オンプレミス型の人事システム（シェア上位）
オンプレミス型の人事システムとは？
更新：2024年10月03日
人事システムとは、企業の従業員情報を効率的に管理し、人事業務を支援するシステムです。主な機能には、従業員の個人情報管理、入退社手続き、人事発令管理などがあり、人事データの一元管理を実現します。 オンプレミス型の人事システムとは、自社内にサーバーやソフトウェアを設置して運用する形態のシステムです。社内ネットワークで稼働するため、インターネット接続に依存せず安定運用が可能です。また、システムとデータを自社で管理できるため、セキュリティ面での安心感が高い点が特徴です。 近年はクラウド型への移行が進んでいますが、業界特性や企業規模、セキュリティポリシーを考慮し、オンプレミス型を選択する企業もいます。
クラウド型の人事システムとの違い
オンプレミス型とクラウド型の人事システムには、導入コストやセキュリティ、カスタマイズ性、システム更新において大きな違いがあります。企業規模や業務要件に応じて、それぞれのメリット・デメリットを踏まえた適切な選択が求められます。
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人事情報の管理とセキュリティ
オンプレミス型の人事システムは、自社サーバー内で完結して管理できるため、従業員の個人情報などの漏洩リスクを最小限に抑えられます。一方、クラウド型の人事システムは、場所を問わず人事情報にアクセスできる利便性がありますが、データが外部サーバーに保管されるため、慎重な判断が求められます。 オンプレミス型の人事システムでは、サーバーの構築や定期的なセキュリティ対策など、インフラ維持に専門知識と継続的な投資が必要となるため、ITリソースが限られた企業では運用負担が大きくなります。
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アクセス環境
オンプレミス型の人事システムは、基本的に社内ネットワークからのアクセスが前提となるため、テレワーク環境での操作に制約が生じやすくなります。クラウド型の人事システムは、スマートフォンやタブレットからも利用でき、従業員がどこからでも情報の更新や申請を行えるため、柔軟な働き方を推進する企業と相性がよいです。
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組織変更対応と機能拡張性
オンプレミス型の人事システムは、自社特有の組織構造や人事制度に合わせた細かなカスタマイズが可能です。しかし、アップデートのたびにシステム改修が必要となるため、対応には時間とコストがかかります。クラウド型の人事システムは、定期的な自動アップデートが行われるため、最新の人事トレンドや法改正に迅速に対応できる点が強みです。 また、オンプレミス型の人事システムは、大規模なバージョンアップのたびに追加費用が発生します。一方、クラウド型の人事システムは、月額料金内で継続的に機能がアップデートされます。
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オンプレミス型の人事システムの機能
オンプレミス型の人事システムには、組織内の重要な人事情報を安全に管理・運用するための各種機能が実装されています。ここでは、特にオンプレミス環境で効果を発揮する代表的な機能を紹介します。
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従業員情報管理
従業員の個人情報や身上情報、学歴、資格、マイナンバーなどの人事データを一元管理し、権限に応じた閲覧・編集が可能です。入社時にデータを登録し、その後の情報更新や異動履歴を時系列で管理できます。
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人事発令・異動管理
人事異動や昇格などの発令情報を管理し、電子承認フローを経て組織体制を変更できます。人事部門が異動情報を登録すると、承認後に発令日に組織図や人員配置が自動更新され、関係者に辞令が電子通知されます。
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従業員セルフサービス
従業員自身が住所変更や家族情報の更新を申請し、上長と人事部門の承認を経てデータが更新されます。システム上で自身の情報を確認し、必要に応じて変更を申請できます。
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オンプレミス型の人事システムを導入するメリット
オンプレミス型の人事システムには、高いセキュリティ性や柔軟なカスタマイズ性などのメリットがあります。ここでは、自社でサーバーを保有・管理する人事システムの具体的な導入メリットを紹介します。
人事情報の管理を徹底できる
オンプレミス型の人事システムでは、従業員の個人情報などの機密データを自社サーバーで管理できるため、情報漏洩リスクを最小限に抑えられます。そのため、自社のセキュリティポリシーに準拠した運用が求められる場合に適しています。また、アクセス権限の詳細設定や操作ログの管理が可能で、内部統制の観点からも高度なセキュリティ管理体制を構築できます。
導入ペースと運用方針を自主決定できる
オンプレミス型の人事システムでは、自社の状況に応じた段階的な機能拡張が可能です。人事異動の時期や繁忙期を避けたシステム更新、特定部門での先行導入など、業務サイクルに合わせた導入スケジュールを柔軟に設計できます。また、自社特有の組織変更や制度改定のタイミングに合わせて、システムのアップデートが可能です。
細かいカスタマイズができる
オンプレミス型の人事システムは、自社サーバー上にシステムを構築するため、ソースコードやデータベースに直接アクセスできる場合が多く、独自の人事ルールに合わせた細かなカスタマイズが容易です。長年培われた人事制度や組織構造に適応させることで、人事業務の連続性を維持しながらシステム化を進められます。
オンプレミス型の人事システムを導入するデメリット
IT人材が不足している企業や、成長を優先する企業にとって、オンプレミス型の人事システムは運用負担が大きく、柔軟性に欠ける選択肢となる可能性があります。
高額な初期投資と継続的な運用コストが発生する
オンプレミス型の人事システムの導入には、サーバーやデータベースライセンスなど、多額の初期投資が必要です。機密性の高い人事情報を保護するためのセキュリティ対策やバックアップ体制の構築には、多額のコストがかかります。また、バージョンアップや機能拡張のたびに追加投資が必要となるため、長期的なトータルコストが想定以上に膨らむリスクがあります。
従業員の利便性が低下する
オンプレミス型の人事システムは、基本的に社内ネットワークからのアクセスを前提としているため、テレワークなどの柔軟な働き方との相性が悪くなります。従業員が自身の情報を更新する機能の利便性が損なわれ、人事施策の浸透や従業員エンゲージメント向上の妨げになる可能性があります。また、VPN経由でのアクセスも可能ですが、応答速度の低下による影響が懸念されます。
人事制度変更への対応が遅れる
働き方改革などに伴い、人事労務分野では頻繁に法改正が行われるため、最新の法令に対応するため、定期的なシステム更新が必要です。特に組織改編や人事制度の大幅な変更時には、システム改修に時間とコストがかかり、人事施策の迅速な展開が阻害される可能性があります。
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オンプレミス型の人事システムの選び方
オンプレミス型の人事システムを選ぶ際は、セキュリティ対策、カスタマイズ性、運用体制、コスト管理、システム連携などが重要なポイントとなります。以下では、各選定ポイントを具体的に解説します。
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人事制度との適合度
自社の人事制度や組織構造に適した標準機能を持つシステムを選ぶことで、カスタマイズの手間や導入コストを抑えられます。特に、発令管理や組織管理などの基幹機能が自社の業務フローに適しているかを重点的に検証しましょう。実際のデータを用いたデモ操作を行い、操作性や機能面を現場担当者が評価することで、導入後の定着率や活用度を高められます。
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長期的なコスト
初期費用に加え、保守やカスタマイズ、運用コストを含めた長期的な視点で比較・評価することが重要です。バージョンアップ費用やライセンス体系、追加開発の費用なども含め、数年単位での投資計画を立て、費用対効果を総合的に判断しましょう。また、人事部門とIT部門の役割分担や運用体制を考慮し、内製化できる範囲と外部委託すべき範囲を明確にすることで、運用段階で発生しうる隠れたコストを事前に把握できます。
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将来の制度変更への対応力
法改正や人事制度の変更に対応できるアップデート体制と、ベンダーの継続的なサポートを重視することが重要です。バージョンアップの頻度や法改正への対応実績を確認し、システムの陳腐化リスクを抑えられるかを判断しましょう。また、バックアップ機能やデータ継続性を確認することで、将来的な環境変化にも柔軟に対応できる基盤を確保できます。
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