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人事システムとは?

更新:2024年11月19日

人事システムは、人事部門が担当する業務全般に対応し、従業員情報の管理を可能にするシステムです。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。特に情報通信業界では、技術者や営業スタッフのスキルセットや資格情報の管理が重要であり、これを効率的に行うためのシステムが求められています。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

pros

導入メリット

人事業務の効率化

人事システムを使用することで、従業員情報に紐付けて情報を管理することができます。情報通信業界では、迅速な対応が求められるため、これらの情報をマスターとして利用することで、二重管理や転記が必要だった情報の入力の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

手続きの効率化

紙やメールでの作業と比較すると、煩雑でボリュームのある処理がシステム化されるため、データチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が見込めます。特に情報通信業界では、プロジェクトベースでの作業が多いため、書類をシステム管理することで過去書類の検索が簡単になり、書類を探す時間も大きく短縮できます。

勤怠管理の効率化

紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外労働や欠勤、休暇取得日数などを算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。また、情報通信業界ではリモートワークやフレックスタイムが普及しているため、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を元に、高負荷な社員を上司・人事部門が見つけることができます。

人事評価、人材配置の効率化

人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計を簡単にすることができるため、人事考課の効率化や人事評価に伴うデータを蓄積することができます。情報通信業界では技術者のスキルやプロジェクト経験が重要となるため、タレントマネジメント機能を備えている場合は、従業員の能力やスキルを管理でき、適切な人材配置を実現します。

cons

導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されます。情報通信業界では、プロジェクト管理システムや顧客管理システムとの連携が特に重要です。機能要件の整理はもちろん、連携要件を整理した上で、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。情報通信業界では、技術者のスキル管理やプロジェクト管理が重要なため、これらの要素をベースに、その他の必要な機能を選定しましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 **従業員管理特化タイプ**:従業員情報を管理することに特化したタイプです。特に情報通信業界では、従業員のスキルセットや資格情報の管理が重要です。 **従業員管理、給与計算タイプ**:従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与計算の自動化は、特にプロジェクトベースで働く情報通信業界の社員にとって有益です。 **従業員管理、勤怠管理タイプ**:従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。リモートワークが普及している情報通信業界では、このタイプが特に適しています。 **従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ**:上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。情報通信業界では、プロジェクト管理や顧客管理システムとの連携が重要です。 **従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ**:従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。技術者のスキルとプロジェクト経験を評価する機能が重要です。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 **雇用契約手続き**:雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。情報通信業界では、雇用形態が多岐にわたるため、柔軟な契約管理が求められます。 **入退職手続き**:退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 **個人情報、身上情報管理**:オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 **組織図の作成**:従業員情報から組織図を作成することができます。プロジェクトごとの組織図の管理が重要です。 **従業員の異動管理**:休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

人事システムの中には、組織を複数管理することができる製品があります。情報通信業界では、グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています

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