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セキュリティ対応のワークフローシステム

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最も必要なことは?

スマホで申請や承認を行いたい

ワークフローシステムに人事データを取り込みたい

社内での申請、承認を電子化したい

ワークフローを利用して内部統制を強化したい

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。また、特にセキュリティ面での強化が求められる現在、ワークフローシステムはデータの暗号化、アクセス制御、監査ログの保存などのセキュリティ機能を備えることで、情報漏洩や不正アクセスを防ぐ役割も担っています。

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セキュリティ対応のワークフローシステム(シェア上位)

ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフロー
株式会社DONUTSが提供するクラウド型ワークフローシステムです。シリーズ累計で数万社以上の導入実績を誇り、社内のあらゆる申請・承認業務を簡単に電子化できます。直感的な操作画面でITに不慣れな社員でも使いやすく、日本語・英語など多言語対応により海外拠点を含む運用も可能です。中小企業から大企業まで幅広く利用されており、スピーディなクラウド導入で手軽にワークフローを開始できます。経費精算システム「ジョブカン経費」と連携し、申請から精算まで一気通貫で処理できる点も特徴です。低コストな料金体系で小規模企業でも導入しやすく、必要に応じて利用規模を柔軟に拡大できます。既に5,000社以上で利用されており、日本国内で豊富な導入実績を誇る信頼性の高いサービスです。導入から運用まで手厚いサポートが提供され、安心して利用できます。
コスト
月額330
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
147サービス中1
事業規模
中小企業 26
中堅企業 36
大企業 38
メリット・注意点
仕様・機能
住友電工情報システム株式会社が提供するワークフローシステムです。20年以上の運用ノウハウが蓄積された豊富な機能を備え、日本の商習慣に合わせた柔軟で複雑な承認フロー設定が可能です。専門知識がなくてもマウス操作で複雑な申請経路を迅速に構築でき、少人数の企業から数万人規模の大企業まで幅広く対応します。オンプレミス版とクラウド版を選択でき、長期運用でも安心の手厚いサポートも魅力です。日本独自の稟議・合議の習慣にも対応しており、自社の従来の業務フローを変えることなく導入できる点も特長です。三菱電機をはじめ大手銀行や大学など幅広い組織で採用され、現在900社以上で利用されています。電子帳簿保存法など最新の法令対応も万全で、内部統制の強化にもつながります。時代のニーズに合わせた継続的なアップデートにより、長期間にわたって安心して利用できる点も魅力です。
コスト
月額550
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
147サービス中5
事業規模
中小企業 17
中堅企業 35
大企業 48
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備え、ポータルや掲示板、スケジュール管理など社内コミュニケーションを円滑にします。ノーコードで自社専用のアプリを作成できる柔軟性も持ち、業務改善を強力に支援します。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、社内ポリシーや規模に応じて最適な導入形態を選択することができます。リーズナブルな価格(月額400円/ユーザー〜)で導入しやすく、国内最大級の導入実績を誇ります。自治体や官公庁にも採用されるほどセキュリティへの配慮と信頼性が高く、中小企業の初めてのグループウェア導入にも適した製品です。大企業まで幅広い規模で利用されており、国産ならではの手厚いサポートも魅力です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
147サービス中9
事業規模
中小企業 24
中堅企業 56
大企業 20
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。kintoneはクラウド上で提供されるプラットフォームで、プログラミング不要のドラッグ&ドロップ操作によって顧客管理やプロジェクト管理など様々な業務アプリを構築でき、柔軟な業務プロセスのデジタル化を実現します。データベースとコミュニケーション機能が一体となっており、紙やExcelで行っていた情報管理を効率化できる点が強みです。現場の担当者自らがアプリを改善していけるため、業務フローを自社に合わせて最適化しやすく、専任のIT人材が不足する企業でもスピーディーにツール整備が可能です。IT部門に頼らず現場主導で業務ツールを作り改善できることから、企業全体のDX推進にも寄与します。小規模チームの業務効率化から大企業の部門単位での活用まで幅広く対応でき、規模を問わず導入が進んでいます。
コスト
月額1,100
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
147サービス中10
事業規模
中小企業 22
中堅企業 48
大企業 30
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。直感的な操作画面で誰でも簡単に申請フローを作成でき、Excelで作成した紙の申請書をそのまま取り込みプログラミング不要で電子フォーム化できる点が特徴です。電子稟議や回覧など承認機能も充実しており、1ユーザー単位で利用を増やして小規模から全社展開へ段階的に拡大できます。パッケージ版とクラウド版を選択でき、IT専門部署がなくても導入しやすいため、業種業界を問わず中小企業から大企業まで幅広く活用されています。Excel資産を活用できるため現場への浸透が早く、社内のペーパーレス化と意思決定スピード向上に直結します。電子印鑑や承認履歴管理など機能も充実しており、内部統制の強化にも役立ちます。サイボウズ製品など既存グループウェアとの連携にも対応し、現在のシステム環境にスムーズに組み込める柔軟性も備えています。
コスト
月額550
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
147サービス中20
事業規模
中小企業 18
中堅企業 52
大企業 30
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
147サービス中36
事業規模
中小企業 6
中堅企業 25
大企業 69
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社オロが提供するクラウドERPシステム「ZAC」は、案件・契約・プロジェクト単位で業務が進行するIT・Web開発業、広告業、コンサル業などに最適化されたシステムです。案件ごとの売上・原価・経費を一元管理でき、プロジェクト別の損益をリアルタイムに可視化して経営判断を支援します。受注前の見込段階から売上・利益予測が可能で、将来の経営数値を精度高く把握できます。標準搭載の電子承認・ワークフロー機能により承認漏れを防ぎ、証跡管理で内部統制の強化にも役立ちます。管理会計機能やダッシュボードも充実し、全社・案件別の経営指標を一元把握可能です。中堅~中小規模のプロジェクト型ビジネス企業に最適です。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
147サービス中41
事業規模
中小企業 7
中堅企業 76
大企業 17
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額770
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
147サービス中57
事業規模
中小企業 25
中堅企業 50
大企業 25
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
147サービス中96
事業規模
中小企業 0
中堅企業 50
大企業 50
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額7,350
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能

ワークフローシステムとは?

更新:2025年05月13日

ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。また、特にセキュリティ面での強化が求められる現在、ワークフローシステムはデータの暗号化、アクセス制御、監査ログの保存などのセキュリティ機能を備えることで、情報漏洩や不正アクセスを防ぐ役割も担っています。

pros

導入メリット

申請、承認の手間削減

ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。さらに、電子化によってデータがシステム上で一元管理されるため、セキュリティの観点からもデータの保護が強化されます。

決裁スピードの向上

スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。これに加え、システム上でのアクセス制御により、承認プロセスにおける不正なアクセスや改ざんを防止することが可能です。

内部統制の強化

社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。特に、監査ログ機能を活用することで、誰がいつどのような操作を行ったかを記録し、不正行為の追跡や内部監査に役立てることができます。

cons

導入注意点

申請書、承認ルートの整理

ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。そのため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。特にセキュリティ面では、承認経路が明確であることが重要です。不正な申請や承認を防ぐために、役職や部門ごとに適切なアクセス権限を設定し、必要に応じて承認経路を見直すことが推奨されます。

システム連携の制限

ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特にセキュリティ面では、データの転送時の暗号化やアクセス制御の一貫性が重要です。

able

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ワークフローシステムの選び方

1

ワークフローシステムのタイプで選ぶ

ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。また、セキュリティ機能についても強化されている傾向があります。例えば、データの暗号化、アクセスログの管理、多要素認証のサポートなど、セキュリティ機能が充実しているため、機密性の高い情報を取り扱う企業におすすめです。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。ワークフロー専用タイプの小規模から中規模向け製品程度の機能を備えている傾向にあります。特化型の製品と比べて、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。また、1つのアカウントでワークフローを含めて様々な機能を使用できるため、トータルコスト、従業員情報のメンテナンスコスト、ID管理コストを削減できるメリットがあります。セキュリティ面では、シングルサインオン(SSO)や統合認証の機能を活用し、ID管理を一元化することで、セキュリティリスクを低減できます。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。ワークフロー専用タイプやグループウェアの機能タイプに比べると、機能面ではミニマルな傾向にありますが、コスト面で優位です。従業員規模が小さく、特定の業務でしか承認が必要ない企業などにはおすすめです。セキュリティ面では、業務特化型のシステムによっては特定の業務プロセスに対するセキュリティ強化が図られている場合があります。

2

承認フローの複雑さで選ぶ

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があります。また、承認者を複数指定して、全員の承認(AND承認)、任意の一名の承認(OR承認)、一定以上の承認(多数決、議決承認)などの複雑な承認方法を設定できる製品もあります。承認フローを複雑に設定できる製品は、初期設定のコストが増大する傾向にあります。初期設定コストは、ワークフローの使用頻度が高い企業や、企業規模が大きい企業ほど、回収しやすくなります。自社に必要なフローと初期設定コストのバランスが重要です。セキュリティ面では、フローの複雑さに応じたアクセス制御や監査ログの管理が重要です。

3

申請書の作成方法で選ぶ

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。また、後者の方法はエクセルで作成した申請書をCSV形式で取り込んで利用するタイプと、専用の申請書作成ツールでデザインやレイアウトなどを自由に作成できるタイプに別れます。 規定のテンプレートやモジュールの組み合わせを利用する方法は、申請書作成のハードルやスピードが最も早いメリットがあります。申請書の見た目にこだわりがなく、必要な項目を残しつつ申請書の作成を合理化したい企業、既存の申請書がなく様々な申請書を1から作る企業などに適しています。セキュリティ面では、標準化されたテンプレートを使用することで、情報漏洩のリスクを低減することができます。 別のツールで作成するタイプは、商習慣や関係者のITリテラシーなどが原因で、申請書の見た目が変わると、取引先との調整や社内からの問い合わせが頻発する懸念がある企業に適しています。セキュリティ面では、カスタム化された申請書を用いる際に適切なセキュリティ設定が行われていることを確認する必要があります。

4

内部統制に関する機能から選ぶ

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。承認フロー、承認者などの自動設定に利用したり、権限移譲を階層で整理することができます。組織管理機能により、組織変更や人事異動に伴う承認経路、承認者、権限委譲のメンテナンスの手間を削減することができます。組織の規模が大きい企業、組織の過渡期で人員の増減や組織の改変が多い企業には特に適しています。内部統制を強化するためには、組織管理機能とセキュリティ機能の連携が重要です。例えば、役職や部門ごとに適切なアクセス権限を設定し、定期的に見直すことで、セキュリティリスクを低減できます。

5

他のカテゴリの製品との連携から選ぶ

ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。代表的なものは以下です。これらのカテゴリの自社の製品との連携に対応していることを確認しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。また、組織再編や異動が合った際にも、人事システムのメンテナンスだけで済みます。初期設定コストや管理コストを抑えることができるため、人事システムとの連携も検討しましょう。セキュリティ面では、連携することで一元管理が可能になり、データの整合性が保たれます。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。承認し忘れなどを防ぐことができます。セキュリティ面では、通知内容の暗号化や認証機能により、情報の機密性を保つことが求められます。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。ワークフローシステムで申請、申請内容のチェック、承認とそれらの証跡管理を行い、承認後の契約書を電子契約システムに自動でアップロードし、契約の締結後に社内承認の関係者にメールで通知することができます。社内承認から契約締結までのフローを電子化することで、工数削減、不正防止に繋がります。特にセキュリティ面では、電子署名やタイムスタンプの活用により、契約内容の改ざん防止と真正性の担保が重要です

able

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