ISMS対応のワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。 紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを実現します。経費精算申請やスマートフォンの持ち出し申請、休暇申請、備品購入申請など、企業内にはさまざまな承認が必要な業務があります。 ワークフローシステムを導入することで、申請業務をデータ化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。システムの活用により、申請状況や承認待ち案件を一元管理できるようになります。担当者へのタスク割り当てや承認フローの自動化により、業務が滞ることを防ぎます。また、リモートワークの普及に伴い、場所や時間の制約を受けずに働ける環境を提供し、組織の生産性と透明性を向上させます。
ISMSとは？
ISMSとは「情報セキュリティマネジメントシステム（Information Security Management System）」の略称です。組織が保有する情報資産を適切に管理・保護するための体系的な仕組みを指します。具体的には、情報セキュリティに関するリスクを特定し、必要な対策を計画・実施・評価・改善するプロセスを継続的に行うものです。 ISMSは国際規格ISO/IEC 27001として標準化されており、企業が情報セキュリティ対策を行っていることを第三者に客観的に示す手段となっています。ISMS認証を取得するためには、情報資産の棚卸から始まり、リスク分析、セキュリティポリシーの策定、各種手順書の整備、内部監査の実施など、多くの文書化と証跡（証拠となる記録）の管理が必要です。 ワークフローシステムはこうしたISMS要件に対応することで、申請・承認プロセスの透明性確保やアクセス権限の適切な管理、操作ログの保存による追跡可能性の担保など、情報セキュリティ管理の強化に貢献します。特に重要情報を扱う申請フローにおいては、権限に基づいた適切なアクセス制御や、データ改ざん防止機能などが重要な役割を果たします。
ISMS対応のワークフローシステム（シェア上位）
ISMS対応のワークフローシステムとは？
更新：2025年05月13日
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。 紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを実現します。経費精算申請やスマートフォンの持ち出し申請、休暇申請、備品購入申請など、企業内にはさまざまな承認が必要な業務があります。 ワークフローシステムを導入することで、申請業務をデータ化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。システムの活用により、申請状況や承認待ち案件を一元管理できるようになります。担当者へのタスク割り当てや承認フローの自動化により、業務が滞ることを防ぎます。また、リモートワークの普及に伴い、場所や時間の制約を受けずに働ける環境を提供し、組織の生産性と透明性を向上させます。
ISMSとは？
ISMSとは「情報セキュリティマネジメントシステム（Information Security Management System）」の略称です。組織が保有する情報資産を適切に管理・保護するための体系的な仕組みを指します。具体的には、情報セキュリティに関するリスクを特定し、必要な対策を計画・実施・評価・改善するプロセスを継続的に行うものです。 ISMSは国際規格ISO/IEC 27001として標準化されており、企業が情報セキュリティ対策を行っていることを第三者に客観的に示す手段となっています。ISMS認証を取得するためには、情報資産の棚卸から始まり、リスク分析、セキュリティポリシーの策定、各種手順書の整備、内部監査の実施など、多くの文書化と証跡（証拠となる記録）の管理が必要です。 ワークフローシステムはこうしたISMS要件に対応することで、申請・承認プロセスの透明性確保やアクセス権限の適切な管理、操作ログの保存による追跡可能性の担保など、情報セキュリティ管理の強化に貢献します。特に重要情報を扱う申請フローにおいては、権限に基づいた適切なアクセス制御や、データ改ざん防止機能などが重要な役割を果たします。
ISMS対応のワークフローシステムを導入するメリット
ISMS対応のワークフローシステムを導入すると、情報セキュリティ管理の強化や業務効率の向上などのメリットがあります。この段落では、ISMS対応のワークフローシステム導入による具体的なメリットを5つ紹介します。
セキュリティ対策の強化と可視化
ISMS対応のワークフローシステムは、情報資産へのアクセス権限を厳格に管理します。管理者は部署や役職に応じた権限設定が可能となり、機密情報へのアクセスを必要な人だけに制限できます。また、システム内の全操作ログが自動的に記録されるため、「誰が」「いつ」「どのような」操作をしたかを正確に追跡することができます。不正アクセスや情報漏洩などのセキュリティインシデントが発生した場合でも、原因究明や対策立案が迅速に行えます。
ISMS認証取得・維持の負担軽減
ISMS認証の取得・維持には膨大な文書管理と証跡収集が必要です。ワークフローシステムを導入することで、申請・承認プロセスの記録が自動的に保存され、証跡として活用できます。監査時に求められる「誰が承認したか」「いつ承認されたか」などの情報が一元管理され、監査対応の工数を大幅に削減できます。さらに、定期的な内部監査や是正処置などのISMS活動自体もワークフロー化することで、管理の漏れを防止し、継続的な改善活動を支援します。
リモートワーク環境での情報セキュリティ向上
場所を問わず安全に業務を行える環境がワークフローシステムによって提供されます。社外からのアクセスも暗号化通信や多要素認証などによって保護され、セキュリティを確保しながらリモートワークが可能になります。紙の書類や押印が不要になることで、機密書類の持ち出しリスクが低減し、情報漏洩の防止にもつながります。また、承認者が外出先からでもスマートフォンなどで安全に承認作業を行えるため、業務の停滞を防ぎながらセキュリティレベルを維持できます。
コンプライアンス強化と監査対応の効率化
ISMS対応のワークフローシステムは、情報セキュリティポリシーに沿った承認フローを強制します。システムによって定められたルールから逸脱した申請・承認ができないため、人為的なコンプライアンス違反を防止できます。定期的な内部監査や外部審査の際も、システムから必要な証跡を短時間で抽出できるため、監査対応の負担が大幅に軽減されます。過去の申請・承認履歴を遡って確認できるため、問題発生時の原因究明や是正処置の検討も容易になります。
ペーパーレス化によるセキュリティリスクの低減
紙の書類が減ることで、放置された書類からの情報漏洩リスクが大幅に低減します。電子化された文書は適切なアクセス権限管理のもとで保管されるため、物理的な盗難や紛失のリスクがなくなります。シュレッダー処理や機密文書廃棄の手間も削減され、廃棄ミスによる情報漏洩も防止できます。また、災害時のBCP（事業継続計画）対策としても有効で、重要な申請・承認情報がデータとして安全に保管されるため、事業の早期復旧にも貢献します。
ISMS対応のワークフローシステムを導入する際の注意点
ISMS対応のワークフローシステムを導入する際には、セキュリティ要件の明確化や運用体制の整備など、いくつかの重要な注意点があります。この段落では、スムーズな導入と効果的な活用のための5つの注意点を詳しく解説します。
セキュリティ要件の明確化
ISMS要件を満たすために必要なセキュリティ機能を事前に洗い出す必要があります。アクセス制御、監査証跡（ログ）の保存期間、暗号化の強度など、具体的なセキュリティ要件をリストアップしておきましょう。実際の業務フローで扱う情報の機密度に応じて、必要なセキュリティレベルを段階的に設定することも検討すべきです。セキュリティ機能が充実していても使いづらいシステムでは定着しないため、セキュリティと使いやすさのバランスを考慮した要件定義が重要になります。
既存業務フローの見直しと標準化
現在の紙ベースの承認フローをそのままシステム化するのではなく、業務の見直しが必要です。複雑で無駄の多い承認フローは、ISMS対応という観点からも整理・標準化しておくことで、セキュリティリスクを低減できます。部門ごとに異なる申請ルールが存在する場合は、可能な限り統一することで、システム設計がシンプルになり管理負担も軽減されます。標準化された業務フローは、教育や引継ぎの負担も軽減するため、長期的な運用を見据えた設計を心がけましょう。
運用体制とセキュリティポリシーの整備
システム導入後の運用体制を事前に明確にすることが重要です。システム管理者の任命、権限設定の承認フロー、セキュリティインシデント発生時の対応手順などを文書化しておきましょう。ワークフローシステムの運用に関するセキュリティポリシーも整備し、定期的な見直しの仕組みも組み込んでおく必要があります。特に、管理者権限を持つ担当者の交代や不在時の対応方法など、通常とは異なる状況への対策も検討しておくことがISMS対応のポイントとなります。
ユーザー教育と意識向上
どんなに優れたシステムでも、使用者の理解が不足していると、セキュリティ上の弱点になりかねません。システムの基本操作だけでなく、情報セキュリティの重要性や適切な情報取扱いについての教育が必要です。特に承認者は判断を求められる立場にあるため、より詳細なトレーニングが求められるでしょう。定期的な研修や、システム内で操作ガイドを参照できる仕組みを用意するなど、継続的に知識をアップデートできる環境を整えることが重要になります。
段階的な導入と効果測定
全ての業務プロセスを一度にワークフロー化するのではなく、優先度の高い業務から段階的に導入する方法が有効です。最初は情報セキュリティ関連の申請フローなど、ISMS対応に直結する業務からスタートするのも一つの方法でしょう。各段階での導入効果を測定し、問題点を改善しながら次のステップに進むことで、リスクを最小化できます。導入前後でのセキュリティインシデント数や監査指摘事項の変化など、具体的な指標を設定して効果を可視化することも大切です。
かんたんな質問に答えてぴったりのISMS対応のワークフローシステムをチェック
ISMS対応のワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶ際には、自社の業務に合った機能や拡張性、使いやすさなど様々な観点からの検討が必要です。この段落では、効果的なワークフローシステム選定のための5つのポイントについて詳しく説明します。
1
業務プロセスとの適合性
自社の業務フローに合ったシステムを選ぶことが最も重要です。現在の紙ベースの申請フローをそのまま電子化できるか、業務毎に承認ルートをカスタマイズできるかを確認しましょう。具体的な業務シーンとして、社員が急な休暇を申請する場合、代理承認者への自動転送ができるシステムであれば業務の滞りを防止できます。また、経費精算では金額に応じて承認者が変わるような細かなルール設定が可能かどうかも重要な判断基準となります。
2
セキュリティと拡張性
情報漏洩対策としてのアクセス制御機能や、操作ログの記録・保存期間などセキュリティ面の充実度を確認しましょう。一例を挙げると、外部からのアクセスには多要素認証が必須となるなど、セキュリティレベルを段階的に設定できるシステムが理想的です。加えて、将来的な業務拡大や組織変更に対応できる拡張性も重要で、ユーザー数や取扱文書量の増加に耐えうるか、他システムとの連携が可能かなども選定の際のチェックポイントとなります。
3
操作性とモバイル対応
日常的に使用するシステムであるため、直感的に操作できる分かりやすいデザインかどうかを確認します。実際のケースでは、申請者が入力に迷うような複雑なフォームでは、入力ミスや操作の挫折につながりやすく、システム定着の大きな障壁となります。特にスマートフォンやタブレットからの操作性は、最近では必須条件となっており、外出先や在宅勤務中でも申請・承認作業が滞りなく行えるかを確認することが大切です。
4
サポート体制と導入実績
システム導入後の運用支援やトラブル時の対応体制が整っているかを事前に確認しましょう。ある事例では、導入後にカスタマイズが必要になった際、サポート対応が遅く業務に支障をきたしたケースもあります。また、自社と似た規模や業種での導入実績があるかも重要なポイントで、参考として導入企業の声を聞く機会があれば、実際の使用感や導入時の苦労点なども参考になります。
5
コストパフォーマンスと利用料金体系
初期導入費用だけ
かんたんな質問に答えてぴったりのISMS対応のワークフローシステムをチェック
組織全体のセキュリティ体制強化
ISMS対応のワークフローシステムを導入することで、組織全体のセキュリティ意識向上と体制強化が実現できます。単なる申請・承認の電子化にとどまらず、情報セキュリティマネジメントの基盤としての役割を果たし、組織全体のセキュリティレベルを高めることができます。
1
部門横断的なセキュリティ意識の醸成方法
部門を超えたセキュリティ文化を構築するには、ワークフローシステムを活用した意識付けが効果的です。情報セキュリティに関する承認フローを明確化し、全社員が日常的に触れることで自然と意識が高まります。定期的なセキュリティニュースレターやポリシー確認のタスクも、ワークフローシステムを通じて配信することで組織全体への浸透を促進できます。
2
役職・部署に応じた段階的なアクセス権限設計
情報資産へのアクセスを適切に制御するには、役職や部署に応じた権限設計が不可欠です。経営層には全社的な承認権限を、中間管理職には部門内の権限を、一般社員には自身の申請に関する権限といった形で段階的に設定することが重要です。マーケティング部門と財務部門では閲覧できる情報を分け、それぞれの業務に必要な範囲に制限することで情報漏洩リスクを最小化します。
3
セキュリティインシデント発生時の対応フロー自動化
インシデントが発生した際の迅速な対応は被害を最小限に抑える鍵となります。情報漏洩やアクセス権限の不正利用などが検知された場合、あらかじめ設定された対応フローに従って自動的に関係者へ通知し、対応タスクを割り当てることができます。深夜や休日に発生したインシデントでも即座に責任者へエスカレーションされ、事態の悪化を防止できる仕組みを構築することが可能です。
4
リスクアセスメントと連動した承認ルートの最適化
情報資産のリスク評価結果に基づいて、承認フローの厳格さを調整することが効果的です。機密性の高い情報を含む申請には複数の承認者を設定し、一般的な情報であれば承認プロセスを簡略化するなど、リスクレベルに応じた最適な承認ルートを設計できます。年間売上計画のような重要文書と、社内イベントの告知のような一般文書では、必要な承認レベルを変えることでセキュリティと業務効率のバランスを取ることができます。
5
定期的なセキュリティ監査を支援する証跡管理
ISMS要求事項の一つである定期的な監査活動をワークフロー上で管理することで、効率的な証跡収集が可能になります。システム上のすべての操作履歴が自動的に記録され、「いつ」「誰が」「何を」行ったかを明確に示すことができます。監査前の証跡収集作業が大幅に効率化され、担当者の負担を軽減しながらも、より確実な証跡を提示できるようになります。
かんたんな質問に答えてぴったりのISMS対応のワークフローシステムをチェック
ISMS監査対応の効率化とエビデンス管理
ISMS認証の取得・維持には、膨大な証跡（エビデンス）管理と定期的な監査対応が求められます。ワークフローシステムを活用することで、これらの作業を効率化し、常に監査に対応できる体制を構築することが可能になります。
1
監査証跡の自動収集と長期保存の仕組み
システム内のすべての操作が自動的に記録され、監査に必要な証跡として活用できます。申請・承認の履歴だけでなく、文書の閲覧や編集、権限変更などの操作履歴も含めて一元管理されるため、監査時に求められる証拠の収集作業が大幅に効率化されます。保存期間も柔軟に設定でき、3年間の保管が必要な人事関連文書や7年間の保管が必要な財務文書など、文書の種類に応じた適切な保管ルールを自動的に適用することができます。
2
ISO27001要求事項に対応した文書管理体系
ISO27001で求められる方針書や手順書を体系的に管理し、必要な更新を確実に行える仕組みを提供します。情報セキュリティポリシーや事業継続計画など、定期的な見直しが必要な文書の改定スケジュールを管理し、自動的にレビュー担当者へ通知することで、文書の陳腐化を防止できます。また、文書間の関連性を明確にし、上位文書の変更時に関連する下位文書の見直しも漏れなく実施できる仕組みを構築できます。
3
リスク対応計画と実施状況の一元管理手法
特定されたリスクに対する対応計画と実施状況を一元管理することで、リスク管理プロセスを効率化できます。新たなリスクが特定された際の対応計画立案から、実施状況の監視、効果の評価に至るまでの一連のプロセスをワークフロー上で管理することで、リスク対応の抜け漏れを防止します。例えば、新しいサーバー導入に伴うリスク対応として、脆弱性スキャンの実施やアクセス権限の設定などのタスクを管理し、完了状況を可視化することができます。
4
内部監査と外部審査の負担を軽減する仕組み
定期的な内部監査や認証審査の実施プロセスそのものをワークフロー化することで、監査業務の標準化と効率化を実現します。監査計画の立案から、監査チームの編成、スケジュール調整、指摘事項の管理、是正処置の実施までを一貫して管理できます。過去の監査で指摘された事項に対する是正処置の実施状況も追跡でき、次回監査前の準備状況を容易に確認することができます。
5
PDCAサイクルを支援するレビュー機能活用法
ISMSの基本である継続的改善（PDCAサイクル）をワークフローシステム上で実現できます。定期的なマネジメントレビューの実施や、セキュリティインシデントの振り返り、是正処置の有効性評価などのプロセスを標準化し、確実に実施することができます。例えば、四半期ごとのセキュリティ指標の評価や、年次のマネジメントレビュー会議の準備・実施・フォローアップなどを、あらかじめ設定したワークフローに沿って効率的に進めることが可能です。
かんたんな質問に答えてぴったりのISMS対応のワークフローシステムをチェック
ISMS対応のワークフローシステムに関連するページ
