人事システムとは?
更新:2024年11月19日
人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれています。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。特に「人材、派遣」をメインに扱う企業にとっては、派遣社員の管理や契約状況の追跡、派遣先との連携機能が求められます。
導入メリット
人事業務の効率化
人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。特に派遣社員の情報が多い場合、膨大なデータの管理がシステム化されることで、精度と効率が向上します。
手続きの効率化
紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。派遣社員の契約更新や終了時の手続きもスムーズに行えるため、手間が大幅に減ります。
勤怠管理の効率化
紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。派遣社員の勤務状況の迅速な把握や、派遣先からのフィードバックを受けての勤怠管理が容易に行えます。
人事評価、人材配置の効率化
人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。これにより、派遣社員のスキルや適性を把握し、適切な派遣先に配置することが可能です。
導入注意点
他カテゴリとのシステム連携
人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に派遣管理システムや給与計算システムとの連携がスムーズに行えるかが重要です。
人事管理システムの導入目的
人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。派遣社員の管理が主な目的であれば、派遣契約の管理機能や派遣先との連携機能が充実しているシステムを選びましょう。
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人事システムの選び方
人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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人事システムのタイプで選ぶ
人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 従業員管理特化タイプ 従業員情報を管理することに特化したタイプです。派遣社員の入退社の手続き、個人情報や契約情報の管理、組織図の管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。 従業員管理、給与計算タイプ 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。派遣社員の給与計算や給与明細の発行、源泉徴収票の発行機能も含まれます。 従業員管理、勤怠管理タイプ 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。派遣社員の勤務時間の管理や休暇申請が効率化されます。 従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。統合されたソリューションを提供します。 従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。派遣社員の評価やスキル管理、適切な派遣先への配置が行いやすくなります。
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従業員管理に関する機能で選ぶ
人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 雇用契約手続き 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。派遣契約の管理が簡単になります。 入退職手続き 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 個人情報、身上情報管理 オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。派遣社員の情報の変更も迅速に行えます。 組織図の作成 従業員情報から組織図を作成することができます。派遣先との連携を考慮した組織図の作成が可能です。 従業員の異動管理 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。派遣社員の異動もスムーズに管理できます。
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グループ会社の管理機能で選ぶ
人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています。派遣先が多岐にわたる場合もこの機能が便利です。 「人事システム 人材、派遣」を検討している場合、以上のポイントを抑えることで、自社のニーズに最適なシステムを選ぶことができます
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