クラウド型の人事システム（シェア上位）
クラウド型の人事システムとは？
更新：2024年10月03日
人事システムとは、企業の従業員情報を効率的に管理し、人事業務を支援するシステムです。個人情報管理や入退社手続き、人事発令管理などの機能が備わっており、人事データの一元管理を可能にします。 クラウド型の人事システムは、インターネットを介して利用します。専用サーバーが不要で、インターネット環境があれば利用できます。そのため、初期投資を抑えられ、保守・運用の手間も少ないです。また、ベンダーが自動でアップデートを行うため、常に最新の機能を利用できます。 特に近年は、テレワークの普及により、場所を問わずアクセスできるクラウド型の人事システムの需要が高まっています。利用状況に応じて柔軟にプランを変更できる点も魅力です。
オンプレミス型の人事システムとの違い
クラウド型人事システムは、インターネット経由で利用でき、自動アップデートや柔軟な拡張性など、オンプレミス型の人事システムと特徴に違いがあります。
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人事データの管理とセキュリティ
オンプレミス型の人事システムは、個人情報や雇用契約情報、人事評価データなどの機密性の高い人事データを自社サーバー内で管理できるため、セキュリティが強化されます。ただし、システムの維持管理には社内IT部門の関与が不可欠で、専門知識と継続的な運用コストが求められます。 クラウド型の人事システムは、リモートワークなど場所を問わない業務環境に対応しやすいです。一方で、従業員の個人情報やマイナンバーなどの機密データが外部サーバーに保管されるため、情報管理ポリシーが厳格な企業では慎重な検討が必要です。
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人事業務プロセスの柔軟性
オンプレミス型の人事システムは、社内ネットワークでの運用が基本となるため、社外からのアクセスや申請処理には専用端末や追加設定が必要です。クラウド型の人事システムは、モバイル端末からのアクセスに対応し、身上変更の申請や人事発令の承認なども外出先から行えます。
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法改正対応と機能拡張性
オンプレミス型の人事システムは、自社特有の人事制度や組織構造に合わせた詳細なカスタマイズが可能ですが、法改正への対応は自社での更新作業が必要です。また、他システムとの連携にカスタム開発が必要なことが多いです。 クラウド型の人事システムは、働き方改革関連法やマイナンバー制度などの法改正に伴うシステム更新が自動的に提供されるほか、最新の人事機能が定期的に追加されます。主要な給与・勤怠システムとの連携も柔軟に行えます。
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クラウド型の人事システムの機能
クラウド型の人事システムは、従業員情報の管理から各種申請手続きまで、人事業務に必要な機能を備えています。ここでは、クラウドならではの特徴を活かした主要な機能を紹介します。
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従業員情報の更新
住所変更や扶養情報の更新などの申請を、従業員自身がオンラインで行えます。いつでもどこからでも申請ができ、承認状況も確認可能です。
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組織図管理
部門や階層構造を視覚的に表現し、人員配置や報告ラインを明確に把握できます。組織改編や人事異動が発生した際は、システムのデータを更新するだけで組織図が自動的に最新化されます。
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人事発令管理
昇格や異動、配置転換などの人事発令を管理し、承認から実行、通知までのプロセスを電子化します。承認者はリモートで発令内容を確認・承認できます。
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クラウド型の人事システムを導入するメリット
クラウド型の人事システムには、コスト削減や業務効率化、セキュリティ向上など、多くの導入メリットがあります。ここでは、具体的なメリットを説明します。
場所を選ばずに人事情報を確認できる
クラウド型の人事システムは、インターネット環境があれば、オフィスや自宅、出張先など場所を問わずに人事データへアクセスでき、業務を遂行できます。特にリモートワークでは、人事担当者が自宅から採用手続きや人事発令などの重要業務を滞りなく進められます。また、管理職も外出先や在宅勤務中に、部下の情報確認や人事申請の承認ができるため、人事関連の意思決定が迅速化し、業務の停滞を防ぎます。
人事業務が効率化・標準化する
クラウド型の人事システムでは、従業員が自分で情報を更新できるため、人事部門の入力業務が大幅に軽減されます。紙の申請書や押印プロセスが電子化されることで、申請から承認までの時間が短縮され、書類の紛失や記入ミスのリスクも低減します。また、全社共通の人事プロセスがシステム上で標準化されることで、拠点やグループ会社間での業務品質のばらつきが解消され、一貫した人事管理が実現します。
データに基づいたマネジメントができる
クラウド型の人事システムでは、組織全体の人材状況を多角的に分析でき、客観的なデータに基づく戦略的な意思決定が可能になります。スキルマップや組織分析などのダッシュボード機能を活用することで、人材配置の最適化や育成計画の策定に必要な情報をリアルタイムで把握できます。また、蓄積された人事データを基に将来の人材ニーズを予測することで、採用計画や組織開発など中長期的な人材戦略を強化でき、企業競争力の向上につながります。
クラウド型の人事システムを導入する懸念点
クラウド型の人事システムの導入において、セキュリティとカスタマイズは重要な判断基準です。一方で、近年ではこうした懸念が大幅に解消されています。
セキュリティへの不安
クラウド型の人事システムは、外部サーバーで従業員情報を管理するため、セキュリティへの不安が課題とされがちです。しかし、高度な暗号化技術や不正アクセス検知システムなど、セキュリティ対策が標準装備され、安全性が高まっています。大手クラウドベンダーのセキュリティ水準は、多くの中小企業が自社で構築できるレベルを超えており、クラウド型がオンプレミス型より安全性で劣るとは言い切れない状況です。
カスタマイズの柔軟性
クラウド型の人事システムは、標準化されたサービスのため、企業独自の人事制度や組織構造への対応が難しい傾向があります。しかし近年は、業種や組織特性に応じた柔軟な設定が可能となっています。標準機能で人事異動管理、組織図作成、勤続年数計算といった人事管理プロセスに対応でき、追加モジュールやオプションで残りの要件にも柔軟に対応できます。
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クラウド型の人事システムの選び方
クラウド型の人事システムを選ぶ際は、機能性やセキュリティ、コスト、拡張性、サポート体制などの重要な観点を総合的に評価することで、自社に最適なシステムを選定できます。
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組織構造
複数拠点やグループ会社を持つ場合は、階層的な組織管理や権限設定が柔軟にできる製品を選ぶことが重要です。人事異動や組織改編の頻度が高い企業では、組織変更の操作性や履歴管理機能の使いやすさを重視して評価しましょう。また、将来的な組織拡大や事業再編にも対応できる拡張性があるかを確認することで、長期的に活用できます。
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既存システムとの連携
給与システムや勤怠管理システムなど、既存の人事関連システムと円滑に連携できるかを重点的に評価しましょう。標準APIの提供状況や連携可能なシステムの範囲、データ出力形式の柔軟性を確認し、二重入力を防ぎ、効率的な業務フローを構築できるかを判断します。また、導入前に連携テストを行い、人事データの整合性を確認することで、導入後のデータ不整合リスクを最小化できます。
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データ分析機能
蓄積される人材情報を戦略的に活用できる分析機能やレポーティング機能の充実度を評価しましょう。組織構成や人材配置の可視化、スキルマップ作成、採用・離職分析など、経営判断に役立つインサイトを提供するダッシュボード機能があるかを確認します。また、カスタムレポートの作成のしやすさや定型分析の自動化機能など、人事データを活かした意思決定を支援する機能は、長期的な人材戦略構築と人的資本経営の実現に貢献します。
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