インストール型のワークフローシステム(シェア上位)
ワークフローシステムとは?
更新:2024年10月30日
ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。本レポートでは、特に「ワークフローシステム インストール」を検討している方に向けて、インストール時の留意点や独自のポイントを解説します。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。
導入メリット
申請、承認の手間削減
ワークフローシステムのインストールにより、ペーパーレス化が進み、申請書の印刷や郵送が不要となります。システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。インストール時には、適切な申請書テンプレートを準備し、効率的な申請プロセスを設定しましょう。
決裁スピードの向上
インストール済みのワークフローシステムでは、スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能になります。これにより、外出中でも業務が進行でき、決裁までが迅速化します。承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。インストール時には、モバイルデバイスからのアクセス設定を事前に確認しておくことが重要です。
内部統制の強化
ワークフローシステムをインストールすることで、社内の権限規定などに従って承認経路が自動的に作成されます。これにより、適切な承認経路で承認することができ、文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。インストール時には、権限設定や承認経路の確認を忘れずに行いましょう。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムのインストール前に、申請書の項目や承認経路の複雑さを整理しておくことが重要です。必要な申請書と設定したい承認経路の条件を事前に整理し、インストール後の設定がスムーズに進むようにしましょう。過剰な承認経路を見直し、簡素化することも推奨されます。
システム連携の制限
ワークフローシステムをインストールする際、外部システムとの連携が可能かどうかを確認することが重要です。連携ができない場合、非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。インストール前に、自社で使用しているツールとの連携に対応できるかを確認しましょう。
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ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。インストールが簡単で、自社のニーズに合ったタイプを選ぶことが重要です。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。インストール時に高度な設定が必要となる場合があります。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。インストールが比較的簡単で、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。インストールが簡単で、コスト面で優位です。
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承認フローの複雑さで選ぶ
設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。インストール時に、自社に必要なフローと初期設定コストのバランスを考慮しましょう。
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申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する方法に大別されます。インストール時に、自社に適した作成方法を選びましょう。
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内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。インストール時に、組織変更や人事異動に伴うメンテナンスの手間を削減するための設定を行いましょう。
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他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。インストール時に、人事システム、メールソフト、ビジネスチャットツール、電子契約システムなどとの連携が可能かを確認しましょう。 インストールがスムーズに進むことで、ワークフローシステムの効果を最大限に引き出すことができます。本レポートを参考に、適切なワークフローシステムを選び、インストールを成功させてください
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