ワークフローシステムとは?
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。経費の精算申請やスマートフォンの持ち出し申請、休暇申請、備品の購入申請など、企業内にはさまざまな承認が必要な業務があります。ワークフローシステムを導入することで、あらゆる申請業務をデータ化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。
士業、コンサルティング向けのワークフローシステム(シェア上位)
ワークフローシステムとは?
更新:2024年12月10日
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。経費の精算申請やスマートフォンの持ち出し申請、休暇申請、備品の購入申請など、企業内にはさまざまな承認が必要な業務があります。ワークフローシステムを導入することで、あらゆる申請業務をデータ化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。
士業、コンサルティング業界におけるワークフローシステムの導入メリット
ワークフローシステムの導入には、業務効率の向上や書類管理の簡素化などのメリットがあります。ここでは、士業、コンサルティング業界における導入メリットを紹介します。
書類管理の効率化
士業やコンサルティング業界では、日々大量の書類を扱うため、ワークフローシステムによる一元管理が大きな助けになります。顧客の契約書や請求書など、重要書類の検索時間が大幅に短縮され、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。書類の保管場所を物理的に確保する必要がなくなるため、オフィススペースの有効活用も可能になります。
クライアント対応の質向上
ワークフローシステムの導入により、クライアントからの問い合わせに対して迅速な対応が可能になります。担当者が不在でも案件の状況確認がシステム上で行えるため、クライアントを待たせる時間が減少します。過去の対応履歴も簡単に参照できるため、一貫性のあるサービスを提供できます。
コンプライアンス強化
士業では法令遵守が特に重要であり、ワークフローシステムは承認プロセスの記録を自動的に残します。監査時に必要な情報が整理された状態で保管されるため、調査対応の負担が軽減されます。権限設定により機密情報へのアクセス制限が可能になり、情報漏洩のリスクを低減できます。
士業、コンサルティング業界においてワークフローシステムの導入が向いていない企業
ワークフローシステムの導入が向いていない企業には、業務規模の小さい組織や従来のやり方に強いこだわりを持つ企業などがあります。ここでは、士業、コンサルティング業界においてワークフローシステムの導入に適さない企業の特徴を紹介します。
少人数で運営している個人事務所
従業員が2〜3人程度の小規模な士業事務所では、ワークフローシステムの導入コストに見合う効果が得られない可能性があります。意思決定者と実務担当者が同一人物であることが多く、承認プロセスの電子化メリットが限定的です。対面でのコミュニケーションで業務が完結する環境では、ワークフローシステムの導入の優先度は低くなります。
紙文化が根付いている従来型の事務所
長年にわたり紙の書類と印鑑による業務フローが確立されている事務所では、システム移行に対する抵抗感が強い傾向があります。特に高齢のクライアントが多い場合、相手側も対応できないケースが多いです。職員のデジタルリテラシーが低い組織では、ワークフローシステム導入後の運用が滞る恐れがあります。
業務プロセスが未整理の組織
業務の流れや承認ルールが明確に定義されていない組織では、ワークフローシステムの設計段階で混乱が生じやすくなります。現状の業務フローを見える化できていない状態でシステム化を進めると、非効率なプロセスをそのまま電子化してしまう危険性があります。役割分担や責任範囲があいまいな組織では、システム上の権限設定が難しくなります。
かんたんな質問に答えてぴったりのワークフローシステムをチェック
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶ際は、セキュリティ機能や使いやすさなどの重要なポイントがあります。ここでは、業界特性に合わせた最適な選定方法を紹介します。
1
セキュリティ機能の充実度
士業やコンサルティング業では、顧客の機密情報を多く扱うため、高度なセキュリティ機能を備えたワークフローシステムを選ぶことが重要です。アクセス権限の細かい設定や操作ログの記録機能があると、情報東映のリスクを最小限に抑えられます。多要素認証に対応しているワークフローシステムを選ぶと、不正アクセスからの保護が強化されます。
2
柔軟なワークフロー設計
士業事務所では、案件の種類によって承認フローが異なるため、柔軟なワークフロー設計が可能なワークフローシステムが適しています。条件分岐や並行承認など、複雑な承認パターンに対応できるワークフローシステムなら、業務の実態に合わせた運用が可能になります。将来的な業務変更にも対応できるよう、担当者自身がフロー変更できる直感的な設計ツールがあるワークフローシステムが望ましいでしょう。
3
外部システムとの連携性
会計ソフトや顧客管理システムなど、既存の業務システムとの連携がしやすいワークフローシステムを選ぶと導入効果が高まります。データの二重入力を防ぐためにAPI連携が充実しているかどうかをチェックしましょう。クラウドストレージサービスとの連携機能があれば、大容量の資料や画像データの共有もスムーズになります。
かんたんな質問に答えてぴったりのワークフローシステムをチェック
士業、コンサルティング向けのワークフローシステムに関連するページ
製造業向けのワークフローシステム
教育、学習支援向けのワークフローシステム
医療、福祉向けのワークフローシステム
飲食、宿泊向けのワークフローシステム
卸売、小売向けのワークフローシステム
生活関連サービス、娯楽向けのワークフローシステム
情報通信向けのワークフローシステム
農業、林業、漁業向けのワークフローシステム
人材、派遣向けのワークフローシステム
広告、芸術向けのワークフローシステム
IT、インターネット向けのワークフローシステム
建設、不動産向けのワークフローシステム
運輸、郵便向けのワークフローシステム
その他業種向けのワークフローシステム
電気、ガス、水道向けのワークフローシステム
金融、保険向けのワークフローシステム
官公庁向けのワークフローシステム