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ワークフローシステムに人事データを取り込みたい

社内での申請、承認を電子化したい

ワークフローを利用して内部統制を強化したい

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ワークフローシステムとは?

更新:2024年10月30日

ワークフローシステムは、企業内での届出申請、承認、決済を電子化し、効率化するためのツールです。これにより、申請や承認の手続きが簡素化され、ペーパーレス化、リモートワークの促進、内部統制の強化が可能になります。特に、「承認ルート設定機能」により、組織の規定に沿った承認フローを柔軟に設定できます。申請書の電子化、承認ルートの設定、文書の自動仕分けと保管などが主な機能です。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能で、場所を問わず利用できます。

pros

導入メリット

申請、承認の手間削減

ペーパーレス化により申請書の印刷や郵送が不要となり、システム上で承認者や関係者の回覧が自動化されるため、提出手間が削減されます。特に、承認ルート設定機能があることで、自動的に最適な承認者に回覧されるので、手間を大幅に減らせます。

決裁スピードの向上

スマートフォンやタブレットでの申請、承認が可能で、外出中でも業務が進行できるため、決裁までが迅速化します。承認ルート設定機能により、承認者の来社待ちの時間もなくなります。

内部統制の強化

社内の権限規定などに従って承認経路が作成されるため、適切な承認経路で承認することができます。承認ルート設定機能を活用することで、文書の改ざん防止や規定外の申請、承認を防ぎ、内部統制が強化されます。

cons

導入注意点

申請書、承認ルートの整理

ワークフローシステムは、申請書の項目や承認経路の複雑さが製品ごとに異なります。特に承認ルート設定機能を利用する際は、必要な申請書と設定したい承認経路の条件を事前に整理しておきましょう。承認経路の事前整理においては、洗い出しだけでなく、見直しもしておくことが望ましいです。見直しでは、承認経路が過剰なケースが多いため、簡素化の観点で見直しを行うことが推奨されます。

システム連携の制限

ワークフローシステムと外部システムと連携できない場合、それぞれのシステムからの転記など非効率な重複入力が発生する恐れがあります。例えば、人事システムと連携できない場合、従業員マスタのダブルメンテが必要になります。他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。

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ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ワークフローシステムのタイプで選ぶ

ワークフローシステムは、以下の3つのタイプに別れます。用途、目的に応じて自社に合ったタイプを検討しましょう。 ワークフロー専用タイプ ワークフローに特化した製品です。特化している分、他のタイプに比べると高機能で、複雑な承認フローや柔軟な権限管理に対応しています。特に、詳細な承認ルート設定機能を求める企業におすすめです。 グループウェアの機能タイプ 社内コミュニケーションに関する機能がまとまったグループウェアの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。ワークフロー専用タイプの小規模から中規模向け製品程度の機能を備えている傾向にあります。社内ポータル上でワークフローにアクセスできるメリットがあります。 バックオフィス系の機能タイプ 会計ソフト、経費精算システム、請求書管理ソフト、電子契約システムなどのカテゴリの中には、ワークフロー機能を備えた製品があります。コスト面で優位なため、承認ルート設定機能を必要とするが、予算に限りがある企業に適しています。

2

承認フローの複雑さで選ぶ

設定可能な承認フローの複雑さは製品ごとに異なります。例えば、フローの分岐条件を申請書や申請金額で分岐させたり、申請者の所属や役職に応じて承認フローを自動分岐させる機能があります。承認ルート設定機能が充実している製品は、複雑な承認方法を設定できるため、企業の業務要件に応じて選択しましょう。

3

申請書の作成方法で選ぶ

ワークフローシステムの申請書の作成方法には、規定のテンプレートを利用する方法と、別のツールでデザインなどを1から作成する2つの方法に大別されます。承認ルート設定機能と組み合わせて、どの方法が自社の業務に最適かを検討しましょう。

4

内部統制に関する機能から選ぶ

組織管理機能により、組織のグループと役職をツリー状に管理することができます。承認ルート設定機能と連携することで、組織変更や人事異動に伴う承認経路のメンテナンスの手間を削減することができます。

5

他のカテゴリの製品との連携から選ぶ

ワークフローは重要な意思決定の際に必要になるため、多くの製品カテゴリが候補にあがります。これらのカテゴリの自社の製品との連携に対応していることを確認しましょう。 人事システム 人事システムと連携することで、人事システムの組織、従業員情報を用いてワークフローシステムの設定を行うことができます。承認ルート設定機能を活用し、組織再編や異動があった際にも効率的に対応できます。 メールソフト、ビジネスチャットツール メールソフトまたはビジネスチャットと連携することで、承認プロセスの通知を自動で連絡することができます。承認ルート設定機能と組み合わせることで、承認し忘れなどを防ぐことができます。 電子契約システム 電子契約ソフトと連携することで、契約締結に関する社内の承認プロセスを電子化することができます。ワークフローシステムで申請、申請内容のチェック、承認とそれらの証跡管理を行い、承認ルート設定機能を活用して承認後の契約書を電子契約システムに自動でアップロードすることができます

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