ワークフローシステムとは?
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。経費の精算申請やPCの持ち出し申請、休暇申請、備品の購入申請など、企業内にはさまざまな承認が必要な業務があります。ワークフローシステムを導入することで、さまざまな申請業務をデータ化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。
建設、不動産向けのワークフローシステム(シェア上位)
ワークフローシステムとは?
更新:2024年12月10日
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。経費の精算申請やPCの持ち出し申請、休暇申請、備品の購入申請など、企業内にはさまざまな承認が必要な業務があります。ワークフローシステムを導入することで、さまざまな申請業務をデータ化し、承認の進捗状況をリアルタイムで把握できます。
建設、不動産業界におけるワークフローシステムの導入メリット
ワークフローシステムの導入には、業務効率化や書類管理の簡素化などのメリットがあります。ここでは、建設・不動産業界に特化した具体的な導入メリットを紹介します。
複雑な承認プロセスの効率化
建設・不動産業界では、工事申請や契約書など、多段階の承認が必要な書類が多数存在します。ワークフローシステムの導入により、承認者への自動通知機能で承認待ち時間が大幅に短縮されます。現場監督から経営層まで関わる複雑な決裁ルートも、システム上で明確に可視化されるため、手続きの抜け漏れを防止できます。
現場と事務所の連携強化
ワークフローシステムを活用すれば、建設現場と本社事務所間の物理的距離による書類のやり取りの遅延が解消されます。現場責任者がスマートフォンから工事進捗報告や資材発注申請をリアルタイムで送信できるようになります。工事写真や図面などの添付資料も一緒に送れるため、状況把握が正確かつ迅速になります。
法令遵守と監査対応の強化
建設・不動産業界では、建築基準法や宅建業法など、厳格な法令遵守が求められます。ワークフローシステムでは、申請・承認履歴がすべて記録されるため、監査時の証跡提示が容易になります。必要書類の提出漏れを防止する機能により、法的リスクを低減しながら業務を進められます。
建設、不動産業界においてワークフローシステムの導入が向いていない企業
ワークフローシステムの導入が向いていない企業には、小規模事業者や既存業務に強いこだわりを持つ企業などがあります。ここでは、ワークフローシステム導入のメリットを十分に活かせない可能性がある企業の特徴を紹介します。
少人数の小規模事業者
従業員が5人未満の建設会社や不動産仲介業者では、ワークフローシステムの導入コストに見合う効果が得られない場合があります。承認者と申請者が同じ場所で勤務しているため、業務量に対してワークフローシステムの導入・運用コストが割高になる傾向があります。
アナログ業務に強いこだわりを持つ企業
ワークフローシステムは、長年使用してきた紙の申請書や印鑑による承認プロセスに強い愛着がある企業には不向きです。経営層や中堅社員がデジタル機器の操作に不慣れで、新しいシステムへの抵抗感が強い組織風土があります。営業担当者や現場作業員がPCやスマートフォンをほとんど使用しない業務スタイルの場合は、ワークフローシステムの活用度が低くなります。
案件数が極めて少ない専門業者
年間の取り扱い案件数が非常に限られている特殊建築や高級不動産専門の業者には、ワークフローシステムの導入が過剰な投資となる可能性があります。1件あたりの案件金額は大きくても、申請・承認の頻度が少ないため、電子化によるメリットを感じにくい傾向があります。
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ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶ際は、現場の特性に合った機能や使いやすさなどが重要です。ここでは、業界特有の業務課題を解決できるワークフローシステムの選定ポイントを紹介します。
1
1. 現場での使いやすさ
建設現場や物件内覧時などの外出先でも操作しやすいワークフローシステムを選びましょう。スマートフォン対応が充実していると、現場監督や営業担当者が移動中でも申請・承認作業を行えます。画面デザインがシンプルで直感的に操作できると、PC操作に不慣れな現場作業員でも抵抗なく使用できます。
2
建設・不動産特有の申請フォーム
工事申請書や物件内覧申込書など、業界特有の書類テンプレートが豊富に用意されているワークフローシステムが便利です。図面や現場写真などの大容量ファイル添付に対応していると使いやすいでしょう。また、見積書や契約書など法的効力が必要な文書の電子署名機能があれば、手続きの完全電子化が実現できます。
3
既存システムとの連携性
建設業向けの原価管理システムや不動産管理ソフトとデータ連携できるかどうかを確認しましょう。会計システムと連動していれば、承認済みの経費データを自動転送して二重入力を防げます。顧客管理システムと連携することで、物件情報や顧客データを申請フォームに自動反映させられます。
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