教育、学習支援向けのワークフローシステム

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ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。教育機関では、学校運営の特有のニーズに対応できる柔軟性が求められる場合に適しています。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。教育機関では、教職員間のコミュニケーションや情報共有を一元管理するために利用されることが多いです。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。教育機関では、コスト効率を重視し、シンプルな承認フローで十分な場合に適しています。

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。教育機関では、校長や教務主任、担当教師など、複数の役職が関与する承認フローが必要な場合があります。初期設定コストと使用頻度を考慮して選びましょう。

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートやtext・数値・日付等の入力項目や表示専用項目等の部品(モジュール)の組み合わせを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。教育機関では、既存のフォーマットを活用するか、新規に作成するかを判断する必要があります。

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。教育機関では、学部や学科、クラスごとに異なる承認ルートを管理する必要があります。組織変更や教員の異動が頻繁にある場合に特に適しています。