スマホで使える人事システム（シェア上位）
スマホ対応の人事システムとは？
更新：2024年10月03日
スマホ対応の人事システムとは、従業員の個人情報や入退社手続き、人事発令などの人事業務をスマートフォンから行えるシステムです。従来のPCベースの人事システムの機能をモバイル環境に最適化し、個人情報の閲覧や更新、各種申請手続きなどの基本的な人事業務を、時間や場所を問わずスマホで実行できます。 人事部門は外出先や在宅勤務中でも必要な人事データを確認・更新でき、従業員も住所変更などの各種申請や個人情報の確認をスマホから行えます。これにより、多様な働き方に対応した柔軟な人事業務の運用が実現できます。 なお、目標管理や人材評価などの人材育成に関する機能は、タレントマネジメントシステムとして別のシステムで提供されることが一般的です。ただし、基本的な人事情報をタレントマネジメントシステムと連携させることで、より包括的な人材管理が可能になります。
スマホ対応の人事システムの機能
スマホ対応の人事システムには、勤怠管理や申請承認、人事情報照会など、日常的な人事業務をサポートする機能が備わっています。ここでは、特にスマホでの利用に適した主要な機能を紹介します。
1
入退社手続き管理
新入社員の入社手続きや、退職者の手続きを管理する機能です。スマホから必要書類の提出状況を確認でき、未提出の書類がある場合はプッシュ通知で知らせることができます。
2
個人情報管理
従業員の住所や家族構成、資格情報などの基本情報を登録・管理する機能です。スマホから随時情報を更新でき、引っ越しや家族状況の変更時にも即座に反映できます。
3
人事発令情報確認
異動や昇進などの人事発令情報を確認する機能です。スマホで発令内容をリアルタイムに確認でき、組織変更に伴う新しい体制もすぐに把握できます。
4
組織・従業員検索
組織図の閲覧や従業員情報の検索を行う機能です。スマホで社内の組織構成を確認でき、必要な部署や担当者をすぐに特定できます。検索結果から直接メールやチャットでコンタクトを取ることも可能です。
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スマホ対応の人事システムを導入するメリット
スマホ対応の人事システムには、入退社手続きや人事発令など、全従業員に密接に関わる機能が搭載されています。ここでは、スマホ対応の人事システムを導入することで得られる具体的なメリットを解説します。
場所を問わずに人事業務を行える
スマホ対応の人事システムを導入すれば、人事部門は外出先でも、必要な人事データの確認や更新が可能です。また、従業員からの各種申請への承認作業もその場で行えます。緊急の人事案件にも、場所を問わず即座に対応できます。
従業員の利便性が向上する
スマホ対応の人事システムでは、従業員が住所変更や扶養家族の追加など、各種申請手続きをスマホから行えます。必要書類も写真で撮影してアップロードでき、申請状況もリアルタイムで確認できます。
書類提出をペーパーレスで完結できる
スマホ対応の人事システムでは、入社時の各種書類や証明書類を、スマートフォンで撮影・データ化して提出できます。紙の書類の受け渡しや保管が不要となり、手続きの効率化が図れます。また、提出された書類は即座にシステムで保管され、必要な時にすぐ参照できます。
リアルタイムで情報更新ができる
スマホ対応の人事システムを活用すれば、組織変更や人事異動の情報を、リアルタイムで全従業員に共有できます。従業員は、最新の組織体制や連絡先をスマホですぐに確認できます。また、緊急連絡網の更新も即座に反映されます。
スマホ対応の人事システムの導入が向いていない企業
従業員の業務形態や企業規模、セキュリティポリシーによって、スマホ対応の人事システムの導入が逆効果になるケースがあります。以下の特徴に該当する企業は、導入前に慎重な検討が必要です。
高度なセキュリティ要件がある企業
従業員の個人情報といった、機密性の高いデータをモバイル端末で扱うことに制限がある企業では、スマホでの利用が制限されます。社外からのアクセスを完全に禁止している企業や、専用端末以外でのシステム利用を認めていない場合は、スマホ対応の機能を活用できません。特に金融機関や官公庁など、厳格な情報管理が求められる組織では、PCでの利用に限定せざるを得ないケースが多くなります。
従業員の大多数がデスクワーク中心の企業
従業員のほとんどが常時PCを使用して業務を行っている環境では、わざわざスマホで操作する必要性が低くなります。提出書類の確認などの作業は、PCの大きな画面と使い慣れたキーボードの方が効率的です。また、データの閲覧や入力が日常的な業務の一部として組み込まれている場合では、スマホ対応にコストをかける優先度は下がります。
経営層や管理職の年齢層が高くてスマホ操作に不慣れな企業
管理職がスマホでの情報入力に抵抗がある場合は、導入効果が限定的になります。システムの利用率が下がり、結果として情報の更新頻度が低下したり、入力ミスが増加したりするリスクがあります。また、スマホの操作研修などの追加コストが必要となり、かえって業務の非効率化を招く可能性があります。
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スマホ対応の人事システムの選び方
スマホ対応の人事システムを選ぶ際は、利用シーンや操作性、セキュリティなど多角的な視点での検討が必要です。以下では、スマホ対応の人事システムの導入を成功に導くための具体的な選定ポイントを解説します。
1
操作性
スマホ対応の人事システムでは、スマホの画面サイズに最適化されたレイアウトと操作性が重要です。例えば、ボタンの大きさが指で押しやすい設計になっているかや、スクロールの多さや画面遷移のステップ数などを実際に操作して確認するとよいでしょう。
2
スマホアプリで利用できる機能
PCで利用できるすべての機能がスマホアプリでも利用できるとは限りません。そのため、実際の業務で必要な機能がスマホアプリでも使えるかどうかの確認が必要です。細かな作業を伴う機能はPCのみに制限されているケースもあるため、導入前に機能の対応範囲を詳しく確認しましょう。
3
セキュリティ対策
生体認証や遠隔でのデータ削除など、モバイル特有のセキュリティ機能が実装されているかを確認します。私用端末での利用も想定する場合は、柔軟なアクセス制御が備わっているかがポイントとなります。端末紛失時の情報漏洩対策も必須要件として押さえておきましょう。
4
利用環境
専用アプリが必要なのか、ブラウザでの利用が可能なのかを確認します。社用端末の場合は、アプリのインストールが制限される可能性があるため、システム管理者と事前に確認が必要です。
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