重要な相違点はオンプレミス型以外の人事システムには、主にクラウド型があります。クラウド型は、インターネット上で提供されるサービスを利用する形態で、自社でサーバーを用意する必要がありません。初期費用を抑えられ、導入までの期間が短いことが特徴です。一方、オンプレミス型は自社でサーバーや機器を購入して設置するため、初期投資が大きくなります。クラウド型は月額や年額で利用料を支払う仕組みが一般的ですが、オンプレミス型は初期投資後の運用費用が比較的低く抑えられます。また、システムの調整や変更についても違いがあります。クラウド型は提供される機能の範囲内での利用となりますが、オンプレミス型は自社の業務に合わせた細かな調整が可能です。情報の管理場所も大きく異なり、クラウド型はサービス提供会社のサーバーに情報を預けますが、オンプレミス型は自社内で管理します。

オンプレミス型の人事システムの導入後に「想定外だった」という声が多いのが、「初期投資が大きくなる」と「導入までに時間がかかる」の問題です。初期投資が大きくなるについては、サーバーやネットワーク機器の購入、システムの構築費用など、導入時にまとまった費用が必要です。導入までに時間がかかるについては、機器の選定や調達、システムの設計や構築、動作確認など、多くの工程を経ることが大切です。このほか「保守や運用に専門知識が必要」「システムの更新や拡張に手間がかかる」「災害や障害への備えが必要」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。