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人事システムとは?

更新:2024年07月10日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれています。特に「無料」の人事システムを検討している場合、基本的な機能が提供されることが多いですが、追加機能やサポートに関しては有料版へのアップグレードが必要な場合もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

無料の人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。これにより、2重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。ただし、無料版では機能が限定されることが多いため、必要な機能が含まれているか確認が重要です。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、無料の人事システムでも煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。無料版でも書類をシステム管理することで過去書類の検索が可能となり、書類を探す時間も大きく短縮できます。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、無料の人事システムでも自動的に時間外時間数や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。ただし、無料版で提供される機能に制限がある場合があるため、必要な機能が含まれているか確認しましょう。

人事評価、人材配置の効率化

無料の人事システムでも、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができる製品があります。これにより、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。ただし、タレントマネジメント機能は有料版のみで提供されることがあるため、どこまで無料で対応できるかを確認することが重要です。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

無料の人事システムを導入する際には、他のシステムとの連携が可能かどうかを確認することが重要です。従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されるため、連携要件を整理し、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

無料の人事システムでも、製品ごとに提供される機能が異なります。導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。まずは、従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能が無料で提供されているかを確認しましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

無料の人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 **従業員管理特化タイプ**: 基本的な従業員情報の管理を無料で提供する製品が多いです。 **従業員管理、給与計算タイプ**: 給与計算機能も無料で提供しているか確認が必要です。 **従業員管理、勤怠管理タイプ**: 勤怠管理機能が無料で提供されているか確認しましょう。 **従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ**: 全ての機能が無料で提供されることは少ないため、必要な機能が含まれているか確認が必要です。 **従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ**: 人事評価やタレントマネジメント機能が無料で提供されているか確認しましょう。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

無料の人事システムでも、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 **雇用契約手続き**: オンライン上で雇用契約を無料で作成・締結できるか確認しましょう。 **入退職手続き**: 入退職に関する手続きを無料で行えるか確認が必要です。 **個人情報、身上情報管理**: オンライン上で個人情報や身上情報の変更手続きが無料で行えるか確認しましょう。 **組織図の作成**: 組織図作成機能が無料で提供されているか確認が必要です。 **従業員の異動管理**: 異動情報を無料で登録・管理できるか確認しましょう。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

無料の人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品もあります。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適していますが、この機能が無料で提供されているかを確認することが重要です。 「無料」の人事システムを選ぶ際には、提供される機能に制限があることが多いため、自社のニーズに合った製品を選ぶための慎重な選択が求められます

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