文書管理システムとは？
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特にセキュリティを重視するユーザーにとって、文書管理システムは文書の保管だけでなく、ファイルの自動格納、版管理、ライフサイクル管理などを通じて、文書の機密性、完全性、可用性を確保するための重要なツールとなります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理し、セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。ナレッジマネジメントツールとは異なり、文書管理システムは法的要件を満たすなど、より厳格なセキュリティ管理を重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、セキュリティ要件に応じて最適な製品を選ぶ手助けをしてくれます。
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文書管理システムとは？
更新：2025年05月13日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。特にセキュリティを重視するユーザーにとって、文書管理システムは文書の保管だけでなく、ファイルの自動格納、版管理、ライフサイクル管理などを通じて、文書の機密性、完全性、可用性を確保するための重要なツールとなります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理し、セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。ナレッジマネジメントツールとは異なり、文書管理システムは法的要件を満たすなど、より厳格なセキュリティ管理を重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、セキュリティ要件に応じて最適な製品を選ぶ手助けをしてくれます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理され、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。さらに、迅速なアクセスが可能になることで、緊急時のセキュリティ対応もスムーズに行えます。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。文書管理システムを導入することで情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。特に、アクセスログの管理や不正アクセスの検出など、セキュリティ対策がしっかりしているシステムは、企業の情報資産を守るために不可欠です。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。また、物理的な盗難や紛失リスクも軽減され、セキュリティレベルが向上します。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。運用ルールは、詳細になるほど、初期設定の工数や利用者の負担は多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。特に、セキュリティポリシーに沿ったルール作りが重要です。管理対象のドキュメントを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生するおそれがあります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。文書管理システム内のファイルの漏洩は、取引先からの信用、社会的信用を失う可能性があり、経営に致命的なダメージを与えるおそれがあります。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。また、運営会社のセキュリティインシデント対応能力も重要な評価ポイントです。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれます。契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えています。特にセキュリティを重視する場合、改竄防止機能や厳格なアクセス制御を持つ製品が適しています。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 複合機からの自動登録 特定のフォルダからの自動登録 書類の自動仕分け これらの機能は、文書の登録プロセスを簡略化し、セキュリティリスクを減少させることができます。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知 これらの機能により、セキュリティインシデントの際にも迅速に対応できる体制を整えることができます。
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。書類の期限を管理する機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 アラート設定：期限が近づいている書類を通知します。 自動破棄：会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。 自動更新：契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。 これらの機能により、重要な文書の管理ミスを防ぎ、セキュリティリスクを低減できます。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対応 これらの機能により、文書の不正アクセスや改ざんを防ぎ、高いセキュリティを確保することができます
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