営業担当者が多く直行直帰が一般的な企業では、スマートフォン対応の人事システムが力を発揮します。営業担当者は顧客訪問が中心となるため、オフィスに立ち寄らずに自宅から直接訪問先へ向かうことが日常的です。このような働き方では、スマートフォンから勤怠打刻や日報提出ができると業務がスムーズに進みます。移動中の電車内や訪問先の近くで手軽に操作できるため、打刻忘れや申請漏れを防げます。管理者も外出中にスマートフォンで承認作業を行えるため、承認待ちによる業務の停滞を避けられます。

工場や店舗など複数拠点を持つ企業では、スマートフォン対応の人事システムが拠点管理を容易にします。各拠点にパソコンを設置するとコストがかかりますが、スマートフォンなら従業員が個人所有の端末を活用できます。製造現場や販売フロアではパソコンを設置するスペースが限られているため、スマートフォンでの勤怠管理が現実的です。拠点責任者もスマートフォンから各従業員の勤務状況をリアルタイムで確認でき、シフト調整や人員配置の判断が迅速に行えます。本社の人事担当者も全拠点の情報を一元的に把握できるため、拠点間の連携が強化されます。

シフト勤務や変則的な勤務形態が多い企業では、スマートフォン対応の人事システムが勤務管理を円滑にします。飲食業や医療機関では早番・遅番・夜勤といった多様なシフトが組まれており、従業員ごとに出勤時間が異なります。スマートフォンがあれば従業員は自分のシフトをいつでも確認でき、勤務開始時に現場で打刻できます。急なシフト変更が発生した際も、スマートフォンへの通知機能を使えば従業員に素早く情報を伝達できます。管理者も外出先からシフト調整や勤務状況の確認ができるため、突発的な欠勤にも柔軟に対応できます。

テレワークや在宅勤務を導入している企業では、スマートフォン対応の人事システムが勤務実態の把握に役立ちます。在宅勤務では従業員が自宅で業務を行うため、出退勤の管理が課題となります。スマートフォンから位置情報とともに勤怠打刻ができれば、勤務場所の確認も同時に行えます。従業員は自宅のパソコンを起動する前にスマートフォンで打刻できるため、始業時刻の記録が正確になります。管理者もスマートフォンでリアルタイムに従業員の勤務状況を把握でき、テレワーク環境でも適切な労務管理が実現します。

クラウド型のスマートフォン対応人事システムは、インターネット経由でサービスを利用する形式です。サーバー（データを保管する大型コンピュータ）を企業側で用意する必要がなく、初期費用を抑えて導入できます。スマートフォンのブラウザ（インターネット閲覧ソフト）からアクセスするため、専用アプリのインストールが不要な場合もあります。データはクラウド上（インターネット上の保管場所）に保存されるため、端末の紛失や故障時にも情報が失われません。また、システムの更新作業が自動的に行われるため、常に最新の機能を利用できる利点があります。

専用アプリ型のスマートフォン対応人事システムは、端末にアプリをインストールして利用する形式です。スマートフォンのホーム画面からワンタッチで起動できるため、操作の開始が素早く行えます。一方で、アプリのダウンロードやインストールという手順が必要になるため、導入時に従業員への説明が求められます。スマートフォンのカメラ機能や位置情報機能といった端末固有の機能と連携しやすく、顔認証による打刻や現在地の記録が可能です。オフライン（インターネットに接続していない状態）でも一部の機能が使えるアプリもあり、通信環境が不安定な場所でも活用できます。

勤怠管理特化型のスマートフォン対応人事システムは、出退勤の記録や休暇申請といった勤怠関連の機能に絞った形式です。機能が限定されている分、操作画面がシンプルで従業員が迷わず使えます。加えて、スマートフォンの小さな画面でも必要な情報が見やすく配置されており、タッチ操作だけで打刻や申請が完結します。勤怠データは給与計算システムへ連携できる仕組みを持つものが多く、給与計算の基礎資料として活用されます。導入コストも総合型と比べて抑えられるため、まず勤怠管理からスマートフォン化を始めたい企業に向いています。

総合型のスマートフォン対応人事システムは、勤怠管理だけでなく給与計算や人事評価まで幅広い機能を提供する形式です。従業員情報の管理や組織図の閲覧、目標設定といった人事業務全般をスマートフォンから操作できます。その反面、機能が多岐にわたるため、画面の切り替えやメニューの階層が複雑になりがちです。スマートフォンの画面サイズでは一度に表示できる情報量が限られるため、必要な機能にたどり着くまでの操作回数が増える可能性があります。人事業務全体をデータ化して一元管理したい企業に適したタイプです。

レスポンシブWebデザイン型（画面サイズに応じて表示を自動調整する設計）のスマートフォン対応人事システムは、同じ画面をパソコンとスマートフォンで共有する形式です。端末の画面サイズを自動判別して、スマートフォンでは縦長の配置に、パソコンでは横長の配置に表示内容が変化します。したがって、従業員は自宅ではパソコンで、外出先ではスマートフォンでと使い分けても操作方法が統一されており学習負担が少なくなります。管理者も同じシステムで全従業員の情報を管理できるため、運用が簡素化されます。ただし、完全にスマートフォン専用設計されたものと比べると、細かい操作性では劣る場合があります。

IBMのWatsonX Orchestrateなどでは、AIエージェントが休暇申請や給与明細発行などの日常的なHR業務を自動化します。採用面でも求人作成や候補者マッチング、面接設定などをAIで効率化する例が増えており、これらエージェントは単一の会話型インタフェース上で動作してツールの切り替えを不要にします。結果として従業員は必要な作業をスムーズに完結でき、HR担当者は繰り返し作業から解放されます。

国内ではSmartHRが2025年7月から人事労務QA用の生成AIチャット機能を提供予定です。従業員はスマホアプリ上で就業規則や福利厚生の質問をチャット形式で行え、PCを持たない現場従業員でも場所や時間を問わず情報にアクセス可能になります。この機能によりHR部門への類似問い合わせが大幅に削減され、業務効率化が期待されています。