オンプレミス型のワークフローシステムとは？
オンプレミス型のワークフローシステムは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行い、業務の効率化を実現するシステムです。自社サーバーにインストールして運用することで、セキュリティやカスタマイズ性を高め、社内の特有の業務フローに最適化できます。
オンプレミス型のワークフローシステム（シェア上位）
オンプレミス型のワークフローシステムとは？
更新：2024年10月30日
オンプレミス型のワークフローシステムは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行い、業務の効率化を実現するシステムです。自社サーバーにインストールして運用することで、セキュリティやカスタマイズ性を高め、社内の特有の業務フローに最適化できます。
紙での申請・承認に関連する課題
紙の申請・承認プロセスには、多くの非効率性や問題点が潜んでいます。ここでは、書類の紛失や処理の遅延、進捗把握の困難さなど、紙での申請・承認に関する課題を紹介します。
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申請書類の紛失・混在
紙の申請書類は紛失や誤配付のリスクが高く、重要な案件の処理が遅延する可能性があります。複数の承認者を回覧する過程で書類が行方不明になったり、机上に積まれた書類の中に紛れ込んでしまったりすることがあります。また、急ぎの案件と通常の案件が混在し、優先順位の管理も困難です。
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承認状況の把握困難
申請書類が今どの承認者のもとにあるのか、いつ承認されるのかの進捗状況を把握することが困難です。特に承認者が不在の場合、代理承認のルートを手動で変更する必要があり、さらなる遅延が発生します。
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承認プロセスの停滞
承認者の不在や多忙により、申請書類が滞留し、業務の進行に支障をきたすことが頻発します。また、承認ルートが複雑な場合、どの段階で止まっているのかの把握が難しく、適切なフォローアップができません。
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承認処理の遅延
重要な決裁が必要な申請書類が、承認者の不在などにより停滞してしまいます。例えば、役員の出張中は稟議書の承認が進まず、ビジネスチャンスを逃してしまうケースも発生します。
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申請書類の多様化
部門や用途によって申請フォーマットが異なる場合は、作成や確認の手間が増大します。また、記入項目や必要書類の不備が起こることで、差し戻しや再提出による業務の非効率が生じます。
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承認履歴の管理
紙やメールベースでの承認では、誰がいつ承認したかの履歴が散在し、監査時や過去の確認時に時間を要します。また、重要な決裁事項の根拠や経緯の追跡が困難になり、ナレッジとしての活用ができていません。
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非効率な検索作業
過去の申請内容の確認や、類似案件の参照に多大な時間と労力が必要です。例えば、昨年度の同様の申請内容を確認したい場合は、書類保管庫から該当書類を探し出す必要があり、生産性が大きく低下します。
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オンプレミス型のワークフローシステムの機能
オンプレミス型のワークフローシステムには、申請業務をデータ化し、効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。ここでは、オンプレミス型のワークフローシステムに備わっている機能を紹介します。
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共通機能
・申請フォーム作成：各種申請に必要な入力項目やルールを設定し、申請フォームを作成できる ・承認ルート設定：金額や申請種類に応じて、適切な承認者や承認順序を自動的に設定する ・通知：新規申請や承認待ちなど、関係者へメールやシステム内で自動通知を行う ・申請状況の進捗管理：申請の現在の状況や承認までの残りステップをリアルタイムで確認できる ・申請内容の履歴管理：申請内容の変更履歴や承認履歴を自動的に記録し、監査証跡として保管する ・検索：過去の申請内容や承認状況を、さまざまな条件で検索・参照できる ・申請書の差し戻し・却下：内容に不備がある場合の差し戻しや、申請を却下する際のコメント機能を提供する ・分析・レポート：申請件数や処理時間など、ワークフローの運用状況を分析・可視化する
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特定のワークフローシステムに付属している機能
・代理承認：承認者の不在時に、あらかじめ設定された代理承認者へ自動的に申請を転送する ・人事システム連携：人事システム内の組織図データや従業員データを取り込める ・印影：社内承認を得た証として印鑑画像を表示する
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オンプレミス型のワークフローシステムを導入するメリット
オンプレミス型のワークフローシステムは、セキュリティや自由度の高さが特徴です。ここでは、導入によって得られる主なメリットを詳しく解説します。
データセキュリティの強化
オンプレミス型のワークフローシステムでは、すべてのデータを自社サーバー内で管理できるため、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えられます。人事情報や経営戦略に関わる稟議書など、外部に漏れてはならない重要情報を社内で厳格に管理できる点は大きな安心材料です。また、外部クラウドサービスのセキュリティポリシーに依存せず、自社のセキュリティ基準に合わせたシステム構築が可能になります。
高度なカスタマイズ性
オンプレミス型のワークフローシステムは、自社の業務フローや組織構造に合わせて、細部まで調整・構築できます。部署ごとに異なる申請プロセスや特殊な承認ルールがある場合でも、ワークフローを自由に設計して対応可能です。例えば、「部長承認→役員会議→社長決裁」といった複雑な承認フローや、「50万円以上の申請は財務部長の承認も必要」といった金額条件付きの分岐ルールなども柔軟に実現できます。
既存システムとの連携強化
オンプレミス型のワークフローシステムは、社内にある人事システムや会計システムなどと直接連携させやすく、データの二重入力などの無駄を省けます。経費精算システムと会計システムを連携させることで、承認された経費データが自動的に会計システムに取り込まれ、経理業務の効率化が図れます。さらに、基幹システムとの連携により、承認された購買申請が自動的に発注システムに連携されるなど、業務の一貫性と効率性を高めることが可能です。
システム応答速度の安定
オンプレミス型のワークフローシステムは、社内ネットワーク内でシステムが稼働するため、インターネット回線の状況に左右されず、安定した応答速度を確保できます。大量の申請データや添付ファイルを処理する場合でも、外部回線の混雑状況に影響されないため、ストレスなく業務を進められます。また、多数の従業員が同時にシステムを利用する繁忙期でも、自社のサーバーリソースを調整することで、安定したパフォーマンスを維持できます。
長期的なコスト管理
オンプレミス型のワークフローシステムは、初期投資が大きくなる傾向がありますが、長期的な視点で見ると月額費用の負担がなく、コスト管理がしやすくなります。導入から5〜10年と利用を続けると、クラウド型の月額料金の累計額と比較して、総コストが抑えられるケースが多いです。また、利用ユーザー数が増加しても追加料金が発生しないため、企業の成長に合わせた拡張がコスト面でも優位に進められます。
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オンプレミス型のワークフローシステムの選び方
オンプレミス型のワークフローシステムを選ぶ際には、自社の業務特性や技術環境に合わせた選定が重要です。初期費用やカスタマイズ性、運用負荷など、多角的な視点から最適なシステムを見極めるポイントを紹介します。
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業務要件との適合性
オンプレミス型のワークフローシステムを選ぶ際は、まず自社の業務フローや申請種類に適合するかを確認しましょう。経費精算や稟議申請、休暇申請など、どのような申請を電子化したいのかを洗い出し、対応できるシステムを選ぶことが重要です。加えて、多階層の承認フローや条件分岐なども実現できるか、デモや資料で確認するとよいでしょう。
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サーバー環境の要件
導入を予定しているサーバー環境とシステムの互換性を十分に検討する必要があります。必要なサーバースペックやOS、データベース環境など、技術的な前提条件を確認し、自社のIT環境で問題なく稼働するかを検証することが大切です。仮に現状のサーバー環境では不足がある場合、追加の設備投資が必要になる点も考慮に入れましょう。
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カスタマイズの柔軟性
オンプレミス型のワークフローシステムは、自社の特殊な業務フローに合わせられるカスタマイズ性の高さが特徴です。標準機能だけでは対応しきれない独自の申請フォームや承認ルールがある場合は、どこまで実現できるかを確認しましょう。例えば、予算管理システムとの連携や、部門ごとに異なる承認ルールへの対応など、細かい要件への適応力を見極めることが重要になります。
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運用・保守体制
システム導入後の運用や保守を誰がどのように行うのかを明確にしておきましょう。社内にシステム管理者を置くのか、ベンダーに保守を委託するのかによって、必要な体制や予算が変わってきます。障害発生時の対応時間やサポート範囲、バージョンアップの頻度なども確認しておくと、長期的な運用を見据えた選定ができます。
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将来的な拡張性
企業成長や業務変化に対応できる拡張性も重要な選定ポイントです。ユーザー数の増加や新しい申請種類の追加、他システムとの連携拡大など、将来的な変化に柔軟に対応できるかを考慮しましょう。システムのバージョンアップ時に過去のカスタマイズ内容が引き継げるか、新機能の追加がしやすい構造になっているかなども、長期利用を見据えたポイントになります。
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