クラウド型のマニュアル作成ツール（シェア上位）
マニュアル作成ツールとは？
更新：2024年10月30日
マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。特にクラウドベースのマニュアル作成ツールは、インターネットを介してどこからでもアクセスできるため、場所を選ばずに作業が可能です。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。クラウド環境では、データの自動バックアップやバージョン管理も容易で、複数のデバイスからのアクセスが可能です。
導入メリット
マニュアル作成コストの削減
クラウドベースのマニュアル作成ツールにより、マニュアルを統一されたフォーマットで作成できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。また、クラウド環境での作成は、自動保存やリアルタイムの共同編集が可能なため、人的リソースの削減にも寄与します。
複数人での編集
クラウドベースのマニュアル作成ツールでは、複数人での同時編集やコメント機能が標準で備わっています。これにより、役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。変更履歴の管理もクラウド上で自動化されるため、誰がどの部分を編集したかが一目瞭然です。
導入注意点
マニュアル管理のルール整備
クラウドベースのマニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。そうならないためにも、マニュアル管理のルールの整備が重要です。特にクラウド環境では、アクセス権限の設定やフォルダー構成を明確にして、定期的なマニュアルの整理でバージョン管理を行うことが求められます。
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マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
マニュアルの公開先で選ぶ
クラウドベースのマニュアル作成ツールは、社内向けのものと社外向けのものに大別されます。社外向けのツールはファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。クラウド環境では、これらの公開設定が一元管理されるため、セキュリティ面でも安心です。
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PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ
クラウドベースのマニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、PC画面上の操作のマニュアルを作成するための機能があります。また、PC操作のマニュアルを作成するための以下の機能の中から必要な機能に対応した製品を選びましょう。 PC画面の録画 PCの画面のキャプチャ PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成
3
動画マニュアル作成で選ぶ
クラウドベースのマニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、動画マニュアルを作成するための機能の有無で選ぶことができます。動画マニュアルを作成したい場合、作成したい動画に合わせて、以下の機能で必要な機能に対応した製品を選びましょう。 動画編集機能 スマホアプリを利用した動画撮影 字幕の自動生成機能 テキストから音声への変換 外部音声（ボイスオーバー）の動画への挿入 静止画を使用した動画の作成
4
マニュアルの出力形式から選ぶ
クラウドベースのマニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。マニュアルを閲覧するソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選択しましょう。 Microsoft Word形式 Microsoft Excel形式 Microsoft PowerPoint形式 Google Docs形式 Google Sheets形式 PDF形式 MP4形式 HTML形式 クラウドベースのマニュアル作成ツールは、その利便性と柔軟性から、現代のビジネス環境において非常に価値のある選択肢となります。適切なツールを選び、効果的に活用することで、業務効率の向上と情報共有の強化が期待できます
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