タブレットで使えるワークフローシステム（シェア上位）
タブレット対応のワークフローシステムとは？
更新：2024年11月13日
ワークフローシステムは、企業内の申請・承認手続きをオンラインで行うシステムです。紙の書類や押印の代わりに電子データとデジタル承認を使用することで、業務を効率化できます。また、出張申請や購買申請などの稟議をデータ化でき、承認の進捗状況もリアルタイムで確認可能です。 タブレット対応のワークフローシステムは、タブレットでも快適に使えるよう設計され、外出先や移動中でも申請・承認作業ができます。近年、テレワークの普及に伴い、場所を問わない働き方が求められています。タブレット対応のワークフローシステムを活用し、時間や場所を問わず業務を遂行できる環境を整えることで、組織全体の業務効率の向上が期待できます。
タブレット対応のワークフローシステムの機能
タブレット対応のワークフローシステムは、申請・承認手続きを円滑に進める多様な機能が備わっています。ここでは、タブレットの特性を活かした機能を中心に紹介します。
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画像添付
タブレットのカメラを使って領収書や関連書類を撮影し、画像データとして申請書に添付できます。OCR（光学的文字認識）機能があれば、撮影した画像をテキスト化し、申請項目に自動入力できます。
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承認依頼通知
承認依頼が発生すると、承認者に自動で通知が送られます。通知にはタイトルや申請者名、期限などの基本情報が含まれるため、優先度の判断もしやすくなります。また、タブレットにプッシュ通知も設定できます。
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承認ルート設定
組織階層に沿った複数の承認ルートを柔軟に設定できます。申請時に、所属や役職情報に基づいて決裁者が自動で選ばれます。また、組織変更時に承認ルートを一括更新できます。
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タブレット対応のワークフローシステムを導入するメリット
タブレット対応のワークフローシステムは、場所を問わず申請・承認手続きを行え、業務効率を大幅に向上させます。ここでは、具体的な導入メリットを解説します。
場所にとらわれず承認業務を行える
タブレット対応のワークフローシステムを活用すれば、経営幹部や管理職は、出張先や移動中、会議の合間など、どこにいても保留中の申請を確認し、承認・却下の判断ができます。そのため、承認待ちによる業務の停滞を大幅に削減できます。特に、複数拠点を持つ企業や外出の多い役職者がいる組織では、承認者が不在でも業務が滞らず、組織全体の意思決定スピードが向上します。
申請状況を可視化できる
タブレット対応のワークフローシステムなら、通勤中や外出先でも承認状況を確認できます。承認者からの差し戻しや修正依頼にもすぐに対応でき、申請から承認までの時間を短縮できます。
ペーパーレス化が促進される
タブレット対応のワークフローシステムを導入することで、紙の申請書が不要になり、書類の保管スペースを削減できます。資料や添付書類もデジタルデータとして管理できるため、必要な情報に素早くアクセスできます。さらに、印刷コストも削減できます。
タブレット対応のワークフローシステムが向いていない企業
タブレット対応のワークフローシステムは、すべての企業に最適とは限りません。特に以下のような企業では、導入が逆効果となる可能性があります。
セキュリティ要件が極めて厳格な企業
金融機関や官公庁など、高度なセキュリティ管理が求められる組織では、タブレットでの業務処理に制限があります。社外持ち出しのリスクや情報漏洩の懸念から、固定端末での運用が推奨されることが多いです。また、マルウェア対策やデータ暗号化などの追加対策が必要となり、運用コストが増大する恐れがあります。
従業員の大半がデスクワーク中心の企業
オフィスワークが主体で、従業員の多くが固定席で業務を行う企業では、タブレット対応の必要性が低くなります。1人1台PCが支給されている場合、タブレットの導入はコストの無駄になりかねません。
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タブレット対応のワークフローシステムの選び方
タブレット対応のワークフローシステムを選ぶ際は、画面の操作性や対応デバイス、承認範囲の設定など、重要なポイントを押さえる必要があります。ここでは、モバイルでの利用を前提としたワークフローシステム選定の具体的なポイントを解説します。
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タブレット対応機能の範囲
多くのワークフローシステムはさまざまなデバイスで利用できますが、一部の機能はタブレットで制限される場合があります。申請・承認だけでなく、添付資料の確認や電子印鑑の利用、申請履歴の参照など、より多くの機能をタブレットでも使いたい場合は、事前に確認が必要です。
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セキュリティ対策
生体認証やデバイス認証など、タブレットに適した認証方式が必要です。また、社外からのアクセス制限、重要データの暗号化、紛失時のリモートロックなど、モバイル特有のセキュリティリスクへの対応も確認しておきましょう。
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他システムとの連携
既存の基幹システムと円滑に連携できるかを確認しましょう。例えば、高額設備の稟議申請が承認された後、その情報が購買システムに自動連携されると、購買担当者は承認情報を直接参照できます。その結果、発注ミスを防ぎ、手続きを円滑に進められます。部門間の情報連携がスムーズになることで、手作業の転記ミスを防ぎ、業務処理時間を短縮できます。
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