マニュアル作成ツールとは?
更新:2024年12月10日
マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。卸売業や小売業においては、製品情報、販売手順、在庫管理方法、顧客対応マニュアルなどが重要です。これらの情報を効率的にまとめて共有することで、業務効率を大幅に向上させることができます。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成することはできますが、マニュアル作成のためのテンプレートやガイドなどが備わっているものをマニュアル作成ツールとしています。
導入メリット
マニュアル作成コストの削減
マニュアル作成ツールにより、マニュアルを統一されたフォーマットで作成できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。卸売業や小売業では、製品ラインナップやプロモーションが頻繁に変わるため、迅速かつ低コストでマニュアルを更新できる点が大きなメリットです。
複数人での編集
オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールでは、複数人で作業することができます。卸売業や小売業では、部署を超えた連携が必要な場面が多いため、役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。
導入注意点
マニュアル管理のルール整備
マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。卸売業や小売業では、取扱製品やプロモーションの変更に伴いマニュアルも頻繁に更新されるため、マニュアル管理のルールの整備が特に重要です。定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールなどを合わせて検討しましょう。
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マニュアル作成ツールの選び方
1
マニュアルの公開先で選ぶ
マニュアル作成ツールは、社内向けのマニュアル作成ツールと社外向けのマニュアル作成ツールに大別されます。卸売業や小売業では、取引先や顧客にもマニュアルを提供する場合があるため、社外向けのツールを選ぶことで、ファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。
2
PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ
マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、PC画面上の操作のマニュアルを作成するための機能があります。例えば、在庫管理システムの使い方やPOSシステムの操作方法を詳しく解説するために、以下の機能を持つツールを選ぶと良いでしょう。 ・PC画面の録画 ・PCの画面のキャプチャ ・PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成
3
動画マニュアル作成で選ぶ
マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、動画マニュアルを作成するための機能の有無で選ぶことができます。卸売業や小売業では、接客方法や商品ディスプレイの手順など、視覚的に理解しやすい動画マニュアルが有用です。以下の機能で必要な機能に対応した製品を選びましょう。 ・動画編集機能 ・スマホアプリを利用した動画撮影 ・字幕の自動生成機能 ・テキストから音声への変換 ・外部音声(ボイスオーバー)の動画への挿入 ・静止画を使用した動画の作成
4
マニュアルの出力形式から選ぶ
マニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。卸売業や小売業では、現場スタッフや取引先が利用しやすい形式でマニュアルを提供することが重要です。例えば、PDF形式で出力することで、スマートフォンやタブレットでも手軽に閲覧できます。マニュアルを閲覧するソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選択しましょう。 ・Microsoft Word形式 ・Microsoft Excel形式 ・Microsoft PowerPoint形式 ・Google Docs形式 ・Google Sheets形式 ・PDF形式 ・MP4形式 ・HTML形
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