金融機関や医療機関など、法律や業界ルールで厳格なセキュリティ基準が定められている企業に適しています。オンプレミス型では、マイナンバーのデータを自社のサーバー内で管理するため、外部のネットワークを経由せずに情報を保護できます。社内のセキュリティポリシーに合わせて、アクセス制限や暗号化の方法を細かく設定できます。監査対応においても、データの保管場所や管理方法を明確に説明できるため、規制当局への報告がしやすくなります。

給与計算システムや人事管理システムなど、既に社内で運用している仕組みとマイナンバー管理を連携させたい企業に向いています。オンプレミス型であれば、社内ネットワーク上で直接システム同士を接続できるため、データの受け渡しがスムーズに行えます。インターネットを介さない連携により、情報漏えいのリスクを抑えられます。カスタマイズの自由度が高く、企業独自の業務フローに合わせた連携方法を構築できます。

工場や研究施設など、セキュリティ上の理由でインターネット接続が制限されている環境に適しています。オンプレミス型は社内ネットワークだけで動作するため、外部のインターネット環境に依存しません。通信回線の不具合や外部サービスの障害の影響を受けずに、安定してマイナンバー管理業務を継続できます。閉じられたネットワーク内で運用することで、外部からの不正アクセスのリスクを大幅に減らせます。

従業員数が多く、長期間にわたってシステムを利用する予定の企業に適しています。オンプレミス型は初期投資が必要ですが、月額の利用料金が発生しないため、長く使うほど1年あたりのコストが下がります。クラウド型では利用人数や期間に応じて料金が増えますが、オンプレミス型では追加費用を気にせずに利用できます。システムの利用期間が長いほど、初期投資を回収しやすくなります。

オンプレミス型では、サーバーを設置する場所によってタイプが分かれます。自社のサーバールームに専用のサーバー機器を設置する方式では、企業が物理的な設備を完全に管理できます。冷却設備や電源設備も含めて、企業が責任を持って運用します。一方で、データセンターに設備を預けて管理する方式もあります。専門業者が提供する安全な環境でサーバーを運用できるため、設備管理の負担を軽減できます。ただし、データセンターへの移動が必要な場合は、アクセスに時間がかかります。

マイナンバー管理システムにアクセスする端末の種類によって、タイプが異なります。デスクトップパソコン専用のタイプでは、固定された場所からのみシステムを操作します。セキュリティを高めやすく、大量のデータ処理にも対応できます。ノートパソコンにも対応したタイプでは、会議室や別の部署からもアクセスできる柔軟性があります。社内ネットワークに接続できる範囲内であれば、場所を選ばずに業務を進められます。タブレット端末に対応したタイプもあり、持ち運びしやすい端末で確認作業を行えます。

マイナンバー管理システムが対応する業務の範囲によって、タイプが分類されます。収集と保管だけに特化したシンプルなタイプでは、必要最小限の機能で運用コストを抑えられます。従業員からマイナンバーを集めて、安全に保存する基本的な作業に対応します。給与計算や年末調整の書類作成まで対応する統合型のタイプでは、マイナンバーの利用場面まで一元管理できます。人事システムや給与システムとの連携機能を持ち、データの転記作業を減らせます。廃棄管理まで含めた全工程対応型もあり、マイナンバーの利用期限を管理して自動的に削除します。

データの保護方法によって、セキュリティレベルの異なるタイプが存在します。標準的なセキュリティ機能を備えたタイプでは、パスワード認証とアクセスログの記録で基本的な保護を実現します。高度なセキュリティ機能を持つタイプでは、生体認証や二段階認証を導入し、より厳格な本人確認を行います。データの暗号化レベルも高く、万が一の情報漏えい時にもデータの内容を読み取られにくくします。また、アクセス制御を細かく設定できるタイプでは、部署や役職に応じて閲覧できる情報を制限します。

システムを導入する目的や、実現したい業務の内容を具体的に整理します。マイナンバーの収集から廃棄までのどの工程を効率化したいのか、どのような課題を解決したいのかを明確にします。一例として、年末調整の書類作成にかかる時間を減らしたい、情報漏えいのリスクを下げたい、監査対応を楽にしたいといった目的を明らかにします。関係部署の担当者にヒアリングを行い、現場の意見を集めることも大切です。要件が明確になれば、適切なシステムを選びやすくなり、導入後のミスマッチを防げます。

サーバーの準備からシステムの構築、動作確認まで、各工程にどれくらいの期間が必要か見積もります。オンプレミス型は導入までに時間がかかるため、スケジュールに余裕を持たせることが重要です。たとえば、サーバーの発注から納品まで1か月、設置と初期設定に2週間、システムの構築に2か月、動作確認とテストに1か月といった具体的な計画を立てます。予期せぬトラブルが発生する可能性も考慮し、予備の期間を確保しておきます。定期的に進捗を確認し、遅れが出た場合は早めに対策を講じることで、計画通りに進められます。

マイナンバー管理に関わる人事部門、総務部門、情報システム部門など、複数の部署が協力する体制を作ります。各部署の役割分担を明確にし、誰が何を担当するか決めておきます。具体的には、人事部門がマイナンバーの収集や利用の手順を決め、情報システム部門がサーバーの準備やシステムの設定を行い、総務部門が関連する規程の整備を担当するといった分担です。定期的に打ち合わせを開き、進捗状況や課題を共有します。部署間の連絡がスムーズになれば、問題が発生した際にも迅速に対応できます。

新しいシステムの使い方を従業員に理解してもらうため、研修や説明会を実施します。操作マニュアルを作成し、いつでも参照できるようにしておきます。実際に、システムの起動方法、マイナンバーの入力手順、本人確認書類の登録方法、よくある質問への回答などをまとめた資料を用意します。導入初期は問い合わせが増えるため、サポート窓口を設けて対応します。従業員がシステムに慣れるまで、丁寧にサポートすることで、スムーズな運用開始につながります。

システムを導入する際に、提供会社の技術者が企業を訪問してサーバーの設定やシステムの構築を支援します。企業の要件に合わせて、必要な機能の設定や既存システムとの連携方法を調整してくれます。たとえば、給与計算システムとのデータ連携を設定したり、企業独自の帳票フォーマットを作成したりする作業を手伝います。構築後には動作確認を一緒に行い、正常に動くことを確認してから運用を開始します。専門知識を持った技術者のサポートを受けることで、導入時のトラブルを防ぎ、スムーズに稼働できます。

システムの使い方を従業員に教えるための研修を提供します。提供会社の講師が企業を訪問して、実際の画面を使いながら操作手順を説明します。一例として、マイナンバーの登録方法、検索方法、帳票の出力方法、権限の設定方法などを実演しながら教えます。研修後には質疑応答の時間を設けて、疑問点を解消できます。オンラインでの研修に対応している場合もあり、遠隔地の拠点にいる従業員も参加できます。操作マニュアルや動画教材を提供してくれる場合もあり、後から見返して復習できます。

システムの使用中に不具合が発生したり、操作方法がわからなくなったりした際に、電話やメールで問い合わせができます。サポート窓口の担当者が質問に答えたり、解決方法を案内したりします。具体的には、システムが起動しない、データが正しく表示されない、エラーメッセージが出るといった問題に対応します。緊急性の高いトラブルの場合は、技術者が遠隔で接続してシステムの状態を確認し、原因を調べて対処します。サポートの受付時間や対応範囲は契約内容によって異なるため、事前に確認しておくことが大切です。

システムを安定して動かし続けるための定期的な点検や、新しいバージョンへのアップデート作業を支援します。提供会社の技術者が定期的に訪問し、サーバーの動作状況やデータのバックアップが正常に行われているか確認します。実際に、ログファイルを確認してエラーが発生していないか調べたり、ストレージの空き容量をチェックしたりします。法改正に対応した新しいバージョンがリリースされた際には、アップデート作業を支援してくれます。バージョンアップ後の動作確認も一緒に行い、問題がないことを確認します。