製造業では設備投資の申請や材料の購入承認など、多段階の承認が必要な業務が数多く存在します。承認者が出張中や現場作業中の場合、書類が机の上で止まってしまい承認が大幅に遅れることがあります。承認の遅れは材料調達の遅延や生産計画の変更につながり、納期に影響を及ぼす可能性があります。特に複数の工場や部署をまたぐ承認では、書類の所在が分からなくなり、さらに時間がかかってしまいます。

製造現場と管理部門では物理的な距離があり、情報の伝達に時間がかかります。現場で発生した品質問題や設備トラブルの報告が管理部門に届くまでに時間がかかり、対応が後手に回ることがあります。また、口頭や紙での伝達では情報が正確に伝わらず、認識のずれが生じることもあります。現場の状況をリアルタイムで把握できないため、経営判断に必要な情報が不足してしまいます。

製造業では品質記録や検査報告書、作業指示書など保管が必要な書類が大量に発生します。紙の書類はファイリングや保管場所の確保に手間がかかり、必要な書類を探し出すのにも時間がかかります。保管期間が長い書類も多く、倉庫のスペースを圧迫する原因になっています。また、書類の紛失リスクもあり、監査や品質管理の際に必要な記録が見つからないという事態も起こりえます。

製造業では案件の内容や金額によって承認者や承認ルートが変わる複雑なフローが存在します。購買申請であれば金額によって部長承認か役員承認かが変わり、設備投資であれば工場長と本社の両方の承認が必要になります。申請者がどのルートで申請すべきか迷ったり、承認者が次の承認者を間違えたりすることがあります。フローが複雑なため、承認漏れや二重承認といったミスも発生しやすくなります。

製造業向けのワークフローシステムは工場の現場でも使いやすいデザインになっています。パソコンに不慣れな作業者でも直感的に操作できるよう、ボタンが大きく配置され、必要な情報が一目で分かる画面設計になっています。スマートフォンやタブレットからも申請や承認ができるため、現場を離れずに作業を進められます。また、製造現場の環境を考慮し、手袋をしたままでも操作しやすいタッチ操作に対応している製品もあります。

製造業では既に生産管理システムや在庫管理システムを導入している企業が多く存在します。ワークフローシステムはこれらの既存システムとデータを連携できる機能を備えています。たとえば、材料の購買申請では在庫管理システムの在庫データを参照しながら必要数量を入力できます。生産管理システムの製造指示情報をもとに、作業報告や品質記録をワークフローシステム上で作成することも可能です。

製造業では案件の種類や金額、部署によって承認者や承認順序が変わる複雑なフローが必要です。ワークフローシステムは条件によって承認ルートを自動で振り分ける機能を持っています。一例として、購買申請では10万円未満なら課長承認のみ、10万円以上なら部長承認も必要というように金額で自動判定します。並行承認や条件分岐、差し戻しなどの複雑なフロー設定にも対応しており、製造業の多様な承認パターンを実現できます。

自社設置型は企業が所有するサーバーにワークフローシステムを導入し、社内ネットワーク内で運用するタイプです。システムやデータを全て自社で管理できるため、高いセキュリティを確保できます。製造業では技術情報や原価情報など機密性の高いデータを扱うため、外部にデータを置きたくない企業に適しています。一方で、サーバーの購入や保守管理の費用が必要になり、システムの管理を担当する人材も確保しなければなりません。

クラウド型はインターネット経由でワークフローシステムを利用するタイプです。サーバーの購入や設置が不要で、月額料金を支払うことですぐに利用を開始できます。システムの保守やバージョンアップは提供会社が行うため、管理の手間が少なく済みます。また、インターネット環境があれば場所を問わずアクセスできるため、複数の工場や営業所がある製造業に適しています。ただし、インターネット接続が必須となるため、通信環境やセキュリティ対策の検討が必要です。

汎用型はさまざまな業種や業務に対応できる幅広い機能を持つタイプです。申請フォームや承認フローを自由に設定できるため、製造業特有の業務にも柔軟に対応できます。具体的には、購買申請や設備投資申請、休暇申請など多様な申請書を作成し、それぞれに適した承認ルートを設定できます。カスタマイズの自由度が高い反面、初期設定に時間がかかることがあります。自社の業務フローに合わせてシステムを構築したい企業に向いています。

ワークフローシステムの導入を成功させるには、現場の担当者の意見を十分に取り入れることが重要です。管理部門だけで導入を決めると、現場の実情に合わないシステムになる恐れがあります。導入前に現場担当者へのヒアリングを行い、日々の業務の流れや困りごとを把握しましょう。具体的には、製造現場の作業者や品質管理担当者、購買担当者など実際にシステムを使う人たちの意見を聞きます。現場の声を反映した計画を立てることで、導入後の定着がスムーズになり、業務効率化の効果も高まります。

最初から全ての業務や全ての部署にワークフローシステムを導入すると、混乱が生じやすくなります。まずは特定の業務や部署に限定して導入し、問題点を洗い出してから徐々に拡大する方が成功しやすくなります。一例として、購買申請だけを先行導入し、運用が安定してから設備投資申請や品質報告に拡大します。小規模な範囲での導入により、利用者の負担を減らし、トラブルが発生しても影響を最小限に抑えられます。段階的な導入は現場の抵抗感を和らげ、システムへの理解を深める効果もあります。

ワークフローシステムを導入しても、利用者が使い方を理解していなければ効果は得られません。導入前に操作方法の研修を実施し、全ての利用者がシステムを使えるようにすることが重要です。製造現場ではパソコン操作に不慣れな作業者もいるため、個別の指導や繰り返しの練習が必要です。たとえば、実際の申請書を使った演習を行い、申請から承認までの一連の流れを体験してもらいます。導入後も問い合わせ窓口を設置し、疑問にすぐに答えられる体制を整えることで、利用者の不安を解消できます。

ワークフローシステムを導入する目的や期待される効果を、全ての関係者に明確に伝えることが成功のコツです。利用者が導入の意義を理解していないと、システムを使う意欲が湧かず、定着が進みません。なぜワークフローシステムが必要なのか、導入によってどのような改善が期待できるのかを具体的に説明しましょう。実際に、承認時間の短縮や書類管理の負担軽減など、現場にとってのメリットを分かりやすく伝えます。目的と効果が共有されることで、利用者の協力が得られ、導入がスムーズに進みます。

ワークフローシステムの導入時には、申請フォームの作成や承認ルートの設定など、複雑な初期設定が必要です。提供会社は初期設定を支援するサービスを用意しており、専門の担当者が設定作業をサポートします。製造業の業務フローをヒアリングし、最適な設定を提案してくれます。一例として、購買申請の承認ルートを金額別に自動振り分けする設定を、担当者が一緒に作成してくれます。初期設定支援により、導入の負担が軽減され、短期間でシステムの運用を開始できます。

ワークフローシステムを利用者が使いこなせるよう、提供会社は操作研修を実施しています。研修では申請の入力方法や承認の仕方、検索機能の使い方など、基本的な操作を学べます。製造現場の作業者向けには、スマートフォンでの操作方法に特化した研修も用意されています。オンラインでの研修や訪問による集合研修など、企業の状況に応じた研修形式を選択できます。研修により利用者がシステムに慣れ、導入後の定着がスムーズに進みます。

システムの運用中に操作方法が分からなくなったり、トラブルが発生したりした際に、提供会社が問い合わせ対応を行います。電話やメール、チャットなど複数の方法で問い合わせができ、迅速に疑問を解決できます。製造業では24時間稼働する工場もあるため、夜間や休日の対応が可能なサポートもあります。たとえば、夜勤の作業者が申請方法で困った際に、チャットで即座に問い合わせて解決できます。問い合わせ対応により、利用者の不安が解消され、安心してシステムを使い続けられます。

ワークフローシステムは定期的にバージョンアップが行われ、新しい機能が追加されたり、不具合が修正されたりします。提供会社はバージョンアップやメンテナンスを実施し、システムを常に最新の状態に保ちます。クラウド型のシステムでは、提供会社が自動でバージョンアップを行うため、利用者側で作業する必要がありません。自社設置型の場合も、提供会社がメンテナンスのスケジュールを管理し、計画的にアップデートを実施します。システムが最新の状態に保たれることで、安定した運用が継続できます。