ワークフローシステムとは?
ワークフローシステムは、企業や教育機関内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。教育機関や学習サポートの場面では、申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、教師やスタッフが場所を問わず利用できます。
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教育、学習支援向けのワークフローシステム(シェア上位)
株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートが提供するワークフローシステムです。
intra-mart Accel Platformは、教育機関や学習支援サービス事業者のワークフロー効率化を支援するシステムです。大学・専門学校から企業の人材育成部門まで、中堅から大規模組織に適しています。
教育現場で発生する学生の履修申請、成績管理、教員の研究費申請といった複雑な承認プロセスを、直感的なワークフロー機能で標準化できます。従来の紙ベースや複数システムでの煩雑な手続きを、統一されたプラットフォーム上で一元管理することで、教職員の業務負荷を軽減します。
柔軟なカスタマイズ性により、各教育機関の独自ルールや承認フローに対応可能で、学事システムや人事システムとのデータ連携も実現できます。また、セキュリティ要件の厳しい教育現場において、適切なアクセス制御機能を提供し、個人情報保護にも配慮した運用が可能です。
教育業界の業務プロセス改善と生産性向上を実現する、包括的なワークフローソリューションとして活用できます。
コスト
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
MAJOR FLOW Z CLOUDワークフローは、パナソニック ネットソリューションズ株式会社が提供するワークフローシステムです。
教育・学習支援業界の業務プロセスに対応したワークフロー機能を備えており、学校法人や教育機関における稟議申請、予算承認、人事関連手続きなどの業務効率化を支援します。教育現場でよく発生する複雑な承認ルートや、学期制に基づく特殊な業務サイクルにも柔軟に対応できる設計となっています。
クラウド型サービスとして提供されており、セキュリティ面では教育機関が求める高いレベルの情報保護機能を搭載しています。直感的な操作画面により、ITリテラシーが様々な教職員でも使いやすく、管理者側での設定変更も比較的容易に行えます。
中規模から大規模の学校法人や教育関連組織に適しており、既存の教務システムとの連携も可能です。導入時のサポート体制も整備されており、教育業界での豊富な導入実績を活かした運用支援も期待できます。ペーパーレス化による業務効率向上と、承認プロセスの透明性確保を両立したい教育機関におすすめのソリューションです。
コスト
月額¥330~
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IT導入補助金
〇
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するワークフローシステムです。
サイボウズ Officeは、教育・学習支援業界において多くの導入実績を持つグループウェアベースのワークフローシステムです。学校法人や教育関連企業の業務フローに対応した機能設計が特徴で、備品購入申請、研修申請、出張申請などの教育現場でよく発生する申請業務を効率化できます。
ブラウザベースで動作するため、職員室のPCから各教室まで場所を選ばずアクセス可能で、教職員の働き方に柔軟に対応します。直感的な操作性により、ITに慣れていない教職員でも導入しやすく、管理者側も複雑な設定作業を必要としません。既存のサイボウズ Officeのスケジューラーやメール機能との連携により、ワークフロー承認状況の確認や関係者への通知がスムーズに行えます。
中小規模の学校法人から大規模な教育機関まで幅広く対応しており、段階的な機能拡張も可能です。教育業界の業務慣行を理解した設計により、導入から運用まで安心して利用できるワークフローシステムといえるでしょう。
コスト
月額¥660~
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するワークフローシステムです。
J-MOTTO ワークフローは、教育機関や学習支援事業者向けに設計されたクラウド型のワークフローシステムです。学校法人や教育関連企業などの中小規模から大規模組織まで幅広く対応しており、教育現場の業務フローに適した機能を備えています。
稟議書や出張申請、購買申請といった一般的な承認業務はもちろん、教育機関に多い予算執行承認や研修申請、施設利用許可などの業務プロセスもスムーズに電子化できます。学事スケジュールに合わせた承認ルートの設定や、部署異動の多い教育現場に対応した柔軟な組織管理機能も搭載されています。
直感的な操作画面により、ITに不慣れな教職員でも容易に利用でき、モバイル対応により外出先からの承認作業も可能です。セキュリティ面においても教育機関が求める高い水準を満たしており、個人情報保護にも配慮された設計となっています。教育業界の業務効率化と意思決定の迅速化を支援するシステムとして、多くの教育機関で活用されています。
コスト
月額¥220~
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するワークフローシステムです。教育・学習支援業界において、学校法人や教育関連企業の業務プロセスを効率化できるクラウド型プラットフォームとして活用されています。
プログラミング知識がなくても、ドラッグ&ドロップの直感的な操作でアプリケーションを構築でき、入学手続きや成績管理、教員の勤怠管理など教育現場の多様な業務に対応できます。申請・承認フローの設定も柔軟で、学内の稟議や予算申請、施設利用申請などの承認プロセスを電子化し、ペーパーレス化を推進できます。
コメント機能やファイル共有により、教職員間のコミュニケーションも円滑になり、情報共有の質が向上します。また、外部システムとの連携機能も備えており、既存の学務システムとの連携も可能です。
中小規模の学校法人から大規模な教育機関まで幅広く対応しており、ユーザー数に応じた料金体系により段階的な導入が可能です。教育現場のデジタル化を支援し、業務効率化と教育サービスの質向上を両立できるワークフローシステムといえます。
コスト
月額¥1,100~
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ドリーム・アーツが提供するワークフローシステムです。
SmartDBは、教育・学習支援業界の複雑な業務プロセスに対応できるよう設計されたワークフローシステムです。学校法人や教育関連企業において、入学手続きから学籍管理、成績処理、教職員の各種申請業務まで、幅広い承認フローを効率化できます。
教育機関では、学期ごとの繁忙期や複数部署にまたがる業務プロセスが多く存在しますが、SmartDBはノンプログラミングでワークフローを構築でき、教職員でも直感的に操作が可能です。また、学生情報や成績データなど機密性の高い情報を扱う教育現場に配慮したセキュリティ機能も備えています。
中規模から大規模な教育機関での導入実績があり、既存の教務システムや財務システムとの連携も可能です。ペーパーレス化による業務効率の向上とともに、教育現場の働き方改革を支援します。教育・学習支援業界の業務特性を理解した機能設計により、導入後の運用もスムーズに進められるワークフローシステムといえます。
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中小
中堅
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仕様・機能
株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステムです。教育機関や学習支援事業者の業務効率化をサポートする機能を搭載しており、学校法人から民間教育事業者まで幅広い規模の組織で活用されています。
教育現場では、学籍管理、履修申請、教材発注、施設利用申請など多様な申請業務が発生しますが、X-point Cloudは直感的な操作性により、ITリテラシーの異なる教職員でも簡単に利用できます。クラウド型のため、キャンパス間での情報共有や在宅勤務時の承認作業にも対応し、教育機関の働き方改革を推進します。
承認経路の設定は柔軟で、学部や部署の組織構造に合わせてカスタマイズが可能です。また、セキュリティ面では教育機関が求める高い水準を満たしており、学生情報や機密データの取り扱いも安心して行えます。小規模な専門学校から大規模な総合大学まで、組織の成長に合わせてスケールできる設計となっており、導入後の運用負荷を抑えながら継続的な業務改善を実現できるシステムです。
コスト
月額¥523~
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社DONUTSが提供するワークフローシステムです。ジョブカンワークフローは、中小企業から中堅企業まで幅広い規模の組織に対応したクラウド型のワークフロー管理ツールです。
教育・学習支援業界においては、学校法人や教育機関での各種申請業務の効率化に寄与しています。出張申請、休暇申請、備品購入申請など、教育現場で頻繁に発生する承認業務をデジタル化し、教職員の事務負担軽減を実現します。学期ごとの予算申請や研修参加申請など、教育機関に特有の承認フローも柔軟に設定できます。
直感的な操作画面により、ITに不慣れな教職員でも導入しやすく、段階的な権限設定により組織階層に応じた承認ルートを構築できます。スマートフォン対応により、校外からでも承認作業が可能で、業務の停滞を防げます。月額料金も比較的リーズナブルに設定されており、予算制約のある教育機関でも導入を検討しやすい価格体系となっています。
コスト
月額¥330~
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
富士電機株式会社が提供するワークフローシステムです。ExchangeUSEは、教育機関や学習支援サービス向けの業務プロセス管理に対応したソリューションです。
大学、専門学校、学習塾、研修サービス提供企業など、教育・学習支援業界の特性を考慮した設計により、履修管理、成績処理、教員配置といった教育現場固有の承認フローを効率化できます。中小規模から大規模な教育機関まで、組織規模に応じてカスタマイズ可能な柔軟性を備えています。
直感的な操作画面により、ITリテラシーが様々な教職員でも利用しやすく、承認ルートの可視化機能で業務の進捗状況を一目で把握できます。学生情報管理システムや成績管理システムとの連携機能も充実しており、既存システムとスムーズに統合できる点も評価されています。
教育機関の複雑な組織構造や季節性のある業務サイクルに対応した設定機能により、年度更新時の設定変更や新年度の準備作業も効率的に行えます。コストパフォーマンスにも優れ、教育予算に配慮した価格設定となっています。
コスト
月額¥55~
無料プラン
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IT導入補助金
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
富士電機株式会社が提供するワークフローシステムです。
ExchangeUSE XGは、教育機関や学習支援事業者向けに設計された統合型ワークフローシステムで、中規模から大規模な組織に適しています。学校法人や教育関連企業における特有の業務プロセスに対応した承認フローを効率的に管理できる点が特徴です。
教育現場で頻繁に発生する予算申請、備品購入、施設利用許可、教材承認などの多様な申請業務を、部門や職責に応じて柔軟にルート設定できます。また、学期制やカリキュラム変更といった教育業界特有のスケジュールサイクルにも配慮した設計となっており、年度切り替えや組織変更時の運用継続もスムーズに行えます。
直感的な操作画面により、ITリテラシーが異なる教職員でも使いやすく、承認状況の可視化機能で業務の進捗管理も容易です。さらに、既存の教務システムや学生情報システムとの連携性も考慮されており、教育機関の既存IT環境との親和性の高さも評価されています。
コスト
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無料プラン
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
ワークフローシステムとは?
更新:2025年06月19日
ワークフローシステムは、企業や教育機関内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。教育機関や学習サポートの場面では、申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、教師やスタッフが場所を問わず利用できます。
導入メリット
申請、承認の手間削減
ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。教育機関では、教材の購入申請や行事の許可申請などの手続きが効率化され、教職員の負担が軽減されます。
決裁スピードの向上
スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。教育現場では、緊急の対応や臨時の教材購入など、迅速な意思決定が求められる場面で特に有効です。
内部統制の強化
教育機関内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。これにより、教育機関としての透明性と信頼性が向上します。
導入注意点
申請書、承認ルートの整理
ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。そのため、必要な申請書と設定したい承認経路の条件は事前に整理しておきましょう。教育機関では、学年やクラスごとの承認ルートや特定のイベントやプロジェクトに対応したルートなど、特有の要件を考慮する必要があります。
システム連携の制限
ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、学生管理システムや教務システムと連携できない場合、学籍情報や教員情報のダブルメンテが必要になります。他のシステムとの連携要件がある場合は、教育機関で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。
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ワークフローシステムの選び方
1
ワークフローシステムのタイプで選ぶ
ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。
ワークフロー専用タイプ
ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。教育機関では、学校運営の特有のニーズに対応できる柔軟性が求められる場合に適しています。
グループウェアの機能タイプ
社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。教育機関では、教職員間のコミュニケーションや情報共有を一元管理するために利用されることが多いです。
バックオフィス系の機能タイプ
会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。教育機関では、コスト効率を重視し、シンプルな承認フローで十分な場合に適しています。
2
承認フローの複雑さで選ぶ
設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。教育機関では、校長や教務主任、担当教師など、複数の役職が関与する承認フローが必要な場合があります。初期設定コストと使用頻度を考慮して選びましょう。
3
申請書の作成方法で選ぶ
ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。教育機関では、既存のフォーマットを活用するか、新規に作成するかを判断する必要があります。
4
内部統制に関する機能から選ぶ
組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。教育機関では、学部や学科、クラスごとに異なる承認ルートを管理する必要があります。組織変更や教員の異動が頻繁にある場合に特に適しています。
5
他のカテゴリの製品との連携から選ぶ
ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。教育機関で特に重要な連携対象は以下の通りです。
学生管理システム
学生管理システムと連携することで、学籍情報をワークフローシステムに統合し、学生関連の申請や承認プロセスを効率化できます。
メールソフト、ビジネスチャットツール
メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。教職員間のコミュニケーションをスムーズにし、承認し忘れを防ぐことができます。
電子契約システム
電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する承認プロセスを電子化できます。教育機関では、教材の購入契約や外部業者との契約などがスムーズに行えます
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