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人事システムとは?

更新:2024年10月03日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。特に、ワークフローシステムと連携することで、業務フローの自動化や承認プロセスの効率化が図れ、より高い生産性を実現できます。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムをワークフローシステムと連携することで、従業員情報に紐付けた情報管理が一層効率化されます。例えば、従業員の入退社や異動といった手続きが自動的にワークフローに組み込まれるため、手動での入力や確認作業が減少し、業務の迅速化と正確性が向上します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、ワークフローシステムと連携することで煩雑な処理がシステム化され、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減できます。自動化されたワークフローにより、エラーが減少し、データ品質の向上が見込めます。

勤怠管理の効率化

ワークフローシステムと連携することで、勤怠管理が自動化され、申請や承認プロセスもスムーズに行われます。例えば、休暇申請や残業申請が自動的に上司に通知され、承認されると即座に勤怠システムに反映されます。これにより、集計工数の削減やデータ品質の向上が期待できます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価やタレントマネジメント機能を備える人事システムが、ワークフローシステムと連携することで、評価プロセスが一層効率化されます。評価シートの作成、回収、集計がシステム上で自動化されるため、評価にかかる時間と労力が大幅に削減されます。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。特にワークフローシステムと連携する際は、連携要件を詳細に整理し、自社で使用しているツールとの互換性を確認しましょう。システム間のデータ連携がスムーズに行えることが、業務全体の効率化に直結します。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。特にワークフローシステムとの連携を考慮する場合、プロセスの自動化や承認フローの効率化が実現できる製品を選定することが重要です。

able

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。特にワークフローシステムと連携することで、各タイプの機能が一層強化されます。 ・**従業員管理特化タイプ** 従業員情報を管理することに特化したタイプですが、ワークフローシステムと連携することで、入退社手続きや組織図の発令管理などが自動化されます。 ・**従業員管理、給与計算タイプ** 給与計算機能も備えたタイプです。給与計算のプロセスがワークフローシステムと連携されることで、給与明細や源泉徴収票の自動生成が可能になります。 ・**従業員管理、勤怠管理タイプ** 勤務時間の記録や休暇、欠勤の申請ができるタイプです。ワークフローシステムと連携することで、勤怠管理の申請から承認までのプロセスが自動化され、効率が向上します。 ・**従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ** 給与計算と勤怠管理の両方を備えるタイプです。ワークフローシステムと連携することで、全体の業務プロセスがシームレスに連携し、効率化が図れます。 ・**従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ** 人事評価やタレントマネジメントを備えています。ワークフローシステムと連携することで、評価プロセスやスキル管理が自動化され、データの一元管理が容易になります。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。特にワークフローシステムとの連携を考慮することで、業務の効率化が一層図れます。 ・**雇用契約手続き** ワークフローシステムと連携することで、契約の作成から締結までのプロセスが自動化されます。 ・**入退職手続き** 退職手続きや各種保険手続きがワークフローシステムと連携することで、自動化され、手間が大幅に削減されます。 ・**個人情報、身上情報管理** ワークフローシステムと連携することで、個人情報の変更手続きもシームレスに行われます。 ・**組織図の作成** ワークフローシステムと連携することで、組織図の自動生成や更新が可能になります。 ・**従業員の異動管理** 異動情報の登録や管理がワークフローシステムと連携することで、自動化され、管理が容易になります。

3

グループ会社の管理機能で選ぶ

ワークフローシステムと連携することで、グループ会社や子会社の情報も一元管理でき、異なる組織間のプロセスもシームレスに連携されます。これにより、複数の組織を統合的に管理することが容易になります

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