インストール型のワークフローシステム

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ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。インストールが簡単で、自社のニーズに合ったタイプを選ぶことが重要です。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。インストール時に高度な設定が必要となる場合があります。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。インストールが比較的簡単で、社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。インストールが簡単で、コスト面で優位です。

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。インストール時に、自社に必要なフローと初期設定コストのバランスを考慮しましょう。

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する方法に大別されます。インストール時に、自社に適した作成方法を選びましょう。

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。インストール時に、組織変更や人事異動に伴うメンテナンスの手間を削減するための設定を行いましょう。