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ワークフローシステムとは?

更新:2024年11月13日

ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。 「ワークフローシステム 無料」を検索しているユーザーは、まず無料のシステムがどの程度の機能を提供しているのかを確認することが重要です。無料版は基本的な機能を提供する一方で、制限がある場合が多いです。例えば、ユーザー数や承認ルートの数に制限があることが一般的です。

pros

導入メリット

申請、承認の手間削減

ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。無料版でも基本的なペーパーレス化は実現できますが、機能の深さやカスタマイズ性に制限がある可能性があります。

決裁スピードの向上

スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。承認のための出社や承認者の来社待ちの時間もなくなります。無料版でも基本機能は提供されますが、モバイルアクセスやオフラインでの利用に制限があるかもしれません。

内部統制の強化

社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。無料のワークフローシステムでも基本的な内部統制機能は利用できますが、詳細な権限管理や高度なセキュリティ機能は有料プランで提供されることが多いです。

cons

導入注意点

申請書、承認ルートの整理

ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。無料版を利用する場合、事前に必要な申請書と設定したい承認経路の条件を整理しておくことが重要です。無料版では機能が限定されていることが多いため、特に簡素化された承認フローが求められます。

システム連携の制限

ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。無料版ではシステム連携の機能が制限されることが多いため、自社で使用しているツールと連携できるかどうかを確認することが重要です。

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ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ワークフローシステムのタイプで選ぶ

ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。無料版は基本機能のみを提供し、高度な機能は有料版で提供されることが一般的です。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。無料版でもグループウェア内の基本的なワークフロー機能を利用できますが、追加機能やカスタマイズには制限があることが多いです。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。無料版は基本的な機能のみを提供し、特定の業務でしか承認が必要ない企業などにはコスト面で優位です。

2

承認フローの複雑さで選ぶ

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。無料版ではシンプルな承認フローが提供されることが多く、複雑な承認フローを必要とする場合には有料版の検討が必要です。

3

申請書の作成方法で選ぶ

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。無料版では基本的なテンプレートを利用する方法が一般的です。

4

内部統制に関する機能から選ぶ

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。無料版でも基本的な組織管理機能は提供されますが、高度な設定は有料版で提供されることが多いです。

5

他のカテゴリの製品との連携から選ぶ

ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。無料版では連携機能が制限されることが多いため、連携が必要な場合は有料版の検討が必要です。 例えば、人事システムやメールソフト、ビジネスチャットツール、電子契約システムとの連携が考えられます。無料版でどこまで連携が可能か、事前に確認しておくことが重要です。 無料のワークフローシステムも多く存在しますが、自社のニーズに合った機能が提供されているか、制限がどの程度かを確認し、最適なシステムを選びましょう

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