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Q. どちらに当てはまりますか？
条件に合うワークフローシステムを知りたい
あなたにおすすめ
紙やメールの申請業務を効率化したい
既存のワークフローを改善・刷新したい
主要なワークフローシステムを比較したい
タイプ別お勧め製品
申請・承認特化のクラウドワークフロータイプ 📝
このタイプが合う企業：
稟議・経費精算・各種届出の電子化を最優先で進めたいIT・インターネット企業の管理部門や情報システム部門の方。特にリモートワーク環境で承認の滞留に悩んでいる企業に向いています。
どんなタイプか：
稟議・各種申請・承認といったワークフロー業務に特化して開発されたクラウド製品のグループです。IT・インターネット業界はリモートワーク比率が高く、場所を選ばないスピーディな承認処理が求められます。FitGapでは、まず「ワークフロー専業」の製品から検討を始めることをおすすめしています。専用設計だからこそ、承認経路の柔軟な分岐や組織改編への即時対応、チャットツール連携による承認スピード向上など、申請・承認まわりの機能が手厚いのが最大の特徴です。導入ハードルが低く、IT部門の工数をかけずに即日〜数週間で本番運用を開始できる製品が多い点も、変化の速いIT企業にフィットします。
このタイプで重視すべき機能：
🔀条件分岐つき承認経路設定
金額や申請種別に応じて承認ルートを自動で切り替えられる機能です。IT企業でよくある「一定額以上はCTO承認を追加」といった運用を、手動の振り分けなしで実現できます。並列承認やスキップ承認にも対応している製品が多く、承認の渋滞を大幅に削減できます。
💬チャットツール連携通知
SlackやMicrosoft Teamsなど、普段使っているビジネスチャットに承認依頼や完了通知を自動送信できる機能です。IT・インターネット企業ではチャットが主要コミュニケーション手段であるケースが大半なので、メールだけの通知より圧倒的に承認スピードが上がります。FitGapではこの機能の有無を最初に確認することを推奨しています。
おすすめ製品３選
IT・インターネット業界でのシェアが最も高く、モダンなUIと柔軟な承認経路設定、Slack・Teams連携を標準搭載しています。組織図の事前予約機能など管理者の運用負荷を下げる設計が、成長フェーズのIT企業に特に支持されています。 | Excelフォームをそのまま取り込んでWeb化できる手軽さが魅力です。2,000社以上の導入実績があり、直感的な操作性でITリテラシーにばらつきがある組織でもスムーズに定着します。 | ジョブカンシリーズの勤怠管理や経費精算と同一プラットフォームで運用でき、バックオフィス業務をまとめて効率化できます。申請書フォームの数に制限がなく、月額300円/ユーザーからとコストパフォーマンスに優れています。 |
kickflow | コラボフロー | ジョブカンワークフロー |
価格 要問合せ 無料トライアルあり | 価格 500円 月/ユーザー 無料トライアルあり | 価格 5,000円 月 無料トライアルあり |
IT・インターネット業界でのシェア | IT・インターネット業界でのシェア | IT・インターネット業界でのシェア |
ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 |
メリットと注意点 | メリットと注意点 | メリットと注意点 |
仕様・機能 | 仕様・機能 | 仕様・機能 |
グループウェア連携・一体タイプ 🤝
このタイプが合う企業：
Google WorkspaceやMicrosoft 365を全社導入済みで、ワークフロー機能を同じ基盤に統合して運用コストを下げたいIT・インターネット企業の情報システム担当者や総務担当者の方。
どんなタイプか：
Google WorkspaceやMicrosoft 365など、すでに利用しているグループウェア基盤の上にワークフロー機能を追加するタイプの製品群です。IT・インターネット企業ではGoogle Workspaceの利用率が非常に高いため、このタイプはアカウント管理やシングルサインオンの手間を大幅に省ける点が強みになります。FitGapとしては、社内のグループウェア環境が統一されている企業であれば、このタイプの費用対効果は見逃せないと考えています。ワークフロー専用製品と比べると承認経路の柔軟性はやや劣る場合がありますが、スケジュール・チャット・ファイル共有と一元管理できる利便性が選定の決め手になるケースが多いです。
このタイプで重視すべき機能：
🔄グループウェアとのID・組織情報同期
Google WorkspaceやMicrosoft 365のユーザー情報・組織図を自動で取り込み、ワークフロー側に反映できる機能です。人事異動のたびに二重メンテナンスする必要がなくなり、管理者の運用負荷を劇的に下げられます。IT企業は組織変更が頻繁なため、この自動同期の有無が実務に大きく影響します。
📅スケジュール・タスクとの横断管理
ワークフローの承認状況をグループウェアのカレンダーやタスク一覧と同じ画面で確認できる機能です。申請・承認の進捗を別システムに切り替えて見に行く必要がないため、承認漏れの防止につながります。日常的に使うツール内で完結できることで、社員の定着率も高まります。
おすすめ製品３選
Google Workspaceとの連携に特化した設計で、ユーザー情報の自動同期や申請書テンプレートの豊富さが高く評価されています。月額300円/ユーザーからと低価格で、IT企業での導入が急速に広がっています。 | Google Workspace環境に無料で追加できるワークフローとして、スタートアップやコスト重視のIT企業から支持されています。基本的な申請・承認機能を手軽に始められる点が魅力です。 | チャット・ビデオ会議・ドキュメント・ワークフローをオールインワンで提供する統合プラットフォームです。グローバル展開するIT企業を中心に導入が進んでおり、多言語対応と豊富な自動化機能が特徴です。 |
rakumo ワークフロー | サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace | Lark |
価格 ¥3,600 年/1ユーザー 無料トライアルあり | 価格 ¥200 月額/ユーザー | 価格 要問合せ |
IT・インターネット業界でのシェア | IT・インターネット業界でのシェア | IT・インターネット業界でのシェア |
ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 |
メリットと注意点 | メリットと注意点 | メリットと注意点 |
仕様・機能 | 仕様・機能 | 仕様・機能 |
ノーコード業務アプリ基盤タイプ 🧩
このタイプが合う企業：
ワークフローだけでなく、案件管理・顧客管理・ナレッジベースなど複数の業務アプリをひとつの基盤で構築・運用したいIT・インターネット企業。社内に業務改善を推進するDX担当や情シス部門がある中堅〜大規模組織に適しています。
どんなタイプか：
ワークフロー機能を単体で提供するのではなく、ノーコード・ローコードの業務アプリ開発基盤の一機能としてワークフローを備えているタイプです。IT・インターネット企業では、承認フローだけでなく顧客管理や案件管理、ナレッジ共有など多様な業務アプリが必要になるケースが多く、それらをひとつの基盤上で構築・運用できる点が最大のメリットになります。FitGapでは、将来的に申請・承認以外の業務もデジタル化していきたい企業には、このタイプの検討を強く推奨しています。ただし、多機能ゆえに初期設計の負荷がやや高いため、情報システム部門や社内にアプリ構築を推進できるメンバーがいるかどうかが導入成功のカギになります。
このタイプで重視すべき機能：
🛠️ノーコードでの業務アプリ構築
プログラミング不要でデータベースや入力フォーム、一覧画面などを自由に組み立てられる機能です。ワークフローの申請フォームだけでなく、案件管理や問い合わせ管理などの業務アプリを現場部門の担当者自身が作成できるため、IT部門への開発依頼待ちを解消できます。
🔌外部サービスAPI連携
REST APIやWebhookを通じて、会計ソフト・人事システム・CRMなど外部のSaaSや基幹システムとデータを自動連携できる機能です。IT企業はSaaSの利用数が多い傾向にあるため、ワークフローの承認結果を他システムに自動反映できると二重入力が不要になり、業務全体の生産性が大きく向上します。
おすすめ製品３選
サイボウズが提供するノーコード業務アプリ基盤で、IT・インターネット業界での知名度と導入実績が豊富です。ワークフロー機能に加え、案件管理や日報管理など多目的に活用でき、プラグインによる拡張性の高さも魅力です。 | NTTデータ イントラマートが提供する大規模向け業務基盤で、高度なワークフローエンジンと豊富なシステム連携実績を持ちます。数千〜数万ユーザー規模のIT企業グループでの全社導入事例が多いのが特徴です。 | Webデータベースとワークフローを組み合わせたノーコード開発プラットフォームで、大企業向けSaaS型ワークフローのシェアNo.1の実績があります。複雑な業務プロセスと高度な権限制御に強く、大手IT企業での導入が進んでいます。 |
kintone | intra-mart Accel Platform | SmartDB |
価格 1,000円 月 / ユーザー 無料トライアルあり | 価格 要問合せ 無料トライアルあり | 価格 要問合せ |
IT・インターネット業界でのシェア | IT・インターネット業界でのシェア | IT・インターネット業界でのシェア |
ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 | ユーザの企業規模 中小企業 中堅企業 大企業 |
メリットと注意点 | メリットと注意点 | メリットと注意点 |
仕様・機能 | 仕様・機能 | 仕様・機能 |
要件の優先度のチャート：比較すべき機能はどれか
要件の優先度チャートとは？
製品の機能は多岐にわたりますが、選定の結果を左右するのは一部の機能です。 FitGapの要件の優先度チャートは、各機能を"必要とする企業の多さ"と"製品ごとの対応差"で4つに整理し、比較の優先順位をわかりやすく示します。
選定の決め手
🔀承認ルートの条件分岐
IT・インターネット企業では、プロジェクト予算・契約形態・部門横断の有無などで承認者が頻繁に変わります。「金額◯万円以上は部長決裁」「複数部門が関わる案件は合議」といった条件分岐を柔軟に設定できるかどうかは、製品間で大きな差があります。FitGapでは、この機能の対応度合いが選定を左右する最重要ポイントだと考えています。
🔗外部ツール連携（Slack・Teams等）
エンジニアやデザイナーが多いIT企業では、SlackやMicrosoft Teamsがコミュニケーションの中心になっています。チャット上で承認通知を受け取り、そのまま承認操作まで完結できる製品と、メール通知しかできない製品では、運用の快適さがまるで違います。FitGapとしては、日常のコミュニケーション導線に乗るかどうかを必ずチェックしていただきたいです。
📝申請フォームの作成・カスタマイズ性
既存のExcel帳票をそのまま取り込めるタイプ、ノーコードでWebフォームを自由に設計できるタイプなど、フォーム作成のアプローチは製品ごとに異なります。IT企業は独自の申請書式（クラウド利用申請・セキュリティ審査など）が多いため、テンプレートの種類だけでなく、項目の追加や入力制御をどこまで自在に行えるかが重要です。
🏢組織変更・人事異動への追従性
IT業界は組織改編や人員増減のスピードが速い傾向にあります。組織変更を事前に予約しておき、指定日に自動で反映できる製品を選ばないと、異動のたびに管理者が手作業で承認ルートを書き換えることになります。FitGapでは、成長フェーズにある企業ほど、この追従性を重視すべきだとお伝えしています。
🔑Google Workspace / Microsoft 365との認証連携
IT企業ではGoogle WorkspaceかMicrosoft 365をID基盤として利用しているケースがほとんどです。シングルサインオン（SSO）でワークフローにログインできれば、アカウント管理の二重化を防げますし、退職者のアクセス遮断も一元管理できます。対応状況は製品によってまちまちなので、必ず確認してください。
⚙️API公開・自動化対応
開発力のあるIT企業は、ワークフローの承認完了をトリガーにして後続処理を自動化したいニーズが強いです。APIが公開されている製品であれば、契約管理やプロジェクト管理ツールへの自動連携が実現できます。FitGapでは、将来的な業務自動化の拡張性を見据えて、APIの有無と充実度を選定軸に加えることをおすすめしています。
一部の企業で必須
🌐多言語対応
海外拠点やグローバル人材を抱えるIT企業では、英語や中国語での申請・承認が必須になります。ただし国内完結の企業には不要なので、全社的に求められる機能ではありません。対応言語数や、申請者と承認者で言語を切り替えられるかなど、細かい仕様を確認しましょう。
📄電子帳簿保存法対応（タイムスタンプ等）
経費精算や契約関連の申請をワークフロー上で完結させたい企業では、電子帳簿保存法の要件を満たすタイムスタンプや検索機能が必要です。ただし、会計システム側で対応済みであれば、ワークフロー単体での対応は不要なケースもあります。自社の業務フロー全体を見て判断してください。
🛡️IPアドレス制限・二要素認証
機密性の高い案件を扱うIT企業やSIerでは、アクセス制御を厳格にする必要があります。IPアドレス制限や二要素認証への対応は、セキュリティポリシーが厳しい企業にとって必須ですが、小規模なスタートアップでは優先度が下がることもあります。
👤代理承認・引上承認
承認者が長期出張や休暇で不在になりがちな組織では、代理承認や上位役職者による引上承認の機能が業務停滞を防ぐカギになります。特にプロジェクト単位で動くIT企業では、承認者がクライアント先に常駐しているケースも多いため、運用ルールとあわせて検討すべきです。
🧩ノーコードでの業務アプリ構築
ワークフロー上で蓄積したデータを活用し、簡易的な業務アプリやダッシュボードをノーコードで構築できる製品もあります。情報システム部門のリソースが限られた企業では重宝しますが、既にkintoneなどのノーコード基盤を導入済みであれば重複投資になる可能性もあります。
ほぼ全製品が対応
📱スマホ・タブレット対応
外出先やリモートワーク中にスマホから申請・承認できる機能は、現在のワークフロー製品ではほぼ標準装備です。対応の有無よりも、スマホ専用アプリがあるか、ブラウザのみかといった使い勝手の違いに注目するとよいでしょう。
🔔申請の進捗可視化・リマインド通知
申請がどの承認者で止まっているかをリアルタイムで確認できる機能や、一定期間滞留した場合の自動リマインドは、ほぼすべての製品に搭載されています。差がつくのは通知チャネル（メール・チャット・プッシュ通知）の選択肢の多さです。
📋承認履歴・証跡管理
誰がいつ承認・差し戻しを行ったかの履歴を記録する機能は、内部統制の観点からどの製品にも実装されています。IT企業では監査対応やISMS取得時に証跡が求められるため、あって当然の機能ですが、検索性やエクスポート形式に差があります。
優先度が低い
🖨️紙の申請書の印刷・出力機能
ペーパーレス化が進んだIT企業においては、わざわざ紙の申請書を印刷して保管するニーズはほとんどありません。一部の官公庁向け案件で紙提出が求められるケースはありますが、IT・インターネット業界では優先度を下げてよい要件です。
🔴自動捺印・電子印影表示
日本の商習慣として印影を残す文化はありますが、IT業界ではハンコレスが急速に浸透しています。電子印影の表示にこだわるよりも、承認証跡がデータとして残る仕組みのほうが実用的です。FitGapとしては、この機能の有無で製品を絞り込む必要はないと考えています。
IT、インターネットのワークフローシステムの選び方
1.自社の「ワークフロー守備範囲」を決める
最初に決めるべきは、ワークフローシステムにどこまでの役割を持たせるかです。稟議・経費精算などの申請・承認を素早く電子化したいだけなら「申請・承認特化タイプ（kickflow、コラボフローなど）」、Google WorkspaceやMicrosoft 365のアカウント基盤にそのまま乗せて管理工数を減らしたいなら「グループウェア連携タイプ（rakumo ワークフロー、Larkなど）」、承認フローに加えて案件管理やナレッジ共有まで一つの基盤で構築したいなら「ノーコード業務アプリ基盤タイプ（kintone、SmartDBなど）」が候補になります。FitGapでは、この3タイプのどれに該当するかを最初に見極めることで、比較すべき製品数を一気に絞り込めるとお伝えしています。「とりあえず多機能な製品」を選ぶと初期設計の負荷が跳ね上がるため、現時点で本当に必要な守備範囲を正直に見定めてください。
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