オンプレミスのワークフローシステムおすすめ9選｜タイプ別の選び方ガイド

オンプレミスのワークフローシステムは、稟議や承認のデータを自社サーバーで運用し、社外にデータを出さずに管理できます。セキュリティ要件が特に厳しい製造業や金融、官公庁などに向いています。社内でのデータ管理が必須な組織なら、有力な選択肢になります。

基幹統合型のオンプレミス製品なら、ERPや会計、人事システムと密に連携し、承認後の処理までつなげられます。組織マスタと同期して、組織改編に追従できる製品もあります。基幹連携を重視する大企業なら、連携できるシステムの範囲を事前に確認しましょう。

製品によって幅があり、楽々WorkflowIIは月10,000円、ExchangeUSEは1ユーザー年6,000円が目安です。大規模なAgileWorksは月30万円規模で、サーバー構築や保守の費用も別にかかります。導入費に加えて運用費まで含めて総額で比べましょう。

シンプル導入型なら、いま使うExcelの帳票を活かしてWeb化でき、短期間でペーパーレス化を進められます。複雑な基盤を組まずに、紙の申請から手軽に移行できるのが利点です。まず素早く電子化したいなら、帳票の再現のしやすさと操作性を確認しましょう。

データを社外に出せない規制があり、基幹システムとの深い連携も欠かせない場合は、オンプレミスが適しています。そうした制約が強くなければ、構築や保守の負担が軽いクラウド型の方が低コストで早く始められます。自社のセキュリティ要件を基準に、設置形態を見極めましょう。