ワークフローシステムとは?
更新:2024年11月19日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。士業やコンサルティング業界においても、これにより申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。士業やコンサルティング業務においては、クライアントとのやり取りや内部プロジェクトの進捗管理にも役立つため、申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能として重要です。さらに、スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。
導入メリット
申請、承認の手間削減
ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。士業やコンサルタントがクライアントのために迅速かつ効率的に業務を進めることができ、時間の節約になります。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。士業やコンサルティング業務においては、クライアントのニーズに迅速に対応することが重要であるため、決裁スピードの向上は大きなメリットとなります。
内部統制の強化
社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。士業やコンサルティング業界では、コンプライアンスの遵守が特に重要であり、内部統制の強化は信頼性の向上に繋がります。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。そのため、士業やコンサルティング業務における必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。特に士業事務所やコンサルティングファームでは、クライアントに合わせた柔軟な対応が求められるため、承認経路の見直しも重要です。
システム連携の制限
ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。士業やコンサルティング業務においては、クライアント管理システムやドキュメント管理システムとの連携が特に重要です。自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。
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ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。士業やコンサルティング業務において、クライアントごとに異なる複雑な承認フローや柔軟な権限管理が必要な場合に適しています。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。士業やコンサルティング業務において、社内の情報共有やコミュニケーションを一元化したい場合に適しています。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。士業やコンサルティング業務において、費用対効果を重視し、特定の業務でしか承認が必要ない場合に適しています。
2
承認フローの複雑さで選ぶ
士業やコンサルティング業務においては、クライアントごとに異なる承認フローが必要な場合があります。設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なるため、自社の業務フローに適した製品を選びましょう。
3
申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートや部品の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する方法があります。士業やコンサルティング業務においては、クライアントに対する信頼性やプロフェッショナリズムを示すために、申請書のデザインやレイアウトが重要な場合があります。
4
内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。士業やコンサルティング業務においては、組織変更や人事異動が頻繁に発生することがあるため、この機能は特に重要です。
5
他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。士業やコンサルティング業務においては、以下の連携が特に有用です: 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。士業やコンサルティング業務においては、契約書の管理が非常に重要であるため、この連携は大きなメリットとなります。 これらのポイントを考慮し、士業やコンサルティング業務に適したワークフローシステムを選びましょう
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