ワークフローシステムおすすめ6選｜無料で使えるツール比較ガイド
おすすめ製品の早見表
| 製品名 | タイプ | 料金 | 企業規模 | 評価ポイント |
|---|---|---|---|---|
| ジョブカンワークフロー | 稟議・申請業務の電子化を始めたい企業向けタイプ 📝 | 0円〜月 |
| 人事・購買・経費・契約まで申請を電子化。中小企業シェアもトップ。 |
| AppRemo | 稟議・申請業務の電子化を始めたい企業向けタイプ 📝 | 0円〜ユーザー/月 |
| 既存のExcel申請書を崩さず電子化。帳票を作り直さず移行できる。 |
| ハーモス稟議 | 稟議・申請業務の電子化を始めたい企業向けタイプ 📝 | 0円〜月額/ユーザー（税抜） |
| 30名まで無料で始められ、低単価で全社展開しやすい稟議特化型。 |
| Lark | ワークフローを含む業務全体をまとめて効率化したい企業向けタイプ 🏢 | 0円〜ユーザー/月 |
| チャット・予定・文書・承認を同じ環境で運用。対応範囲もトップレベル。 |
| Bitrix24 | ワークフローを含む業務全体をまとめて効率化したい企業向けタイプ 🏢 | 0円〜組織/月 |
| CRM・タスク・チャットをまとめて使え、無料でもユーザー数無制限。 |
| monday.com | ワークフローを含む業務全体をまとめて効率化したい企業向けタイプ 🏢 | 0円〜ユーザー/月 |
| 色分けボードで進捗と承認を見える化。使いやすく導入も容易。 |
ワークフローシステムの導入によって得られる効果
ワークフローシステムは、申請や承認の流れを管理しやすくするための仕組みです。導入前後で変わる点は、下の表で確認できます。
| 導入前の課題 | 導入によって得られる効果 |
|---|---|
| 申請処理が紙中心 | 申請から承認までをオンラインで進め、紙の回覧や押印待ちを減らせます |
| 申請の承認状況を把握しにくい | 誰で止まっているかを確認でき、催促や差し戻し対応を進めやすくなります |
| 申請内容の確認に手間がかかる | 申請フォームを整え、必要項目の確認漏れや差し戻しを減らせます |
| 申請ごとの承認者判断が大変 | 部署や金額に応じた承認ルートを設定し、手動判断の負担を抑えられます |
| 誰が承認したか確認が大変 | 申請ごとの承認者や日時を残し、確認や監査時の作業を減らせます |
続いて、無料で使えるワークフローシステムをタイプ別に分類し、それぞれのおすすめ製品を紹介します。
無料で使えるワークフローシステム2タイプを解説
| 比較項目 | 稟議・申請業務の電子化を始めたい企業向けタイプ | ワークフローを含む業務全体をまとめて効率化したい企業向けタイプ |
|---|---|---|
| 優れている点 | 紙の申請を電子フォームで承認 | 業務基盤にワークフローを統合 |
| できること | ノーコードフォーム作成承認経路設定条件分岐承認 | オールインワン統合業務プロセス自動化タスク自動作成 |
| 適している企業/業種 | 中小企業 | スタートアップ成長企業 |
| 料金目安 | 無料〜（有料プランあり） | 無料〜（有料プランあり） |
タイプ別おすすめ製品
稟議・申請業務の電子化を始めたい企業向けタイプ 📝
このタイプが合う企業：
どんなタイプか：
おすすめ製品３選
社内申請を紙やExcelからまとめてクラウド化したい中小企業向け
✅ 管理者画面がシンプルで紙・Excel申請の置き換えを始めやすい
管理者画面はシンプルで、申請フォームや承認ルートを順番に作りやすかったです。専門用語や複雑な設定式が少なく、IT専任担当者がいない中小企業でも総務担当者だけで運用開始まで進められると感じました。
✅ 複雑な条件式なしで承認ルートを組み立てられる
承認ルートは部署や個人を選びながらボタン操作で組み立てる流れで、複雑な条件式を書かずに設定できました。初めて管理者画面を触る人でも迷いにくく、自由度より分かりやすさを優先した作りです。
⚠️ 複雑な条件・並列承認・外部連携には向きにくい
基本的な申請承認は分かりやすい一方、金額条件・部門条件・並列承認・外部システム連携を組み合わせる複雑な運用には向きにくいです。大企業の複雑な稟議をそのまま載せる製品ではないと感じました。
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
使い慣れたExcel申請書をそのまま電子化したい企業におすすめ
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
30名まで無料で紙の稟議を電子化したい小規模企業の第一候補
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
ワークフローを含む業務全体をまとめて効率化したい企業向けタイプ 🏢
このタイプが合う企業：
どんなタイプか：
おすすめ製品３選
チャットや文書も含め業務基盤ごと一本化したい成長企業向け
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
人数無制限の無料プランで業務基盤を試したい立ち上げ期の企業向け
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
申請も含めた仕事の進捗をボードで見える化したい部門向け
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
比較すべき機能の優先度マップ
要件の優先度チャートとは？
選定の決め手
一部の企業で必須
ほぼ全製品が対応
優先度が低い
無料で使えるワークフローシステムの選び方
このページでの絞り込み方
- 1タイプを見て、大まかに製品を絞る稟議や申請だけを電子化したいのか、チャットやタスク管理までまとめたいのかで最初の方向が変わります。タイプ別おすすめへ ↑
- 2機能の優先度を確認する無料範囲やフォーム作成を先に整理します。ルート設定やスマホ利用も外せない条件に含めます。機能の優先度マップへ ↑
- 3運用条件で最後に比べる同じように無料で始める場合でも、人数が増えた後の費用や管理者の作業量は変わります。社内定着の負担も違います。
タイプや機能を確認したうえで、無料で始めた後の運用条件をそろえると比べやすくなります。ここでは費用や置き換え方に加え、業務範囲と管理負担を整理します。
機能だけでは分かりにくい、運用・契約条件の比較ポイント
無料範囲と有料移行の見通し
小規模な試用では無料で足りても、対象部署や申請件数が増えると有料化の時期が早まります。無料枠だけで決めると、定着し始めた段階で予算や契約手続きが追いつかなくなることがあります。
製品の分かれ方：製品によって無料プランの範囲が分かりやすいものと、短期の無料お試しで判断するものがあります。組織向けプランへ移る前提のものもあります。
- 無料プランの範囲を先に把握しやすい製品無料で試せる範囲を料金表から把握しやすい製品です。ただし人数やボード数が増えると、有料化の時期が早まります。代表製品：monday.com / Bitrix24
- 無料お試しで運用感を確認できる製品本格契約の前に、実際の申請書や承認経路で操作を試せます。ただし無料期間後の料金形態は別に確認します。代表製品：ジョブカンワークフロー
- 業務基盤として有料移行を見込む製品申請だけでなく情報共有まで同じ環境に集めやすい製品です。その分、利用部門が広がるほど管理ルールが必要になります。代表製品：Lark
申請書の置き換え方
紙やExcelの申請書が多い会社では、いきなり新しい入力画面に変えると現場から差し戻しが増えます。既存の帳票を残すのか、テンプレートで作り直すのかで準備期間が変わります。
製品の分かれ方：申請テンプレートから始める製品と、業務ボードやタスクへ組み込む製品があります。
- テンプレートから申請書を作る製品定型の申請書を使い、管理者が画面上で項目を整えやすい製品です。ただし社内独自の書式が多いと、作り直しの手間が増えます。代表製品：ジョブカンワークフロー / Lark
- ボードやタスクに申請を組み込む製品進捗管理と同じ場所で申請の状態を扱いやすい製品です。ただし稟議専用画面に慣れた社員には、運用ルールの説明が必要です。代表製品：monday.com / Bitrix24
業務基盤に含める範囲
申請だけを先に電子化したい会社と、チャットやタスク管理まで整理したい会社では導入後の使い方が違います。範囲を広げすぎると、無料で始めても社内ルール作りの負担が大きくなります。
製品の分かれ方：申請管理に絞る製品と、チャット・文書・タスクまで同じ環境で扱う製品があります。プロジェクト管理のボードを中心に使う製品もあります。
- 申請管理に絞って始める製品稟議や届出の電子化に集中しやすく、総務部門から始めやすい製品です。ただし情報共有やタスク管理は別ツールとの整理が必要です。代表製品：ジョブカンワークフロー
- オールインワン基盤で使う製品チャットや文書と申請を同じ環境に集めやすい製品です。その分、使う機能を広げる前に管理者を決めておく必要があります。代表製品：Lark / Bitrix24
- ボード中心に進捗を扱う製品申請を仕事の進捗と並べて管理しやすい製品です。ただし稟議専用の深い管理を求める場合は、運用の工夫が必要です。代表製品：monday.com
管理者の運用負担と定着支援
総務担当者だけで始める場合は、初期設定の分かりやすさと社内への説明量が負担を左右します。多機能な製品ほど、申請ルールや通知ルールを整理しないと使い方がばらつきます。
製品の分かれ方：自社でヘルプを見ながら設定する製品と、テンプレートを使って短く試す製品があります。広い業務基盤では部門ごとの管理者を決める必要があります。
- 自社で設定を進める製品管理画面がシンプルな製品は、総務担当者でも申請書作成を始めやすいです。ただし複雑なルールは早めに有料範囲を確認します。代表製品：ジョブカンワークフロー
- テンプレートを使って短く試す製品よくある申請から作れるため、お試し運用の準備を抑えやすい製品です。ただし自社独自の書式では調整が必要です。代表製品：Lark / monday.com
- 多機能基盤として管理する製品広い業務をまとめると、部署をまたいだ情報共有がしやすくなります。その分、権限や通知の管理担当を決める必要があります。代表製品：Bitrix24
よくある質問
無料のワークフローシステムではどこまでできますか？
無料プランでも、申請の起票から承認、進捗の確認といった基本的な業務は多くの製品で使えます。一方で利用人数や承認ルートの複雑さ、保存件数に制限があるのが一般的です。まず無料で主要な申請を電子化し、足りない機能を見極めてから有料を検討しましょう。
無料プランでも条件分岐などの承認ルートは作れますか？
無料プランでは、上長承認など基本的なルートは作れても、金額や部署での条件分岐は有料プラン限定のことが多いです。利用人数や申請件数の上限を超えると、有料への移行が必要になります。複雑な承認が必要なら、無料の範囲で足りるかを事前に確認しましょう。
無料のまま使い続けられますか、有料との違いは何ですか？
無料のまま使い続けられるのはジョブカンワークフローやLark、HRMOS稟議などです。ただし承認ルートの自由度や連携、利用人数は有料プランで広がることが多く、本格運用では費用がかかります。将来の規模を見据えて、有料時の料金も確認しておきましょう。
無料で業務全体をまとめて効率化できる製品もありますか？
LarkやBitrix24のように、ワークフローに加えてチャットやプロジェクト管理まで無料で使えるオールインワン型もあります。複数のツールの乱立を無料の範囲で一本化できるのが利点です。業務全体をまとめたいなら、無料で使える範囲と人数の上限を確認しましょう。
無料では対応しきれないのはどんな場合ですか？
利用人数が多い場合や複雑な承認ルート、基幹連携や内部統制が必要な場合は、無料プランの上限や機能不足にぶつかりやすくなります。申請が業務の要になるなら、有料プランを前提に選ぶのが安全です。無料で始めつつ、足りなくなったら有料へ移る進め方が現実的です。
※掲載している機能・対応範囲・料金は一般的な目安です。製品・プラン・契約条件により異なる場合があるため、導入前に各製品の最新の公式情報や比較表でご確認ください。
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