大企業向けのワークフローシステム（シェア上位）
大企業向けのワークフローシステムとは？
更新：2024年11月12日
ワークフローシステムとは、企業内の申請・承認手続きをオンライン化するシステムです。従来の紙の書類や押印を電子データとデジタル承認に置き換えることで、業務効率が向上し、処理時間が短縮されます。 大企業向けのワークフローシステムは、複雑な組織構造や多岐にわたる承認ルートに対応できる拡張性を備えています。数千人規模の同時利用や、部門や拠点を超えた承認フローにも柔軟に対応できます。 大企業では、コンプライアンスや内部統制の観点から、申請・承認プロセスの記録と管理が求められます。ワークフローシステムは、すべての申請履歴を電子保管し、監査証跡として活用できます。
大企業がワークフローシステムを導入する上での課題
大企業がワークフローシステムを導入する際は、コンプライアンスや法令順守の観点で、さまざまな要件を満たす必要があります。ここでは、導入時に考慮すべき重要な課題や規制を解説します。
1
複雑な組織構造への対応
事業部門や子会社が多数存在する大企業では、部門ごとの承認ルールや決裁権限に応じた柔軟なワークフロー設定が必要です。そのため、組織改編や人事異動に伴う承認ルートの変更や、大規模組織の複雑な承認フローに対応できる機能が重要です。
2
内部統制への対応
大企業向けのワークフローシステムには、申請から承認、実行までのプロセスで、厳格な内部統制を確保する機能が必要です。承認履歴の管理や操作ログの記録、不正な申請や承認を防ぐチェック機能など、高度なコントロール機能が求められます。監査対応を考慮し、データの保持期間や証跡の管理など、コンプライアンス要件も満たす必要があります。
3
既存システムとのデータ連携
ワークフローシステムでは、人事システムや会計システム、グループウェアなど、既存の基幹システムとの広範なデータ連携が必要です。申請内容に応じて適切なシステムとデータを連携し、承認状況や処理結果の正確な反映が求められます。特に基幹システムの更新時には、既存の連携仕様を維持しつつ、新システムとの互換性を確保する必要があります。
かんたんな質問に答えてぴったりの大企業向けのワークフローシステムをチェック
大企業向けのワークフローシステムの機能
大企業向けのワークフローシステムには、申請・承認手続きを効率化するさまざまな機能が備わっています。ここでは、特に大規模な組織で有効な主要機能を紹介します。
1
承認ルート設定
組織階層や職位に応じて承認者を自動選定し、複数の承認ルートを柔軟に設定できます。AND承認（複数承認者の全員承認が必要）やOR承認（承認者のいずれかの承認で可）など、複雑な承認パターンに対応可能です。
2
組織改編管理
組織変更の発生日と新組織データを事前に登録し、指定日に自動で切り替えられます。人事異動や部門統廃合による承認ルートの変更も、事前に設定可能です。
3
操作ログ
申請から承認までの全プロセスを監査ログとして自動記録し、証跡を保管できます。電子取引データやスキャンした文書の真正性を確保し、法令に準拠した保存が可能です。
かんたんな質問に答えてぴったりの大企業向けのワークフローシステムをチェック
大企業向けのワークフローシステムを導入するメリット
大企業向けのワークフローシステムを導入することで、業務の効率化や承認プロセスの迅速化、コンプライアンスの強化など、多くのメリットがあります。以下では、主要な導入メリットを紹介します。
承認プロセスを効率化・適正化できる
組織階層や職位に基づいて承認者を自動選定し、複雑な承認フローを電子化することで、申請から承認までのプロセスを効率化できます。代理承認の自動設定や承認ルートの柔軟な変更により、人事異動や組織改編時も承認業務を滞りなく継続できます。紙の申請書の回覧や承認印の取得に多大な時間を要していた企業では、承認スピードが大幅に向上します。
内部統制を強化してコンプライアンスに対応できる
大企業向けのワークフローシステムでは、申請から承認までの全プロセスを記録する監査ログを活用し、承認履歴の追跡と証跡の保管を確実に行えます。承認権限の厳格な管理や不正防止のチェック機能により、大企業に求められる高度な内部統制要件に対応できます。また、電子帳簿保存法を遵守し、法令に沿った文書管理が可能です。
業務を標準化・可視化できる
申請書の雛形を統一し、入力項目の自動チェック機能を活用することで、申請内容の品質を組織全体で均一化できます。申請状況や承認の進捗をリアルタイムで可視化し、ボトルネックを特定して業務改善につなげられます。大規模組織における業務プロセスの標準化と、それに基づく継続的な改善活動を支援します。
大企業に合わないワークフローシステムを導入したらどうなる？
複雑な組織構造を持つ大企業では、組織規模や業務要件に合わないワークフローシステムを導入すると、業務の混乱や非効率化、コンプライアンス上の問題を引き起こす可能性があります。ここでは、適さないワークフローシステムを導入した場合の主なリスクを解説します。
複雑な承認フローに対応できない
企業規模に合わないワークフローシステムでは、大企業の多層的な承認プロセスに対応できないことがあります。例えば、部門長や事業部長、役員といった複数の承認が必要な場合に、システムがこれらの複雑なルートを適切に処理できないことがあります。結果として、一部の承認プロセスを紙で行わなければならず、業務の非効率を招きます。
部門間の連携がうまくいかない
小規模向けのワークフローシステムでは、部門横断的な承認フローや稟議プロセスに対応できないことがあります。例えば、新規プロジェクトの立ち上げ時に営業部門や技術部門、経理部門など、複数の部門で承認が必要なケースでは、部門間の連携がスムーズに行えず、承認プロセスが滞る可能性があります。これにより、プロジェクトの遅延や事業機会の損失につながる恐れがあります。
かんたんな質問に答えてぴったりの大企業向けのワークフローシステムをチェック
大企業向けのワークフローシステムの選び方
大企業向けのワークフローシステムを選ぶ際は、セキュリティ対策や柔軟なカスタマイズ性、他システムとの連携、運用管理のしやすさ、コストなどが重要です。ここでは、大規模組織の要件を踏まえた選定ポイントを解説します。
1
カスタマイズ性・拡張性
部門ごとに異なる承認ルートや申請フォームに対応できる柔軟性が求められます。例えば、経理部門は5段階承認、一般部門は3段階承認のように、部門の特性に応じた承認フローを設定できることが重要です。また、将来的な組織変更にも対応できる拡張性も求められます。
2
運用・管理のしやすさ
数千人規模の利用者を管理する場合でも、管理者の負担を軽減できる運用設計が重要です。部門管理者に権限を一部委譲できる仕組みがあれば、管理者の負担を軽減できます。
3
権限管理機能
申請書の閲覧権限や、テンプレートの作成・変更権限、承認者の設定権限など、機能ごとに詳細な権限設定が可能なシステムを選択することが重要です。部門や役職に応じて、承認済み申請書の閲覧範囲を制限したり、テンプレート作成権限を特定の管理者のみに付与したりするなど、細かい権限コントロールが必要です。大企業では、機密性の高い申請内容を多く扱うため、適切な権限管理機能は情報セキュリティの観点からも重要です。
かんたんな質問に答えてぴったりの大企業向けのワークフローシステムをチェック