ワークフローシステムとは?
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。経費の精算申請やスマートフォンの持ち出し申請、休暇申請、備品の購入申請など、企業内にはさまざまな承認が必要な業務があります。ワークフローシステムを導入することで、申請業務をデータ化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。
卸売、小売向けのワークフローシステム(シェア上位)
ワークフローシステムとは?
更新:2024年12月10日
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。経費の精算申請やスマートフォンの持ち出し申請、休暇申請、備品の購入申請など、企業内にはさまざまな承認が必要な業務があります。ワークフローシステムを導入することで、申請業務をデータ化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。
卸売、小売業界におけるワークフローシステムの導入メリット
ワークフローシステムの導入には、業務効率化や在庫管理の改善などのメリットがあります。ここでは、卸売、小売業界特有の課題を解決するワークフローシステム導入のメリットを紹介します。
発注・仕入れプロセスの効率化
ワークフローシステムを導入して、発注から仕入れまでの流れを一元管理することで、手作業による処理時間を大幅に削減できます。店舗からの発注情報がリアルタイムで本部に届き、承認プロセスが迅速に完了することで、商品の調達リードタイムが短縮されます。特に季節商品や流行商品など、タイミングが重要な商材の仕入れにおいて大きな効果を発揮します。
在庫管理の精度向上
ワークフローシステムは、在庫の発注申請から承認までの時間を短縮し、適正在庫の維持に貢献します。店舗ごとの在庫状況を統一フォーマットで申請・確認できるため、過剰在庫や欠品のリスクが軽減されます。商品の入荷予定から販売計画まで連動した承認フローを構築することで、シーズン変更や棚卸時の業務効率も向上します。
多店舗運営の一元管理
ワークフローシステムを活用することで、複数店舗の申請業務を標準化し、本部での承認作業を効率化できます。各店舗から上がってくる発注申請や販促企画などの承認状況が一目で確認でき、対応の遅れを防止します。地域ごとの責任者や商品カテゴリ別の担当者など、複雑な承認ルートも簡単に設定・変更できます。
卸売、小売業界においてワークフローシステムの導入が向いていない企業
ワークフローシステムの導入が向いていない企業には、小規模経営や既存システムとの相性が悪い企業などがあります。ここでは、ワークフローシステム導入を検討する前に確認すべき企業の特徴を紹介します。
少人数で運営している小規模店舗
従業員数が少なく、申請や承認のプロセスが対面で完結できる環境では、口頭での確認だけで業務が回ることが多く、ワークフローシステムの導入効果が限定的です。投資コストに見合う効果を得るには、一定規模以上の組織体制や業務量が必要となります。
既存の基幹システムとの連携が困難な企業
長年使用している独自開発の在庫管理システムやPOSシステムとの連携が技術的に難しい場合があります。古いシステムとの互換性がなく、データ連携に多額の追加開発費用がかかるケースでは、ワークフローシステムの導入効果が薄れます。システム間の二重入力が発生すると、かえって業務負担が増加してしまいます。
アナログな業務フローを重視する企業
対面でのコミュニケーションや、紙の書類での確認を重視する企業文化が根付いている場合は注意が必要です。急激なシステム化に対する従業員の抵抗感が強く、ワークフローシステムの運用が定着しない恐れがあります。特に経営層や管理職がデジタルツールに不慣れな企業では、ワークフローシステムが形骸化するリスクが高まります。
かんたんな質問に答えてぴったりのワークフローシステムをチェック
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶ際は、業界特有の業務フローへの対応力や既存システムとの連携性などが重要です。ここでは、卸売、小売業界の特性を踏まえたワークフローシステム選定ポイントを紹介します。
1
業界特有の業務フローに対応できるカスタマイズ性
ワークフローシステムを選定する際は、卸売・小売業特有の発注承認フローや返品処理などに柔軟に対応できるカスタマイズ性を確認しましょう。商品カテゴリごとに異なる承認ルートを設定できたり、取引先別の与信限度額に応じた承認フローを構築できたりするワークフローシステムが望ましいです。業務に合わせて入力項目や承認条件をノンプログラミングで変更できる機能があると、運用開始後の改善活動もスムーズに進みます。
2
既存システムとの連携性
在庫管理システムやPOSシステムなど、既に導入済みの基幹システムとスムーズに連携できるかを確認しましょう。取引先マスタや商品マスタなどの基本情報を自動連携できると、二重入力による作業負荷や入力ミスを防止できます。標準で用意されたAPIを通じて、外部システムとのデータ連携を低コストで実現できるワークフローシステムもあります。
3
モバイル対応の操作性
店舗スタッフや営業担当者が外出先からでも簡単に申請・承認作業ができるモバイル対応の操作性を重視しましょう。商談中の価格交渉結果をその場で申請したり、店舗巡回中の上長がスマートフォンから承認作業を行ったりできる使いやすさが重要です。操作画面がスマートフォンに最適化されているか、複雑な操作を必要とせず直感的に使えるかを事前に確認するとよいでしょう。
かんたんな質問に答えてぴったりのワークフローシステムをチェック
卸売、小売向けのワークフローシステムに関連するページ
製造業向けのワークフローシステム
士業、コンサルティング向けのワークフローシステム
教育、学習支援向けのワークフローシステム
医療、福祉向けのワークフローシステム
繊維・機械・建材卸売業向けのワークフローシステム
飲食、宿泊向けのワークフローシステム
生活関連サービス、娯楽向けのワークフローシステム
情報通信向けのワークフローシステム
農業、林業、漁業向けのワークフローシステム
人材、派遣向けのワークフローシステム
広告、芸術向けのワークフローシステム
IT、インターネット向けのワークフローシステム
建設、不動産向けのワークフローシステム
運輸、郵便向けのワークフローシステム
その他業種向けのワークフローシステム
電気、ガス、水道向けのワークフローシステム
金融、保険向けのワークフローシステム
官公庁向けのワークフローシステム