クラウド型のマニュアル作成ツールとは？
クラウド型のマニュアル作成ツールは、業務手順や操作方法を視覚的に分かりやすく文書化するためのソフトウェアです。テキスト編集はもちろん、画面キャプチャーや操作手順の自動記録機能により、システムの操作マニュアルなどを効率的に作成できます。さらに、作成したマニュアルをクラウド上で管理し、バージョン管理や共有が簡単にできるため、組織全体での知識の共有や更新が容易になります。
クラウド型のマニュアル作成ツール（シェア上位）
クラウド型のマニュアル作成ツールとは？
更新：2025年06月19日
クラウド型のマニュアル作成ツールは、業務手順や操作方法を視覚的に分かりやすく文書化するためのソフトウェアです。テキスト編集はもちろん、画面キャプチャーや操作手順の自動記録機能により、システムの操作マニュアルなどを効率的に作成できます。さらに、作成したマニュアルをクラウド上で管理し、バージョン管理や共有が簡単にできるため、組織全体での知識の共有や更新が容易になります。
マニュアル作成における課題
マニュアル作成にはさまざまな課題があり、適切なツール選定が重要です。作成工数の削減や更新管理の効率化、レイアウトの統一、配布・共有の簡素化、活用度の向上など、マニュアル作成ツールはこれらの課題を解決する手段として注目されています。
1
作成工数
マニュアルの作成工数に時間を取られます。例えば、システムの操作手順を説明する際、画面のキャプチャと説明文の作成に時間がかかります。特に、1つのマニュアルに対して10枚以上の画面キャプチャが必要なケースでは、画像の編集や矢印・説明の追加などの作業に時間を割くことになります。
2
更新管理
関連する複数のマニュアルを一斉に更新する必要が生じた場合、更新箇所の確認や修正に手間がかかります。更に、Word や PDFなど異なるファイル形式で作成されたマニュアルが混在していると、統一的な更新作業が困難になります。
3
レイアウトの統一
部署や作成者によって、見出しのスタイルや画像サイズ、説明文の書き方がバラバラになりがちです。中でも深刻なのは、手順の説明において、ある作成者は細かく画面キャプチャを使用し、別の作成者はテキストのみで説明するなど、詳細度に差が出てしまうことです。
4
配布と共有の手間
更新後のマニュアルを各関係者に配布し、古いバージョンを回収する作業には時間がかかります。特に、複数の拠点や在宅勤務者に素早く最新情報を共有することが難しい状況になりがちです。
5
作成後の活用度の低さ
せっかく作成したマニュアルが共有フォルダの中に埋もれ、必要な時に見つけられない状況が発生します。社員がマニュアルの存在を知らずに、同じ質問を何度も上司や同僚にしてしまうといった非効率な状況に陥る可能性もあります。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のマニュアル作成ツールをチェック
クラウド型のマニュアル作成ツールの機能
マニュアル作成ツールにはさまざまな機能があり、業務効率化や情報共有を促進します。テキスト編集や画像挿入といった基本機能から、動画マニュアル作成や自動翻訳などの特殊機能まで、目的に合わせた機能選択が可能です。
1
マニュアル作成ツールの共通機能
・テキスト編集: 基本的なテキスト入力とフォーマット選択が可能です。・画像挿入: マニュアルに画像を追加して説明を補強できます。・バージョン管理: 最新版と旧版の区別をつけてマニュアルを管理します。
2
特定のマニュアル作成ツールの機能
・動画マニュアルの作成: スマートフォンなどで撮影し、動画マニュアルを作成できます。・テキストや字幕の自動翻訳: マニュアル内のテキストや字幕を自動で翻訳します。・閲覧履歴の表示: マニュアルの閲覧履歴を表示します。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のマニュアル作成ツールをチェック
クラウド型のマニュアル作成ツールを導入するメリット
クラウド型のマニュアル作成ツール導入により、いつでもどこでも最新マニュアルへのアクセスが可能になり、作成・更新の効率化、コスト削減、情報の一元管理などのメリットが得られます。ここでは、導入による具体的なメリットを5つ紹介します。
いつでもどこでもアクセス可能
クラウド型のマニュアル作成ツールは、インターネット環境があればどこからでもマニュアルにアクセスできます。在宅勤務の社員も現場の作業員も、同じマニュアルを同時に参照することが可能になります。また、スマートフォンやタブレットなどのさまざまな端末からも閲覧できるため、急な確認が必要な場合でも迅速に対応できます。
リアルタイムでの更新と共有
マニュアルの内容を更新すると、すべてのユーザーに即座に反映されます。例えば、システム変更に伴う操作手順の修正があった場合、一度更新するだけで全ユーザーが最新情報を確認できるようになります。このことにより、古いマニュアルを使用することによる誤操作や問い合わせの削減につながります。
作成・管理工数の削減
クラウド型のマニュアル作成ツール導入により、テンプレートや画面キャプチャの自動取得機能により、マニュアル作成の時間を大幅に短縮できます。また、複数人での分担作業も容易になり、それぞれが得意な部分を担当することでマニュアルの質と作成速度が向上します。さらに、一度作成したマニュアルの部品を再利用することで、類似マニュアルの作成効率も上がります。
検索性と利便性の向上
クラウド型のマニュアル作成ツールでは、全文検索機能により必要な情報をすぐに見つけられます。業務中に発生した疑問点を検索窓に入力するだけで、関連するマニュアルページが表示されるため、問い合わせ対応の時間が短縮されます。また、閲覧履歴機能により、よく参照するマニュアルへすぐアクセスできるようになります。
コスト削減と環境負荷の軽減
クラウド型のマニュアル作成ツール導入により、紙のマニュアルと異なり、印刷や配布のコストが不要になります。例えば、100ページのマニュアルを50名に配布する場合と比較すると、印刷費や郵送費が大幅に削減できます。また、マニュアル更新のたびに再配布する必要がなく、ペーパーレス化による環境負荷の軽減にも貢献します。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のマニュアル作成ツールをチェック
クラウド型のマニュアル作成ツールの選び方
クラウド型のマニュアル作成ツールを選ぶ際には、自社の課題や要件に合ったものを選ぶことが重要です。使いやすさや機能の充実度、セキュリティ対策、コスト、拡張性など、多角的な視点での比較検討が成功への鍵となります。
1
操作性とデザインの使いやすさ
マニュアル作成ツールは日常的に使用するものなので、直感的に操作できるかどうかが重要です。実際に試用版を使ってみて、画面キャプチャの取り込みや文章の編集がスムーズにできるか確認しましょう。また、専門知識がない担当者でも使いこなせるようなシンプルなデザインかどうかも選定ポイントになります。
2
必要機能の充実度
クラウド型のマニュアル作成ツールを選ぶ際には、自社のマニュアル作成における課題を解決できる機能が備わっているかを確認しましょう。例えば、動画マニュアルが必要な現場作業が多い場合は、動画撮影・編集機能が充実しているツールを選ぶと良いでしょう。また、外国人スタッフが多い職場では、多言語自動翻訳機能があるツールが作業効率を高めます。
3
セキュリティ対策の堅牢さ
業務マニュアルには社内の重要情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策が十分か確認することが必須です。クラウド型のマニュアル作成ツールを選ぶ際には、アクセス権限の細かい設定ができるか、データの暗号化がされているか、セキュリティ認証（ISO27001など）を取得しているかなどをチェックポイントにしましょう。
4
導入・運用コストのバランス
クラウド型のマニュアル作成ツールを選ぶ際には、初期費用だけでなく、月額料金やユーザー数に応じた追加費用などを含めた総コストを計算しましょう。利用人数が多い場合は、ユーザー数無制限のプランがあるツールが費用対効果が高くなることもあります。また、サポート費用や追加機能の利用料なども含めて、予算内で運用できるかを検討することが大切です。
5
既存システムとの連携性
クラウド型のマニュアル作成ツールを選ぶ際には、自社で使用している他のシステムとの連携がスムーズにできるか確認しましょう。社内のグループウェア（意見交換やスケジュール共有などができるソフトウェア）と連携できれば、マニュアル更新の通知が自動で送られる仕組みが作れます。また、ファイル共有サービスとの連携があれば、既存のマニュアルデータの移行がスムーズに行えます。
かんたんな質問に答えてぴったりのクラウド型のマニュアル作成ツールをチェック
クラウド型のマニュアル作成ツールに関連するページ
