電子帳簿保存法対応のワークフローシステムとは?
企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムが「ワークフローシステム」です。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを実現します。経費精算や休暇申請、備品購入などの承認が必要な業務をデータ化し、申請状況や承認待ち案件を一元管理します。担当者へのタスク割り当てや承認フローの自動化により業務の滞りを防ぎ、標準化されたプロセスでヒューマンエラーを削減します。特にリモートワークの普及に伴い、場所や時間に縛られない働き方を支援する重要なツールとなっています。 ###電子帳簿保存法とは? 電子帳簿保存法は正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、帳簿や書類を電子データとして保存するための法律です。従来は紙での保存が義務付けられていた税務関係の書類を、一定の条件を満たすことで電子データで保存できるようにした制度です。2022年1月の法改正では、電子データの保存義務化や事前承認制度の廃止など、デジタル化を促進する方向へと大きく変わりました。
電子帳簿保存法対応のワークフローシステム(シェア上位)
電子帳簿保存法対応のワークフローシステムとは?
更新:2025年06月19日
企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムが「ワークフローシステム」です。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを実現します。経費精算や休暇申請、備品購入などの承認が必要な業務をデータ化し、申請状況や承認待ち案件を一元管理します。担当者へのタスク割り当てや承認フローの自動化により業務の滞りを防ぎ、標準化されたプロセスでヒューマンエラーを削減します。特にリモートワークの普及に伴い、場所や時間に縛られない働き方を支援する重要なツールとなっています。 ###電子帳簿保存法とは? 電子帳簿保存法は正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、帳簿や書類を電子データとして保存するための法律です。従来は紙での保存が義務付けられていた税務関係の書類を、一定の条件を満たすことで電子データで保存できるようにした制度です。2022年1月の法改正では、電子データの保存義務化や事前承認制度の廃止など、デジタル化を促進する方向へと大きく変わりました。
電子帳簿保存法対応のワークフローシステムを導入するメリット
電子帳簿保存法対応のワークフローシステムを導入すると、法令遵守はもちろん、業務効率化やコスト削減などさまざまな恩恵があります。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。
法令遵守の自動化
電子帳簿保存法対応のワークフローシステムは、法律で定められたデータの保存要件を自動的に満たします。タイムスタンプの付与や改ざん防止機能などが標準装備されているため、担当者が法令の細かい要件を意識する必要がありません。システムの運用ルールに従うだけで、監査時にも安心して対応できる状態を維持できます。
保管スペースとコストの大幅削減
紙の書類を電子化することで、物理的な保管スペースが不要になります。経費精算書や請求書などの膨大な量の書類を7年間保存するための書庫や倉庫が不要になるため、オフィスの有効活用が可能になります。加えて、印刷コストや保管にかかる管理コストも削減でき、長期的に見て大きな経済的効果をもたらします。
申請・承認プロセスの効率化
申請から承認までの一連の流れがオンライン上で完結するため、処理速度が格段に向上します。従来は書類を物理的に回覧する必要があったものが、担当者への自動通知によりスピーディーに処理されるようになります。また、承認者が不在の場合の代理承認設定なども容易に行えるため、業務の停滞を防ぐことができます。
電子帳簿保存法対応のワークフローシステムを導入する際の注意点
電子帳簿保存法対応のワークフローシステム導入には、法令要件の確認や社内体制の整備など、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、スムーズな導入と運用のために注意すべきポイントを紹介します。
最新の法令要件への対応確認
電子帳簿保存法は定期的に改正されるため、検討中のシステムが最新の法令要件に対応しているか確認が必要です。特に2022年の法改正では電子取引データの保存義務化など大きな変更があり、システムの機能も更新されています。導入前にベンダーから最新の法対応状況について詳細な説明を受け、将来の法改正への対応方針についても確認しておくことが重要です。
社内運用ルールの整備
システム導入だけでは法令遵守は実現できず、適切な運用ルールの策定が不可欠です。誰がどのタイミングで申請や承認を行うか、データの保存期間をどう設定するかなど、具体的な運用ルールを明文化する必要があります。また、これらのルールを社内に周知し、定期的な研修を行うことで、システムの正しい利用方法を全社員に浸透させることが大切です。
既存システムとの連携性
新たに導入するワークフローシステムと、既存の会計システムや人事システムとの連携が重要なポイントとなります。データの二重入力が必要になると業務効率が低下し、導入効果が半減してしまう可能性があります。事前に連携テストを実施し、各システム間でのデータ連携がスムーズに行えるか、また連携にかかる追加コストはどの程度かを把握しておく必要があります。
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電子帳簿保存法対応のワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶ際は、業務特性や企業規模、将来の拡張性など多角的な視点からの検討が必要です。ここでは、最適なシステム選定のためのポイントを紹介します。
1
自社の業務フローとの適合性
自社の業務プロセスに合ったカスタマイズが可能なシステムを選びましょう。一部の企業では、稟議書や経費精算の承認ルートが部門ごとに異なるケースがあります。その場合、柔軟なフロー設定機能を持つシステムが適しています。また、現場からのフィードバックを収集し、実際の業務に即したシステム選定を行うことで、導入後の定着率も高まります。
2
使いやすさとデザイン性
社員全員が日常的に使うシステムであるため、直感的に操作できるデザインが重要です。操作画面が複雑だと研修コストが増大し、システム活用が進まないリスクが高まります。導入検討時には実際にデモ版を使って操作感を確認したり、社内の複数部門からテストユーザーを選出して評価してもらったりすることをおすすめします。
3
他システムとの連携可能性
会計システムや人事システムなど、既存の社内システムとスムーズに連携できるかを確認しましょう。具体的な事例として、経費精算データが会計システムに自動連携されれば、二重入力の手間が省け業務効率が大幅に向上します。各システムベンダーへのヒアリングを行い、APIやデータ連携の仕様を事前に確認することで、導入後のトラブルを防止できます。
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