マイナンバー管理システムおすすめ6選｜タイプ別の選び方ガイド
おすすめ製品の早見表
| 製品名 | タイプ | 料金 | 企業規模 | 評価ポイント |
|---|---|---|---|---|
| SmartHR 労務管理 | 社内完結運用タイプ🏢 | 0円〜 |
| 従業員が直接入力でき、労務手続きに番号管理を統合。連携・セキュリティも高い。 |
| オフィスステーション マイナンバー | 社内完結運用タイプ🏢 | 3,300円月額 |
| 収集から保管期限・廃棄証跡まで管理できる。番号のライフサイクルを社内で統制できる。 |
| freee人事労務 | 社内完結運用タイプ🏢 | 2,000円月 |
| 勤怠・給与・年末調整と番号管理を同じクラウドで運用。中小企業シェアもトップ。 |
| ラクラス マイナンバー管理サービス | 委託運用タイプ🤝 | 要問合せ |
| 収集から本人確認・廃棄まで丸ごと委託できる。大企業・中堅企業での利用傾向も強い。 |
| マイナンバーBPOサービス | 委託運用タイプ🤝 | 要問合せ |
| 既存の人事給与システムを改修せず、収集から廃棄まで外付けで委託できる。 |
| NEC マイナンバー対応BPOサービス | 委託運用タイプ🤝 | 要問合せ |
| 郵送・スマホ収集と専用ポータルで厳格管理。サポートが手厚く官公庁でも候補になる。 |
マイナンバー管理システムの導入によって得られる効果
マイナンバー管理システムは、マイナンバーを安全に集めて保管、確認するための仕組みです。導入前後で変わる点は、下の表で確認できます。
| 導入前の課題 | 導入によって得られる効果 |
|---|---|
| 番号収集に手間がかかる | 従業員から必要情報を安全に集めやすくなり、収集や確認の作業を減らせます |
| 本人確認書類の管理が大変 | 番号と確認書類を紐づけて管理し、書類確認や保管の負担を抑えられます |
| 利用履歴の確認が不安 | 誰がいつ利用したかを残しやすくなり、監査や社内確認を進めやすくなります |
| 廃棄期限の管理が大変 | 保管期限や廃棄対象を確認しやすくなり、不要データの残存を抑えられます |
| 法令対応が不安 | 取り扱い権限や保管ルールを管理しやすくなり、法令対応時の確認負担を抑えられます |
続いて、マイナンバー管理システムをタイプ別に分類し、それぞれのおすすめ製品を紹介します。
マイナンバー管理システム2タイプを解説
| 比較項目 | 社内完結運用タイプ | 委託運用タイプ |
|---|---|---|
| 優れている点 | 番号管理を社内で完結統制 | 収集から保管までBPOに委託 |
| できること | 従業員セルフ収集本人確認書類提出保管期限自動管理 | 収集代行本人確認代行セキュリティ基盤委託 |
| 適している企業/業種 | 人事労務部門労務クラウド利用企業 | 少人数人事部門グループ会社 |
| 料金目安 | 月額数百円〜（1人あたり、有料プランのみ） | 要問合せ（BPO委託の個別見積もり） |
タイプ別おすすめ製品
社内完結運用タイプ 🏢
このタイプが合う企業：
どんなタイプか：
おすすめ製品３選
番号管理を入退社手続きと一体で運用したい企業におすすめ
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
収集から廃棄証跡まで番号管理を完結させたい企業におすすめ
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
労務と同じ画面で番号管理を小さく始めたい中小企業におすすめ
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
委託運用タイプ 🤝
このタイプが合う企業：
どんなタイプか：
おすすめ製品３選
番号を自社に持たずに丸ごと委託したい大規模組織におすすめ
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
既存システムを改修せず番号業務を委託したい大企業向け
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
手厚い支援と厳格な権限管理で委託したい官公庁・大企業向け
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
比較すべき機能の優先度マップ
どこから比較すべきか
選定の決め手
SmartHR 労務管理 | オフィスステーション マイナンバー | freee人事労務 | ラクラス マイナンバー管理サービス | マイナンバーBPOサービス | NEC マイナンバー対応BPOサービス | |
|---|---|---|---|---|---|---|
利用目的管理 利用目的を登録し用途ごとに取扱を管理できるか | ||||||
同意記録 利用目的への同意を記録できるか | ||||||
委託先アクセス範囲設定 委託先ごとに閲覧や出力の範囲を制限できるか | ||||||
不備差戻し 記載不備や書類不足の提出を差し戻して再提出を依頼できるか | ||||||
保管期限設定 法令や社内規程に沿って保管期限を設定できるか |
一部の企業で必須
SmartHR 労務管理 | オフィスステーション マイナンバー | freee人事労務 | ラクラス マイナンバー管理サービス | マイナンバーBPOサービス | NEC マイナンバー対応BPOサービス | |
|---|---|---|---|---|---|---|
二要素認証 二要素認証でログインを強化できるか | ||||||
パスワード付き出力 出力データをパスワード付きで提供できるか | ||||||
退職者保管期限管理 退職者の保管期限を個別に管理できるか |
ほぼ全製品が対応
SmartHR 労務管理 | オフィスステーション マイナンバー | freee人事労務 | ラクラス マイナンバー管理サービス | マイナンバーBPOサービス | NEC マイナンバー対応BPOサービス | |
|---|---|---|---|---|---|---|
複数法人管理 複数法人や拠点を分けてマイナンバー情報を管理できるか | ||||||
社員ID紐付け 社員番号など社内IDとマイナンバー情報を紐付けて管理できるか | ||||||
確認証跡管理 確認の担当や方法や承認を記録して管理できるか |
優先度が低い
SmartHR 労務管理 | オフィスステーション マイナンバー | freee人事労務 | ラクラス マイナンバー管理サービス | マイナンバーBPOサービス | NEC マイナンバー対応BPOサービス | |
|---|---|---|---|---|---|---|
支払先コード紐付け 報酬支払先コードなど支払管理用IDとマイナンバー情報を紐付けて管理できるか | ||||||
廃棄証跡保存 削除や廃棄の証跡を記録して保存できるか |
マイナンバー管理システムの選び方
このページでの絞り込み方
- 1タイプを見て、番号業務を社内で担うか委託するかを決めるマイナンバー管理システムは、社内の人事労務部門で運用する製品と、収集や本人確認を外部に任せるサービスで進め方が変わります。まずは自社の担当者数、対象者の多さ、外部委託の方針に近いタイプを確認します。タイプ別おすすめへ ↑
- 2必要な管理項目は、機能の優先度マップで確認する利用目的の記録、本人確認書類の扱い、保管期限や廃棄証跡は運用の安定に関わります。給与や年末の手続きとつなげる場合は、条件付きで必要になる項目も合わせて整理します。機能の優先度マップへ ↑
- 3運用責任と契約条件をそろえて確認するタイプと機能を確認したうえで、日常運用では誰が収集依頼を出し、誰が不備や廃棄を判断するかが差になります。下の比較ポイントでは、機能の○×に加えて確認したい運用体制と契約条件を整理します。
マイナンバー管理では、番号を集める画面だけでなく、社内に残る作業と外部へ任せる作業の線引きが重要です。従業員への案内や本人確認、保管後の削除記録を同じ条件でそろえると、導入後の負担を比べやすくなります。
機能だけでは分かりにくい、運用・契約条件の比較ポイント
番号業務を担う範囲
人事労務担当者が少ない会社では、収集依頼や本人確認まで社内で抱えると繁忙期に作業が集中します。外部へ委託する場合も、自社に残る承認や進捗確認の担当が曖昧だと、問い合わせや差し戻しが滞ります。
製品の分かれ方：製品は大きく2通りです。労務クラウド上で社内担当者が運用する製品と、収集や本人確認を委託先と分担するサービスがあります。
- 社内担当者がクラウドで運用する製品従業員情報や労務手続きと同じ流れで番号管理を進めやすい製品です。ただし提出状況の確認や不備連絡は、社内の担当者が継続して回す必要があります。代表製品：SmartHR 労務管理 / freee人事労務
- 番号業務を外部と分担するサービス収集キットや本人確認を委託先に任せ、自社の作業を進捗確認中心にしやすいサービスです。ただし社内の承認者と委託先への指示方法を先に決める必要があります。代表製品：ラクラス マイナンバー管理サービス
従業員からの収集方法
従業員や扶養家族の提出が多い職場では、紙とメールとスマートフォンの案内が混在すると回収状況を追いにくくなります。不備が出たときの再提出ルールが弱いと、給与や年末の手続き前に確認作業が積み残されます。
製品の分かれ方：収集方法は大きく3通りです。PCやスマートフォンから直接入力してもらう製品、依頼や督促をクラウドで管理する製品、紙の収集キットを使うサービスがあります。
- PCやスマートフォンで提出してもらう製品従業員が画面から番号と確認書類を提出でき、紙の受け渡しを減らしやすい製品です。ただしメールを見ない従業員への案内方法を別に用意する必要があります。代表製品：freee人事労務 / オフィスステーション マイナンバー
- 依頼や督促をクラウドで管理する製品提出状況を画面で追いながら、未提出者への連絡を整理しやすい製品です。ただし不備が出た場合の社内連絡ルールを決めないと対応が止まりやすくなります。代表製品：オフィスステーション マイナンバー
- 紙の収集キットを使うサービス郵送や書類返送を前提に、PCを使わない従業員にも案内しやすいサービスです。ただし再発送や督促の指示は、自社側の判断が必要になります。代表製品：ラクラス マイナンバー管理サービス
保管・削除の証跡の残し方
退職者や外部支払先の番号を扱う会社では、使い終わった番号を残し続けると管理範囲が広がります。削除予定日や廃棄記録の扱いが曖昧だと、監査や社内点検のたびに過去の処理を追い直す負担が出ます。
製品の分かれ方：証跡の残し方は大きく3通りです。クラウド上で削除予定や履歴を管理する製品、収集から破棄まで同じクラウドにまとめる製品、廃棄まで委託先に任せるサービスがあります。
- 削除予定や履歴をクラウドで管理する製品管理画面で削除予定や操作履歴を残し、社内点検に使う記録を集めやすい製品です。ただし誰が削除を承認するかを決めないと、退職後の番号が残りやすくなります。代表製品：オフィスステーション マイナンバー
- 収集から破棄まで同じクラウドにまとめる製品番号の収集から破棄までを同じ環境で扱いやすい製品です。ただし外部出力したデータや関連書類の保管ルールは、別に決める必要があります。代表製品：freee人事労務
- 廃棄まで委託先に任せるサービス保管期限後の消去や廃棄ログまで外部と分担しやすいサービスです。ただし廃棄実行の可否を自社で判断する場面が残るため、確認担当を決めておく必要があります。代表製品：ラクラス マイナンバー管理サービス
料金・契約の進め方
利用人数が少ない会社とグループ会社を含める会社では、初期費用や月額、委託範囲のそろえ方が変わります。料金表だけで決めると、収集代行やサポートを含めた初年度の負担が想定とずれやすくなります。
製品の分かれ方：契約の進め方は大きく3通りです。料金表で概算をつかみやすい製品、無料で試してから申し込む製品、委託範囲を相談して見積もるサービスがあります。
- 料金表で概算をつかみやすい製品従業員数に合わせた費用を事前に計算しやすい製品です。ただし登録料やオプションを含めると、初年度の総額は変わります。代表製品：オフィスステーション マイナンバー
- 無料で試してから申し込む製品画面操作を短期間で確かめてから契約へ進みやすい製品です。ただし本番データの移行や権限設計は、試用とは別に準備が必要です。代表製品：SmartHR 労務管理 / freee人事労務
- 委託範囲を相談して見積もるサービス収集から本人確認、保管、廃棄までの分担を整理して契約しやすいサービスです。ただし見積もり前に対象者数と社内に残す作業を決める必要があります。代表製品：ラクラス マイナンバー管理サービス
ぴったりの製品が見つかる
よくある質問
マイナンバー管理システムでは何ができますか？
従業員や扶養家族のマイナンバーを収集・本人確認・保管・利用・廃棄まで安全に管理できます。スマホからの番号提出や本人確認書類の撮影、保管期限を過ぎた番号の自動廃棄、給与・年末調整との連携に対応する製品もあります。社内で完結するか、収集や本人確認を外部に委託するかで向く製品が分かれます。
番号法で求められる安全管理措置に対応できますか？
対応できます。マイナンバーは番号法で安全管理措置が義務付けられており、暗号化保管・操作の監査ログ・画面のマスキング・閲覧や出力の権限分離に対応した製品なら社内で安全に統制できます。SmartHRやオフィスステーション マイナンバーはこれらを備えます。保管期限の管理や廃棄証跡の保存まで必要かも確かめましょう。
番号の収集から廃棄までどう運用できますか？
社内で完結する方法と、外部に委託する方法があります。社内完結型は従業員がスマホで提出し、保管期限の管理や廃棄証跡の保存まで自社で統制でき、オフィスステーション マイナンバーが代表例です。専任担当が少ない企業やグループ会社分をまとめたい企業は、収集・本人確認・廃棄まで任せるラクラスやBPO型が向きます。
マイナンバー管理システムの料金はどのくらいですか？
社内完結型は無料〜月数千円で始められ、SmartHR労務管理は無料から、freee人事労務は月2,000円、オフィスステーション マイナンバーは月3,300円が目安です。収集や本人確認まで任せる委託型のラクラスやBPOサービスは、対象人数に応じた要問い合わせが中心です。社内完結か委託かで費用の考え方が変わります。
マイナンバーの管理で気をつけることは何ですか？
マイナンバーは漏えいすると重い責任を問われるため、暗号化や権限分離、操作ログといった安全管理措置と、保管期限後の確実な廃棄が欠かせません。会計や勤怠のついでに番号も扱う場合、保管期限の管理や退職者番号の自動削除に対応していない製品もあります。番号のライフサイクル全体を統制できるかを確かめてから選びましょう。
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