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文書管理システムの市場調査とシェアTOP製品を解説!

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最も必要なことは?

社内文書を電子化して保管したい

契約書を保管したい

文書管理システムとは?

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。 「文書管理システム シェア」と検索している方は、市場でのシェアや競合製品の状況を把握することが重要です。どの製品が多くの企業に採用されているか、どのベンダーが業界で強いポジションを持っているかを理解することで、信頼性や将来性のある製品を選ぶ手助けになります。シェアの大きい製品は通常、機能が豊富で、サポート体制も整っており、アップデートも頻繁に行われる傾向があります。 似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向があります。一方、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。

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文書管理システムの市場調査とシェアTOP製品を解説!(シェア上位)

DocuWorks
DocuWorks
富士フイルムビジネスイノベーション社が提供する文書管理システム「DocuWorks」は、紙文書と電子文書を一元的に扱えるドキュメントハンドリングソフトウェアです。スキャンした紙資料やPDF、Officeファイルなど様々な形式の文書をデジタルデスク上で束ねたり、仕分けしたり、付箋を貼ってメモを書き込むなど、まるで紙の書類を扱うような感覚で管理できます。電子印鑑による決裁や注釈の追加機能も備え、紙を使わないペーパーレス業務フローを推進します。文書はフォルダで整理し、全文検索で必要な資料を即座に見つけ出せるため、情報共有や過去資料の参照がスムーズです。クラウドサービスとの連携やモバイル対応により、オフィス内外問わずドキュメントにアクセスでき、テレワーク環境でも威力を発揮します。日本国内で数十万ライセンス以上の導入実績があり、中小企業から大企業、官公庁まで幅広い組織で活用されています。長年の信頼と安定性を誇るソフトウェアで、紙と電子のハイブリッドな文書管理を実現し、業務効率化と情報共有の促進に貢献します。
コスト
月額357
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中2
事業規模
中小企業 23
中堅企業 29
大企業 48
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額30,000
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
102サービス中3
事業規模
中小企業 19
中堅企業 36
大企業 45
メリット・注意点
仕様・機能
住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。550社以上の導入実績があり、大手企業を含む様々な業種・規模で活用されています。契約書やISO文書、図面など幅広い社内文書の管理に対応し、期限が近づくと自動通知する契約書管理機能など、多彩な機能を搭載しています。また、高性能な検索エンジンと高速ビューワにより、大量の文書から必要な情報を素早く検索可能です。紙文書も複合機でスキャンしてシステムに取り込めば、自動OCR処理で全文検索の対象とすることができます。PDFへの透かし挿入による持ち出し制御などセキュリティ対策も万全で、ISO9001/14001の要求事項を網羅しているため、品質文書管理にも対応できます。さらに、承認ワークフローや複数文書のリンク付け機能も備え、業務効率化を強力に支援します。機能の充実と強固なセキュリティを重視する中堅~大企業に適したシステムです。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
102サービス中9
事業規模
中小企業 17
中堅企業 42
大企業 41
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,496
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中49
事業規模
中小企業 16
中堅企業 66
大企業 18
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。300人以下の中小企業向けに設計されており、クラウドサービスまたは自社サーバーに導入して利用できるため、企業の方針に合わせた運用が可能です。スケジュール、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど社内情報共有に必要な機能を一通り備えており、簡単に使えるのが特徴です。直感的な操作性と手頃な価格により、専任IT担当がいない企業でもスムーズに導入・定着できます。国産ならではのきめ細かなサポートも提供されているため、初めてグループウェアを導入する小規模組織から本格的に業務効率化を図りたい中堅企業まで幅広く適しています。中小企業向けグループウェアの定番として20年以上の提供実績があり、現在も国内で広く活用されています。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中55
事業規模
中小企業 0
中堅企業 25
大企業 75
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー~という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。
コスト
月額360
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
J-MOTTOは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するクラウド型グループウェアです。1ユーザーあたり月額220円(税込)という低コストで、スケジュール管理、設備予約、掲示板、ワークフロー申請、勤怠管理など全26種類にも及ぶ機能を標準提供します。自社サーバーや専用ソフトの用意が不要で、初期費用もゼロのため、グループウェアを手軽に導入したい企業に最適です。スマートフォンやタブレットからも直感的に操作できる見やすい画面デザインで、ITに詳しくない方でも安心して利用できます。約20年以上にわたり中堅・中小企業を中心に4,000社以上で導入された実績があり、安定したサービス運用と丁寧なサポート体制も魅力です。まずは小規模チームからグループウェアを試してみたい場合にもピッタリの入門サービスと言えます。
コスト
月額110
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 100
中堅企業 0
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。Garoonは300名以上の大規模組織を念頭に置いて設計されており、スケーラビリティや管理機能、カスタマイズ性に優れるエンタープライズ向け製品です。クラウドサービスとして利用できるほか、自社サーバーに設置して運用することも可能で、セキュリティポリシーに応じた柔軟な導入が行えます。組織階層が複雑な企業でも運用しやすいよう、アクセス権限の細かな設定や多言語対応など大企業ニーズに応える機能を網羅しています。また、既存システムとのデータ連携や他サービスとの統合もしやすく、企業全体の情報基盤として信頼性が高い点も魅力です。数百名規模から数万名の大企業まで対応可能で、大規模でも安定動作するため、成長に合わせて長期利用できるグループウェアとなっています。大企業向けグループウェアの定番として国内の多くの有名企業で採用されており、エンタープライズIT環境に適したソリューションです。
コスト
月額911
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額749
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能

文書管理システムとは?

更新:2024年03月22日

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。 「文書管理システム シェア」と検索している方は、市場でのシェアや競合製品の状況を把握することが重要です。どの製品が多くの企業に採用されているか、どのベンダーが業界で強いポジションを持っているかを理解することで、信頼性や将来性のある製品を選ぶ手助けになります。シェアの大きい製品は通常、機能が豊富で、サポート体制も整っており、アップデートも頻繁に行われる傾向があります。 似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがありますが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向があります。一方、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。

pros

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。シェアの高い製品は検索機能も高性能であることが多く、実際のユーザー評価やレビューを確認することが有効です。

内部統制、情報セキュリティの強化

文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。シェアの高い製品は、セキュリティ機能が充実している場合が多いので、選定時にはその点も確認しましょう。

ペーパレス化

文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。市場シェアの高い製品は、この点でも多くの企業に貢献していることが期待できます。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。シェアの高い製品は、多くの企業で導入されているため、運用ノウハウやベストプラクティスも豊富です。これにより、運用ルールの整備がスムーズに行える可能性があります。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。シェアの高い製品は、通常、セキュリティ体制がしっかりしているため、安心して利用できます。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況を確認しましょう。

able

かんたんな質問に答えてぴったりの文書管理システムをチェック

eye

文書管理システムの選び方

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。シェアの高い製品は、どちらのタイプでも豊富な機能を提供しています。

2

書類の登録機能から選ぶ

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。シェアの高い製品は、登録機能も充実していることが多いです。 ・複合機からの自動登録 ・特定のフォルダからの自動登録 ・書類の自動仕分け

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。シェアの高い製品は、これらの機能も高性能であることが期待できます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知

4

書類の期限管理機能から選ぶ

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。シェアの高い製品は、期限管理機能も充実していることが多いです。 ・アラート設定 ・自動破棄 ・自動更新

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。シェアの高い製品は、これらの機能も高い水準で提供しています。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対応 シェアの高い文書管理システムを選ぶことで、機能やサポート体制、将来のアップデートに対する安心感を得ることができます。市場シェアを確認しながら、自社に最適な製品を選定してください

able

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