インストール型のワークフローシステムとは?
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。インストール型のワークフローシステムは、自社のPCやサーバーにインストールして利用します。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。
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インストール型のワークフローシステムとは?
更新:2024年10月30日
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うためのシステムです。インストール型のワークフローシステムは、自社のPCやサーバーにインストールして利用します。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務の効率化とスピードアップを目指します。
インストール型のワークフローシステムを導入するメリット
インストール型のワークフローシステムを導入すると、セキュリティ強化やカスタマイズの自由度向上などの大きなメリットが得られます。ここでは、インストール型のワークフローシステムの導入メリットを紹介します。
強固なセキュリティ対策
インストール型のワークフローシステムは、社内の重要な申請書類や個人情報を外部に保存する必要がないため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。社内のセキュリティポリシーに沿った厳格な管理体制を構築できるため、金融機関や公共機関など高度なセキュリティが求められる組織に適しています。
柔軟なカスタマイズ性
インストール型のワークフローシステムは、企業の業務フローに合わせた細かなカスタマイズが可能です。部署ごとに異なる承認ルートの設定や、取引先との連携など、企業独自の複雑な業務プロセスに対応できます。社内の既存システムとの連携も比較的容易に行えるため、人事システムや会計システムとのデータ連携によって二重入力の手間を省けます。
インターネット環境に依存しない安定性
インストール型のワークフローシステムは、外部のインターネット回線の状態に左右されず、安定して稼働できます。回線速度が遅い地域や通信環境が不安定な場所でも、社内ネットワーク内であれば快適に利用できます。災害時やネットワークトラブル発生時にも業務を継続できる可能性が高く、事業継続計画(BCP)の観点からも優れた選択肢となります。
インストール型のワークフローシステムを導入するデメリット
インストール型のワークフローシステムは多くのメリットがある一方で、導入・運用面での負担が大きいなどの課題もあります。ここでは、企業が導入を検討する際に注意すべきデメリットを詳しく解説します。
初期導入コストの高さ
インストール型のワークフローシステムは、サーバー機器の購入やセットアップ費用などの初期投資が大きくなります。専用のハードウェアやデータベースライセンスなどの追加費用も必要になるため、中小企業にとっては大きな負担となることがあります。導入時には、サーバールームの確保や空調設備の整備といった付随コストも発生するため、予算計画の段階で見落としがちな隠れたコストにも注意が必要です。
運用・保守の専門知識が必要
インストール型のワークフローシステムを管理するには、サーバー運用やデータベース管理の専門知識を持った人材が必要になります。システムのアップデートやセキュリティパッチの適用、障害対応など、継続的な保守作業を担当する人員の確保が課題となります。特に情報システム部門が小規模な企業では、専門スキルを持つ担当者への負担が大きくなり、人材の離職リスクや属人化の問題につながる可能性があります。
アップデート作業の手間
インストール型のワークフローシステムでは、自社で更新作業を行う必要があります。アップデートのたびにサーバーの停止やデータのバックアップ、検証作業などの手順を踏まなければならず、業務への影響を最小限に抑えるための計画が必要です。大規模なアップデートでは休日や夜間の作業となることも多く、担当者の負担増加や残業代などの追加コストが発生することがあります。
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