スマホで使える購買管理システム（シェア上位）
スマホ対応の購買管理システムとは？
更新：2025年03月18日
購買管理システムは、企業が必要とする物品やサービスの発注から支払いまでの一連のプロセスを一元管理するシステムです。企業活動において必要な物品の購入を適切に管理することで、予算の無駄遣いを防ぎ、コストを最適化できます。また、購買に関する承認プロセスを明確化し、不正や誤発注を防げます。 スマホ対応の購買管理システムでは、従来のPCでの利用に加えて、スマートフォンからもシステムにアクセスできるように設計されています。スマホを使って外出先でも購買に関する申請や承認作業を行えるため、業務の効率化とスピードアップにつながります。
スマホ対応の購買管理システムの機能
スマホ対応の購買管理システムには、発注申請や履歴確認などの基本的な処理を行える機能が備わっています。ここでは、スマホ対応の購買管理システムの主要な機能を説明します。
1
発注申請・承認
発注申請・承認は、購入したい物品やサービスの発注申請を作成し、承認ワークフローに従って処理する機能です。スマホから外出先でも発注申請を作成でき、承認者も移動中に申請内容を確認・承認できます。また、至急の発注でも迅速に対応が可能です。
2
カタログ検索・購入
Amazon BusinessやASKULなど、提携ECサイトの商品を検索・購入できます。スマホからカタログにアクセスできる製品の場合は、急な発注にも対応できます。また、過去の購入履歴から簡単に再注文することも可能です。
3
在庫確認
社内の在庫数や入庫履歴を確認できます。スマホからいつでも在庫状況を確認でき、顧客先での商談中でも在庫の有無や発注の要否を即座に判断できます。
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スマホ対応の購買管理システムを導入するメリット
スマホ対応の購買管理システムを導入することで、購買業務改善が期待できます。ここでは、スマホ対応の購買管理システムの具体的な導入メリットを解説します。
柔軟に操作環境を選べる
現場スタッフはスマホから発注申請を行い、本部の管理担当者はPCで一括処理するなど、それぞれの業務環境に適した方法で購買管理システムを利用できます。PCがない現場であっても、スマホから発注申請を行え、速やかに商品の補充が可能です。
サプライヤーとのコミュニケーションが円滑化する
スマホ対応の購買管理システムでは、価格や納期の調整をスマホのチャット機能で行えるため、メールや電話と比べてスピーディーに対応できます。取引履歴や交渉経緯も自動で記録されるため、後から確認や引き継ぎが容易です。また、価格変更や納期遅延などの重要な連絡も把握できます。
スマホ対応の購買管理システムの導入が向いていない企業
スマホ対応の購買管理システムは便利な反面、すべての企業に適しているわけではありません。以下の特徴に該当する企業は、導入を慎重に検討する必要があります。
オンプレミスやインストール型の製品を希望する企業
金融機関や官公庁など、セキュリティポリシーの観点からクラウドサービスの利用を制限している企業では、スマホ利用によるメリットを感じにくいです。購買データを自社サーバーで管理したい製造業や、取引先との契約でデータの保管場所を限定されている企業なども、オンプレミス環境を選択する必要があります。また、社外からのアクセスそのものを制限することも多く、スマホでの利用メリットを最大限活かせません。
大規模な一括発注が中心の企業
定期的な大量発注や、複雑な発注条件の設定が必要な製造業などでは、スマホの小さな画面での操作に限界があります。数百件におよぶ発注データの一括処理や、詳細な仕様書の確認を伴う発注作業は、PCでの作業の方が効率的です。また、過去の発注履歴との照合や価格交渉なども、大画面での作業が適しています。
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スマホ対応の購買管理システムの選び方
スマホ対応の購買管理システムを選ぶ際は、使いやすさや運用体制など、さまざまな観点からの検討が必要です。以下では、スマホ対応の購買管理システムを選ぶ際の重要なポイントを解説します。
1
スマホでの操作性
スマホ対応の購買管理システムでは、スマホならではのタッチ操作やスワイプなどの操作性が直感的に設計されているかが重要です。特に承認画面では、サムネイル表示された請求書をタップして拡大表示できたり、左右スワイプで承認・却下ができたりするような機能があると便利です。また、画面の文字サイズなどを調整できることも、日常的な利用には欠かせません。
2
機能範囲
申請・承認といった基本機能だけでなく、在庫の確認やサプライヤーとのコミュニケーションなど、どこまでスマホで操作したいかを明確にしましょう。経営層向けの機能もスマホで利用したい場合は、ダッシュボード機能の使いやすさも重要なポイントです。
3
他システムとの連携
販売システムや在庫管理システムとのデータ連携がスムーズに行えるかを確認することが大切です。クラウドサービスとの連携APIが充実している製品を選ぶと、将来的な拡張性も確保できます。
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