能も充実していることが多いです。 ・複合機からの自動登録 ・特定のフォルダからの自動登録 ・書類の自動仕分け
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。シェアの高い製品は、これらの機能も高性能であることが期待できます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。シェアの高い製品は、期限管理機能も充実していることが多いです。 ・アラート設定 ・自動破棄 ・自動更新
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。シェアの高い製品は、これらの機能も高い水準で提供しています。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対応 シェアの高い文書管理システムを選ぶことで、機能やサポート体制、将来のアップデートに対する安心感を得ることができます。市場シェアを確認しながら、自社に最適な製品を選定してください
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