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ワークフローシステムおすすめ6選｜無料で使えるツール比較ガイド

更新：2026/5/29

ワークフローシステムとは、稟議・経費精算・各種届出といった社内の申請・承認業務を電子化し、進捗の可視化や履歴管理まで一元的に行えるツールです。近年はリモートワークの定着を背景に、承認業務の電子化だけでなく、チャットやプロジェクト管理まで統合したオールインワン型のプラットフォームも台頭しており、ワークフローの守備範囲は「稟議の電子化」から「業務基盤の一本化」へと広がっています。一方で、ワークフロー専用のフリープランを提供している製品は意外と少なく、多くの製品が無料トライアル止まりか、ユーザー数・機能に厳しい制限を設けています。コストをかけずに申請・承認を電子化したい中小企業やスタートアップの担当者に向けて、このガイドでは永続無料で使える製品をタイプ別に厳選し、要件の優先度整理から具体的な選定ステップまでを解説します。

レビュー担当 加藤杏奈

業務要件整理・現行業務の把握・業務フロー整理など、業務とシステムをつなぐ役割を7年にわたり担当。ワークフロー設計の実務視点から製品を評価している。

FitGapにおけるすべての評価は、公平性を最優先に、客観的なアルゴリズムを用いて計算されています。製品の評価方法は「FitGapの評価メソッド」、シェアデータの算出根拠は「シェアスコアの算出方法」をご覧ください。

経費精算システムのおすすめ製品を製品ごとにタイプ、料金、企業規模、評価ポイントで比較する表
製品名	タイプ	料金	企業規模	評価ポイント
ジョブカンワークフロー	稟議・申請業務の電子化を始めたい企業向けタイプ 📝	0円~月	中小中堅大企業	人事・購買・経費・契約まで申請を電子化。中小企業シェアもトップ。
AppRemo	稟議・申請業務の電子化を始めたい企業向けタイプ 📝	0円~ユーザー/月	中小中堅大企業	既存のExcel申請書を崩さず電子化。帳票を作り直さず移行できる。
ハーモス稟議	稟議・申請業務の電子化を始めたい企業向けタイプ 📝	0円~月額/ユーザー（税抜）	中小中堅大企業	30名まで無料で始められ、低単価で全社展開しやすい稟議特化型。
Lark	ワークフローを含む業務全体をまとめて効率化したい企業向けタイプ 🏢	0円~ユーザー/月	中小中堅大企業	チャット・予定・文書・承認を同じ環境で運用。対応範囲もトップレベル。
Bitrix24	ワークフローを含む業務全体をまとめて効率化したい企業向けタイプ 🏢	0円~組織/月	中小中堅大企業	CRM・タスク・チャットをまとめて使え、無料でもユーザー数無制限。
monday.com	ワークフローを含む業務全体をまとめて効率化したい企業向けタイプ 🏢	0円~ユーザー/月	中小中堅大企業	色分けボードで進捗と承認を見える化。使いやすく導入も容易。

タイプ別おすすめ製品

稟議・申請業務の電子化を始めたい企業向けタイプ 📝

このタイプが合う企業：

紙・Excel・メールでの申請承認を脱却したい中小企業の総務・管理部門の担当者

どんなタイプか：

紙やExcelで扱っていた稟議・経費精算・届出を電子フォーム化し、承認経路と履歴を管理するタイプです。申請承認の電子化に絞って始めやすい点が特徴です。

このタイプで重視すべき機能：

📋申請フォームのノーコード作成

稟議書や申請書フォームをノーコードで作成し、項目追加や必須設定を画面上で調整できます。

🔀承認経路の柔軟な設定

金額や申請種別に応じて承認ステップや条件分岐を設定し、ルート切り替えを自動化できます。

検証比較ノート

無料範囲と拡張性で選ぶ稟議の始め方

稟議・申請業務の電子化を無料から始めたい場合、無料プランで試せる範囲と、有料プラン移行後の拡張性が判断軸になります。おすすめ3製品では、ジョブカンワークフローはFitGapの実機検証で、無料プラン環境を使って申請フォーム作成や承認ルート設定を試した結果、管理者画面に専門用語や複雑な設定式が少なく、総務担当者だけでも運用開始まで進められる動きを確認しました。豊富なテンプレートを起点に短期間で始められ、有料プランへの拡張も滑らかです。AppRemoはエイトレッド系のクラウド型稟議・申請ワークフローで、無料トライアルから始められる中小企業向けの選択肢になります。ハーモス稟議はイエソド社が提供する無料プランから利用可能なクラウド稟議サービスで、まず稟議だけを電子化したい小規模企業に向きます。シリーズ拡張も視野に入れるならジョブカン、稟議特化で試すならAppRemo、無料プランの広さならハーモス稟議が選定軸になります。

ワークフローを含む業務全体をまとめて効率化したい企業向けタイプ 🏢

このタイプが合う企業：

複数ツールの乱立を解消し、ワークフローを含むビジネス基盤を一元化したいスタートアップや成長企業

どんなタイプか：

申請・承認をチャット、タスク、文書共有などの業務基盤に組み込み、情報共有や通知まで一体で管理するタイプです。単体ワークフローよりツール統合を重視します。

このタイプで重視すべき機能：

🧩ビジネスツールのオールインワン統合

チャット、会議、文書、タスク、ワークフローを一つの基盤にまとめ、情報分散を減らします。

⚡業務プロセスの自動化

承認後のタスク作成や通知、ステータス更新を自動化し、定型作業の漏れを減らします。

比較すべき機能の優先度マップ

要件の優先度チャートとは？

製品の機能は多岐にわたりますが、選定の結果を左右するのは一部の機能です。 FitGapの要件の優先度チャートは、各機能を"必要とする企業の多さ"と"製品ごとの対応差"で4つに整理し、比較の優先順位をわかりやすく示します。

選定の決め手

👥フリープランのユーザー数上限

無料プランでは利用できる人数に5名〜20名程度の制限があります。自社の対象人数がこの上限に収まるかどうかが、そもそもフリープランで運用できるかを左右する最重要ポイントです。

🔀承認ルートの柔軟性（条件分岐・並列承認）

金額や申請内容に応じて承認者を自動で振り分ける条件分岐や、複数部門の同時承認（並列承認）に対応しているかは製品ごとに大きく差があります。自社の承認ルールが複雑な場合、ここが使い勝手を決めます。

📝申請フォームの作成・カスタマイズ性

テンプレートの種類や、ExcelやWordの既存帳票を取り込めるかは製品によってまったく異なります。FitGapでは、既存の紙の申請書をそのまま再現できるかが社内定着の分かれ目になると考えています。

📱スマホ・タブレット対応

外出先やリモートワーク中にスマホから申請・承認できるかは、無料製品では対応していないケースも多いです。テレワーク環境がある企業では必ず確認してください。

🔗外部サービスとの連携（Google Workspace・Microsoft 365等）

普段使っているグループウェアやチャットツールと連携できるかで、通知や承認の効率が大きく変わります。無料プランではAPI連携が制限されることが多いため、どこまで使えるか事前に確認が必要です。

🔄代理承認・代理申請

承認者が不在のときに別の担当者が代わりに承認できる機能です。無料プランでは非対応の製品もあり、承認が止まるリスクに直結するため、FitGapでは見落としがちな重要要件と位置づけています。

一部の企業で必須

💰経費精算・会計システムとのデータ連携

経費申請の承認後に会計システムへ自動でデータを渡したい企業では必須になります。手入力の二度手間を防げますが、無料プランではCSV出力に限られる場合が多いです。

🌐多言語対応

外国籍の社員がいる企業や海外拠点がある場合に必要です。英語・中国語などに切り替えられる製品は限られるため、該当する企業は事前に確認してください。

🔒IPアドレス制限・二段階認証などのセキュリティ機能

社外からのアクセスを制限したい場合や、情報漏洩対策を強化したい企業で求められます。無料プランではセキュリティ機能が有料版限定になっていることが多いので注意が必要です。

🏢組織改編・人事異動への自動対応

部署の統廃合や異動が頻繁に発生する中規模以上の企業では、組織情報の一括更新や予約反映の機能が欠かせません。小規模企業では手動対応で十分な場合もあります。

📄電子帳簿保存法への対応

請求書や領収書を電子保存する法的要件を満たす必要がある企業では確認すべき項目です。ワークフロー上で保存要件を満たせるかは製品によって異なります。

ほぼ全製品が対応

✅申請・承認・差し戻しの基本フロー

申請者がフォームを送信し、承認者が承認・却下・差し戻しを行う一連の流れは、ほぼすべてのワークフローシステムに備わっている基本機能です。

👀申請状況のリアルタイム確認（進捗の可視化）

今どの承認者まで進んでいるかをリアルタイムで把握できる機能です。紙の稟議では分からなかった進捗が一目で分かるため、ほぼ全製品が標準対応しています。

📋承認履歴・操作ログの記録

誰がいつ承認・却下したかの履歴をシステム上に自動で記録する機能です。監査対応や内部統制の基礎となる機能で、無料プランでも大半の製品が対応しています。

🔔メール・チャットによる通知機能

申請や承認のタイミングでメールやチャットに自動通知が届く機能です。承認の見落としを防ぐ基本機能として、ほぼすべての製品に搭載されています。

優先度が低い

🤖AI による申請内容の自動要約・入力補助

生成AIが申請書の要約や入力候補を提示してくれる最新機能ですが、対応製品はまだ一部に限られます。無料プランでの提供はほぼなく、現時点では優先度を下げてよい要件です。

🗳️多数決承認・投票型の合議機能

複数の承認者の過半数が賛成すれば承認とする合議方式です。大企業の特殊な稟議フローで求められることがありますが、一般的な中小企業の運用ではほとんど必要になりません。

無料で使えるワークフローシステムの選び方

1.無料で使う範囲と導入タイプを決める

まず、無料プランで利用したい人数、申請書の種類、対象部署を決めます。紙・Excel・メールの稟議や申請を電子化したい場合は「稟議・申請業務の電子化を始めたい企業向けタイプ 📝」を中心に見ます。チャット、タスク管理、ドキュメント共有までまとめたい場合は「ワークフローを含む業務全体をまとめて効率化したい企業向けタイプ 🏢」を候補にします。