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人事システムとは?

更新:2024年11月19日

人事システムは、人事部門の業務全般を効率化し、従業員情報の管理をサポートするシステムです。特に「飲食、宿泊」業界においては、従業員のシフト管理や多様な契約形態(アルバイト、パート、正社員など)の管理が重要です。これには、従業員情報に基づく人事評価やタレントマネジメント、勤怠管理、給与計算などの便利な機能が含まれている製品もあります。人事システムは、人事管理システムや労務管理システムと呼ばれることもあります。

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導入メリット

人事業務の効率化

「飲食、宿泊」業界では、多くの従業員がシフト制で働いていることが一般的です。人事システムを使用することで、こうした従業員情報を一元管理し、シフトの調整や変更がスムーズに行えます。これにより、従業員の出勤情報や休暇情報の二重管理や転記が不要となり、業務の効率化が実現します。

手続きの効率化

「飲食、宿泊」業界では労務手続きが煩雑であることが多いです。紙やメールでの作業と比較すると、システム化によりデータチェックや給与システムへのインプット工数が削減でき、データ品質の向上が期待できます。また、書類をシステム管理することで過去書類の検索が可能となり、書類を探す時間も大きく短縮できます。

勤怠管理の効率化

「飲食、宿泊」業界では従業員の出退勤管理が重要です。紙やExcelでの管理と比較すると、自動的に時間外労働や休暇取得日数を算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。また、データに基づいた客観的な勤怠・打刻情報を基に、高負荷な従業員を上司・人事部門が迅速に把握できます。

人事評価、人材配置の効率化

「飲食、宿泊」業界では、従業員のスキルや経験に基づく適切な配置が求められます。人事評価またはタレントマネジメント機能を備える人事システムでは、人事評価のためのフォーマットの作成、回収、集計が簡単に行えます。従業員の能力やスキルをデータベース化し、適切に人材を配置することが可能です。

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導入注意点

他カテゴリとのシステム連携

「飲食、宿泊」業界では、POSシステムや予約管理システムなどとの連携が重要です。人事システムの従業員情報は、他のシステムのマスタとして頻繁に利用されるため、機能要件の整理とともに連携要件も整理し、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

人事管理システムの導入目的

「飲食、宿泊」業界では、シフト管理や給与計算、勤怠管理が特に重要です。人事システムは多岐にわたり、製品ごとに提供される機能が幅広いため、導入の目的に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。従業員情報の管理や労務関連の手続きをベースとして、それ以外の機能の要否を定めましょう。

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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人事システムのタイプで選ぶ

人事システムは、従業員情報の管理をベースとして付随する機能によって以下のタイプに分けられます。 **従業員管理特化タイプ**: 従業員情報を管理することに特化したタイプです。入退社の手続き、個人情報や身上情報の管理、組織図の発令管理、年末調整、マイナンバー管理などの機能を備えています。 **従業員管理、給与計算タイプ**: 従業員の管理機能に加え、給与計算機能も備えたタイプです。給与の計算だけでなく、給与明細や源泉徴収票の発行機能も含まれます。 **従業員管理、勤怠管理タイプ**: 従業員管理機能に加え、勤務時間の記録、休暇や欠勤の申請を行うことができるタイプです。このタイプの製品を提供する運営会社は、同じシリーズで会計ソフトも提供しており、統合されたソリューションを提供する傾向があります。 **従業員管理、給与計算、勤怠管理タイプ**: 上記タイプの給与計算と勤怠管理のいずれも備えるタイプです。このタイプも、運営会社が同シリーズで会計ソフトを運営しているタイプの製品が多い傾向にあります。 **従業員管理、人事評価またはタレントマネジメントタイプ**: 従業員管理に加えて、人事評価またはタレントマネジメントを備えています。人事評価シートの作成、評価の取得、分析機能、目標や進捗管理機能、組織図、組織アンケートなどの機能を備えています。入社手続きから育成や人材配置、退職までをカバーしたい企業に特に適しています。

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従業員管理に関する機能で選ぶ

人事システムは、以下の手続きや管理に対応している製品があります。「飲食、宿泊」業界では、特にシフト管理や多様な雇用形態への対応が重要です。電子化を考えている業務の内容によって、最適な製品が異なるため、ニーズに合ったものを選択することが重要です。 **雇用契約手続き**: 雇用契約を作成し、オンライン上で締結できます。 **入退職手続き**: 退職の際の各種保険の手続き、税金に関する手続き、退職証明書の発行、退職金の支払い手続きなどに対応しています。 **個人情報、身上情報管理**: オンライン上で個人情報、身上情報の変更手続きなどを行うことができます。 **組織図の作成**: 従業員情報から組織図を作成することができます。過去の配置との比較や、移動前の配置のシミュレーションなどをすることができます。 **従業員の異動管理**: 休職、出向、海外赴任などの異動情報を登録、管理することができます。辞令の出力に対応する製品もあります。

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グループ会社の管理機能で選ぶ

「飲食、宿泊」業界では、複数の店舗やホテルを運営する企業が多いため、組織を複数管理することができる人事システムが有効です。グループ会社や子会社の情報も一元管理したい企業に適しています

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