SAPと連携できるワークフローシステム（シェア上位）
ワークフローシステムとは？
更新：2024年11月13日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。特にSAPとの連携を視野に入れることで、企業のERPシステムとシームレスに統合され、データの一元管理が実現されます。これにより、業務プロセスの統合が進み、さらなる効率化と透明性が確保されます。
導入メリット
申請、承認の手間削減
ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。特にSAPと連携することで、SAPの従業員データや組織情報を直接利用でき、データ入力の重複を避けることができます。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。SAPと連携することで、リアルタイムにデータが反映され、迅速な意思決定が可能となります。
内部統制の強化
社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。さらに、SAPと連携することで、ERPシステムと統合された内部統制が実現し、より高いレベルのコンプライアンスを維持できます。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。そのため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。特にSAPと連携する場合、SAPで既に管理されているデータや承認ルートとの整合性を確認することが重要です。
システム連携の制限
ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特にSAPとの連携については、APIや標準コネクタの有無を確認することが大切です。
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ワークフローシステムの選び方
1
ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。特にSAPとの連携機能を持つ製品を選ぶことで、ERPシステムとの統合が円滑に進みます。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。ワークフロー専用タイプの小規模から中規模向け製品程度の機能を備えている傾向にあります。SAPと連携することで、コミュニケーションと業務プロセスの一体化が実現します。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。SAPと連携することで、財務データや経費データが一元管理され、業務プロセスの透明性が向上します。
2
承認フローの複雑さで選ぶ
設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があります。特にSAPと連携する場合、SAPの組織データや役職データを活用することで、より精緻な承認フローを構築できます。
3
申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品（モジュール）の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。SAPと連携する場合、SAPのデータを直接取り込んだり、SAP標準のフォーマットを使用することができる製品を選ぶと良いでしょう。
4
内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。承認フロー、承認者などの自動設定に利用したり、権限移譲を階層で整理することができます。SAPとの連携により、SAPの組織データや役職データを直接利用することで、内部統制の強化が図れます。
5
他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。代表的なものは以下です。これらのカテゴリの自社の製品との連携に対応していることを確認しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。また、組織再編や異動があった際にも、人事システムのメンテナンスだけで済みます。特に、SAPの人事モジュールと連携することで、従業員データの一元管理が可能です。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。承認し忘れなどを防ぐことができます。SAPと連携することで、通知やアラートが一元管理され、業務プロセスの可視化が進みます。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。ワークフローシステムで申請、申請内容のチェック、承認とそれらの証跡管理を行い、承認後の契約書を電子契約システムに自動でアップロードし、契約の締結後に社内承認の関係者にメールで通知することができます。社内承認から契約締結までのフローを電子化することで、工数削減、不正防止に繋がります。SAPとの連携により、契約関連のデータがERPシステムに統合され、全体の業務プロセスが一元化されます
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