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マニュアル作成ツールとは？

更新：2024年12月05日

マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。特に情報通信業界では、技術マニュアルや操作手順書などが日々の業務で重要な役割を果たします。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成することはできますが、情報通信業界の特性に合わせたテンプレートやガイドが備わっているものをマニュアル作成ツールとしています。

pros

導入メリット

マニュアル作成コストの削減

マニュアル作成ツールにより、マニュアルを統一されたフォーマットで作成できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。特に情報通信業界では、技術の進歩や新しいプロトコルの導入に伴い、頻繁にマニュアルの更新が必要となります。そのため、効率的にマニュアルを更新・管理できるツールは業務の大幅な効率化を実現します。

複数人での編集

オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールでは、複数人で作業することができます。役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。特に情報通信業界では、異なる専門分野のエンジニアが協力してマニュアルを作成することが多いため、リアルタイムでの共同作業機能は非常に有用です。

cons

導入注意点

マニュアル管理のルール整備

マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。情報通信業界では特に、多くの技術文書や仕様書が存在するため、適切な管理が不可欠です。そうならないためにも、マニュアル管理のルールの整備が重要です。定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールなどを合わせて検討しましょう。

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eye

マニュアル作成ツールの選び方

1

マニュアルの公開先で選ぶ

マニュアル作成ツールは、社内向けのマニュアル作成ツールと社外向けのマニュアル作成ツールに大別されます。情報通信業界では、技術資料を社内だけでなく、クライアントやパートナー企業と共有する必要があるため、社外向けのツールが役立ちます。社外向けのツールはファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。

2

PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ

マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、PC画面上の操作のマニュアルを作成するための機能があります。情報通信業界では、ネットワーク設定やソフトウェアの操作手順をマニュアル化することが多いため、以下の機能が非常に有用です。 PC画面の録画 PCの画面のキャプチャ PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成

3

動画マニュアル作成で選ぶ

マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、動画マニュアルを作成するための機能の有無で選ぶことができます。動画マニュアルは視覚的に理解しやすく、情報通信業界での技術的な説明に適しています。以下の機能で必要な機能に対応した製品を選びましょう。 動画編集機能 スマホアプリを利用した動画撮影 字幕の自動生成機能 テキストから音声への変換 外部音声（ボイスオーバー）の動画への挿入 静止画を使用した動画の作成

4

マニュアルの出力形式から選ぶ

マニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。情報通信業界では様々なデバイスやソフトウェアでマニュアルを利用することが多いため、柔軟な出力形式が求められます。マニュアルを閲覧するソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選択しましょう。 Microsoft Word形式 Microsoft Excel形式 Microsoft PowerPoint形式 Google Docs形式 Google Sheets形式 PDF形式 MP4形式 HTML形

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