大企業向けの人事システム（シェア上位）
大企業向けの人事システムとは？
更新：2024年10月03日
人事システムは、企業の人事業務を効率化するためのシステムです。従業員の個人情報や雇用データを一元管理します。 大企業向けの人事システムは、数千人規模の従業員データを管理し、複雑な組織構造や人事制度に対応できる拡張性を備えています。複数の事業所や子会社を持つ企業グループ全体で一元管理を実現し、統一的な人事施策を展開できるシステムも多くあります。 また、高度なセキュリティ対策や権限管理を備えています。そのため、部門や役職に応じて適切なアクセス権限を設定し、機密性の高い人事情報を安全に管理できます。
大企業が人事システムを導入する上での課題
大企業の人事システム導入には、法令遵守や複雑な組織構造への対応が不可欠です。ここでは、人事システム導入時に考慮すべき課題を解説します。
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既存システムとの連携
大企業では、すでに複雑な基幹システムが稼働していることが多く、新しい人事システムとの連携が大きな課題となります。パッケージシステムでは対応が難しく、大規模なカスタマイズが必要になるケースもあります。カスタマイズには多大なコストと時間がかかり、予算や期間を超過するリスクもあるでしょう。また、システム間の連携テストや不具合修正にも多くのリソースを要し、将来的なシステム更新時には再調整が必要となります。そのため、継続的な保守コストも増大します。
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専門の担当者の人材不足
人事システムの導入には、人事業務に精通し、同時にITにも詳しい人材が必要であるものの、そのような人材は限られています。社内で確保が難しい場合、外部コンサルタントに依存すると、自社特有の業務フローが十分に反映されない恐れがあります。また、導入後の機能追加や改善には専門知識が必要であり、長期的な人材育成が求められます。
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部門間の利害調整が複雑
人事や給与計算、勤怠管理などの部門では、求める機能や優先度が異なるため、全体最適の実現が難しくなることがあります。一部門の効率化が他部門の負担増につながることもあります。部門を横断して調整する役割がないと、部門間の対立が起きかねません。また、現場のニーズと経営層の期待にギャップがあると、導入後の活用度が低下する可能性があります。組織改編や制度変更に対応するには、継続的な部門間協力も欠かせません。
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大企業向けの人事システムの機能
大企業向けの人事システムには、従業員データの一元管理から人材育成支援まで、多様な機能が備わっています。ここでは、大規模組織で活用される代表的な機能を紹介します。
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従業員情報の一元管理
従業員の基本情報や身上情報を管理し、マイナンバーや学歴情報などの機密データを安全に保管します。障がい者雇用状況やストレスチェックの実施状況など、法令遵守に必要な情報も記録できます。また、従業員自身で情報を更新・申請できます。
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組織管理
複数の事業部や部署、グループ会社を含む組織図を、ツリー構造で作成できます。組織改編時には変更履歴を保持し、新旧の組織構造を記録可能です。
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人事手続きの一元管理
入社から退職までの手続きを標準化・効率化します。在職中は、異動や昇格などの人事発令情報を管理し、関連部署への通知を自動化できます。
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大企業向けの人事システムを導入するメリット
大企業向けの人事システムは、人材データの一元管理やコンプライアンス対応を実現します。ここでは、大規模組織における人事システム導入の主要なメリットを解説します。
大規模な従業員データを一元管理できる
大企業向けの人事システムでは、数千人規模の従業員データを統一基準で管理し、情報の散在や不整合を防ぎます。マイナンバーや個人情報などの機密データも、適切なアクセス権限管理のもとで安全に保管され、情報セキュリティが強化されます。従業員が自ら情報を更新できるため、人事部門の入力作業負担も軽減されます。また、各種申請手続きの電子化により、紙の書類管理や承認プロセスが効率化されます。
複雑な組織構造を管理できる
大企業向けの人事システムでは、大企業特有の階層的な組織構造や複数の事業所を一元管理できます。組織図作成機能を活用し、部門間の関係や指揮命令系統を可視化し、経営層の意思決定を支援します。人事異動や組織改編時にもシステム上で迅速に反映でき、最新の組織状況を維持できます。さらに、グループ企業全体で統一的な人事施策を展開し、人材の適正配置を検討しやすくなります。
データに基づいて戦略的な人材マネジメントを行える
大企業向けの人事システムでは、蓄積された人材データを活用し、客観的な分析に基づいた人事戦略を立案できます。保有資格や研修履歴を分析することで、組織内のスキルギャップを把握し、効果的な人材育成計画を策定できます。障がい者雇用やストレスチェックの状況を適切に管理し、コンプライアンスリスクを低減します。さらに、人材データと経営指標を連携分析することで、人的資本経営の実践を支援する基盤となります。
大企業に合わない人事システムを導入したらどうなる？
従業員数が多く、複雑な組織構造を持つ大企業では、規模に適さない人事システムを導入することで、以下のようにさまざまな業務上の支障が発生する可能性があります。
業務が停滞する
小規模向けに設計された人事システムでは、大量のデータ処理に対応できない場合があります。例えば、数千人規模の従業員データを一括処理する際にシステムが著しく遅くなったり、最悪の場合はクラッシュしたりする可能性があります。人事異動の一括処理などの重要な業務に支障をきたし、人事部門の業務効率が大幅に低下することにもなります。
組織階層管理の複雑性に対応できない
規模に適さない人事システムだと、大企業特有の多層的な組織構造や事業部制に対応できないケースが発生します。具体的には、事業部門ごとの独立した人事制度や、部門をまたぐ異動処理などの管理が困難になります。これにより、組織改編時の人事データ更新に多大な手間がかかったり、権限設定が適切に行えなかったりします。
拡張性・カスタマイズ性が制約される
大企業の成長に合わせたシステムの拡張やカスタマイズが制限される事態が起こります。例えば、M&Aによる組織統合や海外拠点の追加といった事業拡大時に、システムが柔軟に対応できず、別システムでの運用を強いられるケースがあります。その結果、データの二重管理による業務の非効率化を招くことになります。
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大企業向けの人事システムの選び方
上記の注意点を踏まえ、大企業向けの人事システムを選定する際は、拡張性やセキュリティ対策、グローバル対応、基幹システムとの連携、運用サポート体制などが重要です。ここでは、大規模企業が人事システムを選定する際のポイントを解説します。
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拡張性・柔軟性
大企業では、従業員数の増加に応じてライセンスや機能を柔軟に追加・拡張できることが重要です。また、人事制度の変更や組織改編にも対応できるよう、マスタ設定やワークフローを柔軟にカスタマイズできることも求められます。
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セキュリティ対策
個人情報を扱う人事システムでは、高度なセキュリティ対策が不可欠です。アクセス権限を部署や役職ごとに細かく設定できることが望ましいでしょう。さらに、情報漏洩対策として、通信の暗号化やログ管理機能の充実も重要な選定ポイントとなります。
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グローバル対応
海外拠点を持つ企業では、多言語対応が必須です。日本語や英語、中国語などの言語切り替え機能に加え、各国の労働法や税制に対応できることが重要です。また、時差を考慮した通知機能や、各国の祝日・休日情報を管理できる機能も求められます。
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基幹システムとの連携
給与システムや会計システムなど、既存の基幹システムとスムーズに連携できることが重要です。人事データを他のシステムと統合し、情報を一元管理できるかを確認しましょう。追加開発が必要な場合は、開発費用を含めた初期費用が予算内か確認が必要です。
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運用サポート体制
大規模システムでは、手厚い運用サポートが不可欠です。システム障害時の復旧対応や定期的なバージョンアップが適切に行われるかを確認しましょう。また、導入時のデータ移行支援や、運用開始後の問い合わせ対応体制も重要な選定ポイントとなります。
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