SAPと連携可能なワークフローシステムとは?
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。経費精算や休暇申請、備品購入申請など、さまざまな承認業務をデータ化できます。申請状況や承認待ち案件を一元管理し、担当者へのタスク割り当てや承認フローの自動化により業務の滞りを防止します。また、標準化された業務プロセスにより、人為的なミスの削減とルール順守の向上をサポートします。
SAPとの連携とは?
ワークフローシステムにおけるSAPとの連携とは、会計・人事・生産管理などを統合的に管理するシステムであるSAPとワークフローシステムを結びつけ、データやプロセスを相互にやり取りできる状態にすることです。両システムの連携により、SAPに蓄積された社員情報や部門情報、会計データなどを申請書に自動反映させたり、ワークフローで承認された経費情報をSAPの会計システムに自動連携させたりすることが可能になります。そのため、二重入力作業が不要となり、入力ミスも大幅に減少します。また、リアルタイムでのデータ連携により、経営判断に必要な情報をタイムリーに把握できるようになります。
SAPと連携できるワークフローシステム(シェア上位)
SAPと連携可能なワークフローシステムとは?
更新:2025年06月19日
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。経費精算や休暇申請、備品購入申請など、さまざまな承認業務をデータ化できます。申請状況や承認待ち案件を一元管理し、担当者へのタスク割り当てや承認フローの自動化により業務の滞りを防止します。また、標準化された業務プロセスにより、人為的なミスの削減とルール順守の向上をサポートします。
SAPとの連携とは?
ワークフローシステムにおけるSAPとの連携とは、会計・人事・生産管理などを統合的に管理するシステムであるSAPとワークフローシステムを結びつけ、データやプロセスを相互にやり取りできる状態にすることです。両システムの連携により、SAPに蓄積された社員情報や部門情報、会計データなどを申請書に自動反映させたり、ワークフローで承認された経費情報をSAPの会計システムに自動連携させたりすることが可能になります。そのため、二重入力作業が不要となり、入力ミスも大幅に減少します。また、リアルタイムでのデータ連携により、経営判断に必要な情報をタイムリーに把握できるようになります。
SAPと連携可能なワークフローシステムを導入するメリット
SAPと連携可能なワークフローシステムの導入には、データ連携の効率化や業務プロセスの改善などの重要なメリットがあります。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。
データ入力の二重作業の解消
SAPと連携可能なワークフローシステムを導入することで、一度入力したデータを再度入力する必要がなくなります。例えば、経費精算データをワークフローで申請・承認後、自動的にSAPの会計システムに転送できるようになります。人事情報や組織情報も自動連携されるため、データ整合性が保たれ、入力ミスによる問題も大幅に減少します。
承認プロセスの迅速化と可視化
SAPと連携可能なワークフローシステムでは、申請から承認までの流れがスムーズになります。例えば、旅費申請時に予算データとリアルタイムで照合し、予算内であれば自動承認するといった仕組みが構築できます。また、承認状況がシステム上で可視化されるため、申請者も承認者も現在の処理状況を簡単に確認できるようになります。
システム間のシームレスな情報連携
SAPと連携可能なワークフローシステムを活用すれば、SAPの保有する取引先情報や製品マスタなどの基幹データをワークフローシステムで活用できます。具体的には、発注申請時にSAPの取引先マスタから自動的に取引先情報が入力され、承認後はその情報がSAPの発注システムに連携されます。このシームレスな連携により、業務の流れが途切れることなく、データの整合性も保たれたままプロセスが完結します。
SAPと連携可能なワークフローシステムを導入する際の注意点
SAPと連携可能なワークフローシステムの導入には、技術的な互換性やデータセキュリティなど、いくつかの重要な注意点があります。ここでは、導入時に留意すべきポイントを説明します。
システム間の互換性
SAPのバージョンやモジュールとワークフローシステムの互換性を事前に十分確認する必要があります。業務で使用している場合、SAPのECCとS/4HANAでは連携方法が異なることがあり、適切な連携方式を選定しなければなりません。また、SAPのカスタマイズ状況によっては追加開発が必要になるケースもあるため、事前の互換性テストは必須となります。
データ連携の範囲と方法
連携するデータの種類や頻度、連携方法を明確にしておくことが重要です。現場の意見として、人事データは日次更新、会計データはリアルタイム連携が必要といったように、業務要件に応じた最適な連携方式を決定する必要があります。また、過去データの移行も検討し、どこまでの履歴情報を新システムで参照できるようにするかも決めておくべきです。
セキュリティとアクセス権限
SAPの重要な基幹データへのアクセス権限を適切に設計する必要があります。運用の現場では、ワークフローシステム経由でSAPデータにアクセスする際の権限設定を細かく制御しないと、機密情報が意図せず露出するリスクがあります。特に、部門をまたいだ承認フローでは、データの参照範囲を必要最小限に制限するなど、セキュリティ設計が重要となります。
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SAPと連携可能なワークフローシステムの選び方
SAPと連携可能なワークフローシステムを選ぶ際には、自社の業務特性や将来的な拡張性などを考慮した適切な判断基準が必要です。ここでは、選定時に特に重視すべきポイントを説明します。
1
使いやすさとデザイン性
ユーザーが直感的に操作できるデザインと使いやすさは、システム定着の鍵となります。具体的には、経費精算などの日常的な申請業務をスマートフォンから簡単に行えるかどうかを確認するとよいでしょう。また、入力項目の自動計算機能や入力補助機能なども、日々の業務効率に大きく影響するため、実際に操作感を確かめることをおすすめします。
2
カスタマイズ性と柔軟性
自社の業務プロセスに合わせた調整が可能かどうかは重要な判断材料です。実務においては、部門ごとに異なる承認フローや特殊な申請書式に対応できるか、プログラミング知識がなくても管理者が設定変更できるかなどを検討します。業務変更時に外部ベンダーに依頼せずとも内部で対応できるシステムを選ぶと、長期的なコスト削減につながります。
3
他システムとの連携機能
既存の社内システムとスムーズに連携できるかどうかを確認することが大切です。例えば、人事システムのデータを取り込んで組織階層に基づいた承認ルートを自動設定できるか、会計システムと連動して予算管理ができるかなどがあります。APIやデータ連携機能が充実しているシステムを選ぶことで、将来的なシステム環境の変化にも柔軟に対応できます。
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