セキュリティ対応の文書管理システム

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文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれます。契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えています。特にセキュリティを重視する場合、改竄防止機能や厳格なアクセス制御を持つ製品が適しています。

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 複合機からの自動登録 特定のフォルダからの自動登録 書類の自動仕分け これらの機能は、文書の登録プロセスを簡略化し、セキュリティリスクを減少させることができます。

文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知 これらの機能により、セキュリティインシデントの際にも迅速に対応できる体制を整えることができます。

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。書類の期限を管理する機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 アラート設定：期限が近づいている書類を通知します。 自動破棄：会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。 自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。 これらの機能により、重要な文書の管理ミスを防ぎ、セキュリティリスクを低減できます。