個人情報や給与情報など、機密性の高い情報を外部のサーバーに預けることに不安を感じる企業に適しています。オンプレミス型では、すべての情報を自社のサーバーで管理できるため、情報の流出リスクを自社で管理できます。金融機関や官公庁など、情報管理の規制が厳しい業界では特に重要です。社内のネットワークのみで運用することで、外部からの不正アクセスのリスクも低減できます。

給与計算システムや会計システムなど、既に社内で稼働している仕組みと人事システムを連携させたい場合に適しています。オンプレミス型では、社内のネットワーク環境で直接データのやり取りができるため、スムーズな連携が可能です。社内の他の仕組みと同じ環境で運用することで、データの受け渡しや処理の自動化がしやすくなります。独自に開発した社内システムとの接続も、自社で調整できるため柔軟に対応できます。

企業ごとに異なる人事制度や評価方法に合わせて、システムを細かく調整したい場合に適しています。人事評価の基準が複雑な企業や、独自の勤務形態を採用している企業では、標準的な機能では対応できないことがあります。オンプレミス型では、プログラムの変更や画面の調整など、自社の要望に応じた改修が可能です。長年培ってきた人事業務の方法を変えずに、システムを業務に合わせることができます。

情報管理の方針により、インターネットへの接続が制限されている環境で業務を行う企業に適しています。研究開発部門や製造現場など、外部ネットワークとの接続を遮断している部署でも利用できます。オンプレミス型は社内のネットワークのみで完結するため、インターネット接続なしでも運用が可能です。閉じられたネットワーク環境での運用により、外部からの攻撃や情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

人事に関わるすべての業務を1つのシステムで管理できるタイプです。従業員の基本情報管理から、給与計算、勤怠管理、評価管理、採用管理まで、幅広い機能を備えています。各機能が連携しているため、情報を重複して入力する手間が省けます。たとえば、勤怠情報が給与計算に自動的に反映されるなど、業務の流れに沿った処理が可能です。大企業や複雑な人事業務を行う企業に適しており、全社的な人事戦略を支援する仕組みとして活用できます。

給与計算や勤怠管理など、特定の業務に特化したタイプです。1つの機能を深く掘り下げた設計となっており、詳細な設定や複雑な処理に対応できます。具体的には、変形労働時間制やフレックスタイム制など、多様な勤務形態に対応した勤怠管理システムなどがあります。既に他の人事システムを利用している企業が、不足している機能を補うために導入することもあります。特定の業務を重点的に管理したい企業や、段階的にシステム化を進めたい企業に適しています。

あらかじめ用意された標準的な機能を組み合わせて利用するタイプです。多くの企業で共通する人事業務の流れに基づいて設計されているため、比較的短期間で導入できます。設定による調整は可能ですが、プログラムの大幅な変更は行わない前提で作られています。一例として、従業員規模や業界ごとに最適化されたパッケージが提供されることもあります。標準的な人事業務を行う企業や、早期に導入したい企業に適しています。

企業の要望に合わせて、ゼロから設計・開発するタイプです。既存のパッケージでは対応できない独自の業務フローや、複雑な計算ロジックを実現できます。画面のデザインや操作の流れも、自社の使いやすさを重視して作成できます。実際には、長年の業務経験に基づいた独自の評価制度を持つ企業などが選択します。開発には時間と費用がかかりますが、完全に自社に合わせた仕組みを構築できます。独自性の高い人事制度を運用する企業に適しています。

システムを導入する前に、現在の人事業務の流れをすべて書き出し、問題点や改善したい箇所を明確にします。業務の担当者や処理の順序、使用している書類なども整理しておきます。たとえば、給与計算の手順を詳しく記録し、どの情報がどこから入ってくるのかを図にすることで、システムに必要な機能が見えてきます。この作業を丁寧に行うことで、システムに求める要件が明確になり、提供会社との打ち合わせもスムーズに進みます。業務の無駄を省いてからシステム化することで、より効果的な仕組みを構築できます。

機器の調達からシステムの構築、動作確認、従業員への教育まで、すべての工程をスケジュールに落とし込みます。各工程の責任者や必要な人員、予算も明確にしておきます。一例として、月ごとに実施する作業を一覧にし、進捗状況を定期的に確認する仕組みを作ります。予期しないトラブルに備えて、余裕を持ったスケジュールを組むことも重要です。計画が不十分だと、導入が遅れたり、予算が超過したりする原因になります。

すべての機能を一度に切り替えるのではなく、業務の一部から順番に移行していく方法が安全です。最初に勤怠管理から始めて、次に給与計算、その後に評価管理というように段階を踏みます。具体的には、一部の部署で先行して利用し、問題がないことを確認してから全社に展開します。この方法により、トラブルが発生しても影響範囲を限定でき、対応しやすくなります。従業員も少しずつ新しい仕組みに慣れることができ、混乱を防げます。

システムの操作方法や新しい業務の流れを、すべての従業員に丁寧に説明します。マニュアルを作成するだけでなく、実際に操作する練習の機会を設けることが効果的です。実際に、管理者向けと一般従業員向けで異なる内容の研修を実施し、それぞれの役割に応じた知識を身につけてもらいます。質問を受け付ける窓口を設置し、わからないことをすぐに解決できる体制を整えることも大切です。教育が不十分だと、システムを正しく使えず、かえって業務効率が下がる可能性があります。

システムを導入する際に、機器の設置やプログラムの設定、動作確認などを支援するサポートです。自社の業務に合わせた調整や、既存システムとの連携作業も含まれます。たとえば、給与計算の手当項目を設定する際に、複雑な計算式を正しく組み込むための助言を受けられます。初めてオンプレミス型を導入する企業にとって、専門家の支援があることで安心して進められます。このサポートにより、導入期間の短縮やトラブルの未然防止が期待できます。

システムを利用する従業員や管理者に対して、操作方法を教える研修を提供するサポートです。管理者向けには設定変更や帳票作成などの高度な操作を、一般従業員向けには日常的な入力作業などを教えます。一例として、給与明細の見方や勤怠の入力方法を、実際の画面を使いながら説明する研修が行われます。操作マニュアルの提供や、動画による説明資料の提供も含まれることがあります。適切な教育を受けることで、システムを効果的に活用でき、操作ミスも減らせます。

システムが正常に動作しなくなった際に、原因を調査して復旧する支援を行うサポートです。サーバーの故障やプログラムの不具合など、さまざまなトラブルに対応します。具体的には、給与計算の結果が正しく表示されない場合に、データの確認やプログラムの修正を行います。緊急時には電話やメールで連絡を受け付け、迅速に対応する体制が整っていることが重要です。このサポートがあることで、業務への影響を最小限に抑えられます。

税制や社会保険制度の改正に伴い、システムのプログラムを更新するサポートです。法律の変更内容を反映した計算式や帳票の修正を行います。実際に、所得税の税率が変更された場合に、給与計算のプログラムを修正して正しい金額を算出できるようにします。改正の内容を説明する資料の提供や、更新作業の日程調整なども含まれます。法令を遵守した運用を続けるために、このサポートは欠かせません。