外部からの不正なログイン（許可されていない人がシステムに入り込むこと）により、重要な情報が盗まれる可能性があります。たとえば、従業員のIDやパスワードが外部に漏れた場合、第三者が申請内容や承認履歴を閲覧できてしまいます。この課題に対しては、二段階認証（ログイン時にパスワードに加えてスマートフォンに送られる確認コードを入力する仕組み）の導入が有効です。また、アクセス可能な端末を限定することで、不正なログインを防ぐことができます。定期的なパスワード変更を促す仕組みも、セキュリティ強化に役立ちます。

社内の従業員が意図的または誤って機密情報を外部に持ち出すリスクがあります。一例として、退職予定の従業員が顧客情報や契約書のデータをダウンロードして持ち出すケースが考えられます。このような課題には、ダウンロード権限の細かな設定が効果的です。閲覧は許可するものの印刷やダウンロードは制限する、といった段階的な権限管理を行うことで情報の流出を防げます。さらに、どのファイルを誰がいつ開いたかを記録する機能により、不審な動きを早期に発見できます。

システムの弱点（セキュリティホール）を悪用した攻撃により、データが改ざんされたり削除されたりする危険性があります。例を挙げると、古いバージョンのシステムを使い続けていると、既知の弱点を突かれてウイルスに感染する恐れがあります。対策としては、システムの定期的な更新が重要です。提供元が配布するセキュリティパッチ（弱点を修正するプログラム）を速やかに適用することで、攻撃を未然に防げます。また、ウイルス対策ソフトとの連携も、安全性を高める手段となります。

患者の病歴や診療記録といった個人情報を日常的に扱う医療機関では、情報漏洩が大きな問題となります。カルテの閲覧申請や治療方針の承認といった業務においても、厳重な管理が必要です。セキュリティレベルの高いワークフローシステムを導入することで、医師や看護師といった職種ごとにアクセス権限を設定できます。誰がどの患者情報を見たかの記録も残るため、万が一の際の追跡が可能です。法律で定められた個人情報保護の基準を満たすためにも、高度なセキュリティ対策が求められます。

銀行や証券会社では、顧客の口座情報や取引履歴といった極めて重要なデータを扱います。一例として、融資の申請プロセスでは複数の部署が関わり、それぞれ異なる情報にアクセスする必要があります。高いセキュリティレベルのシステムでは、承認段階ごとに必要な情報だけを表示する設定が可能です。また、不正な操作があった場合には即座に検知できる監視機能も重要です。金融業界特有の厳しい規制に対応するためにも、強固なセキュリティ対策は不可欠となります。

従業員の給与情報や評価結果、採用候補者の個人情報など、人事部門は機密性の高いデータを多く管理します。たとえば、昇給や昇進の申請プロセスでは、対象者本人にも知られてはいけない段階があります。セキュリティレベルの高いシステムでは、申請内容を暗号化（データを特殊な方法で変換して読めなくする技術）して保存できます。閲覧できる人を厳密に制限することで、社内での情報漏洩を防ぎます。従業員の信頼を保つためにも、人事情報の適切な管理は重要です。

新製品の開発情報や特許に関わる技術データは、企業の競争力の源泉です。例を挙げると、新薬の研究データや次世代製品の設計図が外部に漏れれば、大きな損失につながります。高度なセキュリティ機能を持つワークフローシステムでは、プロジェクトごとにアクセス権限を分けて設定できます。データの持ち出しを制限する機能や、印刷時に透かし（印刷物に誰が出力したか分かる印を入れる仕組み）を入れる機能も有効です。知的財産を守るためには、厳重なセキュリティ対策が欠かせません。

システム導入を成功させるためには、現在の業務フローとセキュリティ上の課題を明確にすることが重要です。たとえば、どの部署でどのような申請が発生しているか、現状のセキュリティ対策の弱点はどこかを洗い出します。関係部署へのヒアリングを通じて、実際の業務に即した要件を整理します。必要な機能とそうでない機能を明確に区別することで、無駄な投資を避けられます。この分析作業に十分な時間をかけることが、後の工程をスムーズに進める鍵となります。

いきなり全社展開するのではなく、限定された範囲で試験的に運用することが効果的です。一例として、まずは人事部門や経理部門といった特定の部署で試験導入を行います。実際の業務で使用しながら、操作性の問題点やセキュリティ設定の過不足を確認できます。従業員からのフィードバックを収集し、本格導入前に改善を行うことが可能です。問題が発生した場合でも、影響範囲を最小限に抑えられます。試験導入の結果を踏まえて、段階的に展開範囲を広げていくことが安全です。

新しいシステムを使いこなすためには、従業員への十分な教育が欠かせません。例を挙げると、ログイン方法や基本的な申請手順、セキュリティルールの重要性などを説明する研修会を開催します。操作方法を記載した分かりやすいマニュアルを作成し、いつでも参照できるようにしておきます。特にセキュリティに関する注意事項は、繰り返し説明することが大切です。質問窓口を設置して、困ったときにすぐに相談できる体制を整えることも重要です。

システムを安全に運用するためのルールを明確に定め、全従業員に周知します。たとえば、パスワードの管理方法、アクセス権限の申請手順、情報漏洩時の報告ルートなどを文書化します。セキュリティポリシーには、違反した場合の対応についても明記しておくことが必要です。定期的に研修や注意喚起を行い、ルールが形骸化しないようにします。経営層から現場まで、組織全体でセキュリティ意識を共有することが、システムの安全な運用につながります。