人事システムとは?
更新:2024年11月19日
人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。士業やコンサルティング業務を行う企業にとっても、人事システムは業務の効率化とデータ品質の向上に大きく寄与します。また、人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもありますが、これらのシステムは特に士業やコンサルティング業務で求められる高い正確性と信頼性を提供します。
導入メリット
人事業務の効率化
士業やコンサルティング企業では、クライアントの多様なニーズに対応するため、迅速かつ正確な情報管理が求められます。人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができ、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。これにより、クライアントへの対応も迅速になります。
手続きの効率化
士業やコンサルティング企業では、複雑でボリュームのある処理が頻繁に発生します。人事システムを導入することで、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。また、書類をシステム管理することで過去書類の検索が容易になり、重要な情報を迅速に取得できます。
勤怠管理の効率化
士業やコンサルティング企業においても、勤怠管理は非常に重要です。人事システムを使用することで、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。特に長時間労働が問題となる業界では、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、効率的な労働環境を構築できます。
人事評価、人材配置の効率化
士業やコンサルティング企業では、人材の評価や適切な配置が重要です。人事システムの人事評価機能やタレントマネジメント機能を活用することで、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。これにより、従業員の能力やスキルを適切に管理し、最適な人材配置を実現できます。
導入注意点
他カテゴリとのシステム連携
士業やコンサルティング企業では、複数のシステムを使用して業務を行っていることが多いため、人事システムの従業員情報が他のシステムのマスタとして頻繁に利用されることがあります。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。
人事管理システムの導入目的
人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。士業やコンサルティング企業では、クライアントのニーズに対応するための機能も考慮に入れる必要があります。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。
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人事システムの選び方
人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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人事システムのタイプで選ぶ
人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。士業やコンサルティング企業に最適なタイプを選ぶことで、業務の効率化とデータ品質の向上を実現できます。 ・従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。士業やコンサルティング企業では、個人情報の管理が特に重要です。 ・従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。士業やコンサルティング企業での給与計算業務を効率化します。 ・従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。士業やコンサルティング企業での勤怠管理を効率化します。 ・従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。複数の機能を一括で管理したい士業やコンサルティング企業に適しています。 ・従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。入社手続きから育成や人材配置、退職までをカバーしたい士業やコンサルティング企業に特に適しています。
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従業員管理に関する機能で選ぶ
人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、士業やコンサルティング企業のニーズに合ったものを選択することが重要です。 ・雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。士業やコンサルティング企業でも、クライアントとの契約管理が簡便になります。 ・入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。士業やコンサルティング企業の従業員管理がスムーズになります。 ・個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。士業やコンサルティング企業では、個人情報の厳重な管理が求められます。 ・組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。士業やコンサルティング企業の組織管理が容易になります。 ・従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。士業やコンサルティング企業での従業員異動管理が効率化します。
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グループ会社の管理機能で選ぶ
人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい士業やコンサルティング企業に適しています
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