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マニュアル作成ツールとは?

更新:2024年12月10日

マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。特に医療や福祉の分野では、業務手順や緊急対応、患者ケアの方法など、正確かつ迅速に情報を伝えるためのマニュアルが必要です。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成することはできますが、マニュアル作成のためのテンプレートやガイドなどが備わっているものをマニュアル作成ツールとしています。

pros

導入メリット

マニュアル作成コストの削減

マニュアル作成ツールにより、マニュアルを統一されたフォーマットで作成できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。特に医療機関や福祉施設では、スタッフの入れ替わりが頻繁なため、新人教育のためのマニュアル更新が効率的に行えることが重要です。

複数人での編集

オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールでは、複数人で作業することができます。役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。医療現場や福祉施設では、多職種が連携して業務を行うことが一般的であり、リアルタイムでの情報共有が求められます。

cons

導入注意点

マニュアル管理のルール整備

マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。そうならないためにも、マニュアル管理のルールの整備が重要です。特に医療や福祉の現場では、最新の手順やガイドラインを常に参照できるようにすることが不可欠です。定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールなどを合わせて検討しましょう。

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マニュアル作成ツールの選び方

1

マニュアルの公開先で選ぶ

マニュアル作成ツールは、社内向けのマニュアル作成ツールと社外向けのマニュアル作成ツールに大別されます。社外向けのツールはファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。医療や福祉の現場では、院内スタッフ向けのマニュアルだけでなく、患者やその家族向けの情報提供にも使えるツールを選ぶことが望ましいです。

2

PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ

マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、PC画面上の操作のマニュアルを作成するための機能があります。また、PC操作のマニュアルを作成するための以下の機能の中から必要な機能に対応した製品を選びましょう。医療や福祉施設では、電子カルテやその他のシステムの操作手順を分かりやすく説明するためのマニュアルが必要です。 ・PC画面の録画 ・PCの画面のキャプチャ ・PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成

3

動画マニュアル作成で選ぶ

マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、動画マニュアルを作成するための機能の有無で選ぶことができます。動画マニュアルを作成したい場合、作成したい動画に合わせて、以下の機能で必要な機能に対応した製品を選びましょう。医療手技や介護技術を動画で示すことで、より直感的な理解が可能となります。 ・動画編集機能 ・スマホアプリを利用した動画撮影 ・字幕の自動生成機能 ・テキストから音声への変換 ・外部音声(ボイスオーバー)の動画への挿入 ・静止画を使用した動画の作成

4

マニュアルの出力形式から選ぶ

マニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。マニュアルを閲覧するソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選択しましょう。医療や福祉の現場では、多様なデバイスでのアクセスが求められるため、PDF形式やHTML形式など、幅広い出力形式に対応したツールが便利です。 ・Microsoft Word形式 ・Microsoft Excel形式 ・Microsoft PowerPoint形式 ・Google Docs形式 ・Google Sheets形式 ・PDF形式 ・MP4形式 ・HTML形

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