ワークフローシステムとは?
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。経費の精算や、PCの持ち出し、休暇、備品の購入など、あらゆる申請業務をデータ化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。また、標準化された業務プロセスの導入により、ヒューマンエラーの削減とコンプライアンスの向上をサポートします。
IT、インターネット向けのワークフローシステム(シェア上位)
ワークフローシステムとは?
更新:2024年11月19日
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。経費の精算や、PCの持ち出し、休暇、備品の購入など、あらゆる申請業務をデータ化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。また、標準化された業務プロセスの導入により、ヒューマンエラーの削減とコンプライアンスの向上をサポートします。
IT、インターネット業界におけるワークフローシステムの導入メリット
ワークフローシステムには、業務スピードの向上や承認プロセスの透明化などの導入メリットがあります。ここでは、IT・インターネット業界に特化した導入メリットを紹介します。
リモートワーク環境での業務効率化
IT・インターネット業界ではリモートワークが一般的になっており、ワークフローシステムの導入で場所を問わない申請・承認が可能になります。在宅勤務や出張先からでもスマートフォンやPCから申請作業を行えるため、業務の遅延を防止できます。時差のある海外拠点とのやり取りも円滑になり、グローバルなプロジェクト進行をスムーズに行えるようになります。
開発プロジェクトの進捗管理の効率化
IT開発現場では複数のプロジェクトが同時進行するため、ワークフローシステムでプロセスを標準化すると管理が容易になります。コード変更の承認やリリース申請など、開発特有の承認フローを自動化することで、開発スピードが向上します。進捗状況がリアルタイムで可視化されるため、プロジェクトマネージャーは素早く適切な判断を下せるようになります。
セキュリティ対策の強化
IT業界ではセキュリティ管理が重要課題であり、ワークフローシステムの導入でアクセス権限の管理が徹底できます。機密情報へのアクセス申請や情報システムの変更申請などを記録として残せるため、監査時の証跡としても役立ちます。権限に応じた情報表示の制限機能により、情報漏洩リスクを大幅に低減することが可能になります。
IT、インターネット業界においてワークフローシステムの導入が向いていない企業
少人数の組織や承認プロセスが単純な企業などは、ワークフローシステムの導入が向いていない可能性があります。ここでは、ワークフローシステムの導入メリットを活かせない可能性がある企業の特徴を紹介します。
少人数で構成された小規模スタートアップ
社員数が10人未満の小規模スタートアップでは、対面でのコミュニケーションだけで十分な場合があります。承認者と申請者が同じ空間で仕事をしていれば、口頭での申請と承認で業務が回ることが多いでしょう。導入コストとシステム運用の手間を考えると、ワークフローシステムの投資対効果が低くなる可能性があります。
承認プロセスが非常にシンプルな企業
承認フローが単純な企業では、ワークフローシステムの多機能性が活かしきれません。メールや社内チャットツールだけで承認業務が完結する場合、新たなシステム導入は却って業務を複雑にする恐れがあります。業務プロセスそのものがシンプルであれば、既存のコミュニケーションツールで対応できることが多いです。
システム導入の人的リソースが不足している企業
IT担当者が不在または兼任状態の企業では、ワークフローシステムの運用管理が大きな負担になります。設定変更やユーザー管理などのメンテナンス作業を担当できる人材がいないと、ワークフローシステムの機能を十分に活用できません。導入後の運用保守を考慮せずに導入すると、使われない可能性が高いです。
かんたんな質問に答えてぴったりのワークフローシステムをチェック
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶ際は、業界特有の要件を満たすことや、将来の拡張性を考慮することが重要です。ここでは、IT・インターネット業界に適したワークフローシステムを選ぶ際のポイントを紹介します。
1
他システムとの連携性能
IT・インターネット業界では多様なシステムを利用しており、既存システムとの連携が容易なワークフローシステムを選ぶことが重要です。社内で使用している勤怠管理システムや会計システムとのデータ連携ができると、二重入力の手間が省けます。APIが充実しているワークフローシステムなら、カスタム連携の開発も可能になり、業務全体の最適化が図れます。
2
モバイル対応状況
IT業界ではリモートワークや外出先での業務が多いため、スマートフォンやタブレットからも操作しやすいワークフローシステムを選ぶべきです。申請画面のデザインがモバイル端末に最適化されていると、外出先からでもストレスなく申請業務を行えます。通知機能が充実していれば、承認待ちの案件に素早く対応でき、業務の滞留を防止できます。
3
セキュリティ機能の充実度
情報セキュリティが重視されるIT業界では、高度なセキュリティ機能を備えたワークフローシステムが必須です。多要素認証や詳細なアクセス権限設定が可能な場合は、情報漏洩リスクが低減します。監査証跡(ログ)の保存機能があれば、不正アクセスの検知や内部統制の強化にも役立ちます。
かんたんな質問に答えてぴったりのワークフローシステムをチェック
IT、インターネット向けのワークフローシステムに関連するページ
製造業向けのワークフローシステム
士業、コンサルティング向けのワークフローシステム
教育、学習支援向けのワークフローシステム
医療、福祉向けのワークフローシステム
飲食、宿泊向けのワークフローシステム
卸売、小売向けのワークフローシステム
生活関連サービス、娯楽向けのワークフローシステム
情報通信向けのワークフローシステム
農業、林業、漁業向けのワークフローシステム
人材、派遣向けのワークフローシステム
広告、芸術向けのワークフローシステム
建設、不動産向けのワークフローシステム
運輸、郵便向けのワークフローシステム
その他業種向けのワークフローシステム
電気、ガス、水道向けのワークフローシステム
金融、保険向けのワークフローシステム
官公庁向けのワークフローシステム